Comment créer des prévisions de trésorerie exhaustives

L’exploitation d’une entreprise demande d’avoir en tout temps suffisamment de fonds dans vos comptes pour payer vos employés, gérer vos dépenses d’entreprise, garder un montant de base dans les caisses enregistreuses et payer les factures imprévues. Le fonds de roulement est essentiel pour les petites entreprises, et les projections de flux de trésorerie peuvent être un outil important pour s’assurer que vous avez toujours suffisamment d’argent en caisse.

Période couverte par vos prévisions de trésorerie

Pour commencer, vous devriez déterminer la période que vous souhaitez couvrir. Vous pouvez créer des prévisions de trésorerie pour un mois, un trimestre, un an ou une période plus longue. Si vous voulez créer des prévisions pour une période très longue, par exemple pour un an, envisagez de créer des prévisions pour des sous-périodes à l’intérieur de cette longue période. Cette méthode vous permettra d’affiner vos prévisions au fil du temps, et ainsi d’améliorer l’exactitude de vos prévisions globales.

Décaissements

Avant de créer des prévisions, examinez bien l’argent qui sort de votre entreprise. Vous pouvez commencer en notant les dépenses courantes, comme le loyer, les services publics, les remboursements de prêt et d’autres coûts semblables. Ensuite, estimez les dépenses qui varient, comme la paie et le coût des produits vendus.

Vous pourrez rajuster ces prévisions plus tard lorsque vous connaîtrez les montants exacts des dépenses que vous avez engagées. N’oubliez pas de noter les dépenses uniques que vous prévoyez réaliser pendant la période, comme les paiements d’intérêts ou l’achat d’un actif.

Encaissements

Après avoir mis en évidence toutes les dépenses sortantes, il est temps d’énumérer tous les montants d’argent qui entrent dans votre entreprise. Envisagez de commencer par les encaissements garantis comme les subventions, les redevances, les remboursements de TPS et les remboursements d’impôt. Si vous recevez des frais de loyer ou d’abonnement, vous devriez également les inclure. Estimez les produits des ventes de biens que vous prévoyez recevoir.

Paramètres de vos prévisions de trésorerie

Idéalement, vous devriez créer un état des flux de trésorerie qui est semblable à un relevé d’opérations. Par exemple, si vous faites un état des flux de trésorerie pour une période d’un mois, vous devez commencer par le solde d’ouverture projeté le premier du mois, noter chaque dépense entrante ou sortante le jour où elle est susceptible de se produire, et faites le suivi de son incidence sur votre solde au fil du temps.

Imaginez que vous commencez avec 1 000 $ en espèces à votre disposition au début du mois. Vous anticipez l’arrivée d’un revenu garanti de 2 000 $ le deuxième jour du mois. Ce revenu augmente votre prévision de solde de trésorerie à 3 000 $. Le cinquième jour, vous devez payer des factures pour un total de 1 400 $, ce qui réduit le solde à votre disposition à 1 600 $.

Vous pouvez faire ce calcul sur une simple feuille de papier avec quatre colonnes.

• Encaissement
• Décaissement
• Solde
• Description de l’opération

Sinon, vous pouvez utiliser une feuille de calcul, ou vous pouvez faciliter le processus grâce à une application comme Float. Lorsque vous synchronisez Float avec votre logiciel comptable, vous pouvez comparer vos prévisions de trésorerie avec votre flux de trésorerie réel.

Rajustement des prévisions

À la fin de la période, il est conseillé d’examiner vos prévisions de trésorerie et de faire des rajustements en fonction des ventes et des dépenses réelles. Ensuite, utilisez votre état des flux de trésorerie rajusté lors de la création de vos états des flux de trésorerie futurs. Ces états financiers vous aident à déterminer les moments où vous risquez de manquer d’argent afin de planifier pour éviter ces situations ou y remédier.

Prévisions de trésorerie de votre petite entreprise

Il est important de prévoir les ventes attendues. Si votre entreprise est jeune, vous pourriez devoir vous fier aux moyennes de votre secteur d’activité et aux données financières de vos concurrents. Le Programme canadien du recensement peut également vous aider à mieux connaître les clients qui correspondent à votre marché cible pour éclairer vos estimations.

Une fois votre entreprise établie, vous pouvez généralement vous fier à vos états financiers antérieurs, mais gardez à l’esprit que les tendances du secteur d’activité et les activités des concurrents peuvent avoir une incidence sur les ventes sur douze mois.

Modalités de paiement et retards relatifs aux flux de trésorerie

Même si vous pouvez consigner une vente lorsque vous la faites, il n’est pas toujours approprié de la comptabiliser comme un encaissement pendant la même période. Tenez compte des clients qui utilisent des plans de versements ou d’autres modalités de paiement qui peuvent entraîner des retards. Vous devez également tenir compte d’autres éléments du processus de facturation qui peuvent ralentir les choses.

Certaines choses sont prévisibles, comme le temps nécessaire à votre service de facturation pour envoyer une facture au client, mais d’autres le sont moins, comme les clients qui effectuent des paiements tardifs. Le calcul de votre délai moyen de recouvrement historique des créances clients, ou le temps moyen requis pour recevoir vos paiements, peut vous aider à faire des estimations plus réalistes du moment où vous pouvez vous attendre à encaisser le montant d’une vente.

Coûts fixes

Les coûts fixes sont les plus faciles à estimer, car ils demeurent relativement inchangés. Ces dépenses peuvent inclure les loyers et les prêts hypothécaires, les salaires fixes, et les factures d’Internet et de téléphone. Assurez-vous de ne pas omettre tout aspect variable de ces dépenses. Votre fournisseur Internet pourrait facturer un tarif mensuel, mais les forfaits d’utilisation de données pourraient augmenter votre facture.

De la même façon, en vertu des lois canadiennes, même les travailleurs salariés pourraient être admissibles à faire des heures supplémentaires, et cela compte comme une dépense variable. N’incluez pas les dépenses fixes qui n’impliquent aucune dépense en espèces, comme la dépréciation ou l’amortissement.

Dépenses variables

Les dépenses variables sont un peu plus difficiles à prévoir, car elles peuvent changer en fonction du volume des ventes et de la quantité de travail et de stocks dont vous avez besoin pour répondre à ce volume. Les coûts liés à la main-d’œuvre, comme les commissions et les traitements, et les coûts des produits vendus, y compris les pièces, l’expédition et les services publics, peuvent varier en fonction de vos ventes. N’oubliez pas non plus de tenir compte des impôts.

Faites en sorte de maîtriser les règles de production les plus récentes de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour les entreprises et d’inclure vos impôts prévus dans vos coûts variables.

Calcul du flux de trésorerie

Une fois que vous avez comptabilisé l’ensemble de vos revenus et de vos dépenses, le calcul du flux de trésorerie net se limite à soustraire les décaissements des encaissements. La maîtrise des éléments qui alimentent cette formule peut représenter tout un défi.

Il existe un grand nombre d’applications et de modèles à votre disposition pour simplifier le processus. Vous n’avez donc pas besoin d’être un expert-comptable pour connaître les entrées et les sorties de fonds. Saisissez ou téléversez simplement vos opérations pour chaque compte, et laissez le logiciel faire le gros du travail.

Peu importe les ressources que vous utilisez, les prévisions de trésorerie vous donnent les outils nécessaires pour mieux planifier vos affaires, afin que vous puissiez faire des investissements intelligents tout en ayant encore de l’argent à votre disposition quand vous en avez besoin. Améliorez votre flux de trésorerie en effectuant le suivi de vos factures, de vos paiements et de vos dépenses. Voyez combien d’argent vous avez à votre disposition grâce à QuickBooks.