Conseils pour modifier la fréquence de paie

Le passage à des périodes de paie moins fréquentes peut vous faire gagner du temps et réduire vos coûts de traitement, mais, pour réussir cette transition, vous devez recalculer les paiements, entrer les changements dans votre logiciel comptable et communiquer avec vos employés au sujet de la transition.

Paie hebdomadaire

L’envoi hebdomadaire des chèques de paie donne lieu à 52 traitements de la paie par année, ce qui entraîne des frais de service chaque semaine, que vous exécutiez la paie à l’interne ou à l’externe. Les employés reçoivent leur chèque de paie le même jour chaque semaine, la plupart du temps le vendredi pour les employés salariés et rémunérés à l’heure ou pour les heures supplémentaires travaillées pendant la période de sept jours visée par le chèque.

Avantages de la paie hebdomadaire

Beaucoup d’employés aiment être payés chaque semaine. L’argent est versé de façon constante dans leurs comptes bancaires, ce qui leur permet de planifier plus facilement les finances de leur ménage. Lorsqu’un employé horaire fait des heures supplémentaires, la rémunération de ces heures lui est versée plus rapidement. Il n’est pas obligé d’attendre deux semaines ou même jusqu’à la fin du mois avant d’empocher ce montant supplémentaire. Cela peut s’avérer particulièrement utile si l’horaire hebdomadaire varie considérablement d’une semaine à l’autre. Par exemple, si un employé travaille 65 heures une semaine et 25 heures seulement la semaine suivante, il sera content de pouvoir compter sur la rémunération de ces heures supplémentaires à l’approche de sa semaine de travail à horaire réduit. Si vous offrez une paie hebdomadaire, vous pouvez vous attendre à une plus grande satisfaction de vos employés.

De votre côté, le calcul des heures supplémentaires est un processus simple si certains de vos employés sont rémunérés à l’heure. Puisque la période de paie coïncide avec la semaine de travail, il est facile de calculer la rémunération supplémentaire. Dans le cas des périodes de paie mensuelles, la première et la dernière semaine ne sont souvent pas des semaines complètes, ce qui peut compliquer le calcul. De plus, avec les périodes de paie hebdomadaires, il est plus facile de savoir quand il faut remettre les fiches de temps et les rapports sur les heures travaillées. La date limite demeure inchangée chaque semaine, car vous exécutez la paie le même jour chaque semaine. Avec une paie mensuelle, la date limite pour exécuter la paie peut varier d’un mois à l’autre selon le dernier jour du mois.

Inconvénients de la paie hebdomadaire

Le temps requis et les coûts de la paie hebdomadaire sont les plus gros inconvénients pour l’employeur. Comme vous devez exécuter la paie chaque semaine, il faut y consacrer du temps que vous pourriez accorder à d’autres tâches, et le personnel chargé du traitement de la paie doit délaisser d’autres tâches. Si vous embauchez quelqu’un pour exécuter la paie, cette personne sera rémunérée pour chaque paie exécutée, ce qui accroît les frais généraux.

Un versement plus fréquent de la paie peut également entraîner des coûts si vous émettez des chèques traditionnels sur papier, par exemple pour les formules de chèque et l’encre pour les imprimer. Si vous versez la paie par dépôt direct, des frais minimes pourraient vous être facturés pour chaque dépôt, selon le service que vous utilisez. Régler ces frais chaque semaine pourrait finir par constituer un montant élevé. Vous pouvez éventuellement réduire ces frais de moitié en optant pour une période de paie à la quinzaine ou mensuelle.

Passer d’une paie hebdomadaire à une paie à la quinzaine

Si vous passez d’une période de paie hebdomadaire à une période à la quinzaine, le calcul est simple. Dans le cas des employés horaires, vous continuez à les rémunérer en fonction des heures travaillées. Pour ce qui est des employés salariés, vous ne faites que doubler le montant du salaire hebdomadaire. Puis, vous doublez les cotisations aux régimes d’assurance et les autres retenues que vous prélevez sur les chèques de paie des employés.

Comme les primes du Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec et d’assurance-emploi sont calculées en tant que pourcentage des revenus, il n’y a aucune conversion particulière à effectuer. De la même manière, si vos employés accumulent des congés payés en tant que pourcentage des heures travaillées, vous n’avez pas à convertir ces valeurs.

Paie à la quinzaine

Lorsque vous exécutez la paie une semaine sur deux, il en résulte 26 périodes de paie par an. Presque tous les mois comptent deux jours de paie, mais certains en ont trois. Comme c’est le cas pour la période de paie hebdomadaire, une fréquence d’une semaine sur deux signifie que vos employés reçoivent leur paie le même jour de la semaine, mais seulement une semaine sur deux. Ainsi, vous pourriez les rémunérer un vendredi sur deux, par exemple.

Cette option diffère de la rémunération bimensuelle qui prévoit toujours deux chèques de paie par mois seulement, pour un total de 24 périodes de paie. Généralement, selon une fréquence bimensuelle, les employés sont rémunérés le quinzième jour et le dernier jour du mois au lieu d’une semaine sur deux.

Avantages de la paie à la quinzaine

Comparativement au calendrier de paie hebdomadaire, le versement de la paie toutes les deux semaines vous permet d’économiser beaucoup de temps, car vous devez l’exécuter seulement une semaine sur deux. Vous économisez de l’argent sur les dépôts directs et la préparation des chèques, car le nombre de fois par année que vous exécutez ces tâches est réduit de moitié. Une diminution de la fréquence de paie se traduit également par une réduction du risque d’erreur.

Si vous exécutez la paie chaque semaine, la probabilité accrue d’introduire une erreur humaine entre en ligne de compte. De plus, le versement de la paie toutes les deux semaines s’harmonise bien avec les semaines de travail, ce qui facilite le calcul des heures supplémentaires des deux semaines associées à chaque période de paie.

Inconvénients de la paie à la quinzaine

Un inconvénient du versement de la paie toutes les deux semaines réside dans l’harmonisation des dépenses mensuelles avec les périodes de paie. Lorsque vous exécutez la paie chaque mois, le calcul des retenues mensuelles est facile à faire. En fait, avec la paie hebdomadaire et la paie versée toutes les deux semaines, la première et la dernière période de paie de chaque mois s’échelonnent souvent sur deux mois différents. Le premier chèque de paie en mars peut prendre en compte quelques jours de février, alors que le dernier chèque du mois peut couvrir quelques jours d’avril, ce qui accroît la complexité du calcul des retenues.

Passer d’une paie toutes les deux semaines à une paie bimensuelle

Avec des périodes de paie toutes les deux semaines, vous rémunérez les employés toutes les deux semaines, mais avec les périodes bimensuelles, vous les rémunérez deux fois par mois. Par conséquent, avec un calendrier de paiement toutes les deux semaines, les employés reçoivent 26 chèques de paie par an, mais avec un calendrier bimensuel, ils en reçoivent 24.

Pour convertir le nouveau montant du paiement des employés salariés, multipliez leur salaire aux deux semaines par 26 et divisez le résultat par 24. Vous pouvez aussi diviser le salaire annuel par 24. Par exemple, si le montant des chèques de paie d’un employé s’élève à 2 000 $, l’employé gagne 52 000 $ par an. En divisant ce montant par 26, vous obtenez des paiements bimensuels de 2 166,67 $.

Vous pouvez procéder de la même façon pour calculer les retenues périodiques. Par exemple, si votre employé cotise à hauteur de 100 $ à une assurance maladie privée par chèque de paie versé toutes les deux semaines, cela équivaut à 2 600 $ par an. Lorsque vous passez à des chèques de paie bimensuels, ce montant doit être porté à 108,33 $.

Dans le cas des employés horaires, vous n’avez qu’à continuer à les payer à l’heure, mais il faudra peut-être convertir certaines retenues, comme nous l’avons expliqué précédemment. Cependant, le versement bimensuel de la paie à des employés horaires peut être déroutant, car la période de paie peut se terminer au milieu de la semaine, ce qui complique le calcul des heures supplémentaires. Pour cette raison, ce calendrier de paie fonctionne généralement mieux pour les employés salariés.

Paie mensuelle

Si vous optez pour une paie versée mensuellement, vous n’exécutez la paie qu’une seule fois par mois et vos employés reçoivent un seul chèque de paie par mois, soit un total de 12 chèques par an. La date de paie peut varier. Par exemple, vous pouvez exécuter une paie le 20 de chaque mois. Le versement mensuel de la paie n’est plus aussi populaire qu’auparavant. Les employeurs ne tirent pas d’immenses avantages à exécuter la paie seulement une fois par mois. De plus, ce calendrier de paie est impopulaire parmi les employés en raison des difficultés qu’il pose pour établir un budget.

Avantages de la paie mensuelle

Le versement mensuel de la paie est relativement facile à gérer. Le traitement ne se fait qu’une fois par mois. De plus, il s’harmonise bien avec toutes les retenues salariales mensuelles que vous devez appliquer, comme les impôts et les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime de rentes du Québec (RRQ) et à l’assurance-emploi (AE). Au lieu de répartir ces retenues sur plusieurs chèques, vous pouvez prélever la totalité du montant à même un seul chèque pour chaque employé.

Inconvénients de la paie mensuelle

Un des plus importants problèmes qui peuvent se présenter en exécutant la paie une seule fois par mois concerne la conformité aux lois provinciales. La plupart des provinces autorisent le versement mensuel de la paie, mais certaines vous obligent à payer vos employés plus fréquemment. En Colombie-Britannique, les entreprises doivent payer leurs employés au moins deux fois par mois. Cela signifie que vous devez opter au moins pour une période de paie bimensuelle, ce qui revient à payer vos employés deux fois par mois, souvent le quinzième et le dernier jour du mois. Dans d’autres provinces, les règles diffèrent selon que les employés sont salariés ou horaires. En Saskatchewan, si vous avez des employés salariés payés tous les mois, vous pouvez les rémunérer chaque mois, mais les autres employés devront être rémunérés au moins deux fois par mois.

Un autre problème avec le versement mensuel de la paie est la satisfaction des employés. Financièrement, il n’est pas toujours facile pour les employés de répartir leur argent sur l’ensemble du mois. En théorie, puisque la plupart des factures sont reçues chaque mois, les employés devraient être en mesure de les payer lorsqu’ils reçoivent leur chèque de paie et d’établir un budget pour les autres dépenses. Sauf qu’en pratique, la répartition de l’argent sur l’ensemble du mois est une chose difficile, surtout pour les employés qui vivent d’une paie à l’autre. S’il leur est difficile d’établir un budget mensuel régulier, ces employés pourraient éprouver des difficultés à joindre les deux bouts jusqu’au versement suivant de la paie, engendrant divers inconvénients.

Choisir une fréquence de paie

Avant d’envisager quoi que ce soit, examinez la réglementation en matière de paie dans votre province. Vous pourriez ne pas pouvoir choisir le versement mensuel de la paie si vous exploitez une entreprise dans une province qui exige un minimum de deux périodes de paie par mois. Une fois que vous connaîtrez bien la réglementation, vous pourrez évaluer les avantages et les inconvénients qui s’appliquent à vos circonstances particulières. Une période de paie fréquente aide les employés à ne pas se retrouver sans argent avant la fin du mois.

Passer en revue les coûts et le temps requis pour les différentes fréquences de paie peut vous aider à décider ce qui vous convient le mieux. Une paie toutes les deux semaines offre souvent un bon équilibre entre la satisfaction des employés et les coûts sans accroître votre fardeau comptable ou financier.

Modifications effectuées dans un logiciel

La plupart des logiciels de paie permettent de définir la période de paie, et il suffit de modifier les renseignements dans cette section pour changer la fréquence de paie. Par exemple, si vous utilisez QuickBooks Desktop, vous pouvez ouvrir un calendrier de paie, cliquer sur Modifier et sélectionner l’option voulue dans un menu déroulant.

Si vous passez d’un calendrier de paie hebdomadaire ou de paie toutes les deux semaines à un calendrier de paie bimensuel ou mensuel, vous devez également tenir compte des jours du mois où tombe la paie. Par exemple, vous pouvez sélectionner le premier et le quinzième jour de chaque mois.

Employés faisant l’objet d’une transition

Idéalement, vous ne devriez pas surprendre vos employés avec un changement de période de paie. Vous devriez plutôt les informer au moins un mois à l’avance et leur expliquer l’incidence de ce changement sur leur rémunération. Par exemple, si vous passez d’une paie toutes les deux semaines à une paie bimensuelle, expliquez aux employés qu’ils recevront des chèques de paie plus importants, mais qu’ils en recevront deux de moins par année.

De la même manière, si vous externalisez le service de la paie, votre fournisseur gère les changements à apporter aux calculs. N’oubliez pas que vos coûts pourraient s’accroître si vous augmentez la fréquence des périodes de paie, car il est possible que votre fournisseur facture chaque exécution.

Au bout du compte, en déterminant la fréquence des périodes de paie, vous devez trouver un équilibre entre une solution rentable pour vous et un calendrier de paie qui répond aux besoins de vos employés.

L’évaluation des avantages et des inconvénients des différentes fréquences de paie vous aide à trouver cet équilibre. Déterminer la meilleure solution de paie facilite le traitement de la paie, peu importe la fréquence choisie. Saviez-vous que vous pouvez payer les employés dans QuickBooks? Ajoutez le service Paie dès aujourd’hui.