Les deux principaux types de systèmes de gestion des stocks offrent à la petite entreprise la souplesse voulue quant à la façon de faire le suivi des stocks. Le système perpétuel conserve un enregistrement continu du solde des stocks, alors qu’un système périodique enregistre les quantités de temps en temps. Bien que les deux systèmes fonctionnent, il faut tenir compte de leurs différences lors du choix de celui qui convient mieux à votre entreprise.
Le système de gestion des stocks perpétuel
Le système de gestion des stocks perpétuel maintient constamment la quantité d’articles en stock et vendus. Le plus grand avantage de ce système est de toujours avoir une idée précise de la quantité de stocks existante dans votre entreprise. À tout moment, vous pouvez vérifier votre bilan et voir la valeur totale des stocks. Un autre avantage d’un système de gestion des stocks perpétuel est son automatisation. Parce que le solde des stocks est toujours à jour, votre système de comptabilité compte et rapproche automatiquement les stocks. La première chose dont il faut tenir compte avec un système de gestion des stocks perpétuel, c’est son coût. Parce que vous avez besoin d’un logiciel qui communique lors de chaque achat et vente, un système de gestion des stocks perpétuel coûte plus cher que les autres systèmes. De plus, les coûts d’entretien doivent être pris en compte pour assurer le bon fonctionnement du système de gestion des stocks.
Le système de gestion des stocks périodique
Le système de gestion des stocks périodique est une méthode de vérification occasionnelle des quantités des stocks. Les états financiers continuent de faire le suivi et le rapport des stocks; cependant, connaître à tout moment la quantité exacte des stocks n’est pas une priorité. Par contre, l’inventaire est rapproché mensuellement pour vous donner une idée de la désuétude des stocks, du vol et de l’activité économique. Le principal avantage d’un système de gestion des stocks périodique est sa simplicité. Il nécessite moins d’entretien et il est plus abordable. Cependant, un système périodique sera très probablement manuel. Cela signifie que vous devez compter les quantités des stocks à la fin de chaque mois. En outre, le montant indiquant le coût des marchandises vendues est estimé. Par conséquent, un système de gestion des stocks périodique sacrifie un peu la qualité.
Faites votre choix
Choisir entre ces deux méthodes de gestion des stocks se résume généralement à deux questions. Tout d’abord, une entreprise devrait déterminer si elle doit connaître son solde d’inventaire à tout moment. Cela peut être très important dans certains secteurs. De plus, lorsque vous essayez d’obtenir des prêts, vous voulez accéder à l’information la plus précise. Deuxièmement, une entreprise devrait décider combien d’argent elle est prête à investir dans un système de gestion des stocks. Le système perpétuel coûte plus cher que le système périodique. Un autre facteur à considérer est la sécurité de vos stocks. Si vos marchandises sont susceptibles d’être volées, il peut être judicieux de renforcer les contrôles internes. Dans les cas où vous voulez plus de sécurité pour les articles, un système de gestion des stocks perpétuel vous permet de savoir immédiatement si quelque chose n’est pas comptabilisé; parce qu’un compte périodique ne peut le faire qu’à la fin d’un mois entier, votre temps de réponse est généralement plus lent. Prenez en considération l’ampleur de la tâche de compter les stocks. Avez-vous beaucoup d’objets uniques ou bien des milliers de petits objets? Vos articles d’inventaire sont-ils précieux ou l’erreur de comptage d’un article aura peu d’importance? Dans certains cas, un système l’emporte sur l’autre; c’est juste une question de décider laquelle de ces deux méthodes fonctionne le mieux pour vous.
