Utilisez la facturation électronique dans votre entreprise de comptabilité

Dans un monde qui évolue sans cesse vers le numérique, le secteur de la comptabilité est de plus en plus féru de technologie. Partout dans le monde, les entreprises de comptabilité passent de la facturation papier à la facturation sans papier, mais devriez-vous? Ce guide pour éviter le papier peut vous aider à prendre une décision.

Raisons d’utiliser la facturation électronique

Pourquoi se passer du papier? Après tout, les cabinets comptables se débrouillent très bien avec les documents papier pendant des années. Une bonne raison est que cela augmente l’efficacité de votre bureau. En optant pour des solutions bureautiques sans papier, vous pouvez accéder rapidement à l’information sur les clients, réduire l’afflux de courrier papier et nettoyer le fouillis. Voici d’autres raisons d’utiliser la facturation électronique :

Frais d’impression réduits

Lorsque vous envoyez des factures par la poste, vous engagez des dépenses pour le papier, les enveloppes, les frais postaux, l’imprimante et l’encre. Si la facture à payer est perdue ou s’il y a des erreurs de facturation, vous devez tout réimprimer, ce qui augmente vos coûts. La facturation sans papier élimine ces coûts.

Espace de stockage et apparence

Le stockage de documents papier peut prendre beaucoup d’espace, surtout par rapport à la faible empreinte d’un disque dur d’ordinateur et même à l’empreinte plus petite du stockage dans le nuage. Économiser de l’espace de stockage peut vous faire économiser de l’argent parce que vous avez besoin de moins de bureaux, de classeurs, de placards et d’espace au sol pour ranger les anciennes factures et reçus.

Le fait de vider tout ce papier peut également désencombrer votre bureau. Moins de papier se traduit par des environnements de travail plus propres et plus efficaces pour vous et votre personnel. De plus, une fois que tous les bacs de réception et les piles de papier sont partis, vous pouvez vraiment montrer votre espace de bureau propre et moderne aux clients et aux intervenants.

Empreinte environnementale

La facturation sans papier vous aide à soutenir les initiatives écologiques. Au lieu d’imprimer une facture, un mémo qui décrit les problèmes avec cette facture et un soutien de sauvegarde de facturation, il suffit de joindre tous ces éléments à votre courriel. Si vous devez modifier un aspect de la facture ou du versement, il n’y a pas de perte associée aux courriels précédents. Vous envoyez simplement un message révisé.

L’utilisation de la facturation sans papier dans votre entreprise de comptabilité réduit le gaspillage lié à la duplication des copies et à leur classement à différents endroits. Vous pouvez également distribuer autant de copies d’un forfait à autant de personnes que votre client le souhaite sans encourir de pertes supplémentaires.

Traitement plus rapide des paiements

Au lieu d’attendre que votre client reçoive une facture papier, vous pouvez accélérer la rotation de vos comptes clients en envoyant des copies numériques des factures. Vos clients et vos fournisseurs reçoivent la facture instantanément et peuvent la soumettre ou la transmettre immédiatement à la bonne personne pour qu’elle soit traitée.

Lorsque vous envoyez vos factures par courriel, vos clients peuvent répondre immédiatement à des questions. Cela vous permet de clarifier tous les problèmes, comme les erreurs de facturation, les questions sur les versements et les adresses de paiement. Pendant ce temps, vous consacrez moins de temps aux tâches administratives à éliminer les erreurs de facturation, à imprimer les factures, à remplir les enveloppes, à adresser les enveloppes et à livrer le courrier au bureau de poste.

5 étapes simples pour adopter la facturation sans papier

Même si vous décidez que la facturation sans papier est pour vous, comment pouvez-vous devenir une organisation sans papier tout en assurant le bon déroulement de la transition?

Étape 1 : Faire participer tout le monde

Consultez votre personnel pour vous assurer qu’il appuie pleinement votre idée. Sensibilisez les gens à l’importance de renoncer au papier et demandez-leur de vous faire part de leurs idées sur la façon dont vous pouvez convertir votre entreprise de comptabilité en une organisation sans papier. Une fois que tout le monde est prêt, formez votre personnel sur comment se passer du papier.

Étape 2 : Organiser les documents papier

Vous pouvez économiser du temps et des efforts si vous déterminez d’abord les documents de facturation que vous devez conserver et ceux dont vous pouvez vous débarrasser. Cela vous évite de perdre du temps à numériser des documents dont vous n’avez probablement pas besoin. Assurez-vous de déchiqueter ou d’éliminer les documents dont vous n’avez pas besoin.

Étape 3 : Fixer une date

Une fois que vous avez tout mis en place pour la transition, consultez votre personnel pour fixer une date pour la suppression du papier. Ajoutez cette date au calendrier pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Étape 4 : Informez vos fournisseurs et vos clients

Faire savoir à vos fournisseurs et à vos clients que votre entreprise adopte la facturation sans papier peut également faciliter la transition pour eux. Répondre à toutes les questions sur le nouveau processus de facturation à l’avance permet d’éviter les retards lors de la réception des nouvelles factures .

La transition sans papier ne se fait pas en un clin d’œil, mais avec un peu de patience, une stratégie de mise en œuvre solide et le soutien de votre personnel, vous pouvez réaliser une transition en douceur. Au fur et à mesure que vous apportez le changement, songez à avoir plusieurs options de stockage numérique pour vos factures. Tout comme vous pouvez créer des copies papier en double pour les conserver, il est judicieux de sauvegarder les documents numériques dans le nuage en plus de les stocker sur un disque dur .

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