Comment déduire les frais de kilométrage, de représentation et de repas

Si votre entreprise utilise au moins un véhicule à des fins commerciales, ou si vous dépensez parfois de l’argent pour obtenir des ventes et conclure de nouveaux contrats, il est essentiel de tenir des dossiers précis de vos dépenses aux fins de preuves pour les déductions que vous prévoyez de demander à la fin de l’année. 

L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec pourraient refuser certaines déductions si vous êtes incapable de les justifier. Voici quelques-unes des dépenses que vous pouvez déduire (et les preuves dont vous avez besoin) pour tirer le maximum de vos déductions fiscales.

Frais liés au kilométrage

Pour divers employeurs et employés, il est essentiel de faire le suivi du kilométrage. Le fait de suivre votre kilométrage correctement a des conséquences sur votre revenu et vos impôts.

Comment consigner votre kilométrage?

Utilisez un carnet de route pour faire le suivi des kilomètres que vous avez parcourus pour gagner un revenu. Notez le kilométrage inscrit à votre odomètre lorsque vous commencez à utiliser votre véhicule personnel ou commercial pour vos déplacements professionnels, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus chaque fois que vous utilisez ce véhicule pour gagner un revenu. À la fin de l’année, notez à nouveau le kilométrage inscrit à votre odomètre et soustrayez-en le kilométrage de départ pour déterminer votre kilométrage total pour l’année.

Calculez ensuite le kilométrage total parcouru à des fins commerciales en additionnant les entrées de votre carnet de route. Divisez le kilométrage que vous avez parcouru pour gagner un revenu par le nombre total de kilomètres parcourus dans l’année pour obtenir un pourcentage. Ce chiffre est le pourcentage des dépenses totales du véhicule que vous pouvez déduire lors de la période des impôts.

Pourquoi devez-vous tenir un registre du kilométrage?

Sans un registre du kilométrage, vous ne pouvez pas prouver la distance parcourue à des fins professionnelles ou personnelles. Vous ne pouvez donc pas demander la déduction à cet effet.

Il existe plusieurs façons de faire le suivi du kilométrage de votre véhicule, comme un carnet ou une feuille de calcul consacrés à la consignation du kilométrage. Peu importe comment vous choisissez de procéder, n’oubliez pas de conserver tous vos documents, y compris vos carnets de route, pendant un minimum de six ans. Pour simplifier ce processus, vous pouvez également tirer parti du système simplifié de l’ARC pour les déductions liées au kilométrage.

Comment déclarer votre kilométrage?

Les travailleurs autonomes peuvent demander une déduction pour le kilométrage et les dépenses liées au véhicule, tout comme les associés d’une société de personnes. Cette déduction doit être déclarée à la partie 4 du formulaire T2125 de la déclaration fédérale, sauf pour les sociétés de personnes, qui doivent la déclarer à la partie 6 du formulaire T2125 de la déclaration fédérale. Au Québec, la déduction doit également être déclarée à la partie 4 du formulaire TP-80-V (Revenus et dépenses d’entreprise ou de profession) de la déclaration provinciale.

Frais de représentation

Le fait d’inviter des clients et des fournisseurs au restaurant constitue une pratique commerciale courante au Canada, et l’ARC vous permet de déduire la majeure partie de cette dépense de vos impôts. Les frais de représentation sont souvent plus difficiles à vérifier que les frais liés au kilométrage, ce qui en rend le suivi d’autant plus important.

Il est pratique courante de payer pour inviter des clients, des fournisseurs et d’autres contacts professionnels à des repas, à des concerts et à des événements sportifs. L’endroit où vous pouvez déduire ces dépenses dans votre déclaration de revenus dépend de ce qui est considéré comme du divertissement. Si vous êtes travailleur autonome, vous pouvez demander la déduction de ces dépenses si vous êtes en mesure de prouver qu’elles sont directement liées au fait de gagner votre revenu.

Qu’est-ce qui est considéré comme du divertissement aux fins des frais de représentation?

De nombreuses choses sont considérées comme du divertissement. Conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu, les divertissements comprennent les loisirs et les amusements. Certaines des dépenses les plus évidentes qui sont admissibles à titre de frais de représentation sont les billets de concert ou d’événement sportif, la location d’une suite, les croisières, l’entrée à un défilé de mode, et d’autres formes de divertissement des invités.

Les autres dépenses couvertes à titre de frais de représentation ne sont pas aussi évidentes, mais elles sont néanmoins déductibles, notamment :

• Les taxes
• Les pourboires
• Les droits d’entrée
• Les voyages d’affaires
• Les gardiens ou les agents de sécurité
• Les guides touristiques pour un client de l’extérieur

Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme des frais de représentation?

Vous ne pouvez pas demander de déduction pour des dépenses ou des droits d’entrée liés à l’utilisation d’une installation de divertissement, comme un centre de spa ou un club de tennis. Il est possible de demander une déduction pour le coût des billets d’une partie de baseball, mais pas pour un abonnement de saison. Cependant, si vous réussissez à prouver que l’abonnement de saison est une dépense de promotion, vous pourriez être en mesure d’en demander la déduction.

Assurez-vous de documenter la dépense de manière détaillée afin de prouver qu’elle était directement liée au revenu gagné. Consignez le nom et l’adresse d’entreprise des personnes qui vous accompagnent, le lieu de la dépense, la date, l’heure et le montant dépensé. Surtout, conservez les reçus connexes comme preuve. De plus, la règle du 50 % s’applique à toute dépense aux fins de représentation pour laquelle vous prévoyez de demander une déduction.

Comment déclarer les frais de représentation?

La façon de déclarer vos frais de représentation diffère légèrement selon le type d’entreprise que vous exploitez. Si votre entreprise est désignée comme une entreprise individuelle ou une société de personnes, déclarez vos frais de représentation sur votre formulaire T2125 dans le cadre de votre déclaration T1. La déduction doit être déclarée à la partie 4 du formulaire T2125 pour les entreprises individuelles, ou à la partie 6 du même formulaire T2125 pour les sociétés de personnes. Au Québec, la déduction doit également être déclarée à la partie 3 du formulaire TP-80-V (Revenus et dépenses d’entreprise ou de profession) de la déclaration provinciale pour les entreprises individuelles, ou à la partie 7 du même formulaire TP-80-V pour les sociétés de personnes. 

Frais de repas

Vous pouvez demander une déduction pour les repas pourvu que le repas ait été pris avec un client. Par exemple, si votre conjoint est avec vous et votre client au souper, vous pouvez demander la déduction pour votre repas et celui de votre client, mais pas pour celui de votre conjoint. Toutefois, vous pouvez demander la déduction des frais de repas de votre conjoint s’il est aussi un employé ou un associé dans l’entreprise.

Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme des frais de repas?

Vous ne pouvez pas demander la déduction de frais de repas pour tout repas pris à l’extérieur de votre territoire de vente ni pour les repas achetés en vacances. Si vous êtes en vacances ou en voyage d’affaires, vous pouvez uniquement demander la déduction de dépenses pour des coûts liés au voyage, comme l’hébergement et le billet d’avion, mais pas les repas.

Les taxes et les pourboires font-ils partie des dépenses autorisées?

Oui, mais la règle du 50 % s’applique toujours. Par exemple, si vous invitez un client à dîner et que le total pour la nourriture et les boissons s’élève à 50 $, plus la TPS de 2,50 $, la TVQ de 5,00 $ et un pourboire de 10,00 $, le total que vous avez dépensé est de 67,50 $. Votre déduction de dépense autorisée est alors de 33,75 $.

Comment consigner les frais de repas?

Il existe deux façons de consigner vos frais de repas : la méthode détaillée et la méthode simplifiée.

La consignation de vos frais de repas à l’aide de la méthode détaillée vous demande de garder les reçus et de déduire vos dépenses en utilisant le montant réel dépensé. Cette méthode garantit que vous obtenez exactement la déduction que vous méritez en fonction du montant que vous dépensez pour des repas, mais elle demande un travail considérable pour détailler vos dépenses totales. Pour simplifier ce processus, envisagez d’utiliser une boîte à chaussures ou une chemise pour conserver tous vos reçus, ou de faire tous les achats de repas avec une même carte de crédit. Une carte de crédit vous fournira une liste détaillée de toutes les opérations pour faciliter votre déclaration. 

Comme son nom le laisse entendre, la méthode simplifiée signifie que vous déduisez un montant fixe pour chaque repas plutôt que de déduire le montant exact de chaque repas. Cependant, c’est toujours une bonne idée de conserver vos reçus au cas où votre déclaration ferait l’objet d’un audit.

Comment demander la déduction des frais de repas?

La façon de déclarer vos frais de représentation diffère légèrement selon le type d’entreprise que vous exploitez. Si votre entreprise est désignée comme une entreprise individuelle ou une société de personnes, déclarez vos frais de représentation sur votre formulaire T2125 dans le cadre de votre déclaration T1. La déduction doit être déclarée à la partie 4 du formulaire T2125 pour les entreprises individuelles, ou à la partie 6 du même formulaire pour les sociétés de personnes. Au Québec, la déduction doit également être déclarée à la partie 3 du formulaire TP-80-V (Revenus et dépenses d’entreprise ou de profession) de la déclaration provinciale pour les entreprises individuelles, ou à la partie 7 du même formulaire TP-80-V pour les sociétés de personnes. 

Comme pour les frais de représentation, la règle du 50 % s’applique aux frais de repas. Il y a d’autres règles qui peuvent influencer vos demandes de déductions pour les frais de déplacement, de représentation et de repas, ainsi que des règles qui s’appliquent strictement aux congrès d’affaires.

Les propriétaires de petites et moyennes entreprises du Canada engagent souvent des frais qui peuvent être déduits à l’aide d’un bon service comptable en ligne. Plus de 5,6 millions de clients utilisent QuickBooks pour faire le suivi de leurs déductions. Rejoignez-les dès aujourd’hui pour aider votre entreprise à prospérer gratuitement.