Votre guide facile des retenues sur la paie

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous avez de nombreuses responsabilités, dont l’obligation de payer vos employés. Par ailleurs, l’émission des chèques de paie n’est pas votre seule obligation. Vous devez également effectuer les retenues sur la paie de vos employés, les remettre à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et vous acquitter de plus de formalités administratives que vous ne le pensez. Au Québec, les propriétaires d’entreprises doivent également remettre les retenues à Revenu Québec.

Les retenues sur la paie comprennent les cotisations à l’assurance-emploi (AE), les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au RRQ et l’impôt sur le revenu. Le RRQ est la cotisation de retraite versée au Québec qui prend la place du RPC. Dans de rares cas, vous pourriez être amené à retenir les pensions alimentaires pour enfants ou autres saisies-arrêts sur les chèques de paie de vos employés. Heureusement, le processus est relativement simple, et avec les bonnes informations et les bons outils, vous pouvez facilement gérer la paie et les déductions.

Comment effectuer la paie

La paie s’effectue en quelques étapes :

1. Ouvrez un compte de la paie auprès de l’ARC (et de Revenu Québec si vous êtes au Québec).
2. Demandez aux employés de remplir un formulaire TD1 (et le formulaire TP-1015.3-V si vous êtes au Québec).
3. Calculez les retenues sur la paie et prélevez-les sur les chèques de vos employés.
4. Verser les retenues sur la paie, les cotisations à l’AE et les cotisations au RPC (ou au RRQ) à l’ARC/Revenu Québec.
5. Déclarez tout sur un formulaire T4 ou T4A à la fin de l’année d’imposition. Si vous êtes au Québec, vous devrez également déclarer les retenues à la source sur votre feuillet annuel RL-1 et son sommaire.

Ouvrir un compte de la paie

Pour ouvrir un compte de la paie auprès de l’ARC, vous aurez besoin d’un numéro d’entreprise (NE). Si vous êtes déjà inscrit au programme de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) ou au programme d’importation et d’exportation, vous avez un numéro d’entreprise. Mais dans d’autres cas, vous devez en obtenir un. 

Vous pouvez vous inscrire en ligne sur la page Inscription en direct des entreprises. Vous aurez besoin de votre numéro d’assurance sociale (NAS) et d’une copie d’une déclaration de revenus récente pour vérifier votre identité. Vous pouvez également demander un NE par la poste en utilisant le formulaire RC1 (Demande de numéro d’entreprise) ou téléphoner à l’ARC au 1 800 959-5525. 

Une fois que vous avez un NE, vous pouvez vous inscrire au compte de la paie en ouvrant une session dans Mon dossier d’entreprise. Ensuite, vous pouvez remplir vos déclarations, répondre aux avis, consulter les exigences de versement, vérifier votre solde et vous occuper des éléments essentiels de la paie. Si vous souhaitez qu’un comptable ou une autre personne puisse accéder à votre compte de la paie, cette personne doit s’inscrire au service Représenter un client.

En plus de s’inscrire auprès de l’ARC, les propriétaires d’entreprises québécoises doivent également s’inscrire à un compte de la paie auprès de Revenu Québec. Si vous avez déjà enregistré votre entreprise auprès de la province du Québec, vous pouvez demander un compte de la paie en ouvrant une session dans Mon dossier pour les entreprises de Revenu Québec. Une fois que vous vous êtes connecté à Mon dossier, vous pouvez demander un compte de la paie en navigant vers la section Retenues et cotisations. Si vous n’avez pas encore inscrit votre entreprise, vous pouvez le faire en soumettant le formulaire LM-1-V en ligne ou en l’envoyant par courrier ou par télécopie. Dans le formulaire, vous pouvez indiquer que vous souhaitez également demander un compte de la paie. Vous pouvez aussi téléphoner à Revenu Québec au 1 800 567-4692 pour inscrire votre entreprise et demander un compte de la paie.

Remplir le formulaire TD1

Pour déterminer le montant de l’impôt sur le revenu que vous devez retenir sur les chèques de vos employés, vous devez leur faire remplir le formulaire TD1 (Déclaration des crédits d’impôt personnels). Tous les nouveaux employés doivent remplir ce formulaire, mais vous pouvez également l’utiliser pour les employés qui souhaitent modifier leurs demandes ou augmenter leurs retenues à la source.

Commencez par le formulaire TD1 fédéral. Ensuite, si un employé demande plus que le montant personnel de base, vous devez remplir également le TD1 provincial ou territorial (au Québec, il s’agit du formulaire Déclaration pour la retenue d’impôt TP-1015.3-V). Par exemple, s’ils indiquent avoir une personne à charge, vous devez demander à l’employé de remplir le formulaire provincial ou territorial.

Les personnes ayant plusieurs employeurs ne doivent pas demander les montants de crédit d’impôt personnel sur plusieurs formulaires TD1. Ils doivent plutôt cocher la case située à côté de la ligne « plus d’un employeur » au dos du formulaire. Ensuite, ils peuvent sauter les lignes 1 à 12 au recto du formulaire et inscrire un zéro à la ligne 13.

Vérifiez les informations figurant sur les formulaires pour vous assurer qu’elles sont correctes. Vérifiez les NAS de vos employés pour vous assurer qu’ils correspondent à leur pièces d’identité avec photo. Lorsque vous avez terminé, vous n’avez pas besoin d’envoyer ces formulaires à l’ARC ou à Revenu Québec. Vous les conservez simplement pour vos dossiers et les utilisez pour calculer les retenues sur la paie, mais si le gouvernement demande à voir ces formulaires, vous devez les présenter.

Calcul des retenues sur la paie

Pour calculer les retenues sur la paie de vos employés, vous devez d’abord examiner leurs revenus. En plus de prendre en compte les paiements en espèces, vous devez peut-être aussi tenir compte d’autres avantages non monétaires. Par exemple, si vous fournissez le logement et les repas, cela est considéré comme un avantage imposable.

Vous devez ajouter la valeur de cet avantage au salaire de vos employés avant de calculer les retenues sur la paie. Ensuite, vous pouvez calculer le montant de l’impôt sur le revenu à retenir en utilisant le Calculateur en direct de retenues sur la paie ou le guide T4127 (Formules pour le calcul des retenues sur la paie). Les propriétaires d’entreprises au Québec peuvent déterminer le montant de l’impôt sur le revenu à retenir en utilisant l’outil WebRAS de Revenu Québec.

Vous devez également déduire les cotisations au RPC ou au Régime de rentes du Québec (RRQ) des chèques de vos employés. Tous les employés âgés de 18 à 70 ans doivent verser ces cotisations. N’oubliez pas que vous devez également verser des cotisations équivalentes à celles de vos employés au RPC/RRQ. Enfin, vous devez calculer les cotisations à l’AE et les retenir sur le paiement de vos employés. Vous devez également verser 1,4 fois le paiement de chaque employé (ou 1,3 fois au Québec). 

Versement des retenues sur la paie

Après avoir fait les chèques de vos employés, vous devez remettre les retenues sur la paie fédérales que vous avez prélevées avant le 15 du mois suivant. Par exemple, si vous payez vos employés en avril, vous devez verser les retenues au plus tard le 15 mai.

Vous pouvez payer en ligne à l’aide de Mon dossier d’entreprise en utilisant le portail Mon paiement ou en configurant un prélèvement automatique sur votre compte bancaire. Avec une pièce de versement originale, vous pouvez également effectuer un paiement auprès de votre banque ou envoyer un paiement par courrier à l’ARC. Les propriétaires d’entreprises au Québec doivent également verser les retenues sur la paie à Revenu Québec. La fréquence des remises à Revenu Québec dépend de certaines conditions. Selon votre type d’activité, vous pouvez être tenu d’effectuer des versements annuels, trimestriels, mensuels, bimensuels ou hebdomadaires.

Remplir des formulaires T4

Après chaque année d’imposition, vous devez remplir un feuillet T4 pour chacun de vos employés. Ensuite, vous devez remplir un sommaire T4 avec toutes les informations relatives à vos employés. Si vous avez versé une pension à d’anciens employés ou effectué des paiements à des sous-traitants, vous devez également remplir un T4A pour eux. Au Québec, les propriétaires d’entreprises doivent remplir un feuillet T4 ainsi qu’un feuillet RL-1 et un sommaire RL-1.

Vous devez remplir ces formulaires pour tout employé que vous avez payé plus de 500 $ ou pour tout employé au nom duquel vous avez effectué des retenues sur la paie. Ces formulaires doivent être remis à vos employés au plus tard le dernier jour de février suivant l’année durant laquelle ils ont travaillé pour vous. 

Calculateur de paie en ligne

Pour calculer les déductions de vos employés, vous devez utiliser une série de formules différentes. L’ARC publie des tableaux de formules conçus pour être utilisés avec des logiciels.

Ces formules comportent de multiples variables, varient d’une province à l’autre et ne sont pas quelque chose que la plupart des gens peuvent utiliser pour calculer les retenues salariales à la main. En revanche, les cotisations à l’AE et les contributions au RPC/RRQ sont relativement faciles à calculer : 

• Cotisations d’assurance-emploi pour les employés au Québec : Gains assurables x 1,3 %, jusqu’à un maximum de 672,10 $ par an.
• Cotisations des employés à l’AE : Gains assurables x 1,66 %, jusqu’à un maximum de 858,22 $ par an.
• Cotisations de l’employeur à l’AE : Cotisations des employés x 1,4.
• Cotisations des employés au RPC : Gains donnant droit à une pension moins 3 500 $ multiplié par 4,95 %, jusqu’à concurrence de 2 593,80 $ par an.
• Cotisations de l’employeur au RPC : Cotisations des employés au RPC x 1.

Les taux de l’AE et du RPC/RRQ ainsi que les cotisations annuelles maximales changent chaque année. Ces taux sont les plus récents en date d’août 2018. Pour obtenir de l’aide pour calculer les retenues sur la paie, vous devriez consulter le calculateur de retenues sur la paie de QuickBooks en ligne ou l’outil webRAS de Revenu Québec si vous êtes au Québec. Vous pourriez aussi investir dans un logiciel de paie pour vous aider à traiter ces calculs.

Module complémentaire QuickBooks Paie

En ajoutant QuickBooks Paie à votre logiciel de comptabilité, vous pourrez calculer la paie facilement et rapidement. Vous saisissez les détails des formulaires TD1 de vos employés. Ensuite, lorsqu’il s’agit de payer vos employés, vous inscrivez leur rémunération pour la période de paie. 

À ce stade, le logiciel s’occupe du reste. Il calcule le montant de l’impôt sur le revenu que vous devez retenir ainsi que les cotisations à l’AE et au RPC/RRQ de vos employés, puis il peut remettre ces montants à l’ARC pour vous. Comme le logiciel est basé sur le nuage, il est automatiquement mis à jour lorsque les taux ou les cotisations annuelles maximales changent. Par conséquent, utiliser des chiffres ou des formules de paie périmés n'est donc plus un souci. 

Vous pouvez également créer des options de paie personnalisées. Si vous versez un salaire mensuel à certains de vos employés et un salaire hebdomadaire à d’autres, le module complémentaire de QuickBooks Paie peut gérer ces différences. Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer le système de manière à ce qu’il dépose automatiquement les chèques de paie de vos employés sur leurs comptes bancaires et leur envoie leurs bulletins de paie en ligne. 

Prêt à commencer? Ajouter la fonction de paie à QuickBooks en ligne est aussi simple qu’un clic de souris.