Comment utiliser l’affacturage?

Lorsque votre entreprise est à court d’argent, vous voudrez peut-être explorer l’affacturage des factures. L’affacturage vous permet de convertir des factures impayées ou des comptes clients en espèces.

Voici comment cela fonctionne : une entreprise d’affacturage vous donne un certain pourcentage de la valeur nominale de vos factures impayées. Ensuite, vos clients paient la société d’affacturage au lieu de votre entreprise. Au fur et à mesure que la société d’affacturage reçoit ces paiements, elle vous donne le solde restant, moins les frais, qui représentent généralement quelques points de pourcentage de la valeur nominale de la facture. Les détails sur l’affacturage sont un peu plus compliqués, mais c’est essentiellement ainsi que le processus fonctionne.

Quand les entreprises se tournent vers l’affacturage

Les entreprises se tournent vers l’affacturage lorsqu’elles ont besoin d’un fonds de roulement supplémentaire et qu’elles ont beaucoup de fonds dans leurs comptes clients. Pour vous donner un exemple, imaginez que vous exploitez une entreprise d’approvisionnement et de distribution alimentaire en gros. Vos clients sont principalement des restaurants qui vous paient selon des modalités nettes de 60 %. Cela signifie que vous leur facturez leurs commandes et qu’ils vous paient dans les 60 jours. Mais, un mois plus tard, le système de réfrigération de votre entrepôt s’éteint. Pour résoudre ce problème, vous avez besoin d’argent rapidement, et plutôt que de contracter un prêt, vous décidez de travailler avec une entreprise d’affacturage pour transformer vos comptes clients en espèces.

Ce scénario ne décrit qu’une situation dans laquelle les entreprises peuvent décider de recourir à l’affacturage, mais l’essentiel est que les entreprises peuvent utiliser l’affacturage pour les petites entreprises lorsqu’elles ont besoin d’argent rapidement.

Avantages et inconvénients de l’affacturage des factures

L’affacturage peut être un moyen très pratique et relativement facile d’obtenir de l’argent supplémentaire lorsque vous en avez besoin, mais, comme tout autre produit financier, l’affacturage a son lot d’avantages et d’inconvénients.

Souvent, les entreprises se tournent vers l’affacturage en raison des avantages suivants :

• Fournit un accès rapide à de l’argent comptant : Certains facteurs vous avanceront de l’argent dans les 24 heures suivant la soumission de votre demande, et même lorsque le financement n’est pas si rapide, c’est généralement plus rapide que de demander un prêt commercial. De plus, lorsque vous utilisez la même entreprise plusieurs fois, vous pourriez obtenir de l’argent encore plus rapidement .
• Il n’est pas nécessaire que vous fassiez une demande de prêt : Bien que vous deviez soumettre une demande pour travailler avec une entreprise d’affacturage, le processus est généralement beaucoup plus facile et moins complexe que de faire une demande de prêt commercial traditionnel .
• Vous n’avez pas à renoncer à vos capitaux propres : Si vous acceptez des fonds d’investisseurs ou de sociétés de capital de risque, vous devrez peut-être fournir certains capitaux propres dans votre entreprise en échange de l’argent. Ce n’est pas nécessaire avec l’affacturage des factures d’entreprise. Vous conservez le contrôle de votre entreprise et de ses capitaux propres.
• Ne présente aucun risque pour vos immobilisations : Dans les bilans, les comptes clients sont des actifs, mais ils ne sont généralement pas aussi essentiels aux opérations que les immobilisations comme l’équipement, les bâtiments et les terrains. Lorsque vous utilisez l’affacturage, vous n’avez pas à utiliser ces actifs comme garantie .
• Vous permet d’offrir des modalités de paiement généreuses à vos clients : Parfois, vous devez offrir à vos clients un délai de paiement supplémentaire, car il s’agit de la norme de l’industrie. Dans d’autres cas, vous voudrez peut-être offrir plus de temps à vos clients afin de prendre l’avantage sur la concurrence. Si vous ne pouvez pas vous permettre de le faire, l’affacturage augmente votre fonds de roulement afin que vous puissiez donner plus de temps à vos clients .
• Maintient le flux de trésorerie : Si les clients ne paient pas leurs factures en temps opportun, vous n’avez peut-être pas l’argent dont vous avez besoin pour couvrir vos dépenses d’entreprise, mais vous pouvez utiliser l’affacturage pour maintenir le flux de trésorerie .
• Aide à la gestion du crédit des clients : La plupart des entreprises d’affacturage évaluent la solvabilité de vos clients avant de vous accorder des paiements sur vos factures et, dans certains cas, les facteurs vous fourniront également des informations sur les cotes de crédit ou les historiques de crédit de vos clients. Cela peut vous aider à déterminer quelles entreprises devraient bénéficier d’un délai supplémentaire pour payer et lesquelles devraient être tenues de payer à l’avance ou à la livraison .
• Assez facile à obtenir : Malheureusement, de nombreuses entreprises ont du mal à obtenir du financement commercial traditionnel, mais comme il est garanti par vos factures, l’affacturage a tendance à être beaucoup plus facile à obtenir.
• Accessible aux propriétaires de petites entreprises : Statistiquement, les petites entreprises sont beaucoup moins susceptibles de recevoir des prêts que leurs homologues plus grandes, mais même les petites entreprises peuvent obtenir des prêts d’affacturage.
• Offre la possibilité d’obtenir plus de crédit : Comme votre entreprise utilise un service d’affacturage, il est plus probable que vous prolongeiez votre marge de crédit disponible, mais cela varie en fonction de la valeur de vos factures et de l’historique de paiement de vos clients .

Voici certains inconvénients potentiels de l’affacturage :

• Souvent plus cher que d’autres formes de crédit : En général, les frais d’affacturage d’une facture représentent de 1 % à 4 % de la valeur nominale de la facture pour chaque semaine ou chaque mois, à partir du moment où l’affacturage paie l’avance jusqu’à ce que le client paie la facture. Bien que ce taux puisse sembler peu élevé, il peut s’avérer élevé. Certains accords d’affacturage aboutissent à un taux annuel en pourcentage (TAP) de 20 % à 50 %, mais le montant peut varier considérablement.
• Fonctionne mieux comme solution à court terme : Si vous le voulez, vous pouvez tenir compte de presque toutes les factures que vous recevez, mais en fin de compte, cela réduira vos profits. Lorsque vous avez besoin d’une solution à long terme à des problèmes de flux de trésorerie, l’affacturage n’est peut-être pas la meilleure option. Dans ces situations, vous pourriez avoir besoin d’un prêt commercial traditionnel .
• Peut nécessiter beaucoup de main-d’œuvre : La plupart des entreprises d’affacturage de factures vous demandent de téléverser également des copies de vos factures et des pièces justificatives. Ce processus peut être plus exigeant en main-d’œuvre et en temps que l’utilisation d’une marge de crédit ou d’une carte de crédit d’entreprise. Cela dit, certaines entreprises d’affacturage ont des tableaux de bord très conviviaux qui aident à simplifier et à rationaliser ce processus .
• N’élimine pas les créances irrécouvrables : Même si vous remettez vos factures à une entreprise d’affacturage, il n’y a toujours aucune garantie que vos clients paieront. Vous devrez quand même traiter les factures impayées.
• Vous force à renoncer à un certain contrôle sur les communications avec vos clients : Certaines entreprises d’affacturage communiquent avec vos clients en votre nom. Si vous travaillez avec un facteur qui utilise cette approche, vous renoncez automatiquement à un certain contrôle sur vos communications avec ce client. Par mesure de prudence, vous voudrez peut-être passer en revue les lettres ou les scénarios d’appel qui seront utilisés pour communiquer avec vos clients .

Secteurs d’activité utilisant l’affacturage

Bien qu’un large éventail d’entreprises puissent vouloir se tourner vers l’affacturage, cette pratique est réservée aux entreprises qui émettent des factures à leurs clients et, en règle générale, les entreprises d’affacturage ont tendance à préférer les clients qui se concentrent sur les ventes interentreprises. . Par exemple, une entreprise qui nettoie des immeubles de bureaux pour d’autres entreprises est plus susceptible d’utiliser l’affacturage qu’une entreprise qui nettoie des maisons pour des clients individuels.

Cette pratique est également relativement courante dans l’industrie de la construction. Les entreprises de construction ont tendance à facturer leurs clients, mais elles doivent également acheter des matériaux et payer le personnel pendant qu’elles travaillent sur leurs projets. Qu’il s’agisse d’un entrepreneur indépendant ou d’une grande entreprise de construction, ces professionnels peuvent se tourner vers l’affacturage lorsqu’ils ont besoin d’une injection de fonds.

Pour vous donner un autre exemple, les entreprises de logistique gèrent les chaînes d’approvisionnement d’autres entreprises. Ils peuvent s’occuper de l’emballage, de l’entreposage et de l’expédition pour le compte d’un fabricant, mais s’ils ont besoin d’argent supplémentaire pour une partie du processus, ils peuvent également avoir besoin de l’aide d’une entreprise d’affacturage.

D’autres secteurs d’activité peuvent utiliser l’affacturage :

• entreprises manufacturières
• entreprises d’impression ou d’édition
• cabinets de recrutement
• cabinets d’avocats et comptables

Comment les petites entreprises peuvent-elles être admissibles?

Tout comme les prêteurs utilisent une variété de critères lors de l’examen des demandes de prêt, les sociétés d’affacturage font de même. Autrement dit, les sociétés d’affacturage peuvent tenir compte de différents éléments lorsqu’elles décident de travailler ou non avec un client en particulier. Cependant, il existe certaines similitudes fondamentales d’une entreprise à l’autre.

En général, lorsque vous faites une demande d’affacturage, vous devez être prêt à répondre à des questions sur votre entreprise et à savoir depuis combien de temps elle existe. Habituellement, vous devez également fournir des renseignements sur vos clients, et l’entreprise d’affacturage peut vouloir voir comment vos clients ont payé leurs factures dans le passé.

Vous devez également informer l’entreprise d’affacturage du type de modalités que vous offrez à vos clients et, bien sûr, fournir des renseignements détaillés sur les modalités proposées dans les factures que vous souhaitez utiliser.

De plus, l’entreprise d’affacturage vérifiera votre pointage de crédit, et si votre entreprise n’est pas constituée en société ou si vous n’avez pas de pointage de crédit, l’entreprise voudra voir votre pointage de crédit personnel. Heureusement, comme ces ententes sont appuyées par vos factures, vous n’avez généralement pas besoin d’une cote de crédit aussi élevée que pour un prêt commercial.

La société d’affacturage peut vouloir configurer une connexion avec votre banque. Lorsque vous faites une demande d’affacturage en ligne, vous n’avez qu’à saisir vos identifiants bancaires en ligne, puis l’entreprise d’affacturage génère un jeton à usage unique pour consulter les renseignements de votre compte. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cela, vous pouvez généralement fournir quelques mois de relevés bancaires.

Instructions détaillées sur l’affacturage

Si l’affacturage vous intéresse, mais que vous ne savez pas par où commencer, voici un aperçu du processus étape par étape :

1. Passez en revue plusieurs entreprises d’affacturage et choisissez la meilleure option pour vos besoins.
2. Remplissez le formulaire de demande d’affacturage en ligne.
3. Attendez que l’entreprise d’affacturage examine vos renseignements et décide de faire ou non une offre.
4. Passez en revue les conditions de l’offre et décidez si vous voulez aller de l’avant.
5. Signez les documents d’acceptation des modalités.
6. Soumettez les factures que vous voulez facturer à l’entreprise d’affacturage par voie électronique ou par télécopieur.
7. Permettre à l’entreprise d’affacturage de vérifier au hasard certaines factures.
8. Avisez vos clients que vous faites affaire avec une entreprise d’affacturage.
9. Donnez à vos clients toute l’information mise à jour sur la façon de payer leurs factures.
10. Acceptez l’avance de la société d’affacturage, qui représente généralement de 80 % à 90 % de la valeur nominale des factures.
11. Attendez que vos clients paient leurs factures. Selon vos conditions, cela peut prendre de 30 à 90 jours.
12. Recevez le reste de la valeur nominale des factures moins les frais de la société d’affacturage.

Bien qu’il s’agisse des étapes de base, certains détails peuvent varier d’une entreprise à l’autre. en particulier, il peut y avoir une variété de structures de frais.

Explication des frais d’affacturage

Certaines sociétés d’affacturage facturent des frais fixes. Par exemple, si l’entreprise facture des frais de 4 % et que vous lui confiez une facture de 100 $, vous ne payez que 4 $. Mais la plupart des entreprises d’affacturage facturent un pourcentage du solde à intervalles réguliers.

Par exemple, il pourrait vous facturer 1 % tous les 10 jours, 2 % tous les 15 jours ou 3 % tous les 30 jours. Pour voir comment cela fonctionne, imaginez que vous affacturez une facture de 1 000 $ auprès d’une entreprise d’affacturage qui facture 1 % du solde tous les 10 jours. Supposons que votre client paie la facture après 30 jours. Tous les dix jours, vous devez 10 $. Cela représente 1 % de 1 000 $. Sur une période de 30 jours, vos frais triplent pour atteindre 30 $. Par conséquent, vous recevez un total de 970 $ pour votre facture de 1 000 $.

Certaines entreprises utilisent une combinaison de différents intervalles et taux de pourcentage. Par exemple, ils peuvent vous facturer 1 % pour les 10 premiers jours, 2 % pour les 20 jours suivants et 4 % pour le mois suivant. D’autres sociétés d’affacturage combinent des frais fixes et un pourcentage du solde à intervalles réguliers.

Le montant fixe est également appelé taux d’escompte. C’est parce que ce taux réduit le montant total que vous recevrez. Par exemple, si une entreprise d’affacturage modifie des frais fixes initiaux de 4 %, vous n’obtiendrez que jusqu’à 96 % de la facture. il a été actualisé de 4 %. Les frais qui sont évalués à intervalles réguliers sont appelés frais pour solde utilisé impayé. C’est parce qu’il s’agit de frais calculés sur le solde impayé de vos factures et que vous utilisez actuellement ces fonds. Assurez-vous de comprendre comment fonctionnent les frais avant d’accepter l’arrangement.

Enregistrer des frais d’affacturage dans QuickBooks en ligne

La façon d’enregistrer les frais d’affacturage dans QuickBooks en ligne varie en fonction de vos préférences personnelles et du type d’arrangement de frais utilisé par la société d’affacturage. Si l’entreprise d’affacturage facture un pourcentage fixe du solde, vous pouvez enregistrer l’opération dans la section Paiement du client du logiciel de comptabilité .

Dans le menu Paiement du client, sélectionnez Recevoir des paiements. Ensuite, choisissez le nom de votre client dans la liste déroulante Reçu de. Si le client a plusieurs factures, cochez les factures qui ont été prises en compte. Selon la façon dont vous avez configuré votre logiciel, le champ du montant du paiement peut se remplir automatiquement, mais en général, il va se remplir avec la valeur nominale de la facture .

Comme vous avez reçu un montant inférieur à ce montant de la part de la société d’affacturage, vous devez sélectionner Rabais et crédits dans le haut de l’écran. Une fenêtre contextuelle s’affichera et vous devrez inscrire le taux d’escompte dans le champ Montant du rabais. Vous devez également choisir le bon compte de rabais dans le menu déroulant. Ensuite, enregistrez et répétez ce processus pour chaque client dont vous avez pris en compte les factures. S’il y a des frais de traitement supplémentaires, vous pouvez les enregistrer dans le compte de dépenses approprié.

Comptabilisation des rabais d’affacturage dans QuickBooks

Dans de nombreux cas, vous ne recevez pas le montant total de la facture à l’avance. Comme expliqué ci-dessus, vous recevez plutôt un certain pourcentage de la valeur nominale de la facture. Ensuite, la société d’affacturage détient le montant restant pour couvrir ses frais, et elle peut également détenir un certain montant en mains tierces comme protection contre un défaut de paiement potentiel.

Certaines personnes choisissent de créer un compte distinct pour les factures prises en compte. Avec cette approche, vous configurez une section supplémentaire des comptes clients, et lorsque vous affacturez les factures, vous les déplacez vers cette section. Ensuite, vous créez un compte appelé « avances de facteurs ». Dans cette section, vous enregistrez tout l’argent que vous recevez de la société d’affacturage, ainsi que les fonds que vos clients ont payés à la société d’affacturage. Ce compte vous permet de faire le suivi des avances de la société d’affacturage, plus le montant que la société d’affacturage a reçu de vos clients. Dans la plupart des cas, vous êtes responsable du remboursement de l’avance si vos clients ne paient pas l’entreprise d’affacturage.

Au début, le solde de ce compte sera négatif. Par exemple, imaginez que la société d’affacturage vous a avancé 10 000 $. Ensuite, le compte de facteur devrait indiquer -10 000 $. Si un client paie 2 000 $, le solde augmente à -8 000 $. Au fur et à mesure que vos clients remboursent leurs factures, le solde final de ce compte revient à zéro. Mais, cela ne prend pas encore en compte les frais et les remises.

Pour expliquer comment vous devez traiter ces chiffres avec la comptabilité en partie double, imaginez que vous avez présenté des factures de 10 000 $ à la société d’affacturage. À ce stade, vous débitez vos comptes clients de 10 000 $ et vous créditez votre compte de revenus de ce montant. Ensuite, la société d’affacturage vous paie 80 % du solde (8 000 $). Vous créditez ce montant dans votre compte de prêt de facteur. Ensuite, vous débitez votre compte de caisse de 8 000 $ et notez également les frais comme un débit dans votre compte de frais et d’intérêts.

Supposons maintenant que votre client paie 1 000 $ à la société d’affacturage. À ce stade, vous créditez votre compte client pour ce montant et vous débitez votre compte de prêt de facteur. Vous avez maintenant un crédit de 9 000 $ dans votre compte de facteur. Lorsque votre client paie le solde restant de 9 000 $, vous débitez le compte du facteur, ce qui ramène ce solde à zéro. Ensuite, vous créditez vos comptes clients. À ce stade, vous avez couvert la dette de 10 000 $ que vous avez contractée à l’égard de vos comptes clients lorsque vous avez conclu l’accord d’affacturage.

Étant donné que votre client a payé la totalité du solde, l’entreprise d’affacturage vous rembourse les 20 % restants (2 000 $) moins les frais pour le service d’affacturage. Disons que les frais sont de 500 $. Vous débitez votre compte bancaire de 1 500 $, vous créditez votre compte de prêt de facteur 1 500 $ et vous enregistrez les frais de 500 $ dans votre compte de frais et intérêts.

Solutions de rechange à l’affacturage des factures pour les petites entreprises

En plus de l’affacturage des factures, il y a aussi financement sur facture. Le financement de factures fonctionne de la même manière que l’affacturage : vous travaillez avec une entreprise qui vous donne un pourcentage de vos factures impayées ou de vos comptes clients. Mais, dans cette situation, vous gardez le contrôle de vos factures. Vous communiquez avec vos clients et vos clients vous paient directement. Ils n’ont pas de contact avec la société d’affacturage. Au fur et à mesure que vous recevez les paiements de vos clients, vous remboursez la facture à l’entreprise de financement .

Si vous avez des factures en souffrance, les entreprises d’affacturage ne voudront peut-être pas travailler avec vous, mais dans ces situations, vous pourrez peut-être travailler avec une agence de recouvrement. Certaines agences de recouvrement travaillent en votre nom. Au fur et à mesure qu’ils recueillent les fonds, vous leur versez un pourcentage du montant recueilli. Dans d’autres cas, vous pouvez vendre les factures à une agence de recouvrement ou à un cabinet d’avocats. Habituellement, cela rapporte quelques cents par dollar, et c’est beaucoup moins que ce que vous recevriez d’une entreprise d’affacturage .

Bien que l’affacturage puisse être une ressource utile en cas de besoin, vous ne voulez probablement pas compter sur cette source de financement sur une base régulière. Envisagez plutôt d’investir dans un logiciel comptable infonuagique qui peut vous aider à gérer vos factures et à prévoir votre flux de trésorerie. Actuellement, 4,3 millions de clients utilisent QuickBooks en ligne. Joignez-vous à eux et obtenez le soutien dont vous avez besoin pour voir votre entreprise prospérer.