Comment effectuer un rapprochement bancaire

Les rapprochements bancaires jouent un rôle important dans vos procédures de contrôle interne concernant la trésorerie. Lorsque vous effectuez un rapprochement bancaire, vous comparez vos registres d’entreprise à vos registres bancaires pour vous assurer qu’ils sont identiques. En rapprochant ces montants, vous pouvez repérer les écarts dus aux problèmes de calendrier, aux erreurs de comptabilité et à la fraude avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Pour effectuer un rapprochement bancaire, vous devez rajuster manuellement les montants indiqués dans les deux ensembles de documents financiers. L’objectif final est que le solde bancaire soit égal au solde de vos documents financiers.

Solde par banque

La première étape d’un rapprochement bancaire consiste à rajuster le solde déclaré par votre banque. Le montant indiqué sur votre relevé de compte n’est pas toujours le même que celui que vous avez enregistré en raison du calendrier des opérations financières. Par exemple, les chèques que vous avez soumis pour payer des factures ou d’autres factures à payer n’ont peut-être pas encore été compensés par la banque. Votre compte bancaire indique toujours que vous avez cet argent, même si vos documents comptables indiquent que vous avez effectué le paiement.

Le solde de votre compte bancaire peut être inférieur à celui de vos dossiers si un dépôt que vous avez effectué n’a pas encore été traité. Pour vous assurer qu’il s’agit uniquement d’un problème de synchronisation et non d’une erreur, vous devez apporter des rajustements au solde du relevé de compte pour tenir compte de ces opérations.

La façon la plus simple de rajuster le solde bancaire déclaré est de noter le solde de fermeture dans une feuille de calcul et de rajuster manuellement le montant. Le rajustement de la partie du solde bancaire du rapprochement bancaire ne nécessite pas de rajustement des entrées, il vous suffit d’apporter des modifications manuelles au montant déclaré par la banque. Suivez ces étapes :

1. Commencez vos rajustements avec le solde de fermeture indiqué sur votre relevé de compte.
2. Ajoutez le solde des dépôts en transit à votre solde de départ. Ces chèques impayés sont des éléments que vous avez reçus et que vous avez comptabilisés, mais qui sont encore en cours de dépôt à la banque et qui ne s’affichent pas encore dans votre solde bancaire.
3. Déduisez le solde des chèques impayés de votre compte qui n’ont pas encore été compensés. Dans vos dossiers, vous avez déjà enregistré que vous avez effectué des paiements. Étant donné que les chèques n’ont pas encore été encaissés, vous devez les soustraire de votre solde bancaire pour que le montant corresponde à celui de vos documents financiers.
4. Vérifiez s’il y a des erreurs de la part de votre banque. Si vous remarquez des dépôts incorrects ou des fautes de frappe, avisez votre banque pour qu’elle effectue les rajustements appropriés.

Solde par documents comptables

Maintenant que vous avez traité la partie du solde bancaire, vous devez rajuster les chiffres dans vos documents comptables pour tenir compte des éléments que vous n’avez pas encore comptabilisés et qui peuvent rendre le solde réel de votre compte bancaire supérieur ou inférieur aux montants figurant dans vos documents comptables. Ces éléments comprennent généralement les frais, les frais de service et les intérêts.

Pour rajuster le solde comptable, repérez votre solde de trésorerie déclaré le même jour que le rapprochement bancaire. Ensuite, tenez compte des éléments suivants en saisissant les écritures de journal appropriées :

1. Déduisez les frais bancaires ou les frais de service. Votre banque facture automatiquement ces frais en fonction des modalités de votre compte bancaire. Vous pourriez ne pas recevoir d’avis concernant ces frais et imputations, ce qui signifie que vous pourriez ne pas les comptabiliser à l’avance dans vos documents comptables.
2. Déduisez les frais relatifs aux chèques sans provision ou les frais associés aux chèques sans provision que vous essayez d’encaisser. Étant donné que vous ne savez pas à l’avance si le chèque d’un client sera sans provision, vous n’êtes généralement pas informé de ces frais avant de rapprocher votre compte.
3. Ajoutez une écriture de journal pour comptabiliser vos intérêts créditeurs. Votre banque applique automatiquement les intérêts que vous gagnez à votre compte sans préavis, vous devez donc les ajouter à vos dossiers.
4. Rajustez vos dossiers pour les chèques recueillis par la banque. Il s’agit d’éléments liés à une case de paiement que la banque gère en votre nom.
5. Vérifiez s’il y a des erreurs dans votre compte de caisse, y compris les erreurs de transposition.

Reporter des écritures de journal

Tous les rajustements de vos documents comptables exigent que vous fassiez un écriture de rajustement. Si votre solde de trésorerie est trop bas, votre entrée nécessite un débit. Par exemple, lorsque la banque reporte des intérêts créditeurs dans votre compte, vous n’en avez aucune trace dans vos états financiers.

Vous devez débiter ce montant pour augmenter votre dossier, créditer les revenus d’intérêts pour déclarer les revenus d’intérêts et reporter l’entrée dans vos dossiers pour qu’elle corresponde à l’activité de la banque.

Comparer les soldes

Après avoir rajusté le solde par banque et le solde par livres comptables, les montants de rajustement de fermeture doivent être égaux. Si ce n’est pas le cas, cela indique que quelque chose ne va pas. Vérifiez s’il s’agit d’une erreur, d’une omission incorrecte, de dates de rapprochement incorrectes ou d’une fraude .

L’exécution régulière de rapprochements bancaires vous aide à vous assurer que vos comptes sont exacts avant qu’une erreur majeure ne nuise à vos finances. Veillez à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez la façon dont vous gérez vos finances dès maintenant.