Neuf stratégies pour réduire vos dépenses d’entreprise

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez constamment surveiller vos résultats nets. Les propriétaires d’entreprise cherchent souvent à augmenter leurs revenus afin d’accroître leur marge bénéficiaire. Mais vous pouvez également améliorer votre état des résultats en suivant attentivement vos dépenses. Lorsque vous réduisez les coûts d’exploitation de votre entreprise, vous disposez de plus de ressources pour prendre de l’expansion et d’un coussin de sécurité plus important pour traverser une période de ralentissement. Ce sont les stratégies que les propriétaires d’entreprise prospères utilisent pour réduire leurs dépenses d’entreprise.

1) Utilisez la technologie pour gagner du temps et simplifier votre flux de travail

L’utilisation judicieuse de la technologie peut accélérer les processus qui font partie de votre flux de travail quotidien. Choisissez stratégiquement votre logiciel d’entreprise de base, y compris un logiciel de comptabilité et de gestion de projet, en optant pour des programmes et des applications qui peuvent automatiser les aspects clés des tâches essentielles au bon déroulement des opérations de l’entreprise. Par exemple, les reçus de dépenses d’entreprise sont faciles à perdre, surtout lorsque vous oubliez de les noter à la fin de chaque jour ouvrable.

Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité en ligne peu coûteux s’intègrent aux applications, ce qui vous permet de faire des choses avec votre appareil intelligent, comme numériser et stocker des reçus lorsque vous êtes sur le terrain. Vous pouvez effectuer vous-même de nombreuses simples tâches de tenue de comptes et de comptabilité, car le logiciel est très facile à utiliser. Cela permet à votre comptable d’être plus un conseiller pour vous qu’un commis à la saisie de données.

Dans certains cas, un logiciel semi-payant peut être un choix judicieux, puisque vous pouvez ajouter des fonctions au fur et à mesure que vous en avez besoin au lieu de payer pour un ensemble de fonctions que vous n’utiliserez jamais. Parfois, cependant, le meilleur choix est d’opter pour une marque renommée. Utiliser une technologie médiocre pourrait entraîner une violation de données coûteuse ou la perte de documents importants, ce qui nuirait à la réduction de vos coûts d’entreprise. Il est préférable d’effectuer une analyse coûts-avantages chaque fois que vous évaluez du matériel informatique et des logiciels pour faire le bon choix.

2) Faites le suivi de vos dépenses avec diligence

Commencez par consulter vos dépenses au cours des derniers mois pour mieux décider où faire des coupures. Il est essentiel de disposer de données exactes pour utiliser cette stratégie de réduction des dépenses d’entreprise. Lorsque vous utilisez QuickBooks en ligne pour faire le suivi des dépenses et les déclarer, vous avez une idée claire des secteurs où vous dépensez le plus d’argent, ce qui vous aide à éliminer rapidement les problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.

3) Formez votre personnel pour qu’il fasse preuve de discipline financière

Vos employés négocient-ils les prix avec vos fournisseurs? Utilisent-ils leurs allocations de dépenses de façon excessive? Pour les aider à comprendre les avantages du contrôle des dépenses, vous pourriez organiser des séances de formation périodiquement pour discuter des domaines dans lesquels ils peuvent faire preuve de discipline financière. Vous pouvez encourager une attitude économe en milieu de travail en offrant des incitatifs aux employés qui trouvent de nouvelles façons de réduire leurs dépenses.

4) Transformez vos dépenses d’entreprise en récompenses

Si vous envisagez d’obtenir une nouvelle carte de crédit d’entreprise, vous voudrez peut-être évaluer plus que les taux d’intérêt et les frais. Comparez les avantages offerts, en particulier les programmes de récompenses. Par exemple, une carte de crédit d’entreprise qui vous permet d’obtenir des points de grand voyageur peut réduire vos frais de déplacement. Les cartes offrant une remise en argent peuvent également réduire vos dépenses. Lorsque vous choisissez une carte de crédit d’entreprise, songez aux cartes qui offrent des récompenses pour les achats que vous faites le plus souvent, comme l’essence ou les fournitures de bureau.

5) Réduisez vos coûts énergétiques

Lorsque vous réduisez votre consommation d’énergie, vous pouvez économiser de l’argent sans prendre de raccourcis coûts ni sacrifier la qualité de vos produits ou services. Par exemple, vous pourriez faire équipe avec des entreprises avoisinantes pour partager les coûts (et les avantages) de l’installation d’un système d’énergie solaire. Vous pourriez également envisager de louer votre espace sur le toit à un fournisseur d’énergie solaire.

Passer à un éclairage et à des appareils ménagers écoénergétiques peut réduire considérablement votre facture d’énergie. Votre fournisseur d’énergie local peut être disposé à effectuer une vérification pour vous donner des recommandations sur la manière de réduire votre consommation d’énergie. En prime, vous pouvez attirer l’attention de vos clients en leur faisant remarquer les mesures écologiques que vous avez prises.

6) Profitez de toutes les déductions fiscales possibles

Plusieurs de vos dépenses d’entreprise peuvent se transformer en déductions lorsque vous préparez vos impôts. Soyez prêt à réclamer des déductions fiscales pour tous les honoraires professionnels que vous avez payés au cours de l’année, y compris ceux des avocats et des comptables. Les salaires des employés sont déductibles d’impôt, tout comme les coûts de vos stocks. Parmi les autres dépenses d’entreprise déductibles, on retrouve la publicité, le loyer, les fournitures de bureau et les services publics. Même la moitié de certains frais de déplacement ou de représentation sont déductibles d’impôt. Pour saisir toutes les déductions d’impôt possibles, ce qui réduit votre fardeau fiscal et améliore votre résultat net, songez à utiliser les outils de suivi des dépenses fournis dans votre logiciel de comptabilité en ligne.

7) Évitez les réunions inutiles

Les réunions peuvent être l’une des plus grandes pertes de temps dans une entreprise. Les réunions qui n’ont pas un objectif clair peuvent prendre du temps qui pourrait être consacré à d’autres tâches. Des réunions inutiles peuvent nuire à la productivité après avoir eu lieu. Voici pourquoi : tous les employés qui assistent à la réunion mettent leur travail en pause et auront probablement besoin de temps pour retrouver leur rythme de travail. Et il faut encore plus de temps aux employés qui doivent voyager pour aller aux réunions pour retrouver leur concentration. Pour limiter ce problème, essayez d’éviter de planifier des réunions à moins d’avoir un ordre du jour clair. Pour que les réunions restent sur la bonne voie, vous pouvez limiter le nombre de personnes qui doivent recevoir et partager de l’information.

8) Examinez attentivement vos processus d’achat

Les consommateurs économisent en achetant en gros, ce qui peut aider les propriétaires d’entreprise à économiser de l’argent également. Faites des calculs pour voir si les dépenses supplémentaires pour le stockage des articles en vrac valent la différence. Vous pouvez également passer en revue vos relations avec les fournisseurs pour déterminer ceux qui vous permettront d’acheter des fournitures à moindre coût. Vous pouvez peut-être négocier avec vos fournisseurs pour réduire vos coûts d’entreprise ou trouver un courtier d’assurance ou un fournisseur de carte de crédit qui peut vous faire une meilleure offre. Cherchez à réduire les coûts fixes, en particulier sur les produits et services dont vous avez besoin sur une base régulière, pour voir un effet profond sur votre résultat net.

9) Embauchez, récompensez et licenciez judicieusement

Certains propriétaires d’entreprise considèrent que tous leurs employés ont la même valeur. En réalité, certains employés produisent deux fois plus que d’autres. Récompensez vos employés les plus performants pour éviter de les perdre au profit de vos concurrents et promouvez-les à des postes de gestion au besoin. Vous pouvez remonter le moral et augmenter la productivité de votre équipe en lui montrant que vous offrez des promotions aux personnes qui le méritent. Si vous avez des employés peu performants, envisagez de leur donner l’encadrement et la formation dont ils ont besoin, et songez à les licencier s’ils ne s’améliorent pas avec le temps. Payer deux employés peu performants à 100 % de leur salaire coûte beaucoup plus cher que d’accorder une augmentation à un employé très performant qui pourrait recevoir 150 % du salaire de l’employé peu performant, mais qui fait le double du travail.

La mise en place de stratégies de réduction des coûts à tous les niveaux de votre entreprise peut vous aider à réduire considérablement vos dépenses. Des réductions qui semblent insignifiantes dans l’ensemble de votre entreprise peuvent s’accumuler rapidement et être avantageuses pour votre résultat net. QuickBooks en ligne facilite l’organisation des finances de votre entreprise afin que vous puissiez saisir toutes les occasions de réduire vos dépenses tout en restant prêt pour la période des impôts.