Comment rapprocher votre petite caisse

La petite caisse n’est pas seulement destinée aux matins où quelqu’un doit aller chercher du café. Elle fait partie des documents financiers de votre entreprise. L’argent détenu dans le coffret-caisse est un actif. Les achats effectués avec de l’argent tiré de la petite caisse sont des dépenses. L’élaboration d’un processus précis et régulier de rapprochement de la petite caisse vous permet de détecter rapidement les erreurs et vous donne une longueur d’avance au moment de la déclaration d’impôt.

Normaliser votre processus de rapprochement

Il peut sembler facile de suivre votre solde en l’inscrivant rapidement sur un bout de papier, mais il vaut mieux résister à cette tentation. Développez votre propre modèle ou téléchargez un modèle existant pour que vos enregistrements de rapprochement de la petite caisse soient clairs et cohérents. 

Un formulaire de base devrait comprendre les champs suivants :

• Date
• Solde de départ
• Dépenses
• Crédits
• Solde de fermeture
• Écarts

Le temps que vous passez à organiser et à consigner tous ces renseignements est rentabilisé lorsqu’il est temps de faire vos impôts ou de préparer votre bilan.

À quelle fréquence devez-vous faire des rapprochements?

Le rapprochement des coffrets-caisses est un travail simple si vous le faites régulièrement. Examinez le nombre d’achats effectués à partir de votre petite caisse et utilisez-le comme ligne directrice pour établir votre calendrier de rapprochement. Si vous n’utilisez que rarement la petite caisse pour le café, les timbres et d’autres fournitures de bureau, vous pouvez effectuer un rapprochement mensuel. Si vous avez des dépenses quotidiennes courantes, comme les frais de taxi, les frais de livraison et les frais de stationnement, vous trouverez peut-être qu’un rapprochement hebdomadaire ou bihebdomadaire est plus approprié.

Reportez-vous à vos rapprochements précédents

Reportez le solde de fermeture de votre rapprochement précédent et utilisez-le comme solde de départ pour votre période de déclaration actuelle. Chaque rapprochement est lié au suivant, ce qui vous permet d’avoir une comptabilité claire de vos dépenses de petite caisse à la fin de l’année.

Équilibrez votre petite caisse

Triez vos reçus par ordre de date, puis inscrivez-les sur le formulaire de rapprochement de la petite caisse. Les reçus d’achat vont dans la colonne des dépenses. Ce total représente vos dépenses de petite caisse pour la période considérée. Les bons de recharge de petite caisse et autres ajouts au coffre-caisse vont dans la colonne crédit. Déduisez vos dépenses et ajoutez vos crédits au solde de départ. Le total est votre solde de fermeture; il doit correspondre à votre encaisse.

Combien d’argent y a-t-il dans votre coffret-caisse?

Si vous utilisez votre petite caisse pour rendre la monnaie, vous avez probablement sur vous des petits billets et divers rouleaux de pièces. Faites le compte de tout. Si le total de la caisse correspond au solde de fermeture de votre formulaire de rapprochement, la petite caisse est équilibrée. Si vous avez plus d’argent ou moins d’argent, vous avez un excédent ou un déficit qui nécessite une enquête.

Finalisez la tenue des livres

Si vous trouvez un reçu manquant qui explique un manque à gagner, apportez des corrections à votre rapprochement. Déplacez tous les excédents ou manques inexpliqués vers le compte des excédents ou manques dans votre grand livre. Codez vos reçus pour les comptabiliser dans les comptes appropriés. Cela permet de s’assurer que les petites dépenses quotidiennes liées aux fournitures de bureau et aux frais d’affranchissement sont incluses dans vos totaux déductibles d’impôt. Joignez les reçus au formulaire de rapprochement, et classez-le avec les autres. Remplissez votre petite caisse avec le même montant que celui que vous avez dépensé pendant la période de rapprochement. N’oubliez pas de mettre un bon de recharge dans le coffret-caisse en vue du prochain rapprochement. 

Un rapprochement régulier de la petite caisse permet de garder vos documents comptables en ordre tout en vous permettant de garder le contrôle de vos dépenses. Le fait de garder le contrôle de ces achats imprévus permet de repérer les erreurs répétées, les vols et les achats inutiles. Vous veillez ainsi à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez dès maintenant la façon dont vous gérez vos finances.