Gestion des salaires et des avantages sociaux dus aux employés décédés

Aucun patron n’a de plans pour cela, mais il y a toujours un risque que quelqu’un qui travaille pour vous puisse mourir. La perte d’un employé de cette façon peut être synonyme de périodes difficiles pour votre entreprise, surtout si votre équipe est soudée. Les considérations financières sont la dernière chose à laquelle vous voulez penser lorsque vous faites le deuil d’un ami, mais vous devez en prendre soin. Voici comment traiter le problème des salaires et des avantages sociaux d’un employé décédé.

Comment traiter les salaires et les avantages sociaux

Lorsqu’un employé actuel décède, il a généralement gains impayés. Selon la fréquence à laquelle vous émettez des chèques de paie, le montant pourrait être substantiel. Il peut augmenter encore plus une fois que vous ajoutez les indemnités de congés payés inutilisées. Votre entreprise peut ou non offrir une prestation de décès, qui est un paiement supplémentaire à l’époux, au conjoint de fait ou à l’héritier d’un employé décédé pour reconnaître les services de l’employé décédé. Souvent, une partie ou la totalité de cet avantage est exonéré d’impôt .

Alors, comment gérez-vous cet argent? Cela dépend de l’étape à laquelle vous vous trouvez dans le processus de paie. Supposons que vous ayez émis un chèque à l’employé, mais qu’il soit décédé avant de l’avoir encaissé. Puisque le chèque a été émis au nom d’une personne qui n’est plus en vie, il est sans valeur. Mais vous devez quand même de l’argent à l’employé ou, plus exactement, à sa succession ou à son bénéficiaire .

Cela signifie que vous devez réémettre le chèque à l’ordre de la succession ou du bénéficiaire. Il est également bon de demander à la personne qui reçoit le chèque de signer une déclaration indiquant à quoi sert le paiement .

Si l’employé a accumulé des salaires et des avantages sociaux, mais qu’aucun chèque n’a été émis, vous devez également émettre le chèque au nom du bénéficiaire ou de la succession de l’employé. Cela comprend tout rajustement de la paie que vous et l’employé avez convenu avant son décès .

Comment gérer les cotisations au Régime de pensions du Canada

Les cotisations au RPC sont requises pour les employeurs et les employés à l’extérieur du Québec. La contribution de l’employé est déduite de ses chèques de paie. Alors, comment devez-vous gérer les retenues au RPC pour un employé qui est décédé? Si l’employé a gagné de l’argent et qu’il lui était dû avant son décès, ce qui est généralement le cas, alors versez une déduction au RPC comme d’habitude. Toutefois, si vous faites un paiement après votre décès qui n’est pas lié à de l’argent gagné, ne déduisez pas ce montant du RPC. Une prestation de décès versée au conjoint ou à l’héritier d’un employé est une situation où cela entre en jeu. Si votre entreprise est située au Québec et que vous cotisez au Régime de rentes du Québec (RRQ), les règles peuvent être légèrement différentes. Revenu Québec peut vous guider dans le processus de calcul des déductions appropriées pour un employé décédé.

Que faire au sujet des cotisations d’assurance-emploi

Les employeurs et les employés canadiens sont également tenus de payer des cotisations d’assurance-emploi. Ils sont également prélevés sur chaque chèque de paie. Elle finance des prestations d’assurance temporaires pour les travailleurs qui perdent leur emploi, tombent malades ou ont des problèmes familiaux. Dans le cas d’un employé décédé, traitez les cotisations à l’AE de la même manière que les retenues au RPC. Si l’argent a été gagné avant le moment du décès, déduisez les cotisations à l’AE comme vous le feriez pour un employé encore vivant. Mais vous n’avez pas à déduire l’AE des prestations de décès ou des autres montants payés après le décès du travailleur.

Comment comptabiliser l’impôt sur le revenu

Vous devez déduire impôt sur le revenu du chèque de paie de votre employé décédé dans les situations suivantes :

• Le chèque concerne les salaires, les rémunérations, les prestations de vacances et les autres montants que l’employé a gagnés avant le moment de son décès.
• Le chèque comprend les rajustements de revenu résultant des ententes conclues avec l’employé avant la date de son décès.

Mais dans les situations suivantes, vous ne devriez pas déduire l’impôt sur le revenu :

• Le chèque est pour le salaire ou les avantages accumulés après le décès. Par exemple, un prestation de décès ou les commissions de vente qui ne sont pas perçues avant le décès de l’employé;
• Le chèque comprend les rajustements de revenu résultant des ententes conclues avec la succession ou le bénéficiaire de l’employé après le décès de l’employé.

Quelles sont les exigences de déclaration pour les avantages sociaux versés à un employé décédé?

Vous devez déclarer toutes les sommes versées à un employé décédé sur son feuillet T4/RL-1 pour l’année au cours de laquelle les sommes ont été versées. Cela est vrai même si l’employé n’a pas gagné l’argent au cours de la même année où vous l’avez payé. Si l’employé est décédé à la fin de décembre 2017 et que vous avez émis un chèque en janvier 2018 pour couvrir les salaires accumulés, vous devez déclarer ce paiement sur un feuillet T4/RL-1 pour 2018.

Indemnisation des accidentés du travail pour les employés décédés

Que faire si un employé est décédé au travail ou dans l’exercice de ses fonctions? Les survivants et les bénéficiaires du travailleur pourraient alors être admissibles à des prestations d’indemnisation des accidentés du travail. Si l’employé avait des personnes à charge, celles-ci pouvaient également recevoir une rémunération et des avantages sociaux.

Les prestations d’indemnisation des accidentés du travail versées au conjoint, aux membres de la famille ou aux personnes à charge d’un travailleur décédé sont appelées prestations de décès de survivants. Pour recevoir ces prestations, les survivants doivent demander une indemnité pour accident du travail. Le processus est semblable à celui d’un travailleur blessé qui soumet une demande en son nom.

L’une des pires situations auxquelles un propriétaire de petite entreprise puisse être confronté est la perte d’un employé précieux. En ajustant le volet financier des choses, vous pouvez prendre soin de la famille et des êtres chers du travailleur sans aggraver la situation pour votre entreprise.