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Comment enregistrer des dons de bienfaisance

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne1Mis à jour le 07 mai, 2021

Lorsque vous effectuez un don de bienfaisance, la façon de l’enregistrer dépend du type de don. La procédure pour comptabiliser un don en espèces est différente de celle pour comptabiliser un don de produits ou de services que vous vendez normalement.

Les sections ci-dessous expliquent les étapes à suivre pour enregistrer chaque type de dons.

Dons en espèces

Pour faire un don en espèces, vous pouvez définir l’organisme de bienfaisance comme un fournisseur. Ainsi, lorsque vous ferez votre don, vous pourrez l’enregistrer à l’aide d’un chèque ou d’une facture à payer et d’un paiement, comme vous le feriez pour tout autre paiement à un fournisseur.

Dans la liste déroulante Compte de la section Détails du compte, assurez-vous de sélectionner un compte de dépenses réservé aux dons déductibles d’impôt qui n’est pas utilisé pour d’autres dépenses. Cela simplifiera le travail de votre comptable ou de votre préparateur de déclarations de revenus.

Si vous n’avez pas encore de compte de dépenses pour les dons, vous pouvez cliquer sur Ajouter dans la liste déroulante de la colonne Compte pour en ajouter un au moment d’enregistrer le don.

Don de produits ou de services que vous vendez habituellement

Note : Si le montant radié à titre de contribution a d’importantes répercussions sur votre montant de ventes brutes, consultez votre comptable avant de faire cette entrée.

Pour enregistrer un don de produits ou de services, vous devez suivre les étapes présentées en détail ci-dessous, dans l’ordre :

  1. Créez une facture pour les produits ou services que vous avez donnés.
  2. Créez un compte pour les dons de bienfaisance.
  3. Créez un élément de produit ou de service nommé « Dons de bienfaisance ».
  4. Émettez une note de crédit au client.
  5. Assurez-vous que la note de crédit a été appliquée à la facture.

Les sections suivantes peuvent vous guider tout au long de ce processus.

Étape 1 : Créez une facture

Pour commencer à enregistrer un don, vous devez créer une facture pour le produit ou le service afin de pouvoir enregistrer les revenus.

Ne sautez pas cette étape, sinon vos soldes afficheront un écart après que vous aurez effectué les autres étapes du processus.

Étape 2 : Créez un compte pour les dons de bienfaisance

Voici comment créer un compte à utiliser pour enregistrer les dons de bienfaisance :

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Sélectionnez Plan comptable.
  3. Sélectionnez Nouveau.
  4. Dans la boîte de dialogue Compte, sélectionnez Dépenses dans la liste déroulante Type de compte.
  5. Sélectionnez Dons de charité dans la liste déroulante Sous-type.
  6. Saisissez un nom pour le compte (par exemple, Dons de bienfaisance).
  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Une fois que vous avez créé ce compte, la prochaine étape consiste à créer un élément de produit ou de service pour les dons.

Étape 3 : Créez un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance

Voici comment créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance :

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙️.
  2. Sous Listes, sélectionnez Produits et services.
  3. Sélectionnez Nouveau.
  4. Dans le volet Info sur le produit/service, sélectionnez le type de produit ou de service.
  5. Saisissez un nom pour l’élément (par exemple, Dons de bienfaisance).
  6. Cochez la case d’option Je vends ce produit/service à mes clients.
  7. Sélectionnez le compte pour les dons de bienfaisance que vous avez créé à partir de la liste déroulante du champ Compte de revenus.
  8. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Maintenant que vous avez créé un compte et un élément pour le produit ou service, vous devez créer une note de crédit correspondant à la valeur du don.

Étape 4 : Émettez une note de crédit

Voici comment émettre une note de crédit correspondant à la valeur des produits ou services que vous donnez :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sous Clients, sélectionnez Note de crédit.
  3. Saisissez ou sélectionnez le nom du client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
  4. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l’élément Dons de charité, puis saisissez le montant du don comme nombre positif.
  5. Dans le champ Mémo, saisissez Don ou Don de bienfaisance.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Le montant de la note de crédit reflétera le montant de votre don. La prochaine étape consiste à vous assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture créée.

Étape 5 : Assurez-vous que la note de crédit a été appliquée à la facture

La dernière étape du processus consiste à vous assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture que vous avez créée pour les éléments donnés.

Voici comment vérifier que la note de crédit a été appliquée correctement :

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Dans la liste, sélectionnez le client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
  3. Dans l’onglet Liste d’opérations, confirmez que l’opération de facturation créée au début du processus affiche l’état Payé.
  4. Assurez-vous que l’opération de note de crédit que vous avez créée est marquée comme fermée dans la colonne État.
  5. Assurez-vous qu’une nouvelle opération de paiement est listée, qu’un montant de 0,00 $ est affiché dans la colonne Total et que la mention Fermé apparaît dans la colonne État.

Le don est maintenant comptabilisé correctement.

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