Voiture d’entreprise ou voiture personnelle : Quelle est la meilleure option pour une utilisation commerciale?

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous êtes toujours à la recherche de moyens d’optimiser vos profits et faire fonctionner votre entreprise de façon aussi efficace que possible. L’utilisation d’un véhicule pour votre entreprise est un aspect financier de la gestion de votre entreprise qui mérite d’être examiné de plus près. L’Agence du revenu du Canada (ARC) vous permet d’amortir l’utilisation d’un véhicule pour votre entreprise. En plus de choisir la manière dont vous souhaitez demander votre déduction fiscale, vous devez décider s’il est préférable d’utiliser vos véhicules personnels dans le cadre de votre entreprise ou d’acheter une voiture d’entreprise qui servira seulement à des fins professionnelles.

Dans les deux cas, la réponse consiste à déterminer quelle option vous offre le plus d’avantages du point de vue fiscal. Une fois que vous connaissez les règles applicables, vous pouvez faire des calculs et prendre une décision éclairée.

Utiliser une voiture personnelle à des fins professionnelles

Votre entreprise peut rembourser un employé pour l’utilisation de sa voiture personnelle dans le cadre de son emploi sous forme d’allocations pour frais de véhicules à moteur. Cette allocation n’est pas imposable s’il s’agit d’une allocation raisonnable calculée selon un taux par kilomètre. Vous devriez inclure cet avantage dans les feuillets T4 de l’employé en tant qu’avantage imposable. Si vous ne remboursez pas l’employé, il peut demander une déduction sur ses impôts sur le revenu. Si vous êtes au Québec, vous devez inclure les mêmes renseignements en utilisant un Relevé 1 à la place.

Pour déterminer si votre allocation pour frais de véhicules est raisonnable, l’ARC prend en considération le type de véhicule et les conditions de conduite. Plusieurs entreprises utilisent les taux par kilomètre mentionnés dans l’article approprié du Règlement de l’impôt sur le revenu. Les taux par kilomètre facilitent la comptabilité et le suivi des dépenses, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l’argent lorsque vous remplissez vos formulaires d’impôt sur le revenu tiré d’une entreprise. Pour 2023, les taux sont de 0,61 $ par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et de 0,55 $ par kilomètre pour les kilomètres supplémentaires parcourus.

Ces allocations peuvent ou non couvrir les frais reliés à l’utilisation de votre véhicule; vous devez donc déterminer si cela est avantageux dans votre cas. Si vous possédez un petit véhicule bon marché, le taux de 0,61 $ par kilomètre peut en fait être supérieur à vos frais d’utilisation, de sorte que l’allocation non imposable peut être rentable. À l’inverse, si vous conduisez un gros véhicule de luxe, vous risquez de ne pas couvrir vos dépenses de véhicules à moteur si vous optez pour l’allocation calculée par kilomètre.

L’autre option consiste à comptabiliser le nombre de kilomètres parcourus par les employés à des fins professionnelles par rapport à leur utilisation personnelle. Il faut ensuite déterminer la quantité d’essence utilisée pendant cette période, et tenir compte de l’assurance, des frais d’entretien tels que les changements d’huile, et même de la dépréciation puisque la valeur de la voiture diminue chaque année. Par exemple, imaginons qu’un employé conduise son véhicule personnel sur 50 000 kilomètres au cours de l’année, et que 40 000 de ces kilomètres soient à des fins professionnelles. Puisque 40 000/50 000 = 0,8, l’employé peut réclamer 80 % des frais de véhicules à moteur. Bien que cette méthode demande davantage de tenue de registres, elle peut vous permettre de réaliser des économies sur l’impôt si les employés utilisent régulièrement leur voiture à des fins professionnelles.

La tenue de registres précis à l’aide d’un logiciel de comptabilité robuste tel que QuickBooks vous permet d’effectuer facilement les calculs pour déterminer s’il faut utiliser un taux par kilomètre ou les dépenses réelles d’un employé. Il ne faut pas oublier que les kilomètres parcourus entre le domicile d’un employé et votre lieu de travail sont toujours considérés comme étant à usage personnel.

Faire l’achat d’une voiture d’entreprise

Du point de vue de l’entreprise, l’achat d’un véhicule permet de déduire tous les coûts qui y sont liés et de réclamer la déduction pour amortissement.

Si vous décidez d’utiliser, ou de laisser vos employés utiliser, un véhicule d’entreprise à des fins personnelles, l’ARC impose cet avantage de deux façons, d'abord comme frais pour droit d’usage, puis comme avantage lié aux frais de fonctionnement. Les frais pour droit d’usage représentent l’avantage que tire l’employé de l’utilisation d’une voiture à des fins personnelles. Les frais pour droit d’usage constituent un avantage imposable sur le feuillet T4/RL-1 de l’employé, à moins que ce dernier ne vous rembourse l’utilisation de la voiture sur son temps personnel. L’avantage lié aux frais de fonctionnement est la déduction fiscale que vous obtenez pour l’entretien du véhicule pendant sa durée de vie.

Le calcul réel des avantages varie fortement avec une voiture d’entreprise en fonction de deux facteurs, soient la valeur de la voiture et le pourcentage d’utilisation personnelle que vous en faites. En règle générale, plus vous utilisez la voiture à des fins personnelles, moins cette option est avantageuse. Il faut aussi tenir compte de la dépréciation, c’est-à-dire la réduction de la valeur par année pendant la durée de vie du véhicule, lors de la prise en compte de la déduction pour amortissement.

Imaginons que vous faites l’achat d’une voiture exclusivement à des fins professionnelles pour 10 000 $. Après la première année et les années suivantes, la valeur de la voiture diminue de 2 000 $ par année jusqu’à la fin de sa vie utile après 5 ans. Vous pouvez réclamer jusqu’à 30 % de la valeur amortissable, ou 600 $ par année, en déduction fiscale.

Les avantages d’une voiture d’entreprise par rapport à une voiture personnelle

Lorsque vous envisagez l’option de la voiture d’entreprise, la dépréciation et la déduction pour amortissement peuvent vous aider à décider quelle option est la plus avantageuse, surtout si vous faites l’achat d’un véhicule plus récent. Vous pouvez aussi déduire d’autres dépenses liées au véhicule, telles que les frais d’entretien, l’assurance et possiblement les intérêts sur un prêt. Avoir le plein contrôle sur votre véhicule est un autre avantage à se procurer une voiture d’entreprise.

Pour vous aider à décider si une voiture d’entreprise ou une voiture personnelle est le meilleur choix, vous pouvez utiliser le Calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles de l’ARC pour déterminer l’avantage imposable réel qui s’applique à votre situation. N’ayez pas peur de poser des questions à d’autres propriétaires d’entreprise pour savoir ce qui fonctionne peur eux, car ils peuvent avoir une idée des avantages et des inconvénients d’une voiture d’entreprise ou d’une voiture personnelle.

Dans les deux cas, vous devez tenir un registre détaillé des kilomètres parcourus et des dépenses effectuées à des fins personnelles et professionnelles. Vous pouvez tenir ces registres à l’aide d’un journal de bord papier, utiliser l’une des nombreuses applications disponibles pour les téléphones intelligents munis d’un GPS, ou suivre les dépenses et le kilométrage à l’aide d’un logiciel de comptabilité robuste tel que QuickBooks. Plus de 4,3 millions de clients utilisent QuickBooks. Rejoignez-les dès aujourd’hui pour aider votre entreprise à prospérer gratuitement.