Documents essentiels à fournir à votre comptable pour la période des impôts 2025

1. Renseignements d’identification

Chaque propriétaire de petite entreprise au Canada doit fournir son numéro d’assurance sociale (NAS) et ses renseignements d’enregistrement d’entreprise. Ces chiffres sont utilisés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour faire le suivi de vos renseignements fiscaux personnels et commerciaux.

Si vous avez un conjoint ou conjoint de fait, vous devez également fournir ses documents d’identité à votre comptable. Il en va de même pour les personnes à charge, bien que, selon leur âge, elles peuvent ne pas encore avoir de NAS.

3. Formulaires d’impôt pertinents

Votre comptable aura besoin d’un certain nombre de formulaires pour préparer votre déclaration de revenus. Les principaux formulaires sont les feuillets T4 et les relevés 1, qui indiquent les revenus et les déductions d’emploi, et sont essentiels pour les employés et les employeurs.

Les reçus de dons, qui servent de preuves de dons de bienfaisance, permettent de débloquer de potentiels précieux crédits d’impôt. Si vous avez des placements, les feuillets T5 et les relevés 3 indiquent les intérêts, les dividendes et d’autres revenus de placements.

De plus, des formulaires comme le formulaire T2202, le relevé 8 pour les frais de scolarité et montant relatif aux études ou les reçus de frais médicaux sont essentiels pour demander des crédits personnels. Si vous n’êtes pas certain d’avoir besoin d’un reçu, d’un feuillet T ou d’un relevé 1 pour vos impôts, enregistrez-le et vérifiez auprès de votre comptable.

4.  Comptes de revenus

Vous devez fournir un sommaire de vos revenus d’entreprise. En outre, votre comptable peut demander des registres de revenus d’entreprise, tels que des relevés bancaires, des bordereaux de dépôt et des factures de vente. De cette façon, il pourra examiner ce que vous avez enregistré et s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs comptables qui pourraient vous amener à payer plus d’impôt que vous ne le devriez.

Les propriétaires d’entreprise font souvent l’erreur d’utiliser un seul compte bancaire pour les opérations personnelles et professionnelles. Cela peut créer de la confusion et à des inexactitudes dans le suivi des revenus de l’entreprise, par exemple en comptabilisant tous les dépôts en tant que revenus alors que ce n’est pas vraiment le cas.

5. Dossiers de dépenses

En plus des sommaires des revenus, vous devrez résumer vos dépenses. Tenez des registres détaillés, y compris les reçus, les factures et les relevés de carte de crédit, qui sont essentiels pour demander des déductions. Selon le type d’entreprise que vous avez et le volume des opérations que vous avez au cours de l’année, votre comptable pourrait ne pas demander à voir tous ces registres.

Vous devez toutefois les conserver, car si vous faites l’objet d’une vérification de l’ARC, il vous incombe de prouver que vous avez engagé ces dépenses. L’ARC recommande de conserver vos dossiers d’entreprise et fiscaux pendant six ans.

6. Activité liée aux immobilisations

Faites le suivi de toutes les ventes et de tous les achats d’immobilisations comme de l’équipement, des bâtiments ou des véhicules au cours de l’année. Les lois fiscales canadiennes permettent aux entreprises de demander une dépréciation (appelée déduction pour amortissement, ou DPA, dans votre déclaration de revenus).

Le montant est calculé en fonction de la valeur de l’actif, il est donc important de tenir des registres précis de toutes les ventes et de tous les achats d’immobilisations. La DPA est une retenue sur le revenu d’entreprise qui réduit le revenu imposable. La déclaration d’une activité liée aux immobilisations permet à votre comptable de calculer et de rajuster la DPA de manière précise.

7. Information sur les prêts et subventions aux entreprises

Fournissez les détails de tout prêt ou toute subvention commerciale, y compris les reçus de financement et les états des intérêts courus. Les subventions peuvent être imposables ou non imposables. Par conséquent, il est essentiel de déclarer toute subvention reçue pour déterminer de manière précise le revenu imposable de votre entreprise. Si vous ne les déclarez pas, cela pourrait entraîner des calculs d’impôt incorrects et des problèmes potentiels avec les autorités fiscales.

Les prêts commerciaux ne sont pas déductibles des revenus imposables, mais l’intérêt que vous payez sur ces prêts est déductible. En fournissant les détails de vos prêts commerciaux, vous permettez à votre comptable de calculer et de demander une déduction précise pour les frais d’intérêt, ce qui peut réduire considérablement votre revenu imposable.

8. Information sur la paie

Si vous avez des employés, vous devez les identifier et fournir leurs détails de paie afin que votre comptable puisse préparer leurs T4 ou Relevé 1. Ces détails comprennent :

• Nom, adresse, NAS et date de naissance de l’employé
• Rémunération de l’employé
• Déduction de l’employé, p. ex. impôt sur le revenu, RPC/RRQ, AE et RQAP
• Tous les avantages imposables ou autres déductions du revenu de l’employé

9. Infos sur les stocks

Si vous exploitez une entreprise où vous vendez des produits, il est important de faire le suivi de vos stocks. Il est essentiel d’avoir un décompte de stocks exact pour calculer le coût des produits vendus (CPV). Il s’agit d’une information clé pour déterminer le profit brut de votre entreprise.

Le coût des produits vendus représente les coûts directs associés à la production des biens que votre entreprise vend. Cela comprend le coût des matériaux et de la main-d’œuvre directement utilisés pour créer le produit. Une tenue précise des stocks permet de déterminer la quantité de stocks qui a été achetée et vendue au cours de la période comptable, afin que votre comptable sache ce qu’il doit déduire de votre revenu.

10.  Déductions potentielles

Les dépenses d’entreprise désignent souvent les déductions du revenu d’entreprise. Mais il existe d’autres types de déductions qui vous éviteront de payer plus d’impôt. Ces déductions ne se limitent pas aux contribuables qui ont une petite entreprise.

Par exemple, les cotisations aux régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER) entraînent une déduction qui réduit le revenu imposable et, par conséquent, réduit également l’impôt. Bien que ces cotisations ne soient pas des dépenses d’entreprise (puisqu’elles sont de nature personnelle et qu’elles ne sont pas directement liées à l’exploitation de l’entreprise), elles peuvent quand même être déduites de votre revenu imposable.

Discutez avec votre comptable des déductions potentielles telles que les frais de bureau à domicile, les déplacements professionnels et les frais de marketing en lui fournissant les documents pertinents.

11.  Information de placement

Informez votre comptable de tous vos investissements commerciaux, y compris les actions, les obligations et les biens immobiliers. Les revenus de placements peuvent avoir un impact substantiel sur votre situation fiscale globale.

Il est important de comprendre comment les différents types de revenus de placements sont imposés et de planifier en conséquence, peut-être avec l’aide d’un conseiller financier ou d’un fiscaliste, afin d’optimiser vos résultats fiscaux.

Finaliser la préparation d’impôt

Avec cette liste de contrôle, la période des impôts se passera sans tracas. De nombreux comptables ont leur propre liste de contrôle qu’ils fournissent aux clients au début de la période des impôts. Si vous n’êtes pas sûr des documents à lui fournir, n’hésitez pas à lui demander.

N’oubliez pas qu’une bonne tenue de dossiers tout au long de l’année est essentielle pour produire une déclaration de revenus sans problème. QuickBooks offre des outils qui permettent de simplifier ce processus afin que vous soyez toujours prêt et pour rendre la collecte de vos documents fiscaux plus facile.

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