Comment conserver les documents comptables de votre petite entreprise

Chaque entreprise a besoin de pratiques comptables rigoureuses. Une partie de ce processus consiste à stocker les documents financiers qui confirment les chiffres dans vos documents comptables. L’Agence du revenu du Canada (ARC) exige que les propriétaires de petites entreprises tenir des registres financiers depuis au moins six ans. Selon votre secteur d’activité ou vos objectifs financiers, vous devrez peut-être conserver des documents supplémentaires ou les conserver encore plus longtemps. La façon dont vous conservez vos documents comptables est importante pour la conformité aux exigences de l’ARC et la sécurité des renseignements de votre entreprise .

Stockage physique de documents

Si vous n’avez pas entièrement numérisé vos documents comptables, vous avez besoin d’un moyen de stocker et d’organiser vos documents financiers et vos reçus. L’ARC exige que vous stockiez ces documents à votre lieu d’affaires, à moins d’obtenir une autorisation écrite pour un autre lieu. Cela signifie que vous devez créer un système de stockage physique dans votre bureau pour garder les choses organisées.

Votre système de stockage devrait protéger les documents afin qu’ils soient en bon état si vous devez les utiliser pour votre propre référence ou pour une vérification future. En les gardant dans un système organisé, il est également plus facile de trouver exactement ce que vous cherchez. Un système de classement est souvent la méthode de choix pour stocker des copies papier des documents comptables. Cette méthode vous permet d’utiliser des dossiers individuels pour trier des documents de différents types. Vous pouvez également les trier par ordre chronologique pour organiser les documents sur plusieurs années. Les étiquettes apposées sur chacun des dossiers permettent de trouver encore plus facilement ce dont vous avez besoin lorsque vous devez extraire d’anciens fichiers de tenue de comptes.

Stockage de fichiers informatiques

Si vous n’avez pas beaucoup de fichiers numériques, vous avez la possibilité de les stocker sur votre ordinateur local. Cette option est facile parce que vous n’avez pas besoin de logiciel ou de matériel supplémentaire pour enregistrer les documents. Il comporte toutefois certains inconvénients. L’espace dont vous disposez pour stocker les documents est limité. Étant donné que les documents sont stockés localement sur votre ordinateur, il n’est pas aussi facile de les partager ou d’accéder aux fichiers si vous n’êtes pas physiquement à votre ordinateur.

La sécurité numérique de vos fichiers est également un facteur à prendre en considération. Vous pouvez perdre des fichiers ou les voir compromis à la suite de menaces physiques ou de cybermenaces. Si votre ordinateur tombe en panne ou est piraté, ces fichiers deviennent vulnérables. Vous pouvez protéger ces fichiers en gardant votre système à jour. Les pare-feu, le chiffrement et les logiciels antivirus aident également à minimiser les menaces. C’est une bonne idée d’avoir un système de sauvegarde différent pour vos fichiers si votre ordinateur est votre principal moyen de stockage. Vous pouvez utiliser le stockage en nuage comme sauvegarde, par exemple.

Stockage dans le nuage

Les documents numériques vous permettent d’économiser de l’espace dans votre bureau et de garder vos documents facilement accessibles sans avoir à fouiller dans les tiroirs de classement. Et puisque vos renseignements se trouvent sur les serveurs de quelqu’un d’autre, vous n’avez pas à investir dans du matériel ou à consacrer de l’espace aux fichiers. Le stockage dans le nuage conserve vos fichiers sur un serveur tiers avec un accès facile à vos fichiers à partir de n’importe quel appareil, ce qui le rend pratique lorsque vous devez revenir sur quelque chose. En cas d’incendie, d’inondation ou de mauvais fonctionnement de l’ordinateur, vous n’avez pas à craindre de perdre des renseignements puisque vous n’avez pas de fichiers physiques ou numériques stockés sur un appareil local dans votre bureau .

Des programmes comme QuickBooks en ligne offrent des sauvegardes automatiques pour que vous ayez toujours une copie de vos documents numériques. QuickBooks stocke tous vos renseignements de comptabilité, de tenue de comptes, de dépenses, de factures et de reçus sous forme numérique, le tout au même endroit. Cela vous permet de créer facilement des rapports, de réviser vos données et d’accéder aux fichiers lorsque vous en avez besoin .

La numérisation de vos documents physiques est relativement facile. Vous pouvez simplement enregistrer les documents dont vous avez besoin sous forme de fichiers PDF dans Google Drive ou un service similaire, ou vous pouvez utiliser une application de gestion de documents dédiée, telle que Hubdoc. Lorsque vous utilisez le stockage infonuagique, vos documents sont aussi sûrs que les méthodes de chiffrement et de sécurité utilisées par l’entreprise offrant le service. Il est donc important de rechercher attentivement les options. La plupart des options de stockage en nuage sont totalement sûres et prennent la sécurité des documents très au sérieux. QuickBooks intègre un certain nombre de fonctions de sécurité de la comptabilité infonuagique pour protéger vos données avec une technologie de chiffrement de haute qualité, une autorité de certification SSL et des serveurs protégés par un pare-feu pour votre tranquillité d’esprit.

Lecteurs flash

Les clés USB sont petites et pratiques, ce qui en fait un moyen attrayant de stocker des documents numériques sur place. Avec une clé USB, vous pouvez glisser l’équivalent d’un classeur dans votre poche et l’emporter facilement n’importe où. L’utilisation de clés USB est relativement simple, et une fois que vous avez acheté la clé USB, vous n’avez pas à vous soucier des coûts supplémentaires. Les clés USB fonctionnent avec n’importe quel appareil doté d’un port USB, ce qui les rend extrêmement polyvalentes et faciles à partager. Ils sont relativement durables et ont tendance à résister aux secousses et aux chutes.

Mais il y a des inconvénients à prendre en compte. Les petites choses sont en soi faciles à perdre, alors vous pourriez finir par égarer votre clé USB avec tous vos documents. La taille de stockage est également limitée sur un lecteur flash, ce qui peut être un défi pour les grandes entreprises ayant beaucoup de fichiers à stocker. En cas d’incendie ou d’autres catastrophes naturelles, ces dispositifs de stockage ne sont pas aussi fiables que le stockage hors site dans le nuage et peuvent être détruits.

Disques durs externes

Une autre option sur place pour le stockage des documents numériques est un disque dur externe. Il s’agit d’un appareil que vous connectez à votre ordinateur pour augmenter son espace de stockage. Le processus de configuration est plus facile que de démonter l’ordinateur et d’installer la mémoire interne. Vous pouvez utiliser des disques durs externes pour sauvegarder les renseignements qui se trouvent déjà sur votre ordinateur. Tout comme les clés USB, vous ne payez qu’une seule fois et vous ne vous souciez plus du coût. En général, plus vous payez, plus vous recevez d’espace de stockage. Les disques durs externes occupent relativement peu d’espace dans votre bureau, et bien qu’ils soient beaucoup plus gros que les clés USB, ils sont toujours portables .

Vous avez plusieurs options de stockage des documents comptables, que vous ayez des fichiers physiques ou numériques à stocker. Considérez les avantages et les inconvénients de chaque option de stockage de documents pour trouver les méthodes qui conviennent à votre situation. Ou profitez de QuickBooks en ligne et ses fonctions intégrées de sauvegarde de documents qui vous tiennent à jour automatiquement. Modifiez dès maintenant la façon dont vous gérez vos finances.