Un guide pour Timeboxing

Combien d’éléments de votre liste de tâches cochez-vous chaque jour? Passez-vous des semaines à traîner une tâche d’une liste à l’autre, sans jamais trouver le temps de l’accomplir? Transformer votre liste de tâches sous forme de calendrier et planifier ces tâches requises dans vos jours et semaines peut vous aider à réduire cette liste et à faire avancer les choses.

Mais comment peut-on y arriver? Voici ce que vous devez savoir sur la fonction Timeboxing : en quoi elle consiste, comment l’utiliser, quels sont ses avantages et quelles sont les applications de Timeboxing actuellement offertes sur le marché.

Qu’est-ce que Timeboxing?

La boxe horaire est une méthode de gestion du temps selon laquelle une personne consacre une certaine quantité de temps dans une journée à une activité spécifique. Ces tranches de temps planifiées sont appelées des boîtes de temps, qui répartissent les heures de la semaine entre différentes tâches et activités.

Une fois que le temps imparti est atteint, la personne arrête la tâche choisie pour déterminer si elle est terminée ou si elle a besoin d’une ou plusieurs autres cases programmées. Déterminer de manière proactive le temps que prendra chaque tâche vous permet de ne pas dépasser le calendrier prévu.

De nombreuxprofessionnels de la gestion de projetutilisez la fonction Timeboxing pour les aider à accomplir des tâches et fixez une allocation maximale de temps pour une activité. Dans la gestion de projet Scrum, une case de temps est également connue sous le nom de sprint, où les membres de l’équipe visent à produire des livrables par tranches de temps. La planification des sprints peut être utilisée pour la gestion du temps personnel et professionnel.

Exemple de timeboxing

Par exemple, un gestionnaire planifie une réunion d’équipe à une heure précise à laquelle tous les employés doivent assister. Le gestionnaire a réservé une partie du temps à utiliser pour la réunion afin de s’assurer que les points de discussion de tout le monde sont abordés sans prendre trop de temps dans l’horaire de l’équipe.

Dans ce cas, les horaires des classes du secondaire sont semblables à la case des heures travaillées. Les étudiants doivent être dans leurs salles de classe désignées toutes les heures, avec une plage horaire pour chaque cours et chaque repas. Tout comme pour les horaires scolaires, les professionnels peuvent également créer des horaires comme celui-ci, qui fixent des délais stricts pour chaque tâche, et qui prévoient même des heures de pause.

Timeboxing vs Réservation du temps

Alors que la méthode de réservation du temps vise à fixer des limites pour des tâches qui pourraient autrement prendre trop de temps à terminer, la réservation du temps garantit qu’il y a suffisamment d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches requises. Une plage horaire est semblable à une case horaire, sauf que les employés peuvent répartir ces périodes dans leur calendrier, tandis que la case horaire constitue l’intégralité de l’horaire d’un employé.

Quels sont les avantages de Timeboxing?

Il y a plusieurs avantages à utiliser cettetechnique de gestion du tempspour aider les gestionnaires et les employés à améliorer leur planification et leur productivité. En prenant le contrôle des heures dans vos jours et semaines et en fixant des échéanciers pour les tâches, vous pouvez :

• Productivité accrue :En sachant à quel moment vous devez vous attaquer chaque jour et à quoi vous devez vous attaquer chaque jour, vous consacrez moins de temps à décider et à hiérarchiser les tâches.
• Diminution de la procrastination :La fonction Timeboxing vous oblige à commencer une tâche au lieu de la reporter ou de la replanifier. Parfois, la partie la plus difficile d’une activité est de la lancer. En planifiant la tâche voulue dans les cases du calendrier, cela vous oblige à vous engager et à terminer.
• Mise au point améliorée :Sachant que vous devez consacrer votre esprit à un seul objectif à la fois, cela peut vous aider à vous concentrer sur les objectifs à portée de main. La planification de diverses fonctions dans les boîtes de temps par jour fait également varier le sujet et donne à votre cerveau une pause dans un domaine pendant qu’il se concentre sur un autre type de tâche.
• Fixer des limites et des restrictions :Si vous fixez une date limite trop loin dans le futur, vous risquez d’allonger la durée des tâches alors qu’elles n’ont pas nécessairement besoin de plus de temps pour les terminer. La définition de contraintes et de limites de temps à l’aide de cases à temps force les employés à atteindre leurs objectifs dans les délais impartis, sans en faire trop.
• Arrêter le perfectionnisme :Les perfectionnistes peuvent facilement consacrer trop de temps à une tâche afin de la perfectionner. En fixant des limites de temps, vous êtes obligé d’atteindre les objectifs fixés sans trop y penser.
• Prévision des heures travaillées améliorée :L’utilisation continue de la fonction Timeboxing peut aider à améliorer la planification des tâches pour l’avenir. Une fois que vous avez commencé à effectuer des tâches dans votre calendrier TimeBox, vous pouvez commencer à prévoir les échéanciers pour les tâches et les projets futurs de tous les membres du personnel.

Comment les entreprises peuvent utiliser cette technique de gestion du temps

Les gestionnaires peuvent créer les horaires des employés en utilisant des boîtes de temps pour les tâches requises et configurer une minuterie et des notifications pour les différentes périodes, afin que tout le monde sache ce qui doit être fait et quand. La définition de ces limites de temps et de notifications poussées peut aider les employés à traiter la case des heures travaillées comme un calendrier programmé, chaque case des heures étant une réunion qu’ils ne peuvent pas manquer ou qu’ils ne peuvent pas reporter à une date ultérieure.

Les secteurs d’activité et les entreprises de toutes sortes peuvent utiliser la fonction Timeboxing pour les aider à restreindre le temps alloué aux tâches et à s’assurer que le temps des employés est dépensé judicieusement. Le fait de diviser les heures de travail en boîtes de temps et de déterminer quelles tâches doivent être accomplies dans chaque période par membre de l’équipe crée des limites et améliore l’efficacité et la concentration.

La case de temps peut être utilisée dans de nombreux secteurs d’activité et types d’entreprises. Qu’il s’agisse d’employés à l’interne ou de travailleurs à distance, les propriétaires, les gestionnaires et les employés peuvent bénéficier de l’utilisation de la case des heures travaillées. LeL’importance de la gestion du temps pour les gestionnairesest immense, car ils doivent s’occuper de l’établissement des horaires non seulement pour leurs tâches, mais aussi pour leurs employés et leurs équipes.

La gestion du temps pour les équipes à distance est tout aussi importante, sinon plus, pour les travailleurs à l’interne. Les gestionnaires et les employés peuvent choisir de consigner leurs heures travaillées à l’aide d’une méthode ou d’une technologie manuelle et papier pour les aider à planifier et à allouer leurs heures efficacement.

Modèle de case de temps

N’hésitez pas à utiliser cemodèle téléchargeablepour vous aider à adapter votre propre échéancier à vos besoins professionnels ou personnels. Le codage par couleur et la définition des tâches par case de temps peuvent aider à créer un horaire visuellement efficace qui peut être modifié en fonction de vos tâches et responsabilités en cours.

Meilleures applications de gestion des heures travaillées et logiciels de gestion des heures travaillées

Si la méthode manuelle de gestion des heures travaillées ne se sent pas à l’aise ou qu’elle n’est pas la plus intuitive à utiliser, les personnes peuvent également se tourner vers des applications et des logiciels pour ordinateurs et téléphones intelligents pour les aider dans cette technique de gestion du temps. Si vous utilisez des applications de suivi des heures travaillées et de gestion des heures travaillées, il est préférable de choisir une application qui fonctionnera avec les autres logiciels et applications de votre entreprise, comme les logiciels de comptabilité comme QuickBooks en ligne.

Logiciel de suivi des heures travaillées et applications de gestion des heures travaillées compatibles avec QuickBooks en ligne :

• QuickBooks Time
• BigTime
• Suivi des heures travaillées
• Clockode

QuickBooks Time

QuickBooks Timeoffre aux entreprises et aux gestionnaires une plateforme pour l’établissement des horaires et le suivi des heures travaillées afin de s’assurer que toutes les tâches et tous les projets sont terminés à temps et dans les limites fixées. Synchronisez vos données de suivi des heures travaillées avec QuickBooks pour rendre le processus de paie plus facile que jamais. Et avec le, vous pouvez faire lesuivides employés lorsqu’ils entrent sur un site et en sortent afin d’assurer l’exactitude des heures de travail et de la paie de votre main-d’œuvre.

Appartenant à la même famille Intuit, cetteapplication s’intègre facilement à tous les logiciels QuickBooks.pour fournir aux entreprises un ensemble complet d’outils. Accédez à toutes vos données financières, à vos clients et à vos employés au même endroit.

BigTime

BigTime a été conçu pour les petites et les grandes entreprises, offrant un moyen sans stress de faire le suivi des heures travaillées des employés et des besoins en matière d’horaires tout en offrant une évolutivité pour les processus internes et plus encore. Ce développement logiciel agile offre une collecte de données en temps réel pour aider les entreprises à améliorer la gestion de l’équipe et à éviter la sur ou la sous-planification des projets en cours.

Intégrer Big Time à QuickBooks en ligned’importer et d’exporter des données entre les logiciels pour des interactions fluides. Facturez vos clients plus facilement et payez vos employés plus rapidement grâce à l’application de suivi des heures travaillées BigTime.

Suivi des heures travaillées

L’application Suivi des heures travaillées par eBility aide les entreprises à réduire leurs tâches administratives et à éliminer le vol d’heures grâce au suivi automatique des heures travaillées des employés, peu importe où ils travaillent. Effectuez des recherches et obtenez un aperçu des coûts de main-d’œuvre, des tâches liées aux projets, des heures travaillées par les employés et de la facturation des clients pour une plus grande efficacité par la suite.

Synchronisez le suivi des heures travaillées et votre QuickBookspour faciliter le processus de facturation pour toutes les parties concernées. Avec une équipe de soutien cinq étoiles accessible en tout temps, le suivi des heures travaillées peut vous aider à résoudre tous les problèmes que vous rencontrez avec le logiciel.

Clockode

Clockido offre aux utilisateurs une interface conviviale et intuitive, ce qui permet aux employés de mettre en œuvre ce logiciel dans leur routine quotidienne. Faites le suivi des heures de travail et des tâches des employés pour gérer efficacement les projets. Prenez ces données et utilisez la fonction de création de rapports pour cerner et améliorer les problèmes de flux de travaux actuels, ainsi que les exigences en matière de calendrier pour l’avenir.

Les données sur les heures travaillées des employés recueillies par Clockido peuvent facilement être transférées dans QuickBooks en ligne pour une expérience de facturation et de traitement de la paie transparente.

La fonction Timeboxing est un outil très utile lorsqu’elle est appliquée correctement. Si votre entreprise peut bénéficier de cette stratégie de gestion des heures travaillées, elle peut également bénéficier d’un logiciel de suivi des heures travaillées de qualité.

Commencez à utiliser un logiciel commeQuickBooks Timepour vous aider à mettre en place des horaires de travail parfaits pour votre entreprise dès aujourd’hui!