Tout ce que vous devez savoir sur la tenue de comptes d’un commerce électronique

L’ouverture d’une boutique de commerce électronique est une aventure passionnante pour tout entrepreneur. Avec une boutique en ligne, vos produits sont disponibles jour et nuit, toute l’année, pour un éventail de clients dans le monde entier. Le Web vous permet de ratisser large pour atteindre un public de niche, d’expédier des commandes directement, tout en conservant une petite empreinte physique.

L’achat d’un nom de domaine et d’un service d’hébergement, la mise en place du site Web et de la boutique elle-même sont autant d’étapes importantes à franchir, mais sans une bonne planification financière, votre boutique n’aura pas beaucoup de succès.

Une fois que votre nouveau magasin a été configuré et qu’il est en ligne, vous devrez vous assurer que les niveaux de vos stocks sont suffisants et que le suivi des dépenses est effectué, entre autres. Quickbooks propose des solutions intégrables pour vous aider dans tous ces domaines.

Qu’est-ce que la tenue de comptes?

La tenue de comptes est le processus de suivi des entrées et sorties d’argent de votre entreprise. Lorsqu’il s’agit de tenue de comptes et de comptabilité, l’exploitation d’une entreprise de commerce électronique n’est pas très différente de celle d’un magasin de détail classique. Pour gérer la comptabilité d’une entreprise de vente au détail en ligne, il faut se concentrer sur les stocks et les flux de trésorerie, tout en utilisant un logiciel comptable pour la vente au détail pour vous aider à combler les lacunes.

En tant que détaillant, votre stock est le fondement de votre entreprise et presque tout ce que vous faites en dépend. Pour cette raison, un grand nombre de vos documents et rapports financiers portent uniquement sur votre inventaire.

Qu’est-ce qui rend la tenue de comptes pour le commerce de détail unique?

À première vue, le processus de tenue de comptes et de comptabilité pour un commerce électronique est très similaire à celui utilisé dans d’autres secteurs. Si vous comprenez les bases de la comptabilité, ou si vous avez une expérience comptable acquise au cours d’une carrière antérieure, vous êtes sur la bonne voie pour comprendre ce sujet. Même si vous n’avez pas d’expérience dans ce domaine, les principes de la tenue de comptes pour le commerce de détail sont assez simples.

Les bases de la tenue de comptes pour un commerce électronique

Vous devez franchir plusieurs étapes essentielles lorsque vous mettez en place un flux de travaux de tenue de comptes pour une boutique en ligne. La version simplifiée de ce processus pourrait ressembler à ce qui suit :

1. Déterminer la façon dont vous voulez faire le suivi et calculer le coût de vos stocks;
2. Télécharger un logiciel comptable pour la vente au détail;
3. Créer des modèles pour les bulletins de vente, les factures et les reçus;
4. Commencer à faire le suivi de vos stocks;
5. Créer un bilan, un état des résultats et un état des flux de trésorerie pour votre premier mois d’activité.

Avant de commencer à faire des calculs pour déterminer vos revenus et vos coûts, il est bon de s’assurer que vous comprenez les bases. Les états financiers constituent le meilleur point de départ.

Les états financiers que vous devez connaître

En tant que propriétaire d’une entreprise, vous devez avoir une vision à jour de vos finances à tout moment. Lorsque vous avez une idée claire de ce qu’il advient de votre argent, vous pouvez mieux gérer les dépenses de votre entreprise. Cela vous permet de développer et d’améliorer constamment votre marge de profit. Les états financiers offrent une vue organisée de ces informations.

Il existe trois principaux types d’états financiersqui sont utilisés dans presque tous les modèles d’entreprise, quelle que soit la taille ou le secteur d’activité :

• Bilan
• un état des résultats;
• un état des flux de trésorerie.

Bilan

Le bilan est un enregistrement de vos actifs, de vos passifs et de vos capitaux propres. Les actifs correspondent aux passifs et aux capitaux propres (aussi connu comme l’équation comptable : Actifs = Passifs + Capitaux propres). Un bilan se compose généralement de deux colonnes; l’une définit vos actifs et l’autre vos passifs.

Unbilanest nommée ainsi parce que les deux colonnes doivent être équilibrées et afficher le même profit ou la même perte totale au moment où vous créez la feuille. Un bilan sert à illustrer la santé financière globale de votre entreprise.

Dans une colonne du bilan, vous dressez la liste de tous les actifs de votre entreprise. Il s’agit notamment de vos stocks, de vos liquidités et de vos comptes clients (argent que les clients doivent à votre entreprise et que vous devriez recevoir dans l’année). Étant donné que la vente au détail en ligne nécessite généralement moins d’espace physique et d’équipement, vos principaux actifs seront probablement vos liquidités et vos stocks. Les investissements et les factures impayées doivent également figurer dans votre bilan.

Dans l’autre colonne, vous devez dresser la liste de vos passifs, qui comprennent des éléments tels que les dettes et l’argent que vous devez pour des raisons professionnelles. Un passif peut être un solde impayé sur un prêt pour petite entreprise, une dette de carte de crédit pour des achats liés à l’entreprise, des paiements hypothécaires impayés pour votre lieu d’affaires ou, dans le cas de camions de livraison, des paiements de véhicules pour votre flotte.

État des résultats

Votreétat des résultatscomprend tout l’argent gagné au cours d’une période donnée, généralement un mois, un trimestre ou une année. Cet état présente à la fois le revenu d’exploitation et le revenu non lié à l’exploitation. Le revenu d’exploitation est l’argent gagné dans le cadre des activités régulières de l’entreprise. Si vous êtes propriétaire d’un commerce électronique de vente au détail de vêtements, votre principal revenu d’exploitation provient de la vente des stocks.

Les revenus non liés à l’exploitation reflètent l’argent gagné par des moyens qui ne sont pas directement liés à vos activités commerciales. Pour reprendre l’exemple ci-dessus d’un magasin de vente au détail de vêtements, vos revenus non liés à l’exploitation peuvent inclure la vente de biens immobiliers, la vente d’équipements ou le rendement des investissements.

Si vous avez d’abord opéré dans un entrepôt, puis vendu cet espace et déménagé dans un plus petit, le profit de la vente sera considéré comme un revenu non lié à l’exploitation. Il en serait de même si vous réalisiez un profit en revendant des équipements comme une machine à coudre ou si votre entreprise recevait des dividendes d’un investissement de ses fonds.

État des flux de trésorerie

Unétat des flux de trésorerieest probablement le document le plus important que vous puissiez avoir en tant qu’entrepreneur en commerce électronique. Il révèle chaque coût, comme le loyer, l’entretien et l’inventaire, ainsi que chaque source de revenus, y compris chaque vente réalisée par votre entreprise pendant une période donnée.

Un flux de trésorerie ne montre pas seulement le revenu brut de votre entreprise (le montant des ventes) et votre profit net (le montant restant après les dépenses), mais il indique si l’argent dépensé sert à la croissance de l’entreprise ou s’il est gaspillé en frais inutiles.

Logiciel comptable infonuagiquecomme QuickBooks en ligne vous aide à faire le suivi de tous ces chiffres, car il met à votre disposition les données dont vous avez besoin pour les états des flux de trésorerie. C’est important car, outre le fait qu’il s’agit de votre rapport financier le plus détaillé, un état des flux de trésorerie fiable peut prévenir les dépenses excessives ou les ruptures de stock.

Pourquoi les flux de trésorerie liés aux stocks sont cruciaux pour les détaillants

Le maintien d’un inventaire organisé et rentable est peut-être l’aspect le plus important de tout modèle de commerce électronique de détail. La gestion des stocks ne consiste pas seulement à stocker les articles que vous avez l’intention de vendre, mais aussi à suivre le flux de trésorerie de vos stocks.

Le flux de trésorerie désigne le montant d’argent qui entre et sort d’une entreprise sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Lorsque vous savez exactement quel montant d’argent circule dans votre entreprise, vous êtes en mesure de maintenir une marge de profit positive. Si vous subissez une perte, votre état des flux de trésorerie indique où les dépenses excessives ont eu lieu, ce qui vous permet d’élaborer une stratégie pour y remédier.

Il est essentiel de calculer le flux de trésorerie spécifiquement pour votre inventaire. Dans un document de flux de trésorerie lié aux stocks, par exemple, les coûts énumérés doivent exclusivement concerner les stocks. Cela comprend bien sûr le prix d’achat de votre stock, mais vous devrez peut-être aussi tenir compte d’éléments supplémentaires tels que les coûts de fabrication et d’entretien.

Si vous produisez tous les vêtements que vous vendez en interne, vous pouvez ajouter le coût des matières premières et de l’acquisition et entretien des équipements. Si vous avez des stocks en vrac qui doivent rester congelés, vous incluez les coûts de fonctionnement et d’entretien de votre congélateur dans l’état des flux de trésorerie.

En plus des coûts d’achat et d’entretien, vous devez faire le suivi de vos ventes réelles ainsi que toute perte de stock. Les pertes peuvent résulter d’un vol, d’une détérioration, d’un dommage ou d’autres facteurs qui rendent un article d’inventaire invendable. Même si vous souhaitez éviter autant que possible les pertes de stocks, vous devez néanmoins être prêt à y faire face si et quand elles se produisent.

Assurer le suivi du flux de trésorerie lié aux stocks signifie connaître le coût et la valeur globale de vos stocks, ce qui vous indique le profit net que vous tirez de la vente de vos stocks.

Pour estimer la valeur de votre stock, vous devez savoir combien d’unités vous avez achetées, le coût de fabrication ou d’achat de chaque unité, et la majoration que vous comptez appliquer à chaque unité lorsque vous la vendrez.

Méthodes d’évaluation des stocks

Il existe plusieurs méthodes différentes pour calculer le coût de vos stocks. Bien qu’aucune de ces méthodes ne soit nécessairement la meilleure, certaines peuvent être plus efficaces pour vous, en fonction du type d’articles que vous vendez. Voici les méthodes les plus courantes pour calculer le coût des stocks :

• Premier entré, premier sorti (PEPS)
• Dernier entré, premier sorti (DEPS)
• Moyenne pondérée
• Méthode de l’inventaire au prix de détail

PEPS

Avec la méthode PEPS, vous supposez que les premiers articles que vous avez achetés pour vos stocks sont aussi les premiers que vous vendez. Cela fonctionne bien si votre stock est périssable (comme les produits alimentaires ou les compléments alimentaires). Imaginez que vous établissez vos stocks pour le premier trimestre de l’année et que vous avez acheté trois lots : un en janvier, un en février et un en mars.

• Le lot de janvier comprenait 2 000 articles, chacun coûtant 4 $
• Le lot de février comprenait 2 000 articles, chacun coûtant 6 $
• Le lot de mars comprenait 2 000 articles, chacun coûtant 8 $

Au cours de ce trimestre, vous avez vendu 5 000 unités de stock, ce qui signifie qu’il y avait un total de 1 000 invendus. Puisque votre lot de mars était le plus récent, vous pouvez supposer que les 1 000 unités invendues ce trimestre proviennent du lot de mars, puisque toutes les unités des lots précédents ont été vendues en premier. Pour obtenir le coût total de vos stocks, il suffit d’additionner les coûts de tous les articles vendus dans l’ordre.

• (2 000 x 4 $) + (2 000 x 6 $) + (1 000 x 8 $) = 28 000 $
• 28 000 $ = le coût total de vos stocks pour le premier trimestre

DEPS

La méthode DEPS est très similaire, mais avec cette méthode, on part du principe que les articles les plus récemment achetés sont les premiers à être vendus. La méthode DEPS fonctionne bien pour les détaillants qui vendent des produits non périssables tels que des vêtements, des livres, des bijoux ou des meubles.

À titre d’exemple, supposons que vous ayez effectué les mêmes achats trimestriels que dans l’exemple ci-dessus. Comme vous utilisez cette fois la méthode DEPS, les 1 000 unités invendues proviennent de votre lot de janvier. Le calcul ressemble à ceci :

• (1 000 x 4 $) + (2 000 x 6 $) + (2 000 x 8 $) = 32 000 $
• 32 000 $ = le coût total de vos stocks pour le premier trimestre

La méthode DEPS n’est pas autorisée par les IFRS ou l’ARC.

Moyenne pondérée

La méthode de moyenne pondérée implique de prendre le coût moyen de toutes vos unités de stock et ne tient pas compte des stocks vendus en premier. Vous calculez simplement le coût total de tout ce que vous avez en main. En reprenant l’exemple ci-dessus, vous calculez d’abord la valeur totale de l’ensemble du stock :

• 2 000 x 4 $ = 8 000 $
• 2 000 x 6 $ = 12 000 $
• 2 000 x 8 $ = 16 000 $

Additionnez ensuite les coûts totaux pour obtenir une somme, et divisez cette somme par le nombre total d’unités dans votre stock.

• (8 000 $ + 12 000 $ + 16 000 $) / (2 000 x 3) = 6 $
• Le coût moyen de tous vos articles en stock est de 6 $

Si 6 $ est votre moyenne pondérée, vous pouvez alors multiplier 6 $ par le nombre d’unités que vous avez réellement vendues. Donc, si vous avez vendu 5 000 unités sur un total de 6 000, le coût total de votre stock est de :

• 5 000 x 6 $ = 30 000 $

Méthode de l’inventaire au prix de détail

Avec la méthode de l’inventaire au prix de détail, vous devez d’abord déterminer votre ratio du coût au prix de détail, qui exprime votre pourcentage de majoration. Dans l’exemple ci-dessus, imaginez que les articles que vous avez achetés pour 4 $ par unité sont vendus à vos clients pour 6,40 $ par unité. Votre ratio du coût au prix de détail est de 0,6, soit 60 %.

Maintenant, déterminez combien d’argent vous avez gagné grâce aux ventes ce trimestre. Vous avez vendu 5 000 unités, ce qui a coûté 30 000 $ à votre entreprise (selon la méthode de la moyenne pondérée). Avec une majoration de 60 %, vous avez réalisé 48 000 $ de revenus. Divisez votre revenu total par votre pourcentage de majoration, et soustrayez la nouvelle somme de votre coût calculé.

• 48 000 $ / 0,6 = 28 800 $
• Coût total des stocks = 30 000 $
• 30 000 $ – 28 800 $ = 1 200 $
• Le coût total de vos stocks de fermeture est de 1 200 $

Bien que la méthode que vous utilisez dépende de vous, elles ont toutes pour but de garantir que le chiffre final du coût est exact en assurant un suivi précis de votre inventaire. C’est là que les méthodes de suivi des stocks entrent en jeu.

Méthodes de suivi des stocks

Déterminer le coût de vos stocks ne devrait pas être compliqué, mais il faut avoir une idée cohérente et précise du nombre d’unités de stocks dont vous disposez à un moment donné. Il existe deux méthodes principales pour effectuer le suivi des stocks : le suivi périodique et le suivi perpétuel.

Suivi d’inventaire périodique

En utilisant le suivi d’inventaire périodique, vous devez effectuer des comptages physiques de votre inventaire à intervalles réguliers. Un comptage physique consiste à compter chaque unité individuelle que vous avez en stock et à enregistrer le coût et la valeur de vente de chaque article. Chaque fois que vous recomptez, vous pouvez mettre à jour votre flux de trésorerie des stocks afin de refléter les sommes que votre entreprise a dépensées et gagnées sur les stocks au cours de cette période.

En fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise de commerce électronique, vous pouvez choisir de procéder à un inventaire périodique annuel, trimestriel ou mensuel. Si votre entreprise est en phase de démarrage, il peut être avantageux de le faire mensuellement, car cela vous permettra d’obtenir une image plus précise de votre stock global pendant une période où il y aura probablement plus de fluctuations au fur et à mesure que votre entreprise prendra son envol.

Suivi d’inventaire perpétuel

Dans ce système, vous suivez en permanence votre inventaire, ce qui est généralement facilité par l’utilisation d’un logiciel de comptabilité automatisé. Chaque fois qu’un article est numérisé pour être emballé ou qu’il intègre votre stock, le logiciel met automatiquement à jour les chiffres de votre inventaire, de votre compte d’achat et de votre flux de trésorerie global afin de représenter perpétuellement la valeur actuelle de votre stock.

QuickBooks en ligne Comptable propose des services de suivi des stocks pour automatiser votre inventaire et tirer parti de la méthode perpétuelle. Avec cette méthode, le total de vos ventes et des coûts de vos stocks sont instantanément mis à jour chaque fois que vous ajoutez un nouveau produit à votre inventaire ou que vous vendez un article. Vous pouvez également intégrer votre compte QuickBooks à votre compte préféréappli de gestion des stockspour faciliter le suivi.

Bulletins de vente, factures et reçus de ventes

Vous avez probablement entendu parler de bulletins de vente, de factures et de reçus de vente, et vous avez probablement eu affaire à l’un ou l’autre de ces documents. Mais à quoi servent ces documents, et en quoi diffèrent-ils exactement les uns des autres?

Bulletins de vente

Un bulletin de vente est une demande écrite qu’un client fait pour un ou plusieurs de vos produits. Il représente un paiement effectué, mais pas nécessairement une déduction de votre inventaire, car vous n’avez pas encore eu l’occasion d’honorer la commande. Les bulletins de vente sont courants dans les commerces de détail, où il y a très peu de temps et de variation entre ce que les clients demandent et ce qu’ils reçoivent. Lorsque votre client décide de passer à la caisse sur votre site Web et qu’il saisit les informations relatives à sa carte de crédit, il remplit un bulletin de vente.

Factures

Contrairement à un bulletin de vente, une facture est un document dont le but est de demander un paiement. Elle dresse la liste des activités réalisées ou le coût des différents matériaux ou composants, et donne un coût total pour le produit fini. Les factures sont un peu moins courantes dans les modèles de commerce électronique, mais vous pouvez les utiliser si vous fabriquez des produits personnalisés.

La facture est remise au client après l’exécution d’une commande, lorsque les produits ont été reçus ou que les services ont été rendus.

Si votre entreprise de commerce électronique produit des meubles personnalisés, par exemple, les clients peuvent communiquer directement avec vous au lieu de remplir un bulletin de vente. Par le biais d’appels téléphoniques, de courriels ou d’échanges de messages texte, vous pouvez travailler avec le client pour déterminer les matériaux, les dimensions et le budget du meuble que vous envisagez de construire. Dans ce cas, une facture pourrait détailler la manière dont les coûts individuels des matériaux et de la main-d’œuvre ont contribué au coût total du produit fini.

Vous pouvez même inclure les frais d’expédition sur la facture. Une facture servira de preuve des demandes du client et de reçu permettant au client de voir la ventilation des prix de tous les produits. Elle sert également à consigner la façon dont les matériaux de votre inventaire sont utilisés.

Reçu

Un reçu est une preuve d’achat reçue après la livraison des marchandises, mais il diffère d’une facture ou d’un bulletin de vente, car il ne sert pas dedemande.. Les reçus sont simplement des documents qui énumèrent les articles ou les services achetés et livrés, et indiquent le montant payé par le client.

Dans le cadre du commerce électronique, un bulletin de vente ou une facture peut constituer labased’un reçu. Vous pouvez même emballer vos produits avec une copie du bulletin de vente ou de la facture originale, qui servira de reçu lorsque votre client les recevra.

QuickBooks vous permet de créer des reçus de vente, des bulletins de vente et des factures, que vous pouvez ensuite relier à vos autres comptes pour vous aider à suivre les stocks. Lorsqu’un bulletin de vente est honoré, QuickBooks vous permet de mettre à jour rapidement et de manière transparente votre suivi des stocks dans le nuage afin de refléter vos niveaux de stock actuels. Vous pouvez même configurer des alertes pour vous avertir de la baisse d’un certain type de stock, afin de savoir quand réapprovisionner.

Lectures et ressources complémentaires

Il n’est pas nécessaire d’être un expert en comptabilité pour bien gérer une entreprise de commerce électronique. Cela dit, il est bon de se renseigner sur les bases de la tenue de comptes pour les entreprises de vente au détail en ligne afin de comprendre ce à quoi vous devez vous attendre et de savoir sur quoi porter votre attention pendant que vous êtes occupé à faire démarrer votre entreprise. Si vous avez besoin d’un coup de main, nous vous proposons de courtes vidéos et des directives étape par étape pour vous aider à apprendre à utiliser QuickBooks.

Si vous souhaitez suivre un cours de comptabilité ou apprendre directement auprès de professionnels, QuickBooks peut vous mettre en relation avec un ConseillerPro qui a de l’expérience dans la comptabilité de détail. Si vous êtes nouveau dans le monde des affaires, il peut être judicieux de vous adresser à des professionnels pour obtenir des conseils sur les bases de la tenue de comptes et sur la manière de maintenir des comptes équilibrés.

Si vous cherchez simplement à perfectionner vos compétences, CPA Canada offre des sites Web propres à chaque région pour vous aider à trouver un comptable professionnel agréé qui a l’expérience des normes d’information financière de votre province ou région. QuickBooks offre de nombreuses ressources utiles pour les entrepreneurs du commerce électronique, et CPA Canada offre égalementressources en affaires et en comptabilitépour les comptables agréés et les aides-comptables indépendants.