Qu’est-ce que la gestion des stocks?

Imaginez que vous êtes propriétaire d’une librairie indépendante florissante au centre-ville de Toronto, et que vos étagères débordent. Vous avez en stocks les tout nouveaux livres, ainsi que plusieurs classiques. Un matin, vous remarquez que vous n’avez plus aucun exemplaire du livre le plus populaire actuellement. Résultat? Le réapprovisionnement de ce livre à succès devient une course contre la montre.

C’est un scénario que la plupart des propriétaires de petites entreprises canadiennes ont déjà vécu. Il met en lumière l’importance de la gestion des stocks, un jeu d’équilibre stratégique qui permet d’avoir suffisamment de stocks pour répondre à la demande des clients. Maîtriser cet art peut faire passer votre entreprise du mode survie au mode croissance.

Qu’est-ce que la gestion des stocks?

La gestion des stocks constitue la pierre angulaire de bon nombre de petites entreprises. Chaque produit que vous offrez (également appelé « stock » dans le jargon), du plus petit article acheté impulsivement à l’article le plus populaire, doit faire l’objet d’une gestion et d’un suivi méticuleux.

Toutefois, la gestion des stocks englobe bien plus que le suivi des articles en stock ou en rupture de stock. C’est aussi l’art de garder la bonne quantité de chaque produit en stock. En organisant vos ressources de façon à répondre à la demande du marché et à dépasser les attentes des clients, vous pouvez exploiter votre entreprise de façon efficace sans vous compliquer la vie, et vous adapter rapidement et facilement aux fluctuations constantes du marché.

Les avantages d’une gestion efficace des stocks

La mise en œuvre d’un processus de gestion efficace des stocks peut être une étape déterminante pour votre petite entreprise vous permettant de vous tourner vers une plus grande efficacité et une réussite quasi assurée. Voici quelques-uns des avantages d’une bonne gestion des stocks :

• Profitez d’une meilleure flexibilité financière.  Si vous gérez vos stocks efficacement, vous avez accès plus facilement à votre argent, sans avoir à attendre la vente de vos stocks, ce qui entraîne une amélioration du flux de trésorerie et une plus grande flexibilité financière.
• Maximisez les ventes et réduisez le nombre d’occasions manquées.  En maintenant des niveaux de stocks optimaux, vous vous assurez que vos produits sont toujours disponibles, ce qui vous permet de saisir plus efficacement les occasions de vente qui se présentent à vous.
• Assurez la satisfaction des clients et fidélisez-les.  Lorsque vos clients savent qu’ils peuvent se tourner vers votre entreprise pour trouver ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, leur confiance croissante se traduit par une fidélité accrue.
• Réduisez les dépenses inutiles.  Avec des niveaux de stocks optimaux, vous réalisez des économies grâce à une réduction des coûts liés à l’entreposage et à l’entretien.
• Prenez des décisions éclairées.  L’accès aux données d’inventaire en temps réel vous fournit les renseignements nécessaires à une prise de décisions stratégiques.
• Adaptez-vous facilement aux fluctuations du marché.  Grâce à un système de gestion des stocks, vous gagnerez l’agilité nécessaire pour réagir rapidement et efficacement aux changements du marché et des préférences des clients.

Examinons maintenant plus en détail les stocks, les types de stocks et un processus général de gestion des stocks.

En quoi consistent les stocks?

Les stocks comprennent toutes les marchandises de votre entreprise. Il s’agit d’un élément essentiel qui a une incidence sur tout, du flux de trésorerie à la satisfaction des clients. Considérez les stocks comme un actif dynamique, représentant les revenus potentiels et la clé de la satisfaction et de la fidélisation de votre clientèle.

Et si vous êtes une entreprise de prestation de services? Les stocks ne concernent pas uniquement les entreprises qui vendent des produits. En effet, la plupart des entreprises qui offrent des services ont aussi des stocks, c’est-à-dire des articles qui sont inclus dans l’offre de service. Par exemple, une entreprise qui offre des services de traiteur doit avoir des ingrédients et des ustensiles de cuisine et de service pour chaque événement.

Les types de stocks

Il est essentiel de comprendre les différents types de stocks afin de les gérer efficacement. Voici un aperçu des types de stocks les plus courants :

Matières premières. Les matières premières sont les éléments de base de vos produits, c’est-à-dire les composants ou les ingrédients initiaux dont vous avez besoin pour lancer le processus de production.

Produits en cours de fabrication. Ce type de stock est en phase de transformation : il ne s’agit plus tout à fait de matières premières, mais pas non plus du produit final.

Produits finis. Les vedettes de vos stocks! Les produits finis sont des produits qui sont prêts à être vendus à vos clients.

Matériaux d’emballage. Souvent négligés, mais toujours essentiels, ces matériaux protègent vos produits pendant l’entreposage et le transport, et veillent à ce qu’ils soient en parfait état à leur arrivée chez vos clients.

Fournitures de maintenance, de réparation et d’exploitation (MRE). Ce sont vos héros dans l’ombre, c’est-à-dire les outils et les fournitures qui assurent le bon fonctionnement de votre production ou le bon déroulement de vos ventes.

Que vous ayez une boutique d’artisanat en ligne ou une entreprise de vente au détail, les stocks que vous gérez peuvent varier considérablement.

Par exemple, une boulangerie locale aura de la farine et de la levure comme matières premières, de la pâte comme produit en cours de fabrication, du pain frais comme produit fini, des sacs et des boîtes comme matériel d’emballage, et des ustensiles de cuisine et des fours comme fournitures MRE.

Reprenons l’exemple de la librairie indépendante. Puisqu’il s’agit plutôt d’un magasin de vente au détail, elle n’a pas de matières premières ni de produits en cours de fabrication. Ses stocks sont plutôt composés de produits finis, de matériel d’emballage et de fournitures MRE.

À quoi ressemble un processus de gestion des stocks?

Lorsqu’il est question de gestion des stocks, votre objectif est d’élaborer un processus qui correspond parfaitement à vos objectifs d’affaires et aux besoins de vos clients. Ce processus ne se résume pas à faire l’inventaire. Vous devez créer un processus fluide et efficace qui favorise pleinement la croissance de votre entreprise.

Si vous comprenez bien les étapes de base d’une gestion efficace des stocks, vous pouvez composer plus facilement avec ses complexités. Voici un aperçu d’un processus normal de gestion des stocks :

• Commande de matériaux ou de produits.  Cette étape implique l’approvisionnement et l’achat de bons matériaux ou produits nécessaires pour renflouer vos stocks.
• Entreposage des stocks.  Un entreposage efficace des stocks permet d’optimiser l’espace, de faciliter l’accès aux stocks et de minimiser les dommages et les pertes.
• Suivi des niveaux de stock. Une vérification régulière de vos niveaux de stocks vous aide à prendre des décisions éclairées en matière de réapprovisionnement et de stratégie de vente.
• Traitement des commandes.  Cette étape comprend la sélection, l’emballage et l’expédition des commandes, tout en veillant à l’exactitude pour assurer la satisfaction du client.
• Réapprovisionnement. Vous devez régulièrement réapprovisionner vos stocks au besoin pour répondre aux demandes de vos clients et éviter les ruptures de stock.

Conseils pour établir un processus efficace de gestion des stocks

La gestion efficace de vos stocks est cruciale pour assurer un fonctionnement optimal de votre entreprise. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à améliorer votre processus de gestion des stocks :

Déterminez vos besoins en matière de stocks.  Pour mieux comprendre les types de stocks dont votre entreprise a besoin, vous devez tenir compte de différents facteurs, notamment votre gamme de produits, la demande de vos clients et les fluctuations saisonnières de la demande.

Déployez une technique précise de gestion des stocks.  Il existe un large éventail de méthodes de gestion des stocks pour vous aider à gérer vos stocks efficacement. Par exemple, une boutique de commerce électronique peut utiliser la technique de gestion juste-à-temps, c’est-à-dire qu’elle conserve uniquement la quantité de stocks nécessaire dans l’immédiat, afin de réduire les coûts d’entreposage des stocks. Une épicerie, en revanche, pourrait utiliser un système du premier entré, premier sorti (PEPS) pour vendre les produits les plus vieux en premier avant leur date de péremption.

Choisissez un système de gestion des stocks.  Choisissez une méthode adaptée à l’envergure et à la complexité de votre entreprise, des feuilles de calcul simples (méthode de l’inventaire manuel) aux méthodes avancées et aux solutions infonuagiques qui utilisent la technologie de lecture des codes à barres (méthode de l’inventaire périodique) ou d’identification par radiofréquence (RFID) (méthode de l’inventaire permanent).

Établissez des seuils de réapprovisionnement.  Établissez des niveaux précis qui doivent déclencher un réapprovisionnement pour chaque article ou produit afin de pouvoir trouver un équilibre entre le besoin de répondre à la demande et celui d’éviter d’avoir un surplus de stocks. Par exemple, un petit café peut définir des seuils de réapprovisionnement pour les grains de café et le lait en fonction des habitudes de consommation hebdomadaire afin d’éviter de manquer de produits essentiels.

Analysez et rajustez régulièrement les niveaux de stock.  Surveillez et ajustez continuellement vos stocks en fonction des données de vente et des tendances du marché, particulièrement à l’approche d’une fête où les gens s’offrent des cadeaux, afin de vous assurer que vous avez suffisamment de vos produits les plus populaires en stock.

Adoptez des mesures de contrôle de la qualité.  Vérifiez régulièrement la qualité de vos stocks, notamment pour repérer les marchandises endommagées. Ainsi, vous réduisez le nombre de retours des clients, tout en établissant votre réputation en tant que vendeur de qualité.

Optimisez la disposition de vos stocks.  Organisez efficacement vos stocks pour faciliter la sélection et l’emballage, notamment en regroupant les articles les plus fréquemment vendus dans un endroit accessible. Par exemple, une quincaillerie peut placer les articles à forte rotation, comme les vis et les clous, près de la caisse pour un accès rapide.

Analysez la performance des stocks.  Évaluez régulièrement vos stocks pour repérer les tendances, par exemple les articles les plus vendus, les articles à rotation plus lente ou les articles dont les coûts d’entreposage sont élevés. Utilisez les renseignements de votre analyse pour adapter votre stratégie de gestion des stocks au besoin.