Si vous êtes un nouvel entrepreneur indépendant qui ne sait pas comment créer une facture, il peut être difficile de savoir par où commencer.D’abord, vous pouvez trouver un modèle de facture sur le site de QuickBooks. Ensuite, entrez les renseignements sur votre entreprise et les clients pour la partie que vous facturez. Enfin, fournissez une description du produit ou du service fourni, et envoyez la facture au client par courriel ou par service postal, ou par tout autre mode de communication.Pour une approche plus détaillée, il existe neuf types de factures dans les comptes créditeurs et les comptes débiteurs que vous devriez connaître. Voici un guide de démarrage rapide pour vous familiariser avec les rudiments de la création de factures.
1. Facture standard
Les factures sont émises par un fournisseur de produits ou services à un acheteur. Elles indiquent le montant que l’acheteur doit au fournisseur. Par exemple, si vous êtes comptable indépendant et que vous facturez 40 heures pour la tenue des comptes, vous multipliez votre taux horaire par 40 et mettez ce montant sur la facture. Une facture standard indique souvent un numéro d’achat pour identifier ce qui a été acheté, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous émettez la facture, le montant en dollars indiqué doit être positif parce qu’on vous doit de l’argent.
2. Note de crédit
Une note de crédit, aussi appelée facture d’avoir, est délivrée par un vendeur à un acheteur et indique un montant que le vendeur doit à l’acheteur. Ce montant doit toujours être négatif. Par exemple, si vous émettez à un client un remboursement de 100 $, vous devez émettre une note de crédit de 100 $.Vous pourriez utiliser une note de crédit pour un remboursement de produits retournés, donner un rabais, radier un montant de facturation, émettre un crédit de paiement anticipé, corriger une erreur de facturation ou résoudre un différend concernant les prix.
3. Note de débit
Une note de débit, aussi appelée une facture de débit, est émise par un vendeur à un acheteur et indique une augmentation du montant de la dette que l’acheteur doit au vendeur. Par exemple, si un de vos clients a un solde créditeur de -1 000 $ avec vous et que vous voulez ajouter des frais supplémentaires de 100 $ pour un service, vous créez une note de débit pour réduire son crédit à -900 $. Un montant débité est exprimé comme un nombre positif dû.Les banques utilisent souvent une note de débit pour imputer des frais aux comptes des clients, et les entreprises utilisent parfois une note de débit pour effacer un petit montant d’argent dû à un client en tant que solde créditeur. La plupart des entreprises utilisent rarement des notes de débit, mais cela peut être utile si vous avez besoin d’ajuster une facturation incrémentielle. Par exemple, si vous sous-estimez le montant de facturation en heures d’un projet, vous pourriez émettre une note de débit pour rajuster le montant dû. Par ailleurs, de nombreuses entreprises choisissent de publier la facture standard d’origine avec le montant rajusté.
4. Facture pour marchandises mixtes
Des factures pour marchandises mixtes peuvent être positives ou négatives lorsqu’elles sont appariées aux bons de commande ou aux factures. Par exemple, si vous avez une facture de marchandises mixtes de 500 $, vous pourriez la faire correspondre à une facture de -500 $ ou un bon d’achat de 500 $.
5. Paiement de facture
Une facture d’acompte est utilisée pour enregistrer un acompte payé par un acheteur à un vendeur. Par exemple, si vous exigez qu’un client verse un acompte de 1 000 $ pour un projet de consultation, vous devez utiliser une facture d’acompte. Lorsqu’il est émis par un vendeur, l’acompte est exprimé par un montant positif. Un acheteur peut aussi soumettre une facture d’acompte avec un montant négatif.
6. Facture de retenue à la source
Une facture de retenue à la source sert d’enregistrement lorsque vous versez l’impôt à la source à l’administration fiscale. Utilisez les factures de retenue à la source lorsque vous devez créer des dossiers de retenues salariales. Vous pouvez créer des factures de retenue à la source automatiquement ou manuellement. Lorsque vous en créez une automatiquement, décidez à l’avance si vous voulez la créer pendant la validation de la facture ou la procédure de paiement.
7. Note de frais
Une note de frais est une facture pour enregistrer un montant dû à un employé pour des dépenses professionnelles qu’il a engagées en travaillant pour vous. Par exemple, si un représentant commercial a voyagé pour rencontrer un des clients potentiels de votre entreprise, il vous facturera ses heures de voyage comme une dépense. Vous pouvez déclarer ces dépenses sur vos déclarations de revenus. Utilisez des rapports de dépenses chaque fois que vous ou vos employés payez des dépenses que vous voulez documenter à des fins de remboursement ou fiscales.
8. Facture de commande par défaut
Les factures de commande par défaut, appelées aussi factures d’ajustement du prix d’achat, enregistrent la différence de prix entre une facture originale et un nouveau bon de commande. Par exemple, si vous avez déjà fait l’appariement d’une facture et d’un bon de commande, et que le fournisseur change le prix unitaire, vous devez utiliser une facture de commande par défaut pour rajuster le prix unitaire sans avoir à changer la quantité facturée.
9. Facture rapide
Les factures rapides servent à gagner du temps lorsque vous avez un grand volume de factures qui n’ont pas besoin de passer par les procédures de validation et de mise en défaut. Vous pouvez les importer dans votre système de comptes fournisseurs une fois leurs données saisies, après quoi les procédures de validation et de mise en défaut sont appliquées.Après vous être familiarisé avec les types de factures, identifiez celles qui sont applicables aux procédures de votre entreprise. Ensuite, trouvez des exemples de modèles de factures en ligne et personnalisez-les de façon à ce qu’elles répondent à vos besoins. Les dossiers de factures modèles peuvent être utilisés avec les programmes de traitement de texte et les tableurs.
