5. Connaître et respecter les exigences d’inscription de sa province ou de son territoire
Chaque province et territoire a ses propres exigences concernant l’inscription des entreprises. La plupart des entreprises doivent enregistrer leur nom dans la province ou le territoire où elles exercent leurs activités. Il existe toutefois quelques exceptions :
1. Un propriétaire unique qui utilise son nom légal en tant que nom d’entreprise n’a pas à enregistrer son nom dans une province ou un territoire. Toutefois, ce nom d’entreprise ne peut pas contenir de mentions comme « inc. », « co. », « et fils » ou « et filles » et « et associés ».
2. À Terre-Neuve-et-Labrador, la société par actions est la seule structure d’entreprise qui exige l’enregistrement du nom.
Voici les points saillants pour chaque province :
Alberta
Visitez le site Alberta.ca pour enregistrer votre nom d’entreprise. Si vous enregistrez un nom commercial ou une entreprise individuelle, vous devez remplir le formulaire Declaration of Trade Name (déclaration de nom commercial). Si vous enregistrez une société de personnes, vous devez remplir le formulaire Declaration of Partnership (déclaration d’une société de personnes). Il existe également des formulaires pour les sociétés en commandite et les sociétés de personnes à responsabilité limitée.
Si vous vous constituez en société, le gouvernement de l’Alberta exige que vous contactiez un fournisseur de services de registre des sociétés autorisé par le gouvernement. Une liste d’agents aptes à fournir de tels services se trouve sur le site Alberta.ca.
Colombie-Britannique
Vous devez d’abord utiliser BC Registries and Online Services (en anglais seulement) afin d’obtenir l’autorisation d’enregistrer votre nom d’entreprise, ce qui peut prendre jusqu’à trois jours. Vous pouvez le faire en personne dans n’importe quel bureau de Service BC ou en ligne sur OneStop.
Une fois votre nom d’entreprise approuvé, communiquez de nouveau avec BC Registries and Online Services afin d’inscrire votre entreprise. Vous pouvez effectuer cette étape en personne ou en ligne. L’approbation d’une demande d’inscription d’entreprise prend environ deux mois. Vous recevrez ensuite un numéro d’entreprise (NE) qui sert à identifier votre entreprise.
Si vous exploitez une entreprise individuelle sous votre nom personnel, il vous suffit de vous inscrire auprès des autorités locales, et non du registraire de la Colombie-Britannique, pour obtenir un permis d’exploitation.
Manitoba
Vous devez d’abord enregistrer votre nom d’entreprise sur le site Web de réservation de nom d’entreprise de l’Office des compagnies, qui fait partie du site officiel du gouvernement du Manitoba. La province offre un service en ligne appelé BizPal qui vous aide à déterminer les permis et licences dont vous avez besoin pour votre entreprise.
Les propriétaires de société par actions doivent produire, en ligne, des statuts constitutifs. Il en va de même pour les sociétés à but non lucratif. Les entreprises non constituées, les sociétés en commandite et les sociétés de personnes à responsabilité limitée doivent renouveler leur inscription aux trois ans.
Nouveau-Brunswick
Vous devez d’abord enregistrer votre nom d’entreprise en soumettant un certificat d’appellation commerciale ou en renouvelant votre certificat. Le formulaire de demande ou de renouvellement de certificat doit être envoyé au bureau du registre corporatif. Une fois que vous avez enregistré le nom de votre entreprise, vous pouvez demander un numéro d’entreprise (NE) par l’entremise du bureau du registre corporatif.
Si vous faites une demande pour une entreprise individuelle ou une société de personnes, le site Web officiel du gouvernement du Nouveau-Brunswick met à votre disposition des trousses et des guides qui facilitent le processus. Pour constituer une société par actions, vous devez produire des statuts constitutifs et les transmettre à Service Nouveau-Brunswick. Tous les documents peuvent être transmis par voie électronique.
Terre-Neuve-et-Labrador
L’inscription est obligatoire seulement si vous décidez de vous constituer en société dans la province. Vous devez d’abord demander une réservation officielle de nom auprès du registre des entreprises.
Vous devez ensuite produire des statuts constitutifs, un avis d’administrateurs (Notice of Directors), un avis de siège social à Terre-Neuve-et-Labrador (Notice of Registered Office) et un certificat de société en règle (Certificate of Good Standing). Ces documents sont accessibles sur le site du Registry of Companies (en anglais seulement).
Nouvelle-Écosse
Vous devez d’abord enregistrer le nom de votre entreprise auprès du Registre des sociétés de capitaux de la Nouvelle-Écosse. Vous pouvez effectuer cette étape en ligne, sur le site Services aux entreprises du gouvernement de la Nouvelle-Écosse. Vous devez ensuite déterminer s’il est nécessaire d’obtenir un numéro d’entreprise. Seules les entreprises qui ont besoin d’un compte de retenues sur la paie, d’un compte d’impôt sur le revenu des sociétés, d’un compte d’importations-exportations ou d’un compte de TPS/TVH doivent obtenir un numéro d’entreprise.
Ensuite, obtenez les licences et les permis nécessaires pour exploiter légalement votre entreprise par l’intermédiaire du site Services aux entreprises du gouvernement de la Nouvelle-Écosse. Si vous envisagez de vous constituer en société, le gouvernement exige que vous obteniez de l’aide juridique. En Nouvelle-Écosse, les sociétés par actions doivent avoir des agents officiels à titre de personnes-ressources pour tout ce qui touche les affaires juridiques de la société. Ces agents remettent le certificat de constitution et tous les autres documents nécessaires à l’inscription de votre société. Après avoir approuvé votre demande, le gouvernement attribue un numéro d’entreprise à votre société.
Ontario
Si vous prévoyez d’exercer vos activités en Ontario, vous devez vous inscrire auprès de la Direction des services centraux de production et de vérification. L’inscription est obligatoire si vous êtes propriétaire unique et menez des activités commerciales sous un nom d’entreprise autre que votre nom personnel, ou si vous faites partie d’une société de personnes qui ne porte pas le nom des associés.
Vous pouvez avoir à enregistrer votre nom d’entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire d’entreprise individuelle (comme le ferait une société par actions en Ontario) ou lorsque vous avez besoin de numéros de taxes de l’ARC. Les sociétés de personnes à responsabilité limitée, les sociétés en nom collectif existantes, les sociétés par actions et les sociétés de personnes extraprovinciales à responsabilité limitée doivent également enregistrer leur nom d’entreprise. L’inscription d’entreprise est valide pendant cinq ans en Ontario; elle doit être renouvelée 60 jours avant la date d’expiration.
Île-du-Prince-Édouard
Vous devez d’abord enregistrer votre nom d’entreprise auprès du gouvernement de l’Île-du-Prince-Édouard. Si vous exploitez une entreprise individuelle ou une société de personnes, vous devez enregistrer votre entreprise dans les trois premiers mois d’activités.
Pour constituer votre entreprise en société à l’Île-du-Prince-Édouard, un dirigeant de votre société, comme un directeur général ou un vice-président, doit produire une Declaration for Registration of a Business Name–Corporation (en anglais seulement). Une fois la demande approuvée, la province publie le nom de votre entreprise dans le Royal Gazette, qui recense officiellement tous les documents gouvernementaux de l’Île-du-Prince-Édouard. L’Île-du-Prince-Édouard exige des entreprises qu’elles renouvellent leur inscription aux trois ans.
Québec
Au Québec, si vous êtes propriétaire unique ou exploitez une entreprise individuelle ou une société de personnes dont le nom n’inclut pas votre prénom ou votre nom de famille, ou ceux des autres propriétaires, vous devez immatriculer votre entreprise dans les 60 jours suivant le début de ses activités. Pour immatriculer votre entreprise, vous devez produire une déclaration d’immatriculation en anglais et en français.
Depuis 2019, il est impossible de soumettre cette déclaration en ligne. Vous devez donc remplir la déclaration et la déposer auprès du Registraire des entreprises (REQ) dans un bureau de Services Québec à Québec ou à Montréal. Une fois votre demande approuvée, le REQ vous transmet un numéro d’entreprise et un certificat de constitution. Vous devez payer des frais d’immatriculation annuels pour conserver votre numéro d’entreprise.
Le gouvernement du Québec exige que vous immatriculiez votre entreprise individuelle ou votre société de personnes chaque année.
Saskatchewan
Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes de la Saskatchewan qui utilisent un nom commercial doivent enregistrer ce nom. Si vous envisagez de constituer votre entreprise en société, vous n’avez pas à enregistrer votre nom d’entreprise dans cette province. Toutefois, vous devez déposer des statuts constitutifs et obtenir un permis d’exploitation ainsi qu’un numéro d’entreprise.
Pour commencer le processus d’inscription, accédez au registre des sociétés de l’Information Services Corporation (ISC) de la Saskatchewan (en anglais seulement). Une fois que l’ISC a réservé votre nom d’entreprise, vous devez inscrire votre entreprise auprès du registre des sociétés, du ministère des Finances et du Workers’ Compensation Board de la Saskatchewan. Le registre des sociétés de la Saskatchewan propose un portail en ligne vous permettant de produire tous vos documents par voie électronique.