Rationaliser la tenue des comptes pour maximiser l’efficacité

Pour que votre entreprise décolle sur des bases solides, il est essentiel de faire le suivi de vos finances. Le fait d’assumer cette tâche vous-même vous permet d’économiser de l’argent, mais cela peut aussi prendre beaucoup de temps, surtout si vous n’avez pas de solides connaissances en comptabilité. De petits changements dans la façon dont vous gérez la tenue des comptes de votre petite entreprise peuvent vous permettre de rationaliser le processus et vous laisser plus de temps pour vos autres responsabilités.

Consulter un comptable

Même si vous envisagez de faire votre comptabilité vous-même, il peut être utile de consulter un comptable pour qu’il vous aide à partir du bon pied. Un comptable peut vous conseiller sur la manière de gérer votre tenue des comptes au jour le jour afin de rationaliser le processus, et il peut vous aider à configurer un logiciel comptable qui vous facilitera la tâche. Il est également important de vous conformer à toutes les réglementations, que votre comptable peut vous aider à comprendre. Une fois les éléments clés en place, vous pourrez prendre en charge le processus de comptabilité.

Créer des procédures comptables standard

Comme tout processus commercial, votre comptabilité s’améliorera une fois que vous aurez établi des procédures standard. Des procédures écrites vous permettront de suivre les principes de base de la tenue de comptes et de la comptabilité sans omettre aucune étape importante. Une liste de contrôle couvrant ces procédures standard facilite le travail de comptabilité.

Les procédures standard permettent également d’assurer la cohérence entre les différentes personnes chargées des tâches comptables. C’est utile si la personne qui s’occupe normalement de ces tâches est absente ou quitte l’entreprise. Revoir ces procédures et les mettre à jour régulièrement peut vous aider à rester efficace et à continuer à rationaliser vos processus. Cela est particulièrement important lorsque votre entreprise se développe et que les tâches de tenue des comptes deviennent plus complexes.

Conserver des documents de façon efficace

Vous devez conserver des registres pour satisfaire à vos obligations de déclaration à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et vous conformer au droit commercial canadien. Les documents financiers que vous devez conserver comprennent les reçus papier et électroniques, les registres détaillés des dépenses et des ventes, les détails sur la paie, et les taxes que vous percevez et payez.

Conservez les registres pendant six ans à compter de la fin de l’année d’imposition au cours de laquelle vous les avez déclarés, car ils peuvent vous faire gagner du temps et de l’argent au cas où l’ARC auditerait votre entreprise. En cas d’audit, une tenue des comptes efficace est essentielle au maintien de la bonne santé de votre petite entreprise.

Vous devez organiser ces documents d’une manière facile à comprendre au cas où vous en auriez besoin plus tard. Pour les copies papier, vous avez besoin d’un endroit sûr où conserver les documents afin qu’ils restent protégés. L’utilisation de chemises de classement avec des étiquettes claires vous aide à trier les documents pour qu’ils soient faciles à trouver.

Vous pouvez également numériser vos documents pour économiser l’espace de stockage physique. C’est une bonne idée de sauvegarder vos dossiers financiers numériques au cas où quelque chose arriverait aux originaux.

Utiliser des systèmes de comptabilité en ligne

Les programmes de comptabilité en ligne tels que QuickBooks en ligne éliminent une grande partie de l’incertitude liée à la tenue des comptes. Ces programmes vous aident à créer des factures électroniques et à stocker et enregistrer des reçus électroniques, afin d’être payé plus rapidement tout en gardant vos finances organisées.

Ce type de tenue des comptes virtuelle fonctionne particulièrement bien si vous avez une entreprise mobile, car il vous permet d’accéder facilement à vos comptes à partir de votre tablette ou de votre téléphone intelligent et vous évite les tracas de la vente à distance. La tenue des comptes virtuelle vous permet également de suivre l’évolution des taux d’imposition, de créer des rapports d’un simple clic, et de télécharger et organiser vos opérations bancaires.

Si vous travaillez avec un comptable pour remplir vos déclarations de revenus ou pour accomplir d’autres tâches financières, la comptabilité en ligne facilite le partage de vos documents financiers. Des centaines d’applications en ligne fonctionnent avec QuickBooks, ce qui vous permet d’élaborer un système adapté aux besoins de votre petite entreprise sans avoir à affronter une courbe d’apprentissage abrupte. Si vous avez besoin d’aide pour calculer les rabais accordés aux clients ou les coûts des travaux, la version bureau de QuickBooks est faite pour vous.

Automatiser vos processus comptables

La comptabilité automatisée vous permet d’économiser du temps et de l’énergie lors de la conciliation de vos documents comptables. Des outils comme la saisie de données automatisée éliminent les fautes coûteuses qui découlent des erreurs humaines tout en réduisant la redondance comptables afin de rationaliser votre tenue des livres. L’intelligence artificielle en comptabilité peut vous aider à obtenir de précieux renseignements sur vos opérations commerciales. Lorsque vous combinez la comptabilité automatisée avec l’IA, vous pouvez mieux voir où votre entreprise perd de l’argent et identifier les articles en stock les plus vendus, ce qui vous permet de combler rapidement les fuites financières et de planifier les achats de stocks bien à l’avance.

Les programmes de comptabilité en ligne tels que QuickBooks vous permettent également de partager automatiquement des données avec votre comptable, par exemple en envoyant des factures récurrentes préprogrammées. Ces programmes sauvegardent également les données dès que vous les saisissez.

Traiter la comptabilité de manière cohérente

L’instauration d’une routine dans votre comptabilité favorise la cohérence. Vous pourriez être tenté de reporter la tenue des comptes et de tout faire en même temps, mais il est généralement plus facile de prévoir des séances de travail plus fréquentes.

Si vous attendez trop longtemps, vous risquez de passer à côté de certains problèmes tels que les chèques sans provision. Une tenue des comptes régulière vous aide également à repérer les factures de clients en souffrance, qui pourraient affecter votre trésorerie. Ce suivi régulier vous permet d’identifier les clients en retard de paiement et de les contacter pour les inciter à payer plus rapidement.

Avec un peu de prévoyance, la gestion et la tenue des comptes de votre entreprise deviendront un jeu d’enfant. Grâce à l’accès aux ordinateurs, aux appareils mobiles et à un logiciel de tenue des comptes complet tel que QuickBooks, vous saurez à tout moment où en est votre entreprise et pourrez planifier sa croissance future en toute simplicité. Veillez à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez la façon dont vous gérez vos finances dès maintenant.