Modèle de réservation du temps : Guide de réservation du temps

Avez-vous déjà eu une journée pendant laquelle vous aviez l'impression de travailler sans arrêt sans terminer quoi que ce soit sur votre liste de tâches? Les heures filent, et avant que vous ne le réalisiez, la journée de travail est terminée et vous avez à peine accompli la moitié de ce que vous vouliez faire. Nous sommes tous passés par là.

Ne vous résignez pas à vivre ce sentiment accablant — essayez la réservation du temps. La réservation du temps est une manière facile de planifier votre journée pour vous assurer de terminer tout ce qui se trouve sur votre liste de tâches. Dans cet article, nous vous montrerons comment vous pouvez utiliser la réservation du temps pour améliorer l’efficacité et le succès de votre entreprise. Vous pouvez lire du début à la fin ou passer à une section qui vous intéresse en cliquant sur les liens ci-dessous :

• Qu’est-ce que la réservation du temps?
• Quels sont les avantages de la réservation du temps?
• Comment réserver du temps
• Modèle de réservation du temps
• Réservation du temps : Foire aux questions
• Mot de la fin

Qu’est-ce que la réservation du temps?

La réservation du temps est une technique qui aide àstimuler la productivitétout au long de la journée de travail en planifiant les tâches dans des périodes précises. Par exemple, vous pouvez désigner des moments précis pour répondre aux courriels plutôt que de le faire sporadiquement tout au long de la journée.

La réservation du temps est un aspect de la technique Pomodoro, une technique de gestion de la productivité et du temps qui consiste à travailler sans interruption pendant des intervalles de 25 minutes. Une fois que les 25 minutes sont terminées, vous pouvez ensuite prendre une pause de cinq minutes. Après quatre rondes, vous pouvez prendre une pause de 30 minutes. La réservation du temps est assez similaire.

La réservation du temps ajoute une intention et des limites à chaque journée de travail. Si vous êtes débordé par vos tâches quotidiennes, essayez d’utiliser une feuille de réservation du temps pour organiser votre journée.

Quels sont les avantages de la réservation du temps?

La réservation du temps aide votre équipe à hiérarchiser les tâches, à éviter d’effectuer inefficacement plusieurs tâches en même temps et à réduire les distractions. L’utilisation d’un modèle de réservation du temps est une façon facile et efficace d’organiser visuellement votre journée, et les flux de travaux de votre équipe. Vous pouvez utiliser un modèle de calendrier de réservation du temps pour commencer. Voici quelques autres avantages de la réservation du temps :

Tâches multiples efficaces

En tant que propriétaire d’entreprise, vous jonglez avec de nombreuses responsabilités. Il est facile d’oublier certaines tâches lorsque votre calendrier est bien rempli, mais cela n’arrivera pas grâce à la réservation du temps. L’utilisation d’une feuille de réservation du temps vous aidera à maîtriser les tâches multiples et à réduire les distractions qui vous empêchent d’accomplir les tâches en temps opportun.

Contrôle accru

En plus d'une multiplicité des tâches efficace et d’une réduction des distractions, la réservation du temps peut vous aider à vous sentir davantage en contrôle tout au long de la journée. Il ne fait aucun doute qu’une journée de travail occupée peut provoquer un sentiment d’accablement et vous stresser. Mais lorsque vous utilisez la réservation du temps pour planifier votre journée, vous savez exactement quelle tâche vous effectuez et quand, et précisément sur quoi votre équipe travaille.

Lorsque vos employés et vous arrivez au bureau ou vous connectez pour la journée et connaissez déjà toutes les tâches à accomplir, la productivité augmente.

Gestion du temps

L’utilisation de la technique de réservation du temps est l’un des meilleurs conseils en matière de gestion du temps pour améliorer l’efficacité de votre journée de travail. Lorsque vous avez beaucoup de tâches à accomplir, vous pourriez découvrir que vous consacrez trop de temps à certaines tâches et pas assez à d’autres. Cela peut faire en sorte que vous négligiez des tâches prioritaires et même manquiez des échéances. Une bonne gestion du temps est essentielle pour un propriétaire d’entreprise, et l’utilisation d’un modèle de réservation du temps pour planifier vos journées aidera.

Comment réserver du temps

La réservation du temps est facile. Décomposons le tout en quatre étapes faciles :

1.  Déterminer toutes les tâches que votre équipe doit accomplir

Commençons par le commencement : Dès que vous arrivez au bureau le lundi, prenez du temps pour vous asseoir avec votre équipe et discuter de ce qui doit être accompli. Assurez-vous d’être minutieux à cette étape afin de ne pas oublier d’échéances ou de projets importants.

2.  Fixer une limite de temps pour chaque tâche

Une fois que vous avez établi toutes les tâches que votre équipe doit accomplir, vous devez fixer une limite de temps pour chaque tâche. Celle-ci n’a pas à être coulée dans le béton, mais cela aide à vous motiver à réaliser le travail pendant un cadre temporel précis.

3.  Catégoriser les tâches en blocs de temps

Maintenant que vous connaissez la limite de temps pour chaque tâche, catégorisez les tâches en blocs de temps. Cela peut être de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Il est bien d’avoir différents blocs de temps afin de prendre en compte toutes les tâches, même celles plus loin dans le temps. Si vous utilisez un modèle de réservation du temps en ligne, cette étape devrait être facile. Séparer vos tâches en blocs de temps permet de visualiser plus facilement ce qui doit être fait et à quel moment.

4.  Indiquer des heures flexibles dans le calendrier de votre équipe

Bien que la fixation de limites de temps soit essentielle à la réservation du temps, il est également important de faire preuve de souplesse avec les heures. Vous pourriez prédire qu’une certaine tâche prendra 30 minutes, alors qu’en réalité elle prend une heure. C’est parfaitement correct! Ces choses arrivent. Mais c’est également pourquoi vous devez indiquer des heures flexibles dans le calendrier de votre équipe, juste au cas où quelque chose ne se déroule pas comme prévu.

Modèles de réservation du temps

Le fait d’avoir un modèle de réservation du temps permettra de commencer plus facilement. Si vous aimez écrire des choses physiquement, vous pouvez utiliser un modèle de réservation du temps imprimable gratuit. Vous pouvez ensuite remettre des modèles de réservation du temps lors des réunions et les remplir ensemble pour avoir un exercice de renforcement d’esprit d’équipe productif. Autrement, vous pouvez utiliser un modèle de feuille de temps en ligne que vous pouvez modifier à votre guise. L’utilisation d’un modèle de réservation du temps est utile, car elle vous donne un aperçu, et tout ce que vous devez faire est d’inscrire vos propres renseignements.

La réservation du temps n’est pas seulement utile pour organiser vos propres tâches quotidiennes. Elle peut également être très avantageuse pour gérer les employés. La supervision des employés signifie d’avoir à accepter des tâches supplémentaires, comme la paie, et utiliser des modèles de paie avec calendrier bimensuel vous simplifiera la vie. Un modèle de paie est une façon facile de consigner et de calculer la paie des employés, plus les impôts. C’est aussi une bonne idée d’utiliserapplisde suivi des heures travaillées pour que vous puissiez facilement surveiller les heures de travail de vos employés.

Comment l’utiliser

Ce modèle est divisé en période de 15 minutes. Déterminez le mois et le jour, puis énumérez les tâches que vous prévoyez accomplir dans des blocs de temps de quinze minutes.

Pour qui est-ce?

Si votre calendrier quotidien comprend une quantité considérable de petites tâches, ce modèle pourrait s’avérer utile et garder vos projets quotidiens sur la bonne voie.

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Comment l’utiliser

Ce modèle est divisé en période de 30 minutes. Déterminez le mois et le jour, ensuite énumérez les tâches que vous prévoyez accomplir dans des blocs de temps de 30 minutes.

Pour qui est-ce?

Si un modèle de réservation du temps quotidien de quinze minutes est trop détaillé et que vous avez besoin de périodes de travail plus longues, le modèle de réservation du temps quotidien de 30 minutes pourrait aider.

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Modèles de réservation du temps hebdomadaires

Les modèles de réservation du temps hebdomadaires aident à fournir une vue d’ensemble de chaque semaine de travail, en divisant chaque journée en intervalles d’une heure.

Comment l’utiliser

Dans ce modèle, écrivez la période de la semaine, puis ajoutez des tâches à chaque intervalle d’heure pour chaque journée de travail.

Pour qui est-ce?

Un modèle hebdomadaire de cinq jours est bénéfique pour ceux qui ont une semaine de travail de cinq jours conventionnelle et qui veulent hiérarchiser leurs tâches par jour et par heure.

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Comment l’utiliser

Dans ce modèle, écrivez la période de la semaine, puis ajoutez des tâches à chaque intervalle d’heure pour chaque journée.

Pour qui est-ce?

Un modèle hebdomadaire de sept jours est pour ceux qui travaillent régulièrement les fins de semaine, qui ont besoin de réserver du temps sur les sept jours de la semaine.

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Comment l’utiliser

Les modèles de réservation du temps mensuels se divisent en affichages de 30 ou 31 jours. Indiquez le mois de l’année, puis ajoutez les tâches générales que vous réaliserez chaque jour.

Pour qui est-ce?

Si vous avez besoin d’une vue d’ensemble du travail qui s’étend sur un mois ou plus, les modèles de réservation du temps mensuels pourraient vous aider. Ce modèle vous donne une idée de la quantité de travail que vous devez réaliser pendant un mois, indiquant ce qui est terminé et le travail qui reste à accomplir.

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Réservation du temps : Foire aux questions

Maintenant que nous avons couvert les notions de base de la réservation du temps, passons aux questions les plus fréquemment posées.

Qu’est-ce que la méthode de réservation du temps?

La méthode de réservation du temps est essentiellement une méthode de gestion du temps où vous organisez votre journée en blocs de temps. Chacun de ces blocs est désigné pour des tâches précises. La réservation du temps vous aide à mieux comprendre à quoi vous consacrez votre temps, ce qui peut aussi aider à améliorer la concentration.

Comment puis-je créer un calendrier de réservation du temps?

Commencez en écrivant toutes vos tâches pour une période donnée, que ce soit votre journée ou semaine.

1.  Commencez par les priorités de niveau élevé, car vos tâches les plus importantes devraient être au haut de votre liste.

2. Ensuite, créez les « blocs de temps » réels pour vos tâches. Soyez réaliste, et assurez-vous de tenir compte des heures flexibles.

3. Vous voudrez également ajouter du temps de pause entre les tâches afin de ne pas vous épuiser.

Un modèle de calendrier de réservation du temps peut vous fournir l’aide dont vous avez besoin pour commencer à utiliser cette méthode aujourd’hui. Utilisez le modèle de réservation du temps de QuickBooks pour commencer.

Comment puis-je créer un calendrier de réservation du temps dans Excel?

Une façon facile de créer un calendrier de réservation du temps est avec Excel. Vous tapez simplement les intervalles dans la colonne Excel, ajoutez les dates aux cellules du haut et convertissez les données en un tableau. Vous obtiendrez un calendrier de réservation du temps simple en quelques minutes. Vous pouvez aussi utiliser un modèle de réservation du temps dans Excel pour vous aider à commencer.

Comment puis-je réserver du temps sur papier?

Si la planification dans un calendrier numérique n’est pas pour vous, vous pouvez également réserver du temps sur papier. Vous avez simplement besoin d’un planificateur avec un calendrier et des crayons de couleur pour colorier. Ensuite, vous inscrivez vos tâches et vos périodes. Faites en sorte que votre travail reste organisé.

Mot de la fin

Un propriétaire d’entreprise assume plusieurs rôles. Il prend en charge d’innombrables responsabilités en plus de la supervision et la gestion de ses employés.

C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de suivi des heures travaillées comme QuickBooks Time est une bonne idée pour améliorer l’efficacité de votre entreprise. Plus vous êtes organisé en tant que propriétaire d’entreprise, plus votre entreprise sera prospère, donc essayez la réservation du temps aujourd’hui.