Notions de base de la comptabilité pour les organismes sans but lucratif : Comment personnaliser QuickBooks en fonction de vos besoins

QuickBooks est l’un des logiciels de comptabilité en ligne les plus populaires pour les organismes sans but lucratif. QuickBooks est facile à utiliser, mais possède de nombreuses fonctions pertinentes pour la tenue des livres des organismes sans but lucratif. Bien qu’il existe une version de QuickBooks pour les organismes sans but lucratif, QuickBooks Premier NonProfit, la version standard de QuickBooks, coûte moins cher et peut facilement être adapté aux organismes sans but lucratif. Personnaliser QuickBooks pour la comptabilité des organismes sans but lucratif est simple et consiste principalement à modifier quelques termes dans les menus.

Notions de base de la personnalisation de QuickBooks pour les organismes sans but lucratif

Les organismes sans but lucratif peuvent utiliser la version de comptabilité infonuagique de QuickBooks, QuickBooks en ligne ou le logiciel QuickBooks autonome. QuickBooks offre des services simples, étape par étapeinstructions pour la personnalisationle programme à l’intention des organismes sans but lucratif. Cependant, une grande partie du processus peut être accomplie en quelques clics :

1. Dans la liste déroulante « secteur d’activité de l’entreprise », sélectionnez « Organisation sans but lucratif ».
2. Dans la liste déroulante « Type d’entreprise », sélectionnez de nouveau « Organisation sans but lucratif ».

Cette action renomme plusieurs éléments de base du menu pour mieux répondre aux fonctions de tenue des livres et de comptabilité des organismes sans but lucratif. Par exemple, l’élément de menu « client » est renommé « donateur ». l’élément de menu « facture » est renommé « promesse ». et l’élément de menu « État des résultats » est remplacé par « État des résultats ».

Toutes les modifications ci-dessus, ainsi que toute autre modification apportée aux éléments de menu, peuvent également être effectuées ou modifiées plus tard. Par exemple, l’élément de menu nouvellement renommé « État des activités » peut être modifié plus tard pour « État des activités financières ».

Personnalisation plus poussée de QuickBooks pour les organismes sans but lucratif

Il existe plusieurs autres façons pour les organismes sans but lucratif depersonnaliser QuickBookspour faciliter le suivi et la compilation des données. Une étape courante consiste à catégoriser les donateurs, les clients et les membres de l’organisme sans but lucratif par type, par lieu ou par services spécifiques qu’ils fournissent à l’organisme ou à ses clients. De plus, de nombreux organismes sans but lucratif, en particulier ceux qui dépendent beaucoup du travail des bénévoles, trouvent souvent utile de faire le suivi des bénévoles séparément en les saisissant dans l’élément de menu « autres noms ».

Une attention particulière doit également être accordée lorsqu’il s’agit de dons non monétaires, tels que des biens ou des services. Les biens donnés doivent être comptabilisés à leur juste valeur au moment de la réception, en tant que produits ou stocks. Les services donnés doivent également être enregistrés comme des revenus, à la valeur par rapport à ce qu’il en coûterait raisonnablement à l’organisme sans but lucratif pour acheter ces services. Les écritures de journal sont généralement considérées comme le meilleur moyen d’enregistrer les biens et services donnés.

Une fonction de QuickBooks particulièrement utile à activer est la piste de vérification. L’activation de la piste de vérification permet de faire le suivi de toutes les opérations et des changements de données. Il indique également la personne qui a saisi l’opération ou les modifications apportées aux données, ce qui contribue à protéger l’intégrité des données de l’organisation.

La saisie et la catégorisation appropriée de chaque opération, y compris les dons, les subventions, les dépenses et les activités de programme pour les clients, aident les organismes sans but lucratif à créer facilement une base de données complète. Il permet également de générer facilement des rapports utiles pour la direction de l’organisation ou les donateurs, ou à des fins fiscales. De plus, chaque rapport lui-même peut facilement être personnalisé pour répondre à un besoin particulier.