Types de factures utilisés par les travailleurs autonomes

Vous êtes travailleur autonome et vous ne savez pas trop comment créer vos factures? C’est tout à fait normal! Rassurez-vous : c’est assez simple. D’abord, sachez que vous pouvez trouver un modèle de facture facile à utiliser sur le site Web de QuickBooks. Lorsque vous avez choisi le modèle qui vous convient, entrez simplement les renseignements sur votre entreprise et sur le client à qui vous envoyez la facture. Indiquez ensuite le prix et la description du produit ou du service offert, et envoyez la facture au client par courriel, par la poste ou par tout autre mode de communication choisi. 

À titre d’information, il existe neuf types de factures dans les procédures liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients que vous devriez connaître. Voici un guide de démarrage rapide pour vous familiariser avec les notions de base sur la façon de créer différents types de factures.

Facture standard de travailleur autonome

Les fournisseurs envoient une facture standard de travailleur autonome aux clients qui achètent des produits ou des services. Cette facture indique le montant exact que l’acheteur doit au fournisseur. Par exemple, si vous êtes un expert-conseil en comptabilité et que vous facturez 40 heures de tenue de livres à un client, vous multipliez votre tarif horaire par 40 et vous inscrivez le résultat sur la facture. Les factures standard comportent souvent un numéro de commande qui identifie le produit ou le service acheté par le client, mais ce n’est pas obligatoire. Le montant en dollars doit être positif sur chaque facture que vous émettez, car l’acheteur vous doit de l’argent.

Note de crédit

Une note de crédit, aussi appelée « facture de crédit », indique un montant que le vendeur doit à l’acheteur. Le montant qui y est indiqué doit toujours être négatif. Par exemple, si vous remboursez 100 $ à un client, vous émettez une note de crédit d’un montant de -100 $.

Vous pouvez utiliser une note de crédit pour rembourser des marchandises retournées, accorder un rabais, radier un montant de facturation, émettre un crédit de prépaiement, corriger une erreur de facturation ou régler une contestation de prix.

Note de débit

Un vendeur peut émettre une note de débit, aussi appelée « facture de débit », à l’acheteur pour indiquer une augmentation du montant dû. Par exemple, si le solde du compte de votre client est de -1 000 $ et que vous voulez lui facturer un service supplémentaire d’une valeur de 100 $, vous devez créer une note de débit de 100 $ pour réduire son crédit à -900 $. La note indique un montant au débit positif.

Les banques utilisent souvent la note de débit pour facturer des frais aux comptes de leurs clients, et parfois pour régler un petit montant dû à un client en tant que solde créditeur. La plupart des entreprises utilisent rarement les notes de débit, mais elles peuvent être utiles si vous devez effectuer un rajustement de facturation à la hausse. Par exemple, si vous avez sous-estimé le nombre d’heures lors de la facturation d’un projet, vous pouvez créer une note de débit pour rajuster le montant dû. Toutefois, plusieurs entreprises choisissent simplement d’émettre une nouvelle facture standard originale avec le montant rajusté.

Facture mixte

Les factures mixtes peuvent afficher des montants positifs ou négatifs qui correspondent à des bons de commande ou à d’autres factures. Par exemple, si vous avez une facture mixte totalisant 500 $, vous pouvez la faire correspondre à une facture de -500 $ ou à un bon de commande de 500 $.

Facture d’acompte

Une facture d’acompte permet de consigner l’acompte payé par un acheteur à un vendeur. Si vous demandez à un client de payer un acompte de 1 000 $ pour un projet de consultation, vous utilisez une facture d’acompte. Lorsqu’un vendeur émet une facture d’acompte, le montant qui y figure est positif. Un acheteur peut également soumettre une facture d’acompte. Dans ce cas, le montant est négatif.

Facture de retenues d’impôt

Une facture de retenues d’impôt sert à consigner les versements de retenues à la source aux autorités fiscales. Utilisez les factures de retenues d’impôt lorsque vous devez créer des registres de retenues à la source. Vous pouvez créer des factures de retenues d’impôt automatiquement ou manuellement. Lorsque vous en créez une automatiquement, décidez à l’avance si vous voulez le faire pendant le processus de validation ou pendant le processus de paiement de la facture.

Rapport de dépenses de travail autonome

Un rapport de dépenses de travail autonome est une facture que vous utilisez pour consigner un montant que vous devez à un employé pour des dépenses d’entreprise qu’il a engagées dans le cadre de son travail pour vous. Par exemple, si un représentant commercial doit se déplacer pour rencontrer l’un des clients potentiels de votre entreprise, il vous facture ses heures de déplacement comme dépense. Vous pouvez ensuite déclarer ces dépenses dans la déclaration de revenus de votre entreprise. Utilisez les rapports de dépenses chaque fois que vous ou vos employés payez des dépenses d’entreprise que vous voulez documenter aux fins de remboursement ou d’impôt.

Facture par défaut à partir d’un bon de commande

Les factures par défaut à partir d’un bon de commande, aussi appelées factures de rajustement de prix du bon de commande, enregistrent la différence de prix entre la facture originale et la nouvelle facture de bon de commande. Si vous associez une facture à un bon de commande et que le fournisseur modifie le prix unitaire, vous pouvez utiliser une facture par défaut à partir d’un bon de commande pour rajuster le prix unitaire sans modifier la quantité facturée.

Facture à rapprochement rapide

Les factures à rapprochement rapide vous permettent de gagner du temps si vous avez beaucoup de factures pour lesquelles il n’est pas nécessaire de passer par une validation et un processus par défaut complexes. Vous pouvez les importer dans votre système de comptes après la saisie, après quoi vous appliquez les validations et processus par défaut. 

Maintenant que vous connaissez mieux les types de factures de base, déterminez ceux qui conviennent le mieux aux procédures de votre entreprise. Ensuite, trouvez des modèles de facture en ligne et personnalisez-les pour qu’ils répondent à vos besoins. Les modèles de factures sont disponibles en différents formats pour les logiciels de traitement de texte et de feuilles de calcul. QuickBooks aide les entrepreneurs et les travailleurs autonomes à gérer leur travail en déplacement. Essayez-le dès aujourd’hui.