La réputation de votre cabinet repose essentiellement sur les épaules de vos employés et sur la manière dont ils traitent vos clients. Votre programme de formation des employés les prépare-t-il à assumer cette responsabilité? L’élaboration d’un programme de formation des employés fonctionne mieux lorsque vous tenez compte des besoins propres à chacun et à votre cabinet, et que vous offrez des possibilités d’apprentissage continu pour que tous vos employés demeurent à jour.
Quels sont les avantages de bien former les employés?
Les programmes de formation des employés efficaces nécessitent du temps, des efforts et de l’argent. Vous vous demandez peut-être s’il vaut la peine d’investir dans la formation d’un employé qui, de toute façon, risque de quitter votre entreprise. Il est peut-être plus judicieux de vous demander si vous pouvez vous permettre de ne pas former vos employés si ceux-ci restent dans l’entreprise à long terme.
Rares sont les cas où un employé se présente à vous parfaitement qualifié, avec les compétences, les connaissances et le talent que vous recherchez. Vous pourriez trouver quelqu’un qui a une bonne connaissance des principes de la comptabilité, mais qui n’a pas les compétences relationnelles nécessaires pour bien communiquer avec les clients. Ou peut-être que votre premier choix a besoin d’un peu plus d’expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité intégré. Quel que soit le domaine, la plupart des candidats ont besoin de recevoir une formation afin de devenir des employés parfaits.
La formation et le perfectionnement de vos employés peuvent jouer en votre faveur. Vous investissez de l’argent dans la formation de vos employés, mais vous pouvez utiliser celle-ci pour leur transmettre les compétences, les processus et les valeurs que vous souhaitez qu’ils adoptent. Il est préférable de commencer tout de suite à apprendre comment travailler dans votre entreprise plutôt que de chercher à éliminer les habitudes qui vont à l’encontre de vos processus. Des formations régulières favorisent également le développement des employés. Vous pouvez vous en servir pour élargir les domaines d’expertise de votre personnel et pour aider chacun à améliorer ses compétences en matière de comptabilité, afin que toute votre équipe travaille de manière précise et efficace.
Évaluer vos forces et vos faiblesses
L’évaluation des besoins précis de votre cabinet comptable permet d’élaborer un programme de formation des employés personnalisé et efficace. Cette analyse peut porter sur tous les aspects de votre entreprise, y compris les compétences techniques, les compétences non techniques, la technologie et la productivité. Pour trouver vos faiblesses, vous pouvez examiner les tâches qui prennent plus de temps que prévu. Il est possible que vos employés ne maîtrisent pas bien la gestion du temps ou que des comptables soient affectés à des clients dont les besoins ne se situent pas dans leur domaine d’expertise. Une gestion inefficace ou des processus obsolètes peuvent ralentir votre personnel. Essayez d’adopter un point de vue objectif sur votre entreprise afin d’identifier les domaines à améliorer.
Vos forces vous permettent également de savoir sur quoi vous devez continuer à mettre l’accent. La tentation est grande de ne pas donner de formation aux employés sur ce que vous maîtrisez bien, mais le fait de ne pas mettre l’accent sur ces éléments peut entraîner le déclin de ces derniers. Disons que vos employés excellent dans l’art d’offrir une expérience client de qualité. Continuer à se former et à se concentrer sur ces compétences non techniques permet de maintenir un niveau élevé de service à la clientèle.
Développer une stratégie de formation intégrée
Une fois que vous connaissez vos forces et vos faiblesses, réfléchissez à vos objectifs et buts généraux pour voir comment ils coïncident. L’un de vos objectifs est peut-être de fournir une solution avant-gardiste et de haute technologie aux propriétaires de petites entreprises, mais certains de vos employés n’ont pas une connaissance approfondie de la technologie comptable avancée. Vous vous efforcez peut-être de fournir des services comptables précis et rapides, mais votre efficacité laisse à désirer. Il est possible que vous ayez du mal à atteindre les objectifs de satisfaction de la clientèle. En examinant les buts, les objectifs et les énoncés de vision de votre entreprise, vous pouvez identifier les domaines prioritaires pour la formation qui vous permettront d’obtenir de meilleurs résultats.
Lorsque vous créez un programme de formation pour vos employés, vous devez inclure les processus importants de votre entreprise afin de créer une structure cohérente. En intégrant ces processus, vous assurez un service de qualité à vos clients, quelle que soit la personne qui les sert. Vous pouvez également documenter les processus que vous utilisez dans le cadre de chaque rôle lorsque vous examinez vos objectifs généraux. Par exemple, vos comptables pourraient avoir une procédure standard pour intégrer les nouveaux clients afin de s’assurer que vous obtenez un dossier client complet avec les renseignements nécessaires pour fournir des services appropriés.
Interroger vos employés
Une analyse de chaque employé vous permet de cibler des compétences et des sujets spécifiques pour la formation. Vous pouvez évaluer vous-même chaque employé, mais vous pouvez aussi vous entretenir avec vos collaborateurs pour connaître leur avis. Quelles sont les compétences dont ils pensent avoir besoin, mais qu’ils n’ont pas? Y a-t-il des domaines de la comptabilité ou des technologies qu’ils souhaitent explorer? L’élaboration d’un plan de perfectionnement des employés dans le cadre des évaluations du rendement peut vous aider à déterminer les compétences et les sujets que les employés veulent ou doivent approfondir d’une année à l’autre. Le fait de leur demander leur avis sur les formations que vous proposez actuellement peut vous aider à élaborer votre plan de formation.
Déterminer le meilleur mode de prestation pour la formation des employés
Les programmes efficaces de formation des employés utilisent souvent différents types d’apprentissages provenant de diverses sources. Vous pouvez créer votre propre programme de formation interne pour personnaliser ce que vos employés apprennent. Cette option est idéale pour les procédures propres à votre cabinet, afin d’encourager tout le monde à suivre les mêmes processus.
Vous pouvez également faire appel à un formateur externe pour travailler avec vos employés. Cela peut être utile si vous n’avez pas le temps ou le désir de former votre propre formateur. Par exemple, vous pouvez embaucher un vérificateur expérimenté pour qu’il donne à vos employés une formation en matière de soutien à l’audit pour vos clients. Vous pouvez également embaucher votre propre formateur interne qui crée, coordonne et organise toutes les sessions de formation de vos employés.
Lorsqu’il s’agit des logiciels et des technologies que vous utilisez, la meilleure solution est de vous adresser au fournisseur. De nombreux fournisseurs proposent des options de formation technologique pour améliorer la compréhension et l’utilisation de la technologie. Envisagez cette option si l’un de vos objectifs est d’améliorer l’utilisation de la technologie en place.
Des options moins formelles peuvent également aider vos employés à améliorer leurs compétences en comptabilité. Un club de lecture pour les employés donne à ces derniers la possibilité de gérer leur propre apprentissage à l’aide d’ouvrages liés à la comptabilité. Vous pouvez ajouter d’autres sujets, tels que le leadership, la vente, la gestion du temps et la communication, en fonction du type d’amélioration que vous souhaitez voir au sein de votre personnel. Les options de formation en ligne permettent aux employés de travailler par eux-mêmes sur différents sujets.
Quel que soit le type de formation que vous choisissez, la rendre pertinente et intéressante pour vos employés en accroît l’efficacité. Vous pouvez rendre la formation attrayante en choisissant du contenu pertinent et en le présentant de manière concise. La formation interactive est également plus agréable et plus significative pour les employés que le simple fait d’être assis et d’écouter un exposé.
Créer un plan de formation
Un plan de formation défini pour tous vos employés garantit que chacun reçoit les connaissances dont il a besoin à intervalles réguliers. Lorsque vous planifiez une formation, il vous faut examiner ce dont les employés ont besoin à chaque étape. Les nouveaux employés ont besoin d’une expérience d’intégration complète pour les former aux procédures de l’entreprise et à d’autres sujets essentiels. Mais vos employés établis ont également besoin d’une formation continue pour rester au fait des sujets comptables et des procédures de votre cabinet.
Les éléments à prendre en compte lors de l’élaboration de votre plan de formation sont les suivants :
- Les informations dont les employés ont besoin
- La fréquence à laquelle les employés ont besoin de formations spécifiques
- La durée de l’absence du travail nécessaire pour chaque formation
Vous devez vous assurer que votre plan de formation comporte des objectifs et des mesures spécifiques associées à chaque formation. Le fait de définir ce que vous voulez que chaque employé retire de la formation vous permet de décider si la formation est efficace. La quantification des résultats est parfois difficile, mais en associant les objectifs aux paramètres généraux de l’entreprise, comme l’augmentation du chiffre d’affaires ou l’acquisition de nouveaux clients, vous pouvez créer des mesures pour votre formation de manière plus efficace.
Élaborer un processus d’intégration
Le processus d’intégration définit très tôt les attentes envers les nouveaux employés, ce qui constitue un élément essentiel du processus de développement de la formation des employés. L’intégration va souvent au-delà de la paperasserie et de l’orientation initiales et peut durer des semaines, voir des mois, après le recrutement d’un nouvel employé au sein de votre entreprise. Au cours de cette période de transition, pendant laquelle vos employés se familiarisent avec l’entreprise, vous pouvez intégrer plusieurs occasions de formation afin de les aider à s’intégrer et à optimiser leur productivité plus rapidement.
Voici quelques-uns des sujets que vous pouvez aborder dans le cadre d’une formation au cours du processus d’intégration :
- Culture et valeurs de l’entreprise
- Attentes en matière de rendement et de comportement
- Bénéfices et avantages de l’entreprise
- Compétences propres à l’emploi
- Procédures de l’entreprise pour des tâches précises
- Technologie utilisée au bureau
- Procédures de sécurité et de confidentialité
Rien ne vous oblige à tout inclure dès le premier jour. Déterminer ce dont vos nouveaux employés ont besoin pour bien démarrer et prévoir ces formations dès le début du processus d’intégration est une très bonne idée. En espaçant les autres sujets de formation, vous donnez à vos nouveaux employés le temps de s’adapter sans être confrontés à une grande quantité de renseignements fournis d’un seul coup.
Évaluer votre plan de formation
Les besoins liés à la formation et aux employés évoluent au fil du temps, il est donc important d’évaluer régulièrement votre programme afin d’y apporter les modifications nécessaires. Le calcul des statistiques relatives à la formation des employés, telles que le nombre d’heures de formation et le nombre d’employés qui atteignent les objectifs fixés, peut vous aider à évaluer l’efficacité de votre programme. Recueillir des commentaires après chaque formation permet également d’évaluer le programme. Un court sondage, après chaque session, permet à vos employés de vous dire s’ils ont trouvé la formation utile, intéressante et pertinente dans le cadre de leur travail.
Les formations permettent à votre équipe de rester à jour et de perfectionner ses compétences. Qu’il s’agisse de compétences non techniques ou de technologie comptable, vous devez choisir des sujets pertinents pour vos sessions de formation afin qu’elles soient efficaces et profitables pour vos employés. QuickBooks en ligne Comptable vous aide à gérer des projets, des tâches et des clients sur une même plateforme. Inscrivez-vous, c’est gratuit.
