Votre guide facile des retenues sur la paie

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez beaucoup de responsabilités, y compris l’obligation de payer vos employés. Cependant, il ne suffit pas d’écrire ce chèque de paie : vous devez également retenir les retenues sur la paie de vos employés, les verser à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et vous occuper de plus de documents que vous ne le pensez. Au Québec, les propriétaires d’entreprise doivent également verser des déductions à Revenu Québec.

Les retenues sur la paie comprennent les cotisations à l’assurance-emploi (AE), les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au RRQ et l’impôt sur le revenu. Le RRQ est la cotisation de retraite versée au Québec qui prend la place du RPC. Dans de rares cas, vous pourriez être amené à retenir les pensions alimentaires pour enfants ou autres saisies-arrêts sur les chèques de paie de vos employés. Heureusement, le processus est relativement simple, et avec les bons renseignements et les bons outils, vous pouvez facilement gérer la paie et les déductions.

Comment effectuer la paie

La paie s’effectue en quelques étapes :

1. Ouvrez un compte de la paie auprès de l’ARC (et de Revenu Québec si vous êtes au Québec).
2. Demandez aux employés de remplir un formulaire TD1 (et le formulaire TP-1015.3-V si vous êtes au Québec).
3. Calculez les retenues sur la paie et prélevez-les sur les chèques de vos employés.
4. Verser les retenues sur la paie, les cotisations à l’AE et les cotisations au RPC (ou au RRQ) à l’ARC/Revenu Québec.
5. Déclarez tout sur un formulaire T4 ou T4A à la fin de l’année d’imposition. Si vous êtes au Québec, vous devrez également déclarer les retenues à la source sur votre feuillet annuel RL-1 et son sommaire.

Ouvrir un compte de la paie

Pour configurer un compte de la paie auprès de l’ARC, vous avez besoin d’un numéro d’entreprise (NE). Si vous êtes déjà inscrit au programme de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) ou au programme d’importation et d’exportation, vous avez un numéro d’entreprise. Mais dans d’autres cas, vous devez en obtenir un.

Vous pouvez vous inscrire en ligne àImmatriculation d’entreprise en ligne. Vous aurez besoin de votre numéro d’assurance sociale (NAS) et d’une copie d’une déclaration de revenus récente pour vérifier votre identité. Vous pouvez également demander un NE par la poste en utilisant le formulaire RC1 (Demande de numéro d’entreprise) ou appeler l’ARC au 1 800 959-5525.

Une fois que vous avez un NE, vous pouvez vous inscrire au compte de la paie dansMon dossier d’entreprise.. Ensuite, vous pouvez remplir vos déclarations, répondre aux avis, consulter les exigences de versement, vérifier votre solde et vous occuper des éléments essentiels de la paie. Si vous voulez qu’un comptable ou une autre personne puisse accéder à votre compte de la paie, elle doit s’inscrire auprès du service Représenter un client.

En plus de s’inscrire auprès de l’ARC, les propriétaires d’entreprises québécoises doivent également s’inscrire à un compte de la paie auprès de Revenu Québec. Si vous avez déjà inscrit votre entreprise auprès de la province du Québec, vous pouvez demander un compte de la paie auprès de Revenu Québec Mon dossier pour les entreprises. Une fois que vous vous êtes connecté à Mon dossier, vous pouvez demander un compte de la paie en navigant vers la section Retenues et cotisations. Si vous devez encore inscrire votre entreprise, vous pouvez le faire en soumettant formulaire LM-1-V en ligne ou en l’envoyant par la poste ou par télécopieur; dans le formulaire, vous pouvez indiquer que vous voulez également demander un compte de la paie. Vous pouvez également appeler Revenu Québec au 1 800 567-4692 pour inscrire votre entreprise et demander un compte de la paie.

Formulaire TD1

Pour déterminer le montant de l’impôt sur le revenu que vous devez retenir sur les chèques de vos employés, vous devez leur demander de remplir le formulaire TD1 (Déclaration de crédits d’impôt personnels). Toutes les nouvelles embauches doivent remplir ce formulaire, mais vous pouvez également l’utiliser pour les employés qui veulent modifier leurs demandes ou augmenter leurs retenues à la source.

Commencez par le formulaire TD1 fédéral. Ensuite, si un employé demande plus que le montant personnel de base, vous remplissez également le formulaire TD1 provincial ou territorial. (au Québec, le formulaire provincial est Déclaration pour la retenue d’impôt TP-1015.3-V). Par exemple, s’il indique une personne à charge, vous devez demander à l’employé de remplir le formulaire provincial ou territorial.

Les personnes ayant plusieurs employeurs ne doivent pas demander des montants de crédits d’impôt personnels sur plusieurs formulaires TD1. Ils doivent plutôt cocher la case située à côté de la ligne « plus d’un employeur » au dos du formulaire. Ensuite, ils doivent sauter les lignes 1 à 12 au recto du formulaire et inscrire zéro à la ligne 13.

Vérifiez les renseignements figurant sur les formulaires pour vous assurer qu’ils sont exacts. Vérifiez les NAS de vos employés pour vous assurer qu’ils correspondent à leur pièces d’identité avec photo. Lorsque vous avez terminé, vous n’avez pas besoin d’envoyer ces formulaires à l’ARC ou à Revenu Québec. Vous les conservez simplement pour vos dossiers et les utilisez pour calculer les retenues sur la paie, mais si le gouvernement demande à voir ces formulaires, vous devez les présenter.

Calcul des retenues sur la paie

Pour calculer les retenues sur la paie de vos employés, vous devez d’abord examiner leurs revenus. En plus de prendre en compte les paiements en espèces, vous devrez peut-être ajouter d’autresavantages non pécuniaires. Par exemple, si vous fournissez le logement et la pension, cela est considéré comme un avantage imposable.

Vous devez ajouter la valeur de cet avantage à la paie de vos employés avant de calculer les retenues sur la paie. Ensuite, vous pouvez calculer le montant de l’impôt sur le revenu à retenir en utilisant leCalculateur en ligne de retenues sur la paieou le guide T4127 (Formules pour le calcul des retenues sur la paie). Les propriétaires d’entreprises au Québec peuvent déterminer le montant de l’impôt sur le revenu à retenir en utilisant l’ outilWebRASde Revenu Québec .

Vous devez également déduire les cotisations au RPC ou au Régime de rentes du Québec (RRQ) des chèques de vos employés. Tous les employés âgés de 18 à 70 ans doivent verser ces cotisations. N’oubliez pas que vous devez également verser des cotisations équivalentes à celles de vos employés au RPC/RRQ. Finalement, vous devez calculer les cotisations à l’AE et les retenir sur la paie de vos employés, et vous devez également verser 1,4 fois la cotisation de chaque employé. (ou 1,3 fois au Québec).

Versement des retenues sur la paie

Après avoir fait les chèques de vos employés, vous devez verser les retenues sur la paie fédérales que vous avez retenues avant le 15 du mois suivant. Par exemple, si vous payez vos employés en avril, vous devez verser les retenues avant le 15 mai.

Vous pouvez payer en ligne par l’intermédiaire de Mon dossier d’entreprise en utilisant le portail Mon paiement ou en configurant un débit préautorisé à partir de votre compte bancaire. Avec une pièce de versement originale, vous pouvez également effectuer un paiement auprès de votre banque ou envoyer un paiement par courrier à l’ARC. Les propriétaires d’entreprises au Québec doivent également verser les retenues sur la paie à Revenu Québec. La fréquence des versements à Revenu Québec dépend de certains conditions. Selon votre entreprise, vous pourriez être tenu d’effectuer des versements annuels, trimestriels, mensuels, bimensuels ou hebdomadaires.

Feuillets T4

Après chaque année d’imposition, vous devez remplir unfeuillet T4pour chacun de vos employés. Ensuite, vous devez remplir un sommaire T4 avec toutes les informations relatives à vos employés. Si vous avez versé une pension à d’anciens employés ou effectué des paiements à des sous-traitants, vous devez également remplir un T4A pour eux. Au Québec, les propriétaires d’entreprise doivent remplir un feuillet T4, un feuillet RL-1 et un sommaire RL-1.

Vous devez remplir ces formulaires pour tout employé que vous avez payé plus de 500 $ ou pour tout employé au nom duquel vous avez effectué des retenues sur la paie. Ces formulaires doivent être remis à vos employés au plus tard le dernier jour de février suivant l’année au cours de laquelle ils ont travaillé pour vous.

Calculateur de paie en ligne

Pour calculer les déductions de vos employés, vous devez utiliser différentes formules. L’ARC publie des tableaux de formules conçus pour être utilisés avec des logiciels.

Ces formules comportent plusieurs variables, varient d’une province à l’autre et ne sont pas utilisées par la plupart des gens pour calculer manuellement les retenues sur la paie. En revanche, les cotisations à l’AE et les cotisations au RPC et au RRQ sont relativement faciles à calculer :

• Cotisations à l’AE pour les employés du Québec : Gains assurables x 1,3 %, jusqu’à concurrence de 672,10 $ par année.

• Cotisations de l’employé à l’AE : Rémunération assurable x 1,66 %, jusqu’à un maximum de 858,22 $ par année.

• Cotisations de l’employeur à l’AE : Cotisations de l’employé x 1,4.
• Cotisations de l’employé au RPC : Gains donnant droit à une pension moins 3 500 $ multiplié par 4,95 %, jusqu’à concurrence de 2 593,80 $ par année.
• Cotisations de l’employeur au RPC : Cotisation de l’employé au RPC x 1.

Les taux de l’AE et du RPC et du RRQ ainsi que les cotisations annuelles maximales changent chaque année. Ces taux sont les plus récents en date d’août 2018. Pour obtenir de l’aide pour calculer les retenues sur la paie, vous devriez consulter la version en ligne de QuickBookscalculateur de retenues sur la paie ou l’ outil webRAS deRevenu Québec si vous êtes au Québec. Ou envisagez d’investir dans un logiciel de paie pour vous aider à calculer ces chiffres.

Module complémentaire QuickBooks Paie

Lorsque vous ajoutezQuickBooks Paieà votre logiciel de comptabilité, vous avez la possibilité de calculer la paie facilement et rapidement. Vous saisissez les détails des formulaires TD1 de vos employés. Ensuite, lorsqu’il est temps de payer vos employés, vous consignez leurs revenus pour la période de paie.

À ce stade, le logiciel fait le reste. Il calcule le montant de l’impôt sur le revenu que vous devez retenir ainsi que les cotisations à l’AE et au RPC/RRQ de vos employés, puis il peut remettre ces montants à l’ARC pour vous. Comme le logiciel est infonuagique, il est automatiquement mis à jour lorsque les taux ou les cotisations annuelles maximales changent. Par conséquent, vous n’avez pas à vous soucier d’utiliser des chiffres ou des formules de paie périmés.

Vous pouvez également créer des options de paie personnalisées. Si vous versez un salaire mensuel à certains de vos employés et un salaire hebdomadaire à d’autres, QuickBooks Paie peut gérer ces différences. Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer le système pour qu’il dépose automatiquement les chèques de paie de vos employés dans leurs comptes bancaires et leur envoie leurs fiches de paie en ligne.

Prêt à commencer? Ajouter Paie à QuickBooks en ligne est aussi simple que de cliquer sur un bouton.