Retenues sur la paie et versements des retenues : ce qu’il faut savoir

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise qui embauche des employés, vous devez connaître les responsabilités qui vous reviennent à titre d’employeur. L’exploitation d’une entreprise au Canada nécessite que vous vous conformiez aux règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC), ou de Revenu Québec si vous exploitez votre entreprise au Québec, en matière de paie, y compris tout ce qui touche aux retenues à la source et au versement de ces retenues.

Découvrez en quoi consistent ces retenues, les différents types de retenues et le calendrier de versements que vous devez respecter pour éviter tout problème avec l’ARC ou Revenu Québec.

Qu’est-ce qu’une retenue sur la paie?

Une retenue sur la paie, aussi appelée retenue sur salaire ou retenue à la source, est un montant d’argent précis qui est prélevé sur le salaire brut d’un employé pour couvrir un service ou un programme gouvernemental. Le reste du salaire représente le salaire net, et constitue la paie versée à l’employé.

Les retenues à la source peuvent être regroupées en deux catégories : les retenues obligatoires et les retenues volontaires (ou facultatives). Les retenues obligatoires comprennent celles destinées à des programmes gouvernementaux auxquels toutes les entreprises qui ont des employés doivent participer, par exemple les régimes de retraite (pensions, rentes), les assurances et les impôts. Les retenues volontaires permettent de couvrir les régimes d’avantages pour les soins médicaux, les obligations d’épargne et les fonds sociaux.

Avant d’effectuer une retenue, veillez à ce que tous les avantages imposables soient consignés sur la paie de l’employé concerné. Cela fait partie de votre responsabilité à titre d’employeur. Une fois que tous les avantages imposables sont comptabilisés, vous pouvez commencer à effectuer les retenues appropriées.

Pour chaque période d’impôt, l’ARC publie une table des retenues sur la paie pour chaque province afin que les entreprises calculent le montant à retenir sur le salaire de leurs employés.

Exemples de retenues sur la paie

En général, les employeurs doivent verser des retenues pour les trois programmes suivants au gouvernement du Canada.

• Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec 
• Assurance-emploi
• Impôt sur le revenu

Régime de rentes du Québec (RRQ) et Régime de pensions du Canada (RPC)

Il est important de noter que le Québec est unique par rapport aux autres provinces canadiennes, car il a ses propres règlements en matière de régime de pension en ce qui concerne les retenues sur la paie. Ceux de Québec les personnes âgées de 18 ans ou plus ayant un revenu supérieur à 3 500 $ devront participer à ce régime. Le taux de cotisation pour 2023 est de 12,80 %. Votre employé paie la moitié de ce taux et vous, en tant qu’employeur, devez payer l’autre moitié (6,40 %) . 

Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et cotisations d’assurance-emploi (AE)

L’assurance-emploi est un autre programme pour lequel une retenue sur la paie est obligatoire. Le programme est dirigé par le gouvernement fédéral du Canada et protège les travailleurs qui ne peuvent pas travailler à cause d’une maladie, d’une grossesse, d’un congé de maternité ou des soins à prodiguer à un proche en leur versant des prestations.

Les employés doivent cotiser à l’AE pour chaque dollar de leur paie jusqu’à ce qu’ils atteignent le maximum annuel. Les employeurs cotisent aussi à l’AE en versant un montant équivalent à 1,4 fois la cotisation retenue pour chaque employé. Vous pouvez utiliser le taux de cotisation et le maximum de l’AE pour calculer les retenues appropriées sur la paie.

Les employés qui travaillent au Québec doivent cotiser au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), en plus de cotiser à l’AE selon un taux réduit.

Impôt sur le revenu

L’impôt sur le revenu doit être versé au gouvernement fédéral et au gouvernement provincial ou territorial, et constitue la troisième retenue obligatoire sur la paie. Les employeurs ont la responsabilité de retenir de l’impôt sur le revenu qu’ils versent à leurs employés. Pour ce faire, ils doivent prendre en considération les taux d’imposition provinciaux, qui leur permet de calculer le montant approprié à retenir. 

Pour bien calculer l’impôt sur le revenu, les employeurs du Québec utilisent leformulaire TP-1015.3, Déclaration pour la retenue d’impôt. Les employeurs des autres provinces utilisent plutôt le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels. Les employés doivent remplir le formulaire approprié et le remettre à leur employeur pour que ce dernier l’ajoute à leur dossier.

Impôt provincial et territorial sur le revenu

En plus de l’impôt fédéral sur le revenu, les Canadiens paient également de l’impôt sur le revenu provincial en fonction de leur province de résidence et de l’emplacement de leur entreprise. Contrairement à l’impôt fédéral, les taux d’imposition provinciaux ne correspondent pas à un pourcentage fixe de vos revenus, mais peuvent être divisés en tranches ayant des taux différents. Par exemple, si vous gagnez 50 000 $ en Colombie-Britannique, le taux d’imposition sera de 5,05 % sur les premiers 40 000 $ et de 7,7 % sur les 10 000 $ restants. Vous pouvez vérifier le taux de taxe de votre province .ici.

Comment calculer les retenues sur la paie

Pour calculer les retenues sur la paie de vos employés, vous devez d’abord examiner leurs gains totaux, y compris les éventuels avantages imposables qu’ils ont pu recevoir. Par exemple, si vous fournissez le logement et les repas à vos employés, cela est considéré comme un avantage imposable. Vous devez ajouter la valeur de cet avantage à la paie de vos employés avant de calculer les retenues sur la paie .

Une fois que vous avez additionné leurs revenus totaux, vous pouvez calculer le montant de l’impôt sur le revenu à retenir en utilisant le Calculateur en direct de retenues sur la paie ou le guide T4127 (Formules pour le calcul des retenues sur la paie).

Vous devez également retenir les cotisations au RPC ou au RRQ (pour les employés du Québec) sur les chèques de vos employés. Tous les employés âgés de 18 à 70 ans doivent verser ces cotisations. N’oubliez pas que vous devez verser des cotisations équivalentes à celles de vos employés au RPC/RRQ. Enfin, vous devez calculer et retenir les cotisations à l’AE de vos employés. Petit rappel, vous devez verser 1,4 fois la cotisation de chaque employé.

En quoi consistent les versements?

Une fois que vous avez effectué les retenues à la source, le montant restant est considéré comme un versement que vous devez payer (c.-à-d., « verser ») à l’ARC. Habituellement, toute somme d’argent transférée d’une partie à une autre sous forme de facture, de facture à payer , ou à toute autre fin est un versement.

Verser les retenues sur la paie

Après avoir fait les chèques de vos employés, vous devez verser les retenues sur la paie que vous avez retenues au plus tard le 15 du mois suivant. Par exemple, si vous payez vos employés en avril, vous devez verser les retenues au plus tard le 15 mai. Il est essentiel que les employeurs respectent les dates limites de versement spécifiques chaque année, y compris les impôts sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)RRQ cotisations et cotisations à l’AE. Si vous ne versez pas vos retenues à la source à temps, vous pourriez encourir des pénalités de l’ARC .

Vous pouvez payer vos versements en ligne par l’intermédiaire de votre ARC .Mon dossier d’entreprise par l’intermédiaire du portail Mon paiement ou en configurant un débit préautorisé de votre compte bancaire. Avec un original bordereau de paiement, vous pouvez également payer à votre banque ou envoyer un paiement à l’ARC par la poste.

Comment verser les retenues à l’ARC?

Les employeurs du Québec peuvent verser leurs retenues sur la paie à Revenu Québec par voie postale ou en ligne. Mon dossier pour les entreprises est le portail de Revenu Québec qui permet aux entreprises inscrites d’effectuer le tout en ligne.

Les employeurs doivent respecter un calendrier de versements particulier chaque année. Si un employeur ne verse pas les retenues sur la paie à temps, y compris les retenues d’impôt sur le revenu, les cotisations au RRQ et les cotisations d’AE, il est possible que Revenu Québec lui impose des pénalités.

Pénalité en cas de versement tardif

Si un employeur omet de verser les retenues obligatoires, qu’il verse un montant inexact ou qu’il effectue un versement en retard, il se peut que le gouvernement prenne des mesures légales envers son entreprise. Au Québec, les pénalités à payer en cas de versement tardif ou de défaut de versement des retenues comprennent les suivantes :

• 7 % du solde dû, si le versement est en retard de moins de 7 jours;
• 11 % du solde dû, si le versement est en retard de 8 à 14 jours; ou
• 15 % du solde dû, si le versement est en retard de plus de 14 jours.

Si l’employeur ne s’acquitte pas du solde dû ni de ces pénalités, Revenu Québec peut imposer une saisie-arrêt sur le salaire ou les autres sources de revenus, saisir et vendre des biens de l’entreprise, ou utiliser tout autre moyen prescrit par tout règlement ou toute loi applicable pour recouvrer le montant dû, ce qui peut mener à un procès, à des amendes et, dans certains cas, à l’emprisonnement.

Calendrier des versements

Comme employeur, vous devez suivre lecalendrier de versement des retenues sur la paiepublié par Revenu Québec.

Si une date limite de versement tombe lors d’une fin de semaine ou d’un jour férié, Revenu Québec doit recevoir le versement au plus tard le jour ouvrable suivant.

Les petites entreprises qui n’ont aucune retenue sur la paie à verser au cours d’un mois ou d’un trimestre doivent signifier un versement nul. Cela peut se produire si, par exemple, une entreprise n’a aucun employé ou qu’elle embauche seulement des travailleurs saisonniers. Si c’est le cas, toutefois, l’entreprise doit tout de même signifier un versement nul au gouvernement.

Genre d’auteur de versements

Votre appartenance à un genre d’auteur de versementsvous dicte la fréquence et les périodes de versements à respecter pour vos retenues sur la paie. Pour déterminer à quel genre d’auteur de versements votre petite entreprise appartient, vous devez vous reporter à vos retenues mensuelles moyennes (RMM) d’il y a deux années civiles.

Le montant de vos RMM couvre la somme de toutes les retenues sur la paie que vous avez versées à Revenu Québec au cours d’une année civile, divisée par le nombre de mois dans une année civile pour obtenir une moyenne. Les données des deux dernières années civiles vous permettent ainsi de catégoriser votre entreprise comme auteur de versements nouveau, régulier, accéléré ou trimestriel. 

Vous pouvez aussi confirmer la fréquence de versements de votre entreprise en consultant votre compte Mon dossier pour les entreprises de Revenu Québec.

Versement des retenues

Pour verser des retenues à l’ARC, vous devez remplir un formulaire en fonction du genre d’auteur de versements auquel votre entreprise appartient. Les auteurs de versements réguliers, trimestriels et mensuels doivent remplir le formulaire PD7A, Pièce de versement de retenues à la source courantes. Les auteurs de versements accélérés doivent remplir le formulaire PD7A(TM), Pièce de versement – relevé de compte de retenues à la source courantes, ou le formulaire PD7A-RB, Pièce de versement.

Vous devez envoyer le formulaire rempli à l’ARC avec votre versement. Le montant des retenues sur la paie de votre petite entreprise peut être versé selon l’une des méthodes suivantes :

• en ligne, à partir de Mon dossier d’entreprise
• par téléphone
• en utilisant le service Mon Paiement de l’ARC
• par débit préautorisé (DPA)
• en vous rendant à votre institution financière avec votre pièce de versement personnalisée
• par voie postale, en envoyant un chèque à l’Agence du revenu du Canada, 875 ch. du Héron, Ottawa ON, K1A 1B1
• par l’intermédiaire d’un tiers fournisseur de services, si vous choisissez d’externaliser votre paie

Formulaires dont vous aurez besoin

Remplir les formulaires T4 ou le relevé 1 (si vous êtes au Québec)

Après chaque année d’imposition, vous devez remplir un feuillet T4/RL-1 (si vous êtes au Québec) pour chacun de vos employés. Ensuite, vous devez remplir un feuillet T4 / relevé 1 (si vous êtes au Québec) avec tous les renseignements sur vos employés. Si vous avez versé une pension à des employés antérieurs ou avez versé des paiements à des sous-traitants, vous devez également remplir un feuillet T4A/RL-1 (si vous êtes au Québec).

Vous devez remplir ces formulaires pour tout employé que vous avez payé plus de 500 $ ou tout employé au nom duquel vous avez effectué des retenues sur la paie. Ces formulaires doivent être remis à vos employés au plus tard le dernier jour de février suivant l’année durant laquelle ils ont travaillé pour vous.

Remplir le formulaire TD1

Pour déterminer le montant d’impôt à retenir sur les chèques de vos employés, vous devez leur demander de remplir le formulaire TD1 (Déclaration des crédits d’impôt personnels). Tous les nouveaux employés doivent remplir ce formulaire, mais vous pouvez également l’utiliser pour les employés qui souhaitent modifier leurs demandes ou augmenter leurs retenues à la source.

Commencez avec le TD1 fédéral. Ensuite, si un employé demande plus que le montant personnel de base, vous devez remplir également le formulaire TD1 provincial ou territorial. Par exemple, si un employé indique avoir une personne à charge, vous devez lui demander de remplir le formulaire provincial ou territorial.

Les particuliers qui ont plusieurs employeurs ne devraient pas demander les crédits d’impôt personnels sur plusieurs formulaires TD1. Ils doivent plutôt cocher la case Plus d’un employeur ou payeur en même temps au verso du formulaire. Ensuite, ils doivent ignorer les lignes 1 à 12 au recto du formulaire et inscrire zéro à la ligne 13.

Vérifiez les renseignements du formulaire pour vous assurer qu’ils sont exacts. Vérifiez attentivement les NAS de vos employés pour vous assurer qu’ils correspondent à leurs pièces d’identité avec photo. Lorsque vous avez terminé, vous n’avez pas besoin d’envoyer ce formulaire à l’ARC. Vous le conservez simplement pour vos dossiers et l’utilisez pour calculer les retenues sur la paie, mais si le gouvernement demande à voir les formulaires, vous devez les présenter.

Utilisation d’un logiciel comptable pour la paie

Pour simplifier le processus de retenues et de versements des retenues sur la paie, vous pouvez utiliser un logiciel en ligne de qualité comme QuickBooks en ligne. Un tel logiciel comptable offre aux petites entreprises une fonction de paie qui peut aider les employeurs à calculer les retenues. Vous vous éviterez ainsi bien des maux de tête, et vous gagnerez un temps précieux.