Enregistrer votre entreprise au Canada en tant que travailleur autonome

Selon la loi, les travailleurs autonomes canadiens sont tenus d’enregistrer leur entreprise. Pour la plupart des entreprises, ce processus consiste à enregistrer le nom de votre entreprise auprès des autorités gouvernementales compétentes. Enregistrer votre entreprise en tant que personne morale, vous inscrire auprès des autorités fiscales et demander les permis et licences appropriés. Au-delà des exigences légales, enregistrer son entreprise de travailleur autonome comporte bien des avantages.

Les avantages d’enregistrer son entreprise de travailleur autonome

L’enregistrement de votre entreprise vous permet de rehausser votre image de marque et d’asseoir votre réputation. Votre entreprise devient plus attrayante aux yeux des investisseurs, des partenaires d’affaires et des clients potentiels. En enregistrant votre entreprise comme personne morale, vous protégez vos biens personnels en cas d’incident où votre entreprise serait tenue responsable. Vous pouvez aussi profiter de plusieurs avantages fiscaux. La raison la plus importante d’enregistrer votre entreprise est cependant de vous conformer à la loi canadienne, ce qui vous permet de réduire votre stress au travail.

Renseignements nécessaires pour l’enregistrement de votre entreprise

Tout d’abord, vous devez choisir la structure juridique de votre entreprise. Voici les quatre structures juridiques pour les entreprises canadiennes :

Entreprise individuelle

L’entreprise individuelle est la structure la plus facile à créer et la plus fréquemment choisie par les nouveaux propriétaires d’entreprise. Si vous optez pour cette structure, vous êtes la seule personne responsable de votre entreprise. Aux yeux de la loi et des autorités fiscales, vous et votre entreprise ne formez qu’une seule et même personne. Tous les revenus réalisés par votre entreprise vous appartiennent. Si votre entreprise individuelle contracte des dettes, les autorités fiscales, les créditeurs et les particuliers peuvent faire des réclamations sur vos biens personnels et ceux de votre entreprise.

Société de personnes

Une société de personnes ressemble à une entreprise individuelle du fait que les propriétaires et l’entreprise ne font qu’un. L’unique différence entre ces deux structures est que la société de personnes est dirigée par plus d’un propriétaire. Dans cette structure, les propriétaires mettent en commun leurs ressources financières afin de couvrir les dépenses d’exploitation. En général, les associés concluent une entente contractuelle qui détaille le pourcentage des parts de propriété et de revenus pour chaque propriétaire. Il existe trois types de sociétés de personnes :

1. La société en nom collectif, où chaque associé est solidairement responsable des dettes de l’entreprise.
2. La société en commandite simple, où une personne peut investir de l’argent ou d’autres actifs dans l’entreprise sans pour autant avoir le droit prendre des décisions à l’égard des activités de la société.
3. Enfin, la société en nom collectif à responsabilité limitée, que seules certaines professions comme les médecins, les avocats et les comptables, peuvent constituer. Dans cette structure, un comptable pourrait s’associer à un avocat-fiscaliste pour accroître son offre de services. Cet arrangement permet à ces professionnels de mettre en commun leurs ressources, de partager des locaux, de réduire leurs coûts d’exploitation et de réaliser plus de bénéfices qu’ils ne le feraient individuellement.

Société par actions

Une société par actions (constitution en personne morale) est une structure qui transforme votre entreprise individuelle en une entité légalement distincte (personne morale). L’entreprise est dirigée par plus d’un actionnaire, et vous recevez un salaire, tout comme un employé salarié. Puisqu’aux yeux de la loi canadienne, votre entreprise et vous-même formez deux personnes morales, vos biens personnels ne peuvent pas être saisis pour rembourser les dettes et les impôts de l’entreprise.

Comme le processus de constitution en personne morale est complexe, il est important d’obtenir de l’aide juridique si vous optez pour cette structure. Les propriétaires de sociétés par actions doivent conserver des rapports financiers détaillés et les transmettre au gouvernement chaque année. Une société par actions coûte plus cher à exploiter qu’une entreprise individuelle ou une société de personnes, et les propriétaires peuvent devoir prouver leur statut de résident ou de citoyen canadien.

Coopérative

Dans cette structure, les membres forment une association : ils détiennent et gèrent tous l’entreprise. Les coopératives sont établies pour répondre aux besoins et aux attentes de leurs membres. Cette entité peut être à but lucratif ou non, et en général, tous les membres doivent mettre la main à la pâte pour assurer la réussite de l’entreprise.

Choisir un nom d’entreprise attrayant

Après avoir déterminé la structure de votre entreprise, vous devez maintenant lui trouver un nom. Même si vous en avez déjà un en tête, vous devez vérifier qu’aucune autre entreprise existante ne porte déjà ce nom. Voici quelques règles importantes à suivre au moment de choisir un nom d’entreprise.

S’assurer que le nom reflète bien le produit ou le service offert

Vous pourriez opter pour un acronyme, comme certaines entreprises à succès, dont IBM, AT&T et DHL. Vous pourriez aussi choisir un nom qui a une valeur sentimentale à vos yeux. Ces options ne sont pas mauvaises en soi, mais vous devriez trouver un nom qui représente clairement votre produit ou votre service. 

En tant que propriétaire d’une petite entreprise au Canada, vous ne disposez peut-être pas des fonds nécessaires pour sensibiliser le public à la signification de votre acronyme ou de votre nom d’entreprise nébuleux. Or, si vous vous appelez Marie-Soleil et que votre entreprise individuelle offre des services de traiteur, alors un nom comme « Service de traiteur Marie-Soleil » ou « Service de traiteur MS » a l’avantage d’être très clair et de vous aider à mieux cibler votre marché.

Opter pour l’originalité

Tentez de trouver un nom à la fois accrocheur et unique. Les noms d’entreprise qui comportent des rimes, comme « Barbotons avec Manon » ou « Les gâteaux de Léo » sont intéressants et susceptibles de marquer l’esprit des clients potentiels. Faites de votre mieux pour vous démarquer en choisissant un nom inoubliable.

Choisir un nom simple et adapté au Web

Vous envisagez probablement de créer un site Web pour votre entreprise. L’idéal serait que l’adresse de votre site contienne le nom de votre entreprise, afin que ce soit plus facile pour vos clients potentiels de vous trouver sur le Web.

Si vous prévoyez choisir un nom d’entreprise qui contient un trait d’union, un point d’exclamation ou un astérisque, ou dont l’orthographe est inhabituelle, n’oubliez pas que ce genre de noms est difficile à retenir et qu’il n’est pas adapté aux moteurs de recherche. Vous devriez aussi éviter les noms trop longs. Même si vos clients cibles s’habituent au nom de votre entreprise, les algorithmes des moteurs de recherche risquent de ne pas reconnaître l’autorité de votre site. Une présence réussie sur le Web peut accroître votre chiffre d’affaires, alors choisissez un nom court et adapté aux moteurs de recherche.

Choisir un nom professionnel

En ce qui a trait au marketing, le nom de votre entreprise joue un rôle de premier plan. Il est le reflet de votre marque et de votre image, c’est pourquoi votre nom doit être professionnel. Imaginez à quoi il ressemblerait sur un en-tête de lettre, dans un logo ou dans une publicité. Est-ce que cette image correspond à vos attentes et à celles de votre marché cible? Le nom sonne-t-il professionnel lorsque vous le lisez à voix haute? Ressentez-vous de la fierté en tant que propriétaire? Les gens seraient-ils fiers de s’associer avec votre entreprise? Le nom de votre entreprise peut avoir une incidence considérable sur vos activités, alors il vaut mieux s’assurer que cette incidence soit positive.

Vérifier la disponibilité de votre nom d’entreprise

Après avoir trouvé un nom d’entreprise intéressant, vous devez vérifier que ce nom est toujours disponible. Si le nom qui vous plaît appartient à une entreprise existante, alors vous ne pouvez pas l’utiliser légalement; vous devrez en choisir un nouveau. Assurez-vous aussi de ne pas choisir un nom qui ressemble trop à celui d’une entreprise existante; cela pourrait créer des ennuis avec l’autre entreprise et de la confusion auprès de vos clients potentiels.

L’une des façons les plus simples de vérifier la disponibilité d’un nom est d’effectuer une recherche sur le Web. Tapez le nom dans Google, Bing et tout autre moteur connu. Vous pouvez aussi effectuer une recherche sur les réseaux sociaux, comme Facebook et Twitter. Si vous prévoyez faire des affaires dans plusieurs pays, vous devez aussi vérifier la disponibilité du nom dans ces pays.

Si, après une recherche approfondie sur le Web, vous croyez toujours avoir trouvé le bon nom, consultez la page Répertoires d’entreprises canadiennes. Il est également possible de rechercher des noms d’entreprises dans chaque province et territoire du Canada en visitant le site Web du registre gouvernemental de chaque province/territoire. Au Québec, vous pouvez rechercher une entreprise en entrant un nom ou des mots-clés dans le Registre des entreprises. 

Enregistrer votre nom d’entreprise

La toute première étape de l’enregistrement de votre entreprise est l’enregistrement du nom commercial. La plupart des entreprises canadiennes doivent enregistrer leur nom d’entreprise dans la province ou le territoire à partir duquel elles exercent leurs activités. Il existe toutefois quelques exceptions.

La première veut qu’un propriétaire unique qui exerce ses activités sous son nom n’ait pas à enregistrer ce nom. Des mentions comme « inc. », « co. », « et fils » ou « et filles », et « et associés » ne peuvent pas être incluses dans le nom d’entreprise.

L’autre exception veut qu’une entreprise n’ait pas à enregistrer son nom si elle mène ses activités à Terre-Neuve-et-Labrador et que sa structure correspond à une entreprise individuelle ou à une société de personnes. Dans cette province, seules les sociétés par actions ont l’obligation d’enregistrer leur nom.

Enregistrer votre nom d’entreprise au Québec

La Charte de la langue française exige que toutes les entreprises qui exercent leurs activités au Québec aient un nom français. Une entreprise peut aussi avoir un nom dans une autre langue que le français, mais elle doit se conformer à des règles précises quant à la situation et à la manière dont elle utilise ce nom. Le bureau québécois de la langue française peut vous fournir des conseils sur l’utilisation des noms français et non français lors de l’enregistrement de votre entreprise .

Enregistrer votre entreprise de travailleur autonome au palier fédéral

Pour les sociétés par actions, le processus d’enregistrement est plus complexe que pour les autres types d’entreprises. Voici les étapes à suivre :

Étape 1 : Déposer les statuts constitutifs

Les statuts constitutifs sont des formulaires qui servent à établir la structure de votre entreprise. Vous devez y indiquer le nom de votre entreprise, la province ou le territoire d’activité, l’organisation du capital social de votre entreprise (la part de l’entreprise détenue par chaque personne ou investisseur) et le nombre d’administrateurs. Vous devez aussi fournir la liste de toutes les activités commerciales à caractère restreint et toute autre disposition que vous souhaitez indiquer.

Étape 2 : Obtenir un numéro d’entreprise fédéral et un ouvrir un compte de programme d’impôt sur le revenu des sociétés auprès de l’Agence du revenu du Canada

Vous pouvez obtenir votre numéro d’entreprise fédéral et votre compte de programme d’impôt sur le revenu des sociétés en remplissant le formulaire RC1, accessible en format PDF ou sur site de l’ARC.

Étape 3 : S’inscrire en tant que société extraprovinciale ou extraterritoriale dans les autres provinces ou territoires du Canada

Vous devez immatriculer votre société dans chaque province et territoire où vous comptez mener vos activités. Il est possible de modifier ces renseignements à mesure que votre entreprise grandit ou ralentit ses activités. N’oubliez pas; il n’est pas obligatoire d’immatriculer votre société par actions au palier fédéral. Vous pouvez constituer votre société dans plus d’une province ou d’un territoire à la fois au Canada.

Étape 4 : Obtenir les permis et licences dont votre entreprise a besoin

Selon le territoire où vous prévoyez mener vos activités, vous pourriez obtenir votre numéro d’entreprise et vos comptes du programme d’impôt sur le revenu des sociétés, de même qu’immatriculer votre entreprise auprès de la province (ou du territoire) durant le processus de constitution de votre société.

Processus d’immatriculation d’entreprise pour chaque province

Dès que vous avez enregistré votre nom d’entreprise, vous pouvez entamer le processus d’immatriculation de votre entreprise. Ce processus exige seulement d’informer le gouvernement de vos plans d’affaires. En matière d’immatriculation d’entreprises, chaque province a ses propres règles et exigences.

• Ontario

Si vous prévoyez mener vos activités en Ontario, vous devez immatriculer votre entreprise auprès de la Direction des services centraux de production et de vérification. L’immatriculation est obligatoire si vous êtes propriétaire unique et menez des activités commerciales sous un nom d’entreprise autre que votre nom, ou si vous faites partie d’une société de personnes qui ne porte pas le nom des associés. De plus, les sociétés de personnes à responsabilité limitée, les sociétés en nom collectif existantes, les sociétés par actions et les sociétés de personnes extraprovinciales à responsabilité limitée doivent toutes enregistrer leur nom d’entreprise. L’immatriculation est valide durant 5 ans et doit être renouvelée 60 jours avant la date d’expiration.

• Alberta

Si vous menez des activités en Alberta, enregistrez votre nom d’entreprise sur le site Alberta.ca. Si vous immatriculez un nom commercial ou une entreprise individuelle, remplissez le formulaire Declaration of Trade Name (déclaration de nom commercial). Si vous souhaitez immatriculer une société de personnes, vous devez remplir le formulaire Declaration of Partnership (déclaration d’une société de personnes). Il existe également des formulaires pour les sociétés en commandite et les sociétés à responsabilité limitée, au cas où l’une de ces structures correspond à celle de votre entreprise. Si votre entreprise est une société par actions, le gouvernement albertain exige que vous contactiez un fournisseur de services autorisé par le gouvernement à fournir des services de registre des sociétés. Une liste d’agents aptes à fournir de tels services est accessible sur le site Alberta.ca.

• Colombie-Britannique

La première étape pour immatriculer une entreprise en Colombie-Britannique est d’utiliser le Registre des entreprises de la province. Vous pouvez immatriculer votre nom d’entreprise en personne en vous rendant dans un bureau de Service B.C. ou dans OneStop. Une fois votre nom d’entreprise approuvé, ce qui peut prendre jusqu’à trois jours, vous pouvez communiquer de nouveau avec le service de Registre des entreprises de la Colombie-Britannique afin d’immatriculer votre entreprise. Vous pouvez effectuer cette étape en personne ou en ligne. L’approbation d’une demande d’immatriculation d’entreprise prend environ deux mois. Une fois cette étape terminée, vous recevez un numéro d’entreprise qui sert à identifier votre société.

• Québec

Si vous êtes propriétaire ou gérez une entreprise individuelle ou une société de personnes dont le nom n’inclut pas votre prénom ou votre nom de famille, ou ceux des autres propriétaires, vous devez immatriculer votre entreprise dans ses 60 premiers jours d’activités. Pour immatriculer votre entreprise, vous devez produire une Déclaration d’immatriculation. Depuis 2019, la transmission électronique n’est plus une option, vous devez donc apporter le formulaire à un bureau du Registraire des Entreprises Services du Québec (REQ) à Québec ou à Montréal. Le gouvernement du Québec exige que vous immatriculiez votre entreprise individuelle ou votre société de personnes chaque année.

Pour immatriculer une société par actions au Québec, vous devez produire des statuts de constitution avec l’avis établissant l’adresse du siège et la liste des administrateurs,

puis soumettre ces documents à l’un des points de service du REQ de la province. Une fois votre demande approuvée, le REQ vous transmet un numéro de société et un certificat de constitution. Vous devez payer des frais d’immatriculation annuels pour conserver votre numéro de société.

• Manitoba

Au Manitoba, la première étape consiste à enregistrer le nom de votre entreprise sur le site de réservation de nom d’entreprise de l’Office des compagnies. Ce site fait partie du site officiel du gouvernement du Manitoba. La province offre un service en ligne appelé BizPal qui vous aide à déterminer les permis et licences dont vous avez besoin pour votre entreprise. Les propriétaires de société par actions doivent produire, en ligne, des statuts de constitution. Il en va de même pour les sociétés à but non lucratif. Les entreprises non constituées, les sociétés en commandite et les sociétés de personnes à responsabilité limitée doivent renouveler leur immatriculation aux trois ans.

• Nouveau-Brunswick

Dans cette province, vous devez enregistrer votre nom d’entreprise en soumettant un certificat d’appellation commerciale ou en renouvelant votre certificat. Envoyez vos documents à la Direction des affaires corporatives. Une fois que vous avez obtenu le nom de votre entreprise, demandez un numéro d’entreprise auprès de la Direction des affaires corporatives.

Si vous faites une demande pour une entreprise individuelle ou une société de personnes, le site Web officiel du gouvernement du Nouveau-Brunswick met à votre disposition des trousses et des guides qui simplifient le processus de demande. Pour constituer une société par actions, vous devez produire des statuts de constitution et les transmettre à Service Nouveau-Brunswick. Vous pouvez transmettre tous vos documents en ligne.

• Terre-Neuve-et-Labrador

Si vous exploitez une entreprise individuelle ou une société de personnes à Terre-Neuve-et-Labrador, vous n’avez pas à immatriculer votre entreprise. Dans cette province, l’immatriculation est uniquement obligatoire pour les sociétés par actions. La première étape de la constitution en société consiste à demander une réservation officielle de nom auprès du registre des sociétés. Vous devez ensuite produire des statuts de constitution, un avis aux administrateurs, un avis de siège social à Terre-Neuve-et-Labrador (Notice of Registered Office) et un certificat de société en règle (Certificate of Good Standing). Ces documents sont accessibles sur le site du registre des sociétés.

• Nouvelle-Écosse

Dans cette province, vous n’avez pas à immatriculer votre entreprise si vous êtes propriétaire unique et que votre nom d’entreprise correspond à votre nom légal. Pour toutes les autres structures d’entreprise, la loi exige que vous immatriculiez votre entreprise. La première étape consiste à enregistrer le nom de votre entreprise auprès du Registre des sociétés de capitaux de la Nouvelle-Écosse. Vous pouvez effectuer cette étape en ligne, sur le site du service en ligne du gouvernement de la Nouvelle-Écosse pour les entreprises. Ensuite, vous devez déterminer s’il est nécessaire d’obtenir un numéro d’entreprise. Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’obtenir un numéro; seules celles qui versent des salaires, paient des impôts sur leur revenu de société, font de l’importation et de l’exportation ou remboursent la TPS/TVH doivent obtenir un numéro d’entreprise.

Ensuite, obtenez les licences et les permis nécessaires pour exploiter légalement votre entreprise par le biais du service en ligne du gouvernement de la Nouvelle-Écosse pour les entreprises. Si vous envisagez de vous constituer en société, le gouvernement exige que vous obteniez de l’aide juridique. En Nouvelle-Écosse, les sociétés par actions doivent avoir des agents officiels à titre de personnes-ressources pour tout ce qui touche les affaires juridiques de la société. Ces agents remettent le certificat de constitution et tous les autres documents nécessaires à l’immatriculation de votre société. Après avoir approuvé votre demande, le gouvernement attribue un numéro d’entreprise à votre société.

• Île-du-Prince-Édouard

Dans cette province, votre entreprise doit être immatriculée à moins que vous ne soyez un propriétaire unique qui prévoit utiliser son nom légal en tant que nom commercial. La première étape est d’enregistrer votre nom d’entreprise auprès du gouvernement de l’Île-du-Prince-Édouard. Si vous exploitez une entreprise individuelle ou une société de personnes, vous devez immatriculer votre entreprise dans les trois premiers d’activités.

Pour constituer votre entreprise en société, un dirigeant de votre société, comme un directeur général ou une vice-présidente, doit produire une déclaration d’enregistrement de nom commercial – Société par actions (Declaration for Registration of a Business Name - Corporation). Une fois la demande approuvée, la province publie le nom de votre entreprise dans le Royal Gazette, qui recense officiellement tous les documents gouvernementaux de l’Île-du-Prince-Édouard. L’Île-du-Prince-Édouard exige des entreprises qu’elles renouvellent leur enregistrement aux trois ans.

• Saskatchewan

Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes de la Saskatchewan qui fonctionnent sous un nom commercial doivent enregistrer leur nom commercial. Si vous envisagez de constituer votre entreprise en société, vous n’avez pas à enregistrer votre nom commercial dans cette province; toutefois, vous devez déposer des statuts de constitution et obtenir un permis d’exploitation ainsi qu’un numéro d’entreprise. Pour commencer le processus d’immatriculation, accédez au registre des sociétés de l’Information Services Corporation of Saskatchewan (ISC). Une fois que l’ISC a réservé votre nom d’entreprise, vous devez immatriculer votre entreprise auprès du registre des sociétés, du ministère des Finances et du Workers’ Compensation Board de la Saskatchewan. Le registre des sociétés de la Saskatchewan présente un portail en ligne sur lequel vous pouvez produire tous vos documents de manière électronique.

Délai de traitement du processus d’immatriculation d’une entreprise de travailleur autonome

Une fois que votre province reçoit l’ensemble de vos renseignements et que vous avez payé les frais pour chacun des formulaires, le délai de traitement est d’environ 3 à 60 jours, mais peut durer plus longtemps. Ce délai dépend de plusieurs facteurs, dont la structure d’entreprise choisie, la province où la demande est déposée et la méthode production des documents sélectionnée.

Si votre demande est incomplète, cela ralentit le processus. Assurez-vous alors de vérifier chacun de vos documents avant de les soumettre. Après l’approbation, vous recevez soit un certificat de conformité, soit un certificat de constitution en société, selon la structure de votre entreprise. Vous pouvez également demander une copie certifiée de vos statuts de constitution après avoir terminé le processus.

Quelle est la prochaine étape après avoir immatriculé votre entreprise?

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