Importance du temps – Gestion du temps pour les gestionnaires

La gestion du temps n’est pas seulement un art, c’est une discipline artistique à part entière. C’est difficile d’être gestionnaire, ce n’est pas un argument! Parfois, au cours d’une journée normale, de petits incendies se déclarent et modifient inévitablement toute la stratégie de travail de votre équipe. Apprendre à hiérarchiser vos besoins, les besoins des membres de votre équipe et ceux de l’entreprise dans son ensemble est l’une des premières étapes pour gérer efficacement la journée de toute l’équipe. Mais comment êtes-vous censé gérer tous ces petits incendies, tout en vous assurant que les membres de votre équipe sont productifs ou que vous êtes productif?

Bloquer les heures travaillées

Dans presque tous les cabinets professionnels, qu’il s’agisse de fournir des services au public ou non, il peut se passer tellement de choses à un moment donné qu’il est presque impossible d’accomplir quoi que ce soit. Il est facile de comprendre pourquoi vous ne vous sentez pas productif. Mais peu importe le nombre de distractions, il est essentiel pour votre équipe et votre entreprise dans son ensemble de comprendre la valeur du temps protégé ou bloqué. Planifiez des périodes de temps durant lesquelles aucun membre de l’équipe ne planifie quoi que ce soit d’autre.

Chaque période bloquée doit être utilisée pour des projets pour lesquels peu ou pas de temps sont déjà délégués. En plus des heures bloquées, planifiez des heures non bloquées – il s’agit du moyen idéal pour votre équipe de pouvoir vous rencontrer, en petits groupes ou individuellement, pour des questions, des discussions ou tout autre sujet qui mérite toute votre attention.

Lorsque vous planifiez ces périodes de temps, assurez-vous de planifier certaines périodes pour vous-même. Utilisez ces blocs pour tout ce qui vous concerne – votre bien-être, vos projets personnels ou vos courses. Surtout si cela n’a aucun rapport avec le travail. Mais si vous avez des projets qui prennent du retard, le fait de bloquer du temps peut vous empêcher de vous laisser distraire. Vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez accomplir en fermant simplement votre fenêtre de courriel et en mettant votre cellulaire en mode avion.

Créer un calendrier

Pour planifier ces heures bloquées et débloquées, vous devez établir un calendrier d’équipe. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez prévoir quelques semaines ou mois d’absence. Certaines entreprises planifient plus tard – un, deux ou même cinq ans à l’avance.Planifier l’avenir de votre entreprise n’est pas une prévision parfaite, mais elle met tout le monde sur la même longueur d’onde.

Rencontres individuelles avec les membres de l’équipe

L’un des premiers éléments à inscrire au calendrier de votre entreprise ou de votre projet sont les blocs pour les réunions d’équipe. Des rencontres individuelles devraient également être prévues, ou du moins des périodes de temps durant lesquelles les membres de l’équipe peuvent venir vous poser des questions ou clarifier la situation. Au moins une fois par mois, des rencontres individuelles doivent être programmées avec chaque membre de votre équipe.

Lorsque vous préparez le calendrier du mois en cours, prenez quelques jours chaque semaine pour planifier des entretiens individuels consécutifs. et la satisfaction générale. La planification consécutive vous permet également de respecter votre horaire global sans interrompre votre journée.

Réunions debout

Les réunions debout, dans lesquelles les participants se lèvent littéralement, sont un excellent moyen de maintenir l’accessibilité à votre équipe et de dire ce qui doit être dit d’une manière courte et concise. Bien qu’il s’agisse d’un outil fantastique pour évaluer la productivité et assurer que les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde, une plainte courante des employés concernant les réunions debout est que l’information pourrait avoir été transmise par courriel.

Il s’agit d’une plainte valide dans une certaine mesure, car l’objet de la rencontre ne devrait pas être éclipsé par le fait que certains employés ne supportent pas d’être obligés de rester debout pendant que vous parlez. Ils peuvent également avoir l’impression que votre « réunion sur la productivité » nuit à leur productivité. Trop souvent, même les courriels envoyés avec une balise de priorité élevée peuvent ne pas être lus pendant des heures et, si la date limite est dépassée, cela pourrait mener au désastre.

Les réunions debout peuvent être un outil précieux lorsqu’elles sont utilisées correctement. Ne les utilisez pas trop souvent ou rarement, car aucune des deux approches n’obtient les résultats escomptés. Une fois que vous avez établi le rythme approprié pour votre équipe, assurez-vous que les réunions debout sont brèves.

L’une des principales raisons pour lesquelles la direction préfère les réunions debout est en fait effets physiologiques qu’ils ont sur une personne– ou plutôt n’en avez pas. Les réunions assises qui durent plus de 30 minutes peuvent perdre l’intérêt d’une personne. Les réunions debout qui durent plus longtemps que la personne ne peut se tenir debout font à peu près la même chose. Trouvez l’endroit idéal pour votre équipe – peut-être une fois par semaine, pendant 15 minutes.

Les réunions debout, surtout en raison de leur brièveté, nécessitent un suivi pour s’assurer que tout le monde a compris le contenu, ainsi que pour s’assurer que tout le monde a la possibilité de répondre ou d’offrir d’autres idées qui n’ont pas été présentées pendant la réunion.

Apprenez à redéfinir efficacement les priorités – toute la journée

Être gestionnaire d’une entreprise de toute taille vous prouve à quel point il est difficile d’associer une description de poste à votre poste. Chaque jour est complètement différent du précédent. Agitée? Peut-être. Excitant? Certainement.

L’un des aspects de votre position qui peut vous donner l’impression que rien n’est jamais fait est la nécessité presque constante de redéfinir les priorités. Reconnaître l’importance d’établir des priorités dans la gestion du temps fait de vous un gestionnaire efficace. Abordez chaque élément au fur et à mesure. Lorsque vous pouvez faire la distinction entre un objet important et un objet « en feu », vous constatez que la productivité de toute votre équipe augmente. L’une des meilleures qualités d’un bon gestionnaire est la capacité de diriger. Travailler en équipe et mener ses coéquipiers vers la victoire est une bonne chose, en effet.

Établir des priorités tout au long de la journée signifie reconnaître chaque étape de toute procédure. Chaque étape doit être effectuée pour que le projet soit terminé. Considérez chaque projet comme une montagne. Si vous détruisez la montagne avec un maillet, des morceaux tomberont de cette façon. L’une des caractéristiques d’un bon chef d’équipe est de voir tous ces éléments éparpillés sur le sol et de savoir exactement comment les reconstituer .comment faire le travail. La prochaine fois que votre équipe perçoit un projet comme une énorme montagne de tâches, utilisez la situation pour l’aider à comprendre l’importance d’établir des priorités dans la gestion du temps. Aidez-les à « répartir les choses » dans les projets plus petits. Même les tâches minuscules doivent être accomplies pour qu’un projet se concrétise.

Apprenez à déléguer

En tant que gestionnaire, vous pourriez avoir l’impression que tout dans votre service repose uniquement sur vos épaules. Au contraire, vous n’avez pas à tout faire. Si vous occupez un poste de direction, c’est peut-être parce que vous aimez conquérir le monde. Malgré tout, on vous a confié un rôle de gestionnaire parce que vous êtes doué pour la gestion. Vous reconnaissez l’importance de la gestion du temps au travail. Au sein de votre service, il y a probablement plusieurs secteurs plus petits qui pourraient être chacun leur propre petit service. Désignez un responsable pour chacun des petits services. Aidez les employés du plus petit service à apprendre à mettre en œuvre une politique de gestion du temps.

La mise en œuvre d’une application de suivi des heures travaillées peut également vous aider à mieux comprendre où le temps est perdu et ce qui peut être fait pour améliorer efficacement la gestion du temps au travail. Saviez-vous que vous pouvez même intégrer TSheets à QuickBooks? Plus de 5,6 millions de petites entreprises utilisent QuickBooks en ligne pour la comptabilité, la facturation, la paie et plus encore. Obtenir QuickBooks en ligne Maintenant.