Comment organiser facilement vos reçus

« Conservez tous vos reçus » est l’un des premiers conseils financiers que tout le monde apprend, et pour une bonne raison : sans une trace précise et facilement consultable de l’argent que vous avez dépensé, vous risquez de ne pas pouvoir répondre à la demande de vérification de vos dépenses d’entreprise par l’Agence du revenu du Canada. Organiser les reçus est particulièrement important pour les entrepreneurs travaillant dans l’hôtellerie, la réparation automobile ou d’autres domaines à forte intensité de liquidités, où les paiements passent souvent sous le radar et où les audits sont fréquents. En établissant un bon système et en vous y tenant, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est prête lorsque l’inévitable lettre de l’ARC arrivera.

Prenez l’habitude de demander un reçu imprimé, puis de le photocopier

Obtenir un reçu est facile lorsque vous achetez des fournitures de bureau, des meubles ou une pizza du vendredi après-midi pour l’équipe. La plupart du temps, un reçu vous est remis dès que vous payez ces articles courants. Les achats ponctuels ou les dépenses débitées automatiquement, comme le loyer mensuel du bureau, ne génèrent pas forcément des reçus que vous pouvez garder sous la main. Une bonne règle de base est de demander un reçu pour chaque transaction liée à votre entreprise, aussi petite ou apparemment sans importance qu’elle puisse paraître.

Une fois que vous avez le reçu, faites-en une copie dès que vous êtes de retour au bureau. Cela semble idiot, mais l’encre utilisée sur les reçus s’efface relativement vite, et l’ARC exige que les contribuables conservent ces reçus pendant au moins six ans. Rien n’est plus frustrant que d’ouvrir, lors d’un audit, votre dossier de reçus vieux de cinq ans et d’y trouver des bouts de papier illisibles.

Archiver les reçus dans un classeur, et deux fois plutôt qu’une

Une fois que vous avez un enregistrement permanent des opérations de la journée sur du papier sans acide, vous êtes prêt à l’archiver. Vous devez en archiver deux copies, soit une pour l’impôt et une pour vos dossiers. Dans le premier classeur, que vous pouvez étiqueter « ARC » pour la déclaration de revenus de l’année, rassemblez les reçus triés par date afin de pouvoir accéder directement aux dépenses que l’ARC souhaite connaître dans sa demande de renseignements. Il s’agit également d’un système naturel d’archivage à long terme, lorsque les années ont passé et que vous ne vous souvenez plus de la date à laquelle vous avez acheté ces stylos à bille, mais que vous vous rappelez l’année.

Le deuxième classeur doit contenir les mêmes reçus, mais triés par type plutôt que par date. Il servira surtout pour votre propre tenue de dossiers et le suivi des dépenses. En classant les reçus de cette façon, vous n’avez pas besoin de chercher trop longtemps pour savoir si vos coûts de carburant sont plus élevés que l’année dernière ou si vos biens d’équipement sont moins chers. Conservez ce dossier aussi longtemps que vous pensez en avoir besoin; il n’est pas destiné à l’impôt, il n’y a donc pas de règle de conservation.

Envisagez de passer au numérique

Si vous traitez un grand nombre de reçus, vous risquez de manquer de place dans vos classeurs au bout de quelques années. Puisque l’ARC permet aux contribuables de produire des documents numérisés en ligne, il n’y a aucun inconvénient à numériser vos reçus et à conserver des copies en image ou en PDF soigneusement organisées sur votre disque dur ou dans le nuage.

Une autre option consiste à utiliser une application de gestion des reçus. Cela peut être particulièrement utile si vous voyagez afin de ne pas transporter une pile de papier avec vous pendant tout le trajet. Selon la façon dont vous voyagez, vous aurez peut-être besoin de plus d’une application. Par exemple, IQBoxy Expenses, consigne tous vos frais de voyage et transmet l’enregistrement électronique à votre support de stockage préféré. TripLog est similaire, mais plus orientée vers le suivi du kilométrage et des coûts sur la route. Si votre entreprise réclame l’usure des véhicules, ou si vous facturez à vos clients les distances parcourues, cette application peut faire toute la différence en utilisant le GPS de votre téléphone pour établir un journal des déplacements qui se traduit directement soit par des frais de kilométrage sur une facture, soit par la dépréciation du véhicule pour l’impôt.

Dans le doute, déléguez

Exploiter une entreprise représente beaucoup de travail, et garder la trace de chaque reçu en rajoute encore plus. Lorsque votre entreprise s’est développée au point d’effectuer plusieurs achats par jour, ou que le suivi des dépenses prend plus de quelques minutes de votre temps, il est temps de déléguer cette tâche à un employé de bureau. Pour y parvenir efficacement, réservez un peu de temps pour enseigner votre système de classement à un commis ou à un assistant administratif. Planifiez une réunion à l’échelle du bureau ou envoyez un mémo pour faire savoir à tout le monde que les reçus doivent être remis à la personne désignée à l’avenir.

Comme vous faites confiance à une autre personne pour gérer des dossiers qui peuvent avoir un impact important sur vos déductions ou vos exclusions, assurez-vous de vérifier de temps en temps que tout va bien et que les dossiers sont tenus comme vous le souhaitez. Au fur et à mesure que le temps passe et que vous vous sentez plus à l’aise avec la gestion des reçus, vos contrôles peuvent devenir de moins en moins fréquents.

L’organisation des reçus prend du temps, mais permet d’économiser de l’argent. En prenant l’habitude de recueillir, de copier et d’archiver des relevés d’opérations, vous pouvez être sûr d’être prêt à faire face à la fois à l’inoffensive demande de renseignements et au très redouté avis de nouvelle cotisation de l’ARC.