Apprenez comment créer, gérer et faire le suivi des demandes à l’intention de vos clients , des projets et des tâches en utilisant l’onglet Travail dans QuickBooks en ligne Comptable.
La gestion de cabinet est une fonction vous permettant de créer des demandes à l’intention des clients ou des projets en vue d’organiser et de faire le suivi du travail de votre équipe. Voici comment faire.
Rappel :
- Tout membre de votre équipe peut accéder à l’onglet Travail.
- Les membres de votre équipe peuvent voir les éléments des clients auxquels ils se sont vu accorder l’accès dans l’onglet Équipe.
- Tant qu’un utilisateur a accès à un client, il peut modifier tout élément de travail pour ce client.
Étape 1 : Créer une demande à l’intention d’un client ou un projet
Créer une demande à l’intention d’un client
Si vous avez besoin que votre client fasse quelque chose pour vous comme répondre à une question, téléverser un document ou faire du travail dans son entreprise, vous pouvez lui envoyer une demande. Elle apparaît dans l’entreprise du client sous l’onglet Mon comptable.
- Allez au menu Travail.
- Sélectionnez Créer une demande client. Le panneau Créer une demande client s’affiche.
- Remplissez les champs.
- (facultatif) Si vous voulez joindre un fichier, sélectionnez Ajouter un document, puis Fermer.
Note : La taille limite des fichiers est de 30 Mo par fichier. - Pour envoyer une notification à votre client au sujet de la demande, cochez la case Aviser le client.
- Sélectionnez Publier dans le compte QuickBooks du client.
- Dans la fenêtre de prévisualisation, saisissez le courriel, l’objet et le message.
- Sélectionnez Publier et envoyer le courriel.
Créer un projet
Vous pouvez utiliser des projets pour faire le suivi du travail que votre équipe doit accomplir. Les tâches, d’un autre côté, représentent les différentes parties du travail que votre équipe doit accomplir pour mener à bien le projet. Celles-ci ne s’affichent pas dans l’entreprise de vos clients.
- Allez au menu Travail, puis sélectionnez Créer un projet. Le panneau Créer un projet s’affichera.
- Remplissez les champs.
- (facultatif) Si vous voulez que votre projet se répète à des intervalles précis, changez la position du bouton répéter, puis définissez l’intervalle, le jour de récurrence et l’heure de fin.
- Sélectionnez Enregistrer.
Étape 2 : Gérer les demandes à l’intention des clients et les projets
Modifier un projet
Si vous devez apporter des modifications à un projet, vous pouvez le modifier dans l’onglet Travail.
- Allez au menu Travail, puis sélectionnez un projet. Le panneau Modifier le projet s’affichera.
- Apportez les modifications voulues et sélectionnez Enregistrer.
Modifier une demande
Si vous devez apporter des modifications à une demande à l’intention d’un client, vous pouvez la modifier dans l’onglet Travail.
- Allez au menu Travail, puis sélectionnez une demande client. Le panneau Modifier la demande client s’affichera.
- Apportez les modifications et sélectionnez Fermer.
Dupliquer un projet
Dupliquer un projet pour dupliquer les tâches dans ce projet. Vous pouvez les supprimer ou les modifier pour créer rapidement de nouveaux éléments de travail.
- Allez au menu Travail, puis sélectionnez un projet. Le panneau Modifier le projet s’affichera.
- Cliquez sur Dupliquer.
- Modifiez les champs du nouveau projet.
- Sélectionnez Enregistrer.
Supprimer un projet ou une demande
Si un projet ou une demande n’est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer de votre plan de travail.
- Allez à Travail, puis sélectionnez un projet ou une demande. Le panneau Modifier le projet ou la demande s’ouvre.
- Sélectionnez l’icône de la poubelle, puis sélectionnez Supprimer pour confirmer.
Télécharger des documents partagés
Si votre client a joint un fichier lorsqu’il a renvoyé la demande, vous pouvez le télécharger sous Documents partagés.
- Allez au menu Clients.
- Sélectionnez le nom du client.
- Sélectionnez l’onglet Documents partagés.
- Repérez le document dans la liste de documents.
- Dans la colonne Actions, sélectionnez les points de suspension verticaux ⋮ , puis Télécharger pour télécharger le document sur votre ordinateur.
Étape 3 : Faire le suivi des demandes à l’intention des clients et des projets
Faites le suivi de vos demandes clients et projets dans l’onglet Travail. Ici, vous pouvez basculer entre les types d’affichage suivants :
- Grille- Affiche les tâches à accomplir aujourd’hui, au cours de la semaine et au cours du mois.
- Liste- Affiche les articles terminés, les articles dus depuis plus de 30 jours.
- Calendrier- Vous permet de consulter vos dossiers pour le mois.
Pour changer l’affichage, sélectionnez la liste de la grille, ou l’icône du calendrier sous le bouton Créer un projet.
Filtrer le tableau de bord de travail
Pour trier et organiser votre travail, vous pouvez utiliser les menus déroulants pour les filtrer par :
- Travail attribué à votre cabinet ou à un client en particulier
- Travail assigné à un membre de l’équipe en particulier
- Type (projet, tâche ou demande)
- État (disponible uniquement en mode liste)
- Échéance (disponible uniquement en mode liste)
Utiliser le commutateur « de QuickBooks »
Le commutateur « de QuickBooks » s’affiche uniquement dans la grille. Lorsque cette option est activée, elle indique les tâches que vous pourriez devoir effectuer en fonction des renseignements dans l’entreprise QuickBooks de votre client. Une tuile s’affiche lorsque vos clients ont ce qui suit :
- Exécution à venir de la paie
- Opérations bancaires qui doivent être catégorisées
Ces tuiles fonctionnent différemment pour les projets ou les demandes. Elles disparaissent lorsque vous avez terminé.