Les processus d’affaires : la documentation des comptes fournisseurs

Toutes les entreprises doivent disposer de politiques relatives à la conservation des documents et aux exigences en matière de cycle d’approvisionnement. Un bon nombre de renseignements essentiels sont créés entre le moment où une commande est passée et celui où le paiement est émis. Ces renseignements doivent être conservés, stockés et utilisés pour le plus grand avantage de l’entreprise. Comme il existe de multiples façons d’acheter un article, la documentation peut être effectuée selon deux principales méthodes : le processus d’approbation de bon ou le processus de bon de commande.

Le processus d’approbation de bon

Le processus d’approbation d’un bon doit être utilisé comme contrôle interne afin de gérer ce qui est payé. Le document qui lance le processus est une facture émise par une autre entreprise. Il s’agit essentiellement d’une demande de paiement. Cependant, en raison de la possibilité de commandes non autorisées, de quantités ou de prix facturés erronés ou d’erreurs de facturation, il convient d’approuver la facture manuellement. Cette approbation doit être documentée, jointe à la facture soit numériquement ou physiquement, et conservée avec une copie du paiement versé. L’approbation doit être écrite ou dactylographiée, doit être datée et doit inclure les initiales de l’employé responsable des frais engagés.

Le processus de bon de commande

Le processus d’approbation de bon de commande est le contraire du processus d’approbation de bon. Au lieu d’attendre l’approbation d’une facture, l’achat éventuel est approuvé d’abord. Pour cette raison, la documentation utilisée est différente lorsqu’un bon de commande est émis. Tout d’abord, une demande d’achat doit être émise et acheminée au service des achats. Une demande d’achat est une proposition officielle demandant la création d’un bon de commande. Pour être prise en considération, la demande d’achat doit contenir une proposition de prix, des renseignements sur le fournisseur, le code comptable et une justification de l’achat. Si tous les renseignements sont approuvés, un bon de commande est créé et envoyé au fournisseur. Un bon d’achat décrit les articles, les prix et les modalités de contrat convenus pour l’achat. Une fois que les articles ont été reçus, le service responsable de la gestion des stocks crée un reçu dans le système comptable. Ce reçu indique en détail quels articles du bon de commande ont été reçus. Pendant ce temps, le système des comptes fournisseurs reçoit des factures du fournisseur. Le service des comptes fournisseurs doit mettre en correspondance la facture et le bon de commande ainsi que le reçu avant d’émettre le paiement au fournisseur. Le processus de mise en correspondance est essentiel pour s’assurer de l’exactitude de la commande. C’est à cette étape que les paiements sont effectués pour les articles commandés et reçus.

Les raisons motivant la conservation de documentation

La documentation est utile tant pour les parties internes que pour les parties externes. Une petite entreprise ne pourrait pas réussir un audit externe sans justification des transactions figurant dans les livres comptables. Les entreprises d’assurances pourraient exiger une justification à l’égard de la propriété des actifs. Les institutions financières pourraient vouloir voir les ententes relatives à la dette ou une preuve du montant de la dette figurant sur les états financiers. La conservation de documentation financière peut être utile pour déceler les erreurs, planifier les activités futures et consulter les données historiques

La détermination du meilleur processus

Les petites entreprises utilisent habituellement le processus d’approbation de bon et le processus de bon de commande pour effectuer des achats. En général, le processus de bon de commande devrait être utilisé pour les achats plus importants. Il est généralement utilisé pour les achats d’actifs afin de s’assurer que les spécifications et le prix sont documentés. Comme le processus d’approbation de facture exige moins de documentation, il est plus pratique. Cependant, puisqu’une plus grande partie du processus se déroule une fois la facture reçue, le risque de ne pas payer le fournisseur à temps est plus élevé. Bien que le versement de paiements sans bon de commande permette à une entreprise d’être plus souple, les deux processus doivent être accompagnés de politiques robustes en matière de documentation.