Lorsque vous exploitez une petite entreprise, il est important que vous connaissiez tous les documents dont vous et vos employés avez besoin. Les formulaires comme le relevé d’emploi (RE) sont obligatoires pour tous les travailleurs au Canada.
Apprenez-en davantage sur le relevé d’emploi et sur la façon et le moment où vous devez en produire un.
Un relevé d’emploi (RE) est un formulaire que les employeurs remplissent pour les employés du programme d’assurance-emploi (AE). Même si l’employé n’a pas l’intention de demander des prestations d’assurance-emploi, le relevé d’emploi doit être rempli et soumis à Service Canada.
Le relevé d’emploi doit être rempli chaque fois que l’employé subit un arrêt de rémunération; toutefois, ces gains doivent être des gains assurables. Les gains assurables sont les indemnités versées aux employés sur lesquelles les cotisations à l’AE sont versées. Les cotisations à l’AE font partie des retenues obligatoires effectuées sur chaque chèque de paie, ainsi que d’autres retenues obligatoires applicables, telles que Canada Régime de pension (RPC)/Québec Régime de retraite (RRQ) et impôt fédéral sur le revenu.
L’interruption de la rémunération se produit chaque fois qu’un employé ne reçoit aucune rémunération assurable pendant sept jours consécutifs (note : cela ne s’applique pas aux employés ayant des horaires de travail inhabituels). À ce titre, un arrêt de rémunération survient généralement chaque fois qu’un employé est mis à pied, démissionne ou licencié.
Une autre situation se présente lorsque le salaire d’un employé tombe en dessous de 60 % de sa rémunération hebdomadaire normale en raison d’une maladie, d’une blessure, d’une grossesse ou de la nécessité de prendre soin d’un enfant ou d’un membre de la famille gravement malade.
Étant donné qu’un employé peut quand même retourner au travail ou demeurer un employé de l’employeur même s’il a subi un arrêt de rémunération, il est possible que tout au long de sa carrière au sein de l’employeur, de nombreux relevés d’emploi soient émis.
Par exemple, une employée qui a eu plusieurs congés de maternité peut avoir plus d’un relevé d’emploi pour le même employeur.
Il existe également des situations spéciales dans lesquelles des relevés d’emploi doivent être émis. Par exemple, lorsque l’entreprise ou l’organisation change son type de période de paie, un relevé d’emploi doit être émis pour tous les employés, même s’ils ne subissent pas d’arrêt de rémunération.
De plus, s’il y a un changement de propriétaire, l’ancien employeur doit habituellement émettre des relevés d’emploi à tous les employés, sauf s’il n’y a pas eu d’interruption réelle des gains des employés pendant le changement, et si le nouvel employeur accepte d’émettre un seul relevé d’emploi qui couvre les deux périodes d’emploi au besoin.
Pour une liste plus complète des situations particulières dans lesquelles un relevé d’emploi doit être produit, veuillez consulter le Guide RE sur le site Web de Service Canada..
Un relevé d’emploi peut être émis sur papier ou par voie électronique à Service Canada. Selon la méthode choisie, la date limite de production est différente. Si un relevé d’emploi est produit sur papier, l’original (partie I) doit être remis à l’employé.
La Partie II du relevé d’emploi doit ensuite être émise à Service Canada dans les cinq jours civils suivant le premier jour de l’arrêt de rémunération (le dernier jour où l’employeur a pris connaissance de l’arrêt de rémunération). L’employeur a l’obligation de conserver la partie III du relevé d’emploi, ainsi que les dossiers de paie relatifs à l’information, pendant six ans après l’année où il a été émis.
Lorsque le relevé d’emploi est soumis par voie électronique, les données sont transmises directement à la base de données de Service Canada, où elles sont utilisées pour traiter les demandes d’assurance-emploi. L’employeur doit produire le relevé d’emploi dans l’un des délais suivants :
Si, pour une raison quelconque, le relevé d’emploi est inexact ou en raison d’un règlement subséquent entre l’employeur et l’employé, le relevé d’emploi doit être mis à jour en conséquence. Dans ce cas, l’employeur peut émettre un relevé d’emploi modifié à Service Canada. Encore une fois, le relevé d’emploi modifié peut être soumis sur papier ou par voie électronique.
Cet article ne fait qu’effleurer la surface du moment et de la façon d’émettre un relevé d’emploi. C’est toujours une bonne idée de visiter Site Web de Service Canada pour avoir un aperçu plus complet de la date et de la façon dont les relevés d’emploi sont émis, ainsi que pour toute mise à jour de l’information ou des changements de procédure.
Par QuickBooks + Paie vous pouvez produire votre relevé d’emploi directement à partir de QuickBooks en ligne. À l’aide de vos renseignements sur la paie, la fonction Paie vous permet de traiter, de réviser et d’utiliser la TED pour soumettre votre relevé d’emploi.
Le relevé d’emploi dans QuickBooks est semblable au formulaire rempli par l’intermédiaire de Services Canada, mais comme chaque relevé d’emploi a un numéro de série particulier, vous ne pouvez pas soumettre le formulaire QuickBooks directement à Service Canada. Toutefois, QuickBooks est connecté à la TED, ce qui signifie qu’il prend vos données de paie et les transfère automatiquement à un formulaire RE de Services Canada.
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