Comment effectuer un rapprochement bancaire

Les rapprochements bancaires jouent un rôle important dans vos procédures de contrôle interne à l’égard de la trésorerie. Lorsque vous effectuez un rapprochement bancaire, vous comparez les données de votre entreprise à vos données bancaires pour vous assurer qu’elles sont identiques. En rapprochant ces montants, vous pouvez repérer les écarts dus aux problèmes de temps, aux erreurs de comptabilité et à la fraude avant qu’ils ne deviennent graves.

Pour effectuer un rapprochement bancaire, vous devez apporter des rajustements manuels aux montants des dollars déclarés sur les deux ensembles de documents financiers. L’objectif final est que le solde bancaire corresponde au solde dans vos documents financiers.

Solde par banque

La première étape d’un rapprochement bancaire consiste à rajuster le solde déclaré par votre banque. Le montant indiqué sur votre relevé de compte n’est pas toujours le même que celui que vous avez enregistré en raison des opérations financières. Par exemple, les chèques que vous avez soumis pour payer des factures ou d’autres factures à payer n’ont peut-être pas encore été compensés par la banque. Votre compte bancaire indique toujours que vous avez cet argent même si vos documents comptables indiquent que vous avez effectué le paiement.

Le solde de votre compte bancaire pourrait être inférieur à celui de vos dossiers si un dépôt que vous avez effectué n’a pas encore été traité. Pour vous assurer qu’il ne s’agit que d’un problème de synchronisation et non d’une erreur, vous devez rajuster le solde de votre relevé bancaire pour tenir compte de ces opérations.

La façon la plus simple de rajuster votre solde bancaire déclaré est de noter le solde de fermeture dans une feuille de calcul et de rajuster manuellement le chiffre. Le rajustement de la portion du solde bancaire du rapprochement bancaire ne nécessite pas le rajustement des écritures; il vous suffit d’apporter des modifications manuelles au chiffre déclaré par la banque. Suivez ces étapes :

1. Commencez vos rajustements avec le solde de fermeture indiqué sur votre relevé de compte.
2. Ajoutez le solde des dépôts en transit à votre solde d’ouverture. Ces chèques en circulation sont des articles que vous avez reçus et comptabilisés, mais qui sont encore en route vers la banque pour le dépôt et qui n’apparaissent pas encore dans votre solde bancaire.
3. Déduisez le solde des chèques impayés de votre compte qui n’ont pas encore été compensés. Dans vos dossiers, vous avez déjà inscrit que vous avez effectué des paiements. Étant donné que les chèques n’ont pas encore été encaissés, vous devez les soustraire de votre solde bancaire pour que ce montant corresponde à vos documents financiers.
4. Vérifiez s’il y a des erreurs de la part de votre banque. Si vous remarquez que des dépôts ou des fautes de frappe sont incorrects, demandez à votre banque d’effectuer les rajustements nécessaires.

Solde par documents comptables

Maintenant que vous avez traité la partie du solde bancaire, vous devez rajuster les chiffres dans vos dossiers pour tenir compte des éléments que vous n’avez pas encore comptabilisés et qui peuvent rendre le solde de votre compte bancaire réel plus élevé ou plus bas que les chiffres dans vos documents comptables. Ces articles comprennent généralement les frais, les frais de service et les intérêts.

Pour rajuster le solde par documents comptables, repérez votre solde de trésorerie déclaré le jour même que le rapprochement bancaire. Ensuite, comptabilisez les éléments suivants en saisissant les écritures de journal appropriées :

1. Déduisez les frais bancaires ou les frais de service. Votre banque facture automatiquement ces frais en fonction des modalités de votre compte bancaire. Il est possible que vous ne receviez pas d’avis de ces frais et frais, ce qui signifie que vous ne pouvez pas les comptabiliser à l’avance dans vos documents comptables.
2. Déduisez les frais relatifs aux chèques sans provision ou aux frais associés aux chèques sans provision que vous tentez d’encaisser. Comme vous ne savez pas à l’avance si le chèque d’un client sera sans provision, vous n’êtes habituellement pas au courant de ces frais avant de rapprocher votre compte.
3. Ajoutez une écriture de journal pour comptabiliser vos revenus d’intérêts. Votre banque applique automatiquement les intérêts que vous gagnez à votre compte sans préavis; vous devez donc les ajouter à vos dossiers.
4. Rajustez vos dossiers pour les chèques perçus par la banque. Il s’agit d’articles liés à une boîte de paiement que la banque gère en votre nom.
5. Vérifiez si votre compte de caisse contient des erreurs, y compris des erreurs de transposition.

Report des écritures de journal

Tous les rajustements apportés à vos documents comptables nécessitent que vous fassiez une écriture de rajustement. , Si votre solde de trésorerie est trop bas, votre entrée requiert un débit sur le compte de caisse. Par exemple, lorsque la banque comptabilise les revenus d’intérêts sur votre compte, vous n’avez aucune trace de cela dans vos états financiers.

Vous devez débiter ce montant en espèces pour augmenter vos dossiers, créditer les revenus d’intérêt pour comptabiliser les revenus d’intérêts et reporter l’entrée pour que vos dossiers correspondent à l’activité de la banque.

Comparaison des soldes

Après avoir rajusté le solde par banque et le solde par document comptable, les montants de rajustement de fin devraient être égaux. Si ce n’est pas le cas, cela signifie qu’il y a un indicateur que quelque chose ne va pas. Vérifiez si cela est le résultat d’une erreur, d’une omission incorrecte, de dates de rapprochement inexactes ou de fraude.

Effectuer un rapprochement bancaire régulier permet de vous assurer que vos comptes sont exacts avant qu’une erreur majeure ne nuit à vos finances. Veillez à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez la façon dont vous gérez vos finances dès maintenant.