14 questions à poser avant de choisir un logiciel comptable

Comptabilité de petite entreprise n’est pas une blague. Lorsqu’il s’agit de gérer la santé financière d’une petite entreprise, une faute ou une erreur peut coûter plus cher que prévu. C’est pourquoi les propriétaires d’entreprise doivent disposer d’outils comptables fiables et complets pour les aider à gérer les finances de l’entreprise.

De nombreux propriétaires d’entreprises se tournent vers les logiciels de comptabilité et de tenue de comptes pour les aider à couvrir leurs besoins en matière de comptabilité. Si vous êtes à la recherche d’un tel outil pour votre petite entreprise, voici ce que vous devez savoir lorsque vous magasinez pour les bons produits.

Ce sont les 14 questions que vous devez vous poser en tant que propriétaire d’entreprise lorsque vous effectuez des recherches pour trouver le logiciel que vous avez choisi.

1.  Un logiciel comptable peut-il fonctionner avec la méthode de comptabilité de caisse ou d’exercice?

Selon la méthode comptable que votre petite entreprise utilise pour faire le suivi de ses opérations et garder ses comptes en ordre, vous aurez besoin d’un logiciel qui correspond à votre système. Si votre petite entreprise utilise la comptabilité de caisse ou d’exercice pour comptabiliser et comptabiliser les revenus, un logiciel de qualité doit permettre aux utilisateurs d’utiliser les deux et peut facilement passer de l’un à l’autre au besoin.

2.  Ce logiciel a-t-il toutes les fonctions dont j’ai besoin?

De quelles fonctions logicielles votre entreprise a-t-elle besoin? De nombreux logiciels de comptabilité gratuits offrent aux utilisateurs un ensemble de fonctions pour les aider avec leurs besoins en matière de comptabilité. Toutefois, pour obtenir l’ensemble complet de fonctions, votre entreprise devra généralement acheter le logiciel et un abonnement aux services.

Lors de l’achat d’un logiciel, les entreprises doivent réfléchir à la manière dont ces fonctionnalités peuvent améliorer leurs processus internes sur tous les aspects, et pas seulement sur le plan financier. Un logiciel de comptabilité pour petites entreprises comme QuickBooks en ligne aide les entreprises avec leurs de gestion de flux de travaux , de facturation, de traitement des paiements et plus encore.

On y trouve même des fonctions supplémentaires comme la planification des employés, le suivi des heures travaillées et le traitement de la paie , offrant aux petites entreprises tous les outils nécessaires pour réussir.

3.  Y a-t-il de l’espace pour grandir?

L’une des pires choses qu’un propriétaire de petite entreprise puisse faire est d’intégrer un logiciel à son infrastructure interne seulement pour se rendre compte qu’il ne peut pas contenir la croissance de l’entreprise. Par conséquent, l’évolutivité des logiciels devrait miser sur votre décision. Le produit a-t-il la capacité de croître avec vous et de couvrir de nouvelles fonctions et exigences nécessaires à son expansion? Y a-t-il des modules complémentaires et d’autres options logicielles dont vous pourriez vous servir lorsque vous en avez le plus besoin?

4.  Le propriétaire de l’entreprise peut-il partager des renseignements avec ceux qui en ont besoin?

Qu’il soit fourni des renseignements comptables à des consultants comptables professionnels ou d’un aperçu de l’entreprise à vos employés, le fait de partager les données nécessaires au moyen du logiciel est toujours utile. Vous devez donc vous demander si ce logiciel de comptabilité utilisé au Canada peut facilement partager vos données avec vos employés ou vos fournisseurs de services externes, que ce soit le mode multiutilisateur, les rapports téléchargeables, par courriel ou facturation électronique .

5.  Pouvez-vous restreindre l’accès aux utilisateurs?

Dans la même note que le partage de l’accès à l’information, pouvez-vous également refuser l’accès aux données à des utilisateurs? Étant donné que les logiciels comptables offrent des capacités multi-utilisateurs pour permettre aux propriétaires de petites entreprises de partager leurs comptes avec leurs employés, ils ont également besoin d’un moyen de gérer et de restreindre l’accès des utilisateurs à d’autres aspects de la plateforme logicielle.

Par conséquent, le logiciel permet-il aux propriétaires d’entreprises et aux utilisateurs principaux du compte de surveiller les autres utilisateurs au compte, y compris les droits d’accès des employés? En vous assurant que les restrictions relatives aux utilisateurs sont en place, vous pouvez ajouter une couche de sécurité supplémentaire à vos données financières.

6.  Que disent les autres petites entreprises de ce logiciel?

Il est toujours bon de prendre connaissance des évaluations pendant que vous recherchez des produits. De nombreuses entreprises essaieront des téléchargements gratuits de logiciels de comptabilité et des offres payantes avant vous, alors regardez ce que leur expérience a pu être. Par conséquent, avant de décider d’un achat, voyez ce que d’autres entreprises similaires en disent.

Jetez également un coup d’œil à la base d’utilisateurs : est-ce l’option logicielle que vous envisagez, connue par des millions d’entreprises et de travailleurs autonomes, ou est-elle relativement inconnue sur le marché? un bien connu et marque vérifiée est plus susceptible d’offrir des services et un soutien dignes de confiance. Un logiciel comme QuickBooks d’Intuit compte des millions d’utilisateurs dans le monde et possède à des taux élevés , vous avez donc la certitude qu’il s’agit d’un produit de bonne réputation.

7.  Le logiciel est-il compatible avec le nuage?

Le logiciel infonuagique devrait être un facteur essentiel dans votre décision, car il y a de nombreux avantages à l’infonuagique , Un logiciel comptable infonuagique permet aux utilisateurs d’accéder à leurs données financières de n’importe où dans le monde et en tout temps. Finis les jours où un logiciel était téléchargé sur un ordinateur où il n’était pas possible d’accéder à un logiciel sans le installer d’abord sur l’appareil. Les utilisateurs peuvent désormais accéder aux données de leur compte à partir de n’importe quel appareil qui utilise Internet.

Comme les capacités d’infonuagique permettent aussi les mises à jour automatiques, vous n’aurez pas besoin de réinstaller les nouvelles fonctions ou les corrections de bogues. Et les petites entreprises n’auront pas à craindre de perdre leurs données comptables importantes en cas de panne de leur ordinateur de bureau ou de leur appareil, car les comptes sont automatiquement enregistrés dans un stockage en nuage pour aider à les protéger contre les données perdues.

8.  Cette marque offre-t-elle un logiciel certifié par l’ARC?

Les fournisseurs de logiciels de comptabilité offrent-ils des produits certifiés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et le gouvernement? Les entreprises ont besoin d’un logiciel certifié par l’ARC si elles souhaitent utiliser les fonctions de comptabilité pour leur déclaration de revenus. Un logiciel conforme au gouvernement est nécessaire pour configurer les déclarations de revenus et les soumettre au Le portail IMPÔTNET de l’ARC .

9.  Existe-t-il une fonction de production de rapports pour vous aider à obtenir de l’information sur l’entreprise?

Le logiciel que vous avez choisi peut-il fournir des renseignements précieux sur votre santé financière? Générer des rapports financiers et les états financiers, comme l’état des résultats et l’état des flux de trésorerie, constituent une partie importante du processus comptable. Vous aurez donc besoin d’un logiciel qui fournit ces fonctions à votre entreprise. La fonction de production de rapports doit également pouvoir configurer des mises en page et des sommaires professionnels pour partager les renseignements en interne et en externe.

10.  Peut-il se synchroniser avec d’autres applications et logiciels?

L’intégration multi-applications est une fonction nécessaire si votre petite entreprise utilise plusieurs logiciels pour fonctionner. Comme la comptabilité couvre tous les aspects des finances d’une entreprise, il doit être connecté à vos autres systèmes de processus interne pour assurer un suivi précis de ces choses.

La synchronisation d’applis vous permet de connecter des solutions logicielles à d’autres plateformes essentielles, comme la gestion des stocks, la paie, le commerce électronique et le suivi des heures travaillées. et d’autres applications liées au secteur d’activité. Avant d’arrêter votre choix sur un logiciel de comptabilité, assurez-vous qu’il offre une marché d’applications qui affiche toutes les applications avec lesquelles le produit peut se synchroniser et s’intégrer pour couvrir tous vos besoins .

11.  Ce logiciel comptable fonctionne-t-il sur toutes les plateformes?

Quel que soit le logiciel informatique utilisé par votre petite entreprise, vous aurez besoin d’un système comptable capable de fonctionner avec cette plateforme. Que ce soit Windows, Mac , ou Linux, il est nécessaire de trouver un outil de comptabilité qui fonctionne avec le logiciel que vous établissez. Sinon, comment pouvez-vous tirer parti de cet outil essentiel s’il ne fonctionne pas avec votre système d’exploitation actuel?

12.  Mes données financières seront-elles sécurisées?

Les fournisseurs de logiciels de comptabilité offrent-ils des produits sécurisés et protégés contre le piratage et l’hameçonnage pour votre organisation? Étant donné que les logiciels comptables traitent les données financières privées et les liens directement avec les comptes bancaires, ces outils doivent être dotés de suffisamment de mesures de sécurité pour les protéger contre les menaces externes, en particulier lorsque ces menaces ont le vent dans les voiles.

Par conséquent, votre entreprise aura besoin d’un produit d’un fournisseur de logiciel qui utilise le chiffrement des données et la sauvegarde pour protéger les contacts de vos clients, vos données comptables et vos informations financières.

13.  Offre-t-elle un soutien à la clientèle et des ressources?

Les logiciels comptables utilisés au Canada doivent toujours offrir un soutien d’experts à la clientèle. à ses clients. Si un problème survient avec le logiciel, vous devrez pouvoir accéder facilement au réseau de soutien de la marque et à un représentant du service à la clientèle pour y remédier. Le logiciel comptable que vous avez choisi doit également offrir plusieurs ressources pour les petites entreprises afin de leur fournir des connaissances et des renseignements propres à leur secteur d’activité pour les aider à prospérer.

14.  Puis-je payer le coût mensuel?

Enfin, lorsque vous décidez du logiciel que vous choisissez, vérifiez que vous pouvez payer les frais d’abonnement mensuels à ses services. Le logiciel ne fonctionnera pas pour votre entreprise si vous ne pouvez vous le permettre que pendant la moitié d’un exercice. Vous devrez donc vous assurer d’avoir le budget d’exploitation nécessaire pour couvrir les coûts futurs de votre forfait comptable.

Votre entreprise peut trouver un prix abordable pour un ensemble complet d’outils en demandant l’aide d’entreprises de logiciels de comptabilité comme Intuit. Cette marque canadienne offre un logiciel de comptabilité de qualité à un prix accessible.

Les petites entreprises peuvent profiter des téléchargements gratuits du logiciel de comptabilité, car QuickBooks offre désormais un essai gratuit à tous les clients potentiels. Abonnez-vous à votre essai gratuit et découvrez les capacités de QuickBooks en ligne qui vous aideront à améliorer les finances de votre entreprise dès aujourd’hui.