Que sont les indemnités de jour férié?

Les travailleurs canadiens bénéficient de jours fériés répartis sur l’ensemble de l’année. La plupart des employés canadiens sont admissibles à un congé ou à une indemnité de jour férié. Il est indispensable de connaître les jours fériés provinciaux et fédéraux pour effectuer le traitement de la paie.

Même si cela peut paraître déconcertant la première fois, calculer l’indemnité de jour férié est plus facile qu’il n’y paraît. Le présent article vous explique ce que sont les indemnités de jour férié, quels employés y sont admissibles et comment les employeurs les calculent pour leur personnel.

Travail pendant un jour férié

Vos employés peuvent décider comment ils désirent être rémunérés s’ils travaillent pendant un jour férié. Un employé peut choisir l’une ou l’autre des méthodes de rémunération suivantes :

1. Il peut choisir de recevoir son indemnité de jour férié plus une prime* pour chaque heure travaillée. Cette option permet à un employé qui gagne ordinairement 15 $ l’heure de recevoir 22,50 $ l’heure plus l’indemnité de jour férié s’il fait un quart de travail de 8 heures au cours de cette journée.
2. Il peut aussi choisir de recevoir sa paie ordinaire pour sa journée de travail pendant un jour férié et prendre une autre journée de congé avec une indemnité de jour férié. Le cas échéant, il touchera 15 $ l’heure pour chaque heure travaillée pendant le jour férié et recevra son indemnité de jour férié en prenant un congé compensatoire une autre journée de la semaine.

*Le paiement avec prime correspond à 1 ½ fois le taux de salaire normal de l’employé. S’il travaille pendant un jour férié, il doit être payé 1 ½ fois ce taux pour chaque heure travaillée.

Une fois qu’un employé a choisi l’une de ces options, vous devez obtenir son accord par écrit. Certaines exceptions existent, cependant, pour le tourisme d’accueil (centres de villégiature, restaurants, hôtels, etc.), les hôpitaux et les maisons de soins de longue durée. Si votre entreprise fait partie de l’un ou l’autre de ces secteurs et que vous êtes ouverts normalement les jours fériés, vos employés ne sont pas obligés de vous remettre un accord par écrit. La même exception s’applique aux entreprises en fonctionnement continu, comme les raffineries, les stations de surveillance des alarmes et les casinos.

Admissibilité aux indemnités de jour férié

En Ontario les employeurs doivent habituellement verser des indemnités de jour férié à tous leurs employés. Il existe toutefois quelques exceptions. 

Un employé est admissible à une indemnité pour un jour férié s’il travaille tout son quart prévu ordinairement avant et après le jour férié à moins d’avoir un motif valable de ne pas travailler une partie ou la totalité du jour férié. C’est ce qu’on appelle la « règle du jour précédent et du jour suivant ». 

Pour mieux comprendre comment cela fonctionne, imaginez qu’un jour férié tombe un vendredi et que l’employé ne se présente pas au travail le jeudi. Si l’employé n’a pas de motif valable pour justifier son absence, il perd son droit à l’indemnité instituée pour le jour férié du vendredi. Toutefois, si l’employé a prévu un jour de vacances, un congé personnel ou tout autre congé autorisé pour le jeudi, alors il a droit à l’indemnité de jour férié.

La même règle s’applique au premier quart de travail qui suit le jour férié. 

Dans le même ordre d’idée, si un employé doit travailler lors d’un jour férié et qu’il ne se présente pas au travail sans motif valable, cet employé perd également son droit à l’indemnité de jour férié. Autre exemple : disons qu’un employé a accepté de travailler pendant un jour férié. Le jour venu, il travaille durant deux heures, puis il quitte son lieu de travail sans raison. Dans ce cas, vous devez tout de même lui verser son salaire ainsi qu’une prime (50 % du salaire) pour les deux heures travaillées, mais vous n’avez pas à lui verser l’indemnité de jour férié.

Comment calculer une indemnité de jour férié pour les employés

Maintenant que vous savez ce que sont les indemnités de jour férié et quels employés y sont admissibles, vous vous demandez peut-être comment calculer une indemnité de jour férié.

Pour déterminer l’indemnité que vous devez verser à vos employés pour un jour férié, vous devez d’abord additionner leur paie ordinaire, leur indemnité de congés payés et leur indemnité de jour férié (s’il y a lieu) versées durant la période de quatre semaines précédant le jour férié. Divisez le montant obtenu par le nombre de jours travaillés durant ces quatre semaines (ordinairement 20 jours) pour déterminer l’indemnité de jour férié de chaque employé.

Vous devrez également établir le nombre d’heures à rémunérer pour le jour férié. Utilisez à cette fin la formule suivante :

Nombre d’heures à rémunérer pour un jour férié = heures travaillées dans les quatre semaines précédentes 

 ÷

les jours travaillés pendant ces quatre semaines.

Considérons les exemples suivants :

Disons que l’un de vos employés à temps plein a travaillé 160 heures en 20 jours au cours des quatre dernières semaines. Si l’on divise 160 heures par 20, le résultat est « 8 ». Cela signifie que vous devez payer l’équivalent de huit heures à cet employé pour le prochain jour férié.  

Imaginons maintenant qu’un employé ne fait que des demi-journées de travail. Cela implique qu’il aura travaillé 80 heures en 20 jours lors des quatre dernières semaines. En divisant 80 par 20, on obtient « 4 », de sorte que vous devez payer l’équivalent de quatre heures à cet employé pour le prochain jour férié.

Maintenant, c’est ici que cela devient intéressant. Disons qu’un de vos employés travaille tous les samedis et les mercredis. Durant les quatre dernières semaines, cet employé a pointé 64 heures en 8 jours. Si l’on divise 64 heures par 8 jours, le résultat est « 8 », et vous devez payer cet employé l’équivalent de 8 heures pour le prochain jour férié. Même si cet employé a fait moins d’heures de travail au total que l’autre employé à temps partiel, vous devez tout de même lui payer l’équivalent d’une journée de travail complète.  

Apprenez-en plus sur les différences entre les salaires des employés à temps plein et à temps partiel ici. 

Comment calculer une indemnité de congés payés pour les employés

Pour calculer l’indemnité de congé férié d’un employé, vous devez établir son indemnité de congés payés en plus de son salaire ordinaire. À titre d’employeur au Canada, vous avez l’obligation légale d’offrir une période de vacances à vos employés et de la payer. L’indemnité de congés payés à prendre en compte dépendra de la prise ou non de vacances par l’employé dans les quatre semaines précédant la semaine du jour férié et de la méthode que vous choisissez pour payer la période de vacances. 

Il existe trois méthodes pour payer une indemnité de congés payés.

1. L’employé se fait payer l’indemnité chaque jour de paie.
2. L’employé accumule son indemnité de congés payés et se fait verser un montant forfaitaire à une date précise.
3. L’employé accumule son indemnité de congés payés et se la fait verser lorsqu’il prend ses vacances. 

Si l’option 1 est choisie, l’indemnité de congés payés incluse dans le calcul d’une indemnité de congé férié représente au moins 4 % du salaire de l’employé touché pendant la période de quatre semaines s’étendant jusqu’au jour férié (vous pouvez aussi choisir de payer l’employé plus de 4 % du salaire). 

Si l’option 2 est choisie, l’indemnité de congés payés est incluse dans le calcul de l’indemnité de congé férié seulement si le paiement du montant forfaitaire a lieu dans les quatre semaines précédant le jour férié.

Enfin, si l’option 3 est retenue, l’indemnité de congés payés est incluse dans le calcul de l’indemnité de congé férié seulement si l’employé prend ses vacances dans les quatre semaines qui précèdent le jour férié.

Réglementation relative aux indemnités de congé férié par province

Chaque province a ses propres règles et sa propre réglementation concernant les indemnités de congé férié. Ce tableau, destiné à simplifier les choses, présente de manière détaillée les différents règlements ainsi que les jours fériés reconnus.

Fermetures des entreprises les jours fériés par province

Chaque province a des exigences et des attentes différentes concernant la fermeture des entreprises les jours fériés. La fermeture d’une entreprise dépend de l’endroit où elle est située, du type d’entreprise et du jour férié.  

Les exigences de fermeture des entreprises au Canada par province sont les suivantes : 

• Ontario : La majorité des détaillants ne peuvent pas ouvrir pendant la plupart des jours fériés, sauf le jour de l’Après-Noël. Les petites librairies ou les petits magasins de revues, les pharmacies, les fleuristes, les stations-service ne sont pas visés par cette exigence.
• Alberta : La plupart des entreprises demeurent ouvertes durant un nombre d’heures réduit.
• Québec : La majorité des détaillants ne sont pas ouverts les jours fériés, excepté le jour de la fête de la Reine et le jour de l’Action de grâces. Il existe des exemptions pour les petits détaillants tels que les épiceries, les pharmacies et les restaurants.
• Nouveau-Brunswick : La plupart des détaillants doivent fermer les dimanches et tous les jours fériés, y compris le jour de la fête de la Reine, le jour de la Fête du Nouveau-Brunswick, le jour de l’Action de grâces et le jour de l’Après-Noël. Les pharmacies, les petits dépanneurs, les services d’urgence, les lieux de culte et les industries manufacturières sont exemptés.
• Nouvelle-Écosse : La plupart des commerces de détail ne sont pas ouverts les jours fériés reconnus, y compris la Journée du patrimoine de la Nouvelle-Écosse, le dimanche de Pâques, le jour du Souvenir, le jour de l’Action de grâces et le jour de l’Après-Noël. Les petits magasins, comme les dépanneurs et les pharmacies, ont la permission de demeurer ouverts durant certaines heures.
• Colombie-Britannique : La plupart des entreprises demeurent ouvertes durant un nombre d’heures réduit. 
• Manitoba : Seuls les types d’entreprise suivants peuvent rester ouverts (durant un nombre d’heures réduit) :
• les entreprises ayant moins de quatre employés;
• certains magasins de détail;
• les pharmacies;
• les entreprises de location, les ateliers de réparation et d’entretien;
• les restaurants;
• les lieux de formation, récréatifs ou de divertissement
• les entreprises touristiques et récréatives.
• Terre-Neuve-et-Labrador : La majorité des détaillants sont fermés les jours fériés reconnus, y compris le dimanche de Pâques, le jour de la fête de la Reine, le jour de l’Action de grâces, le jour de l’Après-Noël et le jour de la Fête des régates. Il existe des exceptions, notamment les dépanneurs, les restaurants, les librairies et les pharmacies.
• Saskatchewan : La plupart des entreprises demeurent ouvertes durant un nombre d’heures réduit.
• Île-du-Prince-Édouard : La plupart des détaillants ne sont pas autorisés à ouvrir pendant la majorité des jours fériés, y compris le jour de L’Île en fête, le jour de l’Action de grâces et le jour de l’Après-Noël. Sont exemptés de cette interdiction les restaurants, les stations-services, les pharmacies, les dépanneurs, les installations touristiques et les entreprises semblables.
• Territoires du Nord-Ouest : La plupart des entreprises demeurent ouvertes durant un nombre d’heures réduit.
• Yukon : La plupart des entreprises demeurent ouvertes durant un nombre d’heures réduit.
• Nunavut : La plupart des entreprises demeurent ouvertes durant un nombre d’heures réduit.

Il est essentiel de vous assurer de connaître ces règles et ces règlements pour les indemnités de congé férié dans votre province ou d’avoir à votre disposition un professionnel des finances qui peut vous aider. Que votre entreprise soit ouverte ou fermée pendant ces jours fériés, vous devez payer vos employés. Si vos employés travaillent pendant un jour férié, vous devez leur offrir le choix entre une prime ou un autre jour de congé avec une indemnité de jour férié.  

QuickBooks est là pour vous aider à organiser votre processus de traitement de la paie, de sorte que vous demeurerez continuellement en conformité avec la réglementation provinciale ou fédérale. Assurez-vous que vos employés sont toujours payés à temps pour les bons jours fériés grâce à QuickBooks en ligne Paie.