Votre guide facile des retenues sur la paie

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez beaucoup de responsabilités, y compris celle de payer vos employés. Par ailleurs, l’émission des chèques de paie n’est pas votre seule obligation. Vous devez également effectuer les retenues sur la paie de vos employés, les remettre à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et vous acquitter de plus de formalités administratives que vous ne le pensez. Au Québec, les propriétaires d’entreprises doivent également remettre les retenues à Revenu Québec.

Les retenues sur la paie comprennent les cotisations à l’assurance-emploi (AE), au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au RRQ et l’impôt sur le revenu. Le RRQ est la cotisation de retraite versée au Québec qui prend la place du RPC. Dans de rares cas, vous pourriez être amené à retenir les pensions alimentaires pour enfants ou autres saisies-arrêts sur les chèques de paie de vos employés. Heureusement, le processus est relativement simple, et avec les bonnes informations et les bons outils, vous pouvez facilement gérer la paie et les déductions.

Comment traiter la paie

Vous pouvez répartir la paie en quelques étapes :

1. Ouvrez un compte de retenues sur la paie auprès de l’ARC (et de Revenu Québec si vous êtes au Québec).
2. Demandez aux employés de remplir un formulaire TD1 (et le formulaire TP-1015.3 si vous êtes au Québec).
3. Calculez les retenues sur la paie et retenez-les sur les chèques de vos employés.
4. Verser les retenues sur la paie, les cotisations à l’AE et les cotisations au RPC (ou au RRQ) à l’ARC/Revenu Québec.
5. Déclarez tout sur un formulaire T4 ou T4A à la fin de l’année d’imposition; si vous êtes au Québec, vous devrez également déclarer les retenues à la source sur votre relevé 1 et votre sommaire annuels.

Ouvrir un compte de la paie

Pour configurer un compte de retenues sur la paie auprès de l’ARC, vous devez avoir un numéro d’entreprise (NE). Si vous êtes déjà inscrit au programme de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) ou au programme d’importation et d’exportation, vous avez un numéro d’entreprise. Mais dans d’autres cas, vous devez en obtenir un .

Vous pouvez vous inscrire en ligne à Enregistrement en ligne des entreprises. Vous aurez besoin de votre numéro d’assurance sociale (NAS) et d’une copie d’une déclaration de revenus récente pour vérifier votre identité. Vous pouvez également demander un NE par la poste en utilisant le formulaire RC1 (Demande de numéro d’entreprise) ou en appelant l’ARC au 1 800 959-5525 .

Une fois que vous avez un NE, vous pouvez vous inscrire au compte de la paie par l’intermédiaire de Mon dossier d’entreprise. Ensuite, vous pouvez remplir vos déclarations, répondre aux avis, consulter les exigences de versement, vérifier votre solde et vous occuper des éléments essentiels de la paie. Si vous voulez qu’un comptable ou une autre personne accède à votre compte de la paie, ils doivent s’inscrire par l’intermédiaire du service Représenter un client.

En plus de s’inscrire auprès de l’ARC, les propriétaires d’entreprise du Québec doivent également ouvrir un compte de retenues sur la paie auprès de Revenu Québec. Si vous avez déjà enregistré votre entreprise auprès de la province de Québec, vous pouvez demander un compte de retenues sur la paie par l'intermédiaire de Revenu Québec .Mon dossier pour les entreprises. Une fois que vous vous êtes connecté à Mon dossier, vous pouvez demander un compte de la paie en navigant vers la section Retenues et cotisations. Si vous devez enregistrer votre entreprise, vous pouvez le faire en soumettant formulaire LM-1 en ligne, par la poste ou par télécopieur; dans le formulaire, vous pouvez indiquer que vous voulez également demander un compte de la paie. Vous pouvez aussi téléphoner à Revenu Québec au 1 800 567-4692 pour inscrire votre entreprise et demander un compte de la paie.

Remplir le formulaire TD1

Pour déterminer le montant d’impôt à retenir sur les chèques de vos employés, vous devez leur demander de remplir le formulaire TD1 (Déclaration des crédits d’impôt personnels). Tous les nouveaux employés doivent remplir ce formulaire, mais vous pouvez également l’utiliser pour les employés qui souhaitent modifier leurs demandes ou augmenter leurs retenues à la source.

Commencez avec le TD1 fédéral. Ensuite, si un employé demande plus que le montant personnel de base, vous remplissez également le formulaire TD1 provincial ou territorial .(au Québec, le formulaire provincial est la Déclaration pour la retenue d'impôt TP-1015.3). Par exemple, s’il constate qu’il s’agit d’une personne à charge, vous devez lui demander de remplir le formulaire provincial ou territorial.

Les particuliers qui ont plusieurs employeurs ne devraient pas demander les crédits d’impôt personnels sur plusieurs formulaires TD1. Ils doivent plutôt cocher la case située à côté de la ligne « plus d’un employeur » au dos du formulaire. Ensuite, ils doivent ignorer les lignes 1 à 12 au recto du formulaire et inscrire zéro à la ligne 13.

Vérifiez les renseignements sur les formulaires pour vous assurer qu’ils sont exacts. Vérifiez les NAS de vos employés pour vous assurer qu’ils correspondent à leur pièces d’identité avec photo. Lorsque vous avez terminé, vous n’avez pas besoin d’envoyer ces formulaires à l’ARC ou à Revenu Québec. Vous les conservez simplement pour vos dossiers et les utilisez pour calculer les retenues sur la paie, mais si le gouvernement demande à voir ces formulaires, vous devez les présenter.

Calcul des retenues sur la paie

Pour calculer les retenues sur la paie de vos employés, vous devez d’abord examiner leurs gains. En plus de prendre en compte les paiements en espèces, vous devrez peut-être ajouter d’autres avantages non pécuniaires. Par exemple, si vous fournissez le logement et les repas, cela est considéré comme un avantage imposable.

Vous devez ajouter la valeur de cet avantage à la paie de vos employés avant de calculer les retenues sur la paie. Ensuite, vous pouvez calculer le montant d’impôt à retenir à l’aide du Calculateur de retenues sur la paie en ligne ou le guide T4127 (Formules de retenues sur la paie). Les propriétaires d’entreprise du Québec peuvent déterminer le montant d’impôt à retenir à l’aide du formulaire de Revenu Québec .WebRAS outil.

Vous devez également déduire les cotisations au RPC ou au Régime de rentes du Québec (RRQ) sur les chèques de vos employés. Tous les employés âgés de 18 à 70 ans doivent verser ces cotisations. N’oubliez pas que vous devez également verser des cotisations équivalentes à celles de vos employés au RPC/RRQ. Enfin, vous devez calculer les cotisations à l’AE et les retenir sur le paiement de vos employés, et vous devez également verser 1,4 fois le paiement de chaque employé (ou 1,3 fois au Québec).

Verser les retenues sur la paie

Après avoir fait les chèques de vos employés, vous devez verser les retenues sur la paie fédérales que vous avez retenues au plus tard le 15 du mois suivant. Par exemple, si vous payez vos employés en avril, vous devez verser les retenues au plus tard le 15 mai.

Vous pouvez payer en ligne par l’intermédiaire de Mon dossier d’entreprise en utilisant le portail Mon paiement ou en configurant un débit préautorisé de votre compte bancaire. Avec une pièce de versement originale, vous pouvez également effectuer un paiement auprès de votre banque ou envoyer un paiement par courrier à l’ARC. Les propriétaires d’entreprise du Québec doivent également verser les retenues à la source à Revenu Québec. La fréquence des versements à Revenu Québec dépend de certaines conditions. Selon votre type d’activité, vous pouvez être tenu d’effectuer des versements annuels, trimestriels, mensuels, bimensuels ou hebdomadaires.

Remplir les formulaires T4

Après chaque année d’imposition, vous devez remplir un Feuillet T4 pour chacun de vos employés. Ensuite, vous devez remplir un sommaire T4 avec toutes les informations relatives à vos employés. Si vous avez versé une pension à d’anciens employés ou effectué des paiements à des sous-traitants, vous devez également remplir un T4A pour eux. Au Québec, les propriétaires d’entreprise doivent remplir un feuillet T4 et un relevé 1 et Sommaire du relevé 1.

Vous devez remplir ces formulaires pour tout employé que vous avez payé plus de 500 $ ou tout employé au nom duquel vous avez effectué des retenues sur la paie. Ces formulaires doivent être remis à vos employés au plus tard le dernier jour de février suivant l’année au cours de laquelle ils ont travaillé pour vous .

Calculateur de paie en ligne

Pour calculer les déductions de vos employés, vous devez utiliser différentes formules. L’ARC publie des tableaux de formules conçus pour être utilisés avec des logiciels.

Ces formules comportent plusieurs variables, varient d’une province à l’autre et ne sont pas utilisées par la plupart des gens pour calculer manuellement les retenues sur la paie. En revanche, les cotisations à l’AE et au RPC/RRQ sont relativement faciles à calculer :

• Cotisations à l’AE pour les employés du Québec : Rémunération assurable x 1,3 %, jusqu’à concurrence de 672,10 $ par année.

• Cotisations de l’employé à l’AE : Rémunération assurable x 1,66 %, jusqu’à un maximum de 858,22 $ par année.

• Cotisations patronales à l’AE : Cotisations salariales x 1,4.
• Cotisations de l’employé au RPC : Gains ouvrant droit à pension moins 3 500 $ multiplié par 4,95 %, jusqu’à concurrence de 2 593,80 $ par année.
• Cotisations de l’employeur au RPC : Cotisations de l’employé au RPC x 1.

Les taux de cotisations à l’AE et au RPC/RRQ ainsi que les cotisations annuelles maximales changent chaque année. Ces taux sont les plus récents en date d’août 2018. Pour obtenir de l’aide sur le calcul des retenues sur la paie, vous devriez consulter le site de QuickBooks en ligne calculateur de retenues sur la paie ou le Revenu Québec outil webRAS si vous êtes au Québec. Vous pourriez aussi investir dans un logiciel de paie pour vous aider à traiter ces calculs.

Module complémentaire QuickBooks Paie

Lorsque vous ajoutez QuickBooks Paie à votre logiciel comptable, vous avez la possibilité de calculer la paie facilement et rapidement. Vous saisissez les détails des formulaires TD1 de vos employés. Ensuite, quand vient le temps de payer vos employés, vous inscrivez leurs gains pour la période de paie .

À ce stade, le logiciel fait le reste. Il calcule le montant de l’impôt sur le revenu que vous devez retenir ainsi que les cotisations à l’AE et au RPC/RRQ de vos employés, puis il peut remettre ces montants à l’ARC pour vous. Comme le logiciel est basé sur le nuage, il est automatiquement mis à jour lorsque les taux ou les cotisations annuelles maximales changent, et par extension, vous n’avez pas à vous soucier d’utiliser des chiffres ou des formules de paie périmés .

Vous pouvez également créer des options de paie personnalisées. Si vous versez un salaire mensuel à certains de vos employés et un salaire hebdomadaire à d’autres, QuickBooks Paie peut gérer ces différences. Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer le système pour qu’il dépose automatiquement les chèques de paie de vos employés dans leurs comptes bancaires et leur envoie leurs fiches de paie en ligne .

Prêt à commencer? Ajouter la fonction de paie à QuickBooks en ligne est aussi simple qu’un clic de souris.