La comptabilité pour les professionnels de l’entraînement physique au Canada

Que vous soyez un entraîneur personnel autonome ou le propriétaire d’un centre d’entraînement physique, en tant que professionnel de l’entraînement physique, votre travail comporte un peu de comptabilité. À bien des égards, votre entreprise d’entraînement physique fonctionne comme toute autre entreprise commerciale en ce qui a trait à la comptabilité.

Le secteur de l’entraînement physique est également caractérisé par des exigences en matière d’espace et par des dépenses uniques. Les conseils suivants s’appliquent à tous les types de professionnels de l’entraînement physique de tous les niveaux, et devraient vous aider à rationaliser votre comptabilité d’entreprise.

Suivre votre argent

Tous les propriétaires d’entreprise ou les travailleurs autonomes doivent tenir des livres de comptes détaillés des revenus et dépenses. Cela signifie de conserver des copies de tous les reçus et de toutes les factures, ainsi que des relevés d’emploi si vous avez des employés. Les professionnels de l’entraînement physique ont une série unique de coûts qu’ils peuvent déduire en tant que dépenses d’entreprise légitimes. Si vous êtes un entraîneur personnel autonome qui rencontre des clients dans un centre d’entraînement physique de plus grande taille, vous pouvez déduire un pourcentage des frais que vous payez pour utiliser l’espace. Si vous rencontrez vos clients à leur domicile ou dans des espaces extérieurs, vous pouvez déduire les frais de déplacement comme l’essence ou l’entretien du véhicule. 

Tout équipement que vous fournissez et qui n’est pas fourni par le centre d’entraînement physique, comme les poids, les tapis et les chaussures réglementaires, peut également être déduit. Pour de nombreux professionnels de l’entraînement physique, la majorité de leur revenu provient de cotisations de membre ou de frais de cours. Bien qu’un modèle à facturation répétitive, comme les cotisations de membres mensuelles, puisse être très payant, il peut aussi poser des problèmes si un client paie en retard ou n’effectue pas de paiement. 

Si vous avez investi du temps, de l’espace ou des dépenses d’équipement pour un client qui ne se présente pas, une tenue détaillée de vos livres de comptes vous assurera de ne pas en perdre davantage lorsque vous préparez vos impôts et vous aidera à déterminer si vous devez imposer une sanction appropriée à un client qui ne se présente pas.

Utiliser un logiciel comptable

Les logiciels et les applications sont très utiles pour faire le suivi de vos membres et pour bien organiser votre horaire. Une recherche en ligne rapide effectuée en 2017 a révélé de nombreuses applications téléchargeables conçues spécifiquement pour les centres d’entraînement physique et les modèles d’entreprise fondés sur l’entraînement physique.

Plusieurs de ces applications, comme GymMaster, offrent des fonctionnalités de suivi de votre point de vente et des renseignements concernant la facturation. La conservation de copies logicielles et matérielles des reçus et des factures constitue une pratique exemplaire. Cela vous assure que si une version est perdue ou endommagée, il vous reste tout de même un dossier de travail. De plus, le fait de disposer de dossiers en plusieurs formats vous aide à communiquer avec vos clients selon leur mode de communication préféré, surtout en cas de litige en matière de paiement.

Comment gérer les finances liées aux cotisations de membre

Les cotisations de membre à un centre d’entraînement physique en tant qu’actifs payés d’avance

Lorsque votre centre d’entraînement physique reçoit des paiements forfaitaires uniques pour des droits d’adhésion annuels ou mensuels, il reçoit un paiement avant d’avoir gagné le revenu. En termes comptables, ces paiements de cotisations à un centre d’entraînement physique deviennent des actifs payés d’avance ou un financement en vue d’une utilisation ou de services futurs. Vous réduisez la valeur comptable de ces cotisations de membres sur votre bilan au moyen de l’amortissement.

Pour cette raison, il est extrêmement important de suivre les renouvellements et d’aviser les clients des cotisations de membres dues. Les cotisations mensuelles sont aussi des actifs payés d’avance, parce que les membres peuvent demander un remboursement au prorata de la partie du mois non utilisée, à moins que vous n’ayez clairement indiqué une politique de remboursement différente au moment de la signature du contrat. Vous pouvez ajouter des clauses de non-remboursement, mais vous devez normalement rembourser les fonds de clients insatisfaits si vous voulez éviter les mauvaises évaluations et cotes.

Gérer le flux de trésorerie associé aux cotisations de membre

Ne pas conserver vos cotisations de membre annuelles prépayées dans un compte séparé peut mener à des manques de flux de trésorerie qui vous laissent sans le sou, et la situation est deux fois pire si des clients vous demandent des remboursements. Pour vous assurer d’avoir des fonds à disposition lorsque les clients demandent des remboursements, vous devez mettre les paiements de cotisations de membre de côté dans un compte de produit constaté d’avance, puis déplacer mensuellement les montants à mesure que les clients utilisent leur temps.

En effectuant le suivi de vos revenus au fur et à mesure que vous les gagnez, votre entreprise est plus susceptible d’avoir le flux de trésorerie nécessaire pour payer les factures mensuelles comme le loyer et les assurances, et pour effectuer l’entretien ou les réparations nécessaires en temps opportun.

Sources de revenus supplémentaires

Bien que les cotisations de membre couvrent généralement les exigences financières de votre centre d’entraînement physique, des sources de revenus supplémentaires vous aident à soutenir votre compte bancaire, surtout en janvier, lorsque des personnes qui souhaitent atteindre leurs objectifs du Nouvel An paient d’avance pour leur nouvelle cotisation de membre annuelle. Afin de tirer parti du flux de clientèle saisonnier dans votre centre d’entraînement physique tout en maximisant votre résultat net, pensez à mettre en place un bar à jus et à smoothie, à vendre des boissons protéinées et d’autres boissons saines, ou à offrir des suppléments complémentaires pour ceux qui s’entraînent avec des poids et haltères ou qui font de l’entraînement cardiovasculaire.

Une autre idée qui permet de générer un revenu supplémentaire est de facturer aux nouveaux membres un droit d’initiation, soit des frais uniques facturés au moment où le compte est configuré qui nécessitent des paiements mensuels pour que ce dernier reste actif. Vous pouvez facturer aux clients 100 $ en droits d’initiation à vie, mais tout de même offrir un droit mensuel de 20 $ que le client peut payer annuellement ou à mesure.

N’oubliez pas que les droits d’initiation constituent des revenus reportés et que vous devez les saisir comme tel aux fins de la comptabilité. Si l’exploitation d’un centre d’entraînement physique présente des défis, elle offre également des récompenses. Le maintien d’un bon flux de trésorerie contribue à soulager le stress et l’inquiétude associés à la gestion de votre entreprise, tout en offrant à vos clients un endroit stable et fiable où ils peuvent acquérir de saines habitudes et les conserver.

Embaucher un professionnel

Pour les travailleurs autonomes, la décision d’embaucher un comptable professionnel est généralement motivée par le coût pécuniaire par rapport au temps gagné. Si vous êtes personnellement responsable de l’ensemble du temps, des revenus et des fournitures liés à votre entreprise, la préparation de vos déclarations de revenus devrait représenter un investissement en temps relativement modeste.

Pour les propriétaires de centres d’entraînement physique ou les entraîneurs personnels qui ont des employés, l’embauche d’un comptable professionnel est une excellente façon de simplifier le processus de déclaration de revenus et de tirer le meilleur parti de votre demande. Selon la nature de votre entreprise, vous pourriez être en mesure de déduire un pourcentage des frais comptables à titre de dépense d’entreprise.

La comptabilité pour les professionnels de l’entraînement physique est simple tant que vous comprenez vos dépenses et que vous utilisez les applications et l’assistance en comptabilité lorsque vous en avez besoin. L’établissement de bonnes relations avec vos clients est également une bonne façon de régulariser votre revenu et d’éviter les ennuis et la confusion qu’entraînent les cotisations de membre ou les frais de cours en retard.