Si vous recherchez davantage d’uniformité dans vos états financiers, envisagez la méthode de comptabilité d’exercice pour consigner les dépenses payées d’avance. Initialement, lorsque vous consignez le paiement d’un produit ou service, mettez la transaction dans un compte de bilan.
Une fois que vous recevez le bien ou le service, réduisez votre compte de bilan des paiements d’avance avec un crédit et augmentez votre dépense avec un débit. Cet actif s’accroît ou s’accumule sur une période donnée en utilisant cette méthode pour consigner la transaction. Ce système suppose que vous payez le produit ou service à l’avance et que vous le recevez à une date ultérieure.
Que sont les dépenses payées d’avance?
Les dépenses payées d’avance sont les dépenses pour lesquelles vous payez des articles ou services avant de les utiliser ou d’en profiter. Dans la comptabilité des dépenses payées d’avance, ces dépenses sont des actifs à court terme. Ce sont des actifs, car vous en profiterez ultérieurement, généralement dans les douze mois. Si les dépenses concernent des articles que vous recevez après douze mois, vous considérez les dépenses comme des dépenses reportées à des fins de comptabilité.
Exemples de dépenses payées d’avance
Dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise, vous pourriez rencontrer les trois exemples de dépenses payées d’avance suivantes : loyer, assurance et abonnements. Les comptables considèrent un loyer payé d’avance comme un actif dans vos états financiers, et l’assurance payée d’avance est également un actif à court terme. Avec les paiements anticipés d’assurance, vous achetez une protection contre les dommages futurs potentiels, comme les collisions de véhicule à moteur, les incendies, ou les inondations. Voici d’autres exemples de dépenses payées d’avance que vous pourriez engager : provision sur honoraires, couverture de soins de santé, taxes foncières, et services d’entretien.
Récolter les fruits des dépenses payées d’avance
Vous pourriez vouloir payer d’avance une dépense lorsqu’il s’agit de quelque chose dont vous avez besoin, si vous avez l’argent pour le payer, et si vous ne voulez pas risquer de payer un prix plus élevé plus tard. Certaines entreprises encouragent cette pratique en offrant des rabais liés au paiement anticipé. Ces offres surviennent souvent avec les abonnements à des revues et à des journaux, ou pour des services comme les messagers ou l’entretien des véhicules. Certains fournisseurs de biens et services pourraient vous demander de payer d’avance certaines dépenses, comme le loyer ou les taxes foncières.
Une autre raison de payer les dépenses d’avance est que vous pourriez être en mesure de les utiliser comme déductions fiscales. Pensez à bien consigner vos dépenses et à consulter votre comptable pour savoir si vous pouvez bénéficier de déductions et à quel moment vous pouvez les utiliser.
Comment les dépenses payées d’avance fonctionnent-elles pour la comptabilité de votre entreprise?
Par exemple, supposons que vous payez 12 000 $ de loyer le 1er janvier pour toute l’année. Si vous passez en charge le paiement, la totalité des 12 000 $ est consignée dans vos documents comptables en janvier. Cependant, vous n’avez pas encore profité pleinement de ce loyer pendant toute l’année, car le loyer s’accumule sur une base mensuelle. Vous n’êtes tenu de payer le loyer qu’un mois à l’avance.
Si vous mettez cette écriture de journal dans un compte pour les paiements d’avance dans vos états financiers, vous répartissez les 12 000 $ sur les douze mois de l’année. En comptabilisant la transaction chaque mois et en rajustant votre solde pour les paiements d’avance, vous pouvez reconnaître 1 000 $ chaque mois, afin que vos frais de location demeurent constants.
Pourquoi la méthode de comptabilité d’exercice est-elle adaptée aux dépenses payées d’avance?
Vos écritures comptables pour réduire votre compte prépayé entraînent un débit de votre compte de dépenses et un crédit de votre compte de charges payées d’avance dans votre bilan. Le débit apparaît du côté gauche et le crédit à droite de l’état financier. Ce système fonctionne parce qu’il vous donne une idée plus précise de la stabilité financière de votre entreprise. Il donne également aux investisseurs potentiels une idée plus précise de votre activité financière mensuelle ou trimestrielle.
La saisie des dépenses payées à l’avance nécessite que vous conserviez de bons dossiers. Vous devez savoir quand la transaction payée d’avance est saisie dans vos dossiers et quand il est temps de la convertir en dépense. Utilisez des rappels ou des notifications pour savoir quand il est temps d’ajuster un compte de dépenses prépayées afin de ne pas oublier de transférer le solde.
Configurez plusieurs comptes dans QuickBooks, comme loyer payé d’avance, assurance payée d’avance, ou taxes payées d’avance, plutôt que d’utiliser un compte pour les paiements d’avance. Ensuite, saisissez ces transactions le plus exactement possible lorsque vous déplacez une charge vers un compte de dépenses pour ces mêmes articles.
Veillez à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez la façon dont vous gérez vos finances maintenant grâce à QuickBooks en ligne.
