Changements dans la tenue des livres lors du passage d’une entreprise individuelle à une société par actions

À mesure que votre entreprise prend de l’expansion, vous pouvez choisir de modifier sa structure juridique et passer d’une entreprise individuelle à une société par actions. Ce changement présente de nombreux avantages, notamment une responsabilité limitée et une flexibilité accrue en matière de financement et de planification fiscale. Lorsque vous envisagez de faire ce changement, n’oubliez pas que vous devez également adapter vos pratiques de tenue des livres pour vous conformer aux lois qui régissent les sociétés.

Les différences entre les entreprises individuelles et les sociétés par actions

Une entreprise individuelle n’est pas une entité juridique autonome, car il n’y a que vous qui exploitez une entreprise. Vous avez peut-être enregistré une raison sociale, mais légalement, il ne s’agit que d’un outil de marketing. Les sociétés par actions, cependant, restent séparées et distinctes de leurs propriétaires, les actionnaires, et elles ont des directeurs qui prennent des décisions d’affaires. Dans les faits, vous pouvez être le seul actionnaire, directeur et employé de la société, mais le gouvernement canadien la considère néanmoins comme une entité distincte.

Lorsque vous lancez une société, vous jouez plusieurs rôles dans l’entreprise, et les comprendre vous aide à savoir quel chapeau porter lorsque vous prenez des décisions. En tant qu’entité distincte, la société doit préparer des états financiers, soumettre des déclarations de revenus annuelles et payer ses propres impôts. Il est donc essentiel de séparer vos livres d’entreprise, vos comptes bancaires et vos enregistrements gouvernementaux de vos dossiers financiers personnels.

Conformité d’entreprise

Documenter correctement vos transactions d’entreprise est la règle d’or pour une tenue des livres et une conformité fiscale réussies. Cela signifie que lorsque vous achetez quelque chose lié à votre entreprise, vous devez conserver vos reçus et vos preuves d’achat. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité, tel que QuickBooks en ligne, adapté à votre type d’entreprise, simplifie le suivi des dépenses et les rapports financiers. Lorsque vous prenez des décisions officielles en tant que directeur, il est important de les consigner par écrit dans une résolution formelle datée et signée. Le fait de tout consigner par écrit vous permet de vous rappeler comment et quand vous avez pris ces décisions et de les appuyer si l’Agence du revenu du Canada (ARC) décidait de procéder à une vérification. L’exécution régulière de tâches liées à la tenue des livres et des dossiers vous aide également à garder le contrôle de votre petite entreprise en vous permettant d’être immédiatement informé des problèmes financiers. Vous aurez ainsi plus de temps et d’énergie pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Pratiques exemplaires lors de la transition

Le transfert des actifs de votre entreprise d’une entreprise individuelle à une société par actions a des conséquences fiscales et juridiques. En règle générale, vous devez effectuer ces transferts à la juste valeur marchande. Si vous avez des actifs de grande valeur que vous devez transférer à la société, il peut être judicieux d’obtenir une évaluation indépendante. Vous pouvez transférer la plupart des revenus non imposables à une société en utilisant les dispositions de réinvestissement contenues dans la Loi de l’impôt sur le revenu. Encore là, une documentation claire est d’une grande utilité. Vous pouvez donc demander à un professionnel de revoir ou de rédiger vos contrats et de remplir les formulaires appropriés de l’ARC.

La constitution en société par actions de votre entreprise signifie généralement que vous avez connu une croissance et, à ce titre, elle peut représenter une étape passionnante dans la vie de votre entreprise. Il est bon de garder à l’esprit que cela signifie que vous et votre entreprise constituez désormais deux entités distinctes, et que la séparation de vos finances peut éviter que des problèmes ne surgissent à l’avenir. Quelle que soit la configuration que vous utilisez pour votre petite entreprise, vous pouvez tenir vos livres comptables à jour et exacts en utilisant QuickBooks. Modifiez dès maintenant la façon dont vous gérez vos finances.