Comment faire le suivi des dépenses prépayées pour votre entreprise

Si vous voulez plus d’uniformité dans vos états financiers, envisagez la méthode de comptabilité d’exercice pour enregistrer les dépenses payées d’avance. Initialement, lorsque vous consignez le paiement d’un produit ou service, mettez la transaction dans un compte de bilan.

Une fois que vous recevez le bien ou le service, réduisez votre compte de bilan prépayé avec un crédit et augmentez vos dépenses avec un débit. Cet actif s’accroît ou s’accumule sur une période donnée en utilisant cette méthode pour consigner la transaction. Ce système suppose que vous payez le produit ou service à l’avance et que vous le recevez à une date ultérieure.

En quoi consistent les dépenses prépayées?

Les dépenses payées d’avance sont des dépenses que vous payez pour des articles ou des services avant de les utiliser ou de les utiliser. Dans Comptabilité des dépenses payées d’avance, ces dépenses sont des actifs à court terme. Ce sont des actifs, car vous en profiterez ultérieurement, généralement dans les douze mois. Si les dépenses concernent des articles que vous recevez après douze mois, vous considérez les dépenses comme des dépenses reportées à des fins de comptabilité.

Exemples de dépenses prépayées

Pendant que vous exploitez votre entreprise, trois exemples classiques de dépenses prépayées que vous pourriez rencontrer sont le loyer, l’assurance et les abonnements. Les comptables considèrent un loyer payé d’avance comme un actif dans vos états financiers, et l’assurance payée d’avance est également un actif à court terme. Avec les paiements anticipés d’assurance, vous achetez une protection contre les dommages futurs potentiels, comme les collisions de véhicule à moteur, les incendies, ou les inondations. Voici d’autres exemples de dépenses payées d’avance que vous pourriez engager : provision sur honoraires, couverture de soins de santé, taxes foncières, et services d’entretien.

Profiter des avantages des dépenses payées d’avance

Vous voudrez peut-être prépayer une dépense pour quelque chose dont vous avez besoin, que vous avez l’argent pour la payer et que vous ne voulez pas risquer de payer un prix plus élevé plus tard. Certaines entreprises encouragent cette pratique en offrant des rabais liés au paiement anticipé. Ces offres surviennent souvent avec les abonnements à des revues et à des journaux, ou pour des services comme les messagers ou l’entretien des véhicules. Certains fournisseurs de biens et services pourraient vous demander de payer d’avance certaines dépenses, comme le loyer ou les taxes foncières.

Une autre raison de prépayer des dépenses est que vous pouvez peut-être les déduire d’impôt. Pensez à bien consigner vos dépenses et à consulter votre comptable pour savoir si vous pouvez bénéficier de déductions et à quel moment vous pouvez les utiliser.

Comment fonctionnent les dépenses prépayées pour la comptabilité de votre entreprise

Par exemple, disons que vous payez 12 000 $ le 1er janvier pour un loyer pour toute l’année. Si vous passez en charge le paiement, la totalité des 12 000 $ est consignée dans vos documents comptables en janvier. Cependant, vous n’avez pas encore profité pleinement de ce loyer pendant toute l’année, car le loyer s’accumule sur une base mensuelle. Vous n’êtes tenu de payer le loyer qu’un mois à l’avance.

Si vous mettez ceci écriture de journal à un compte prépayé dans vos états financiers, vous répartissez les 12 000 $ sur les 12 mois de l’année. En comptabilisant la transaction chaque mois et en rajustant votre solde pour les paiements d’avance, vous pouvez reconnaître 1 000 $ chaque mois, afin que vos frais de location demeurent constants.

Pourquoi la comptabilité d’exercice fonctionne-t-elle pour les dépenses prépayées?

Vos écritures comptables pour réduire votre compte prépayé impliquent un débit à votre compte de dépenses et un crédit à votre compte prépayé sur votre bilan. Le débit apparaît du côté gauche et le crédit à droite de l’état financier. Ce système fonctionne parce qu’il vous donne une idée plus précise de la stabilité financière de votre entreprise. Il donne également aux investisseurs potentiels une idée plus précise de votre activité financière mensuelle ou trimestrielle.

Pour saisir des dépenses payées d’avance, vous devez tenir de bons registres. Vous devez savoir quand la transaction payée d’avance est saisie dans vos dossiers et quand il est temps de la convertir en dépense. Utilisez des rappels ou des notifications pour savoir quand il est temps d’ajuster un compte de dépenses prépayées afin de ne pas oublier de transférer le solde.

Configurer plusieurs comptes dans QuickBooks en ligne, comme le loyer prépayé, l’assurance prépayée ou les impôts prépayés, au lieu d’utiliser un compte prépayé. Ensuite, saisissez ces transactions le plus exactement possible lorsque vous déplacez une charge vers un compte de dépenses pour ces mêmes articles.

Vous veillez ainsi à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez votre façon de gérer vos finances avec QuickBooks en ligne.