Enregistrer les dons de bienfaisance et d’autres dons dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment enregistrer les dons de bienfaisance ou d’autres dons dans QuickBooks en ligne.

Lorsque vous effectuez des dons de bienfaisance ou d’autres dons, la façon de les enregistrer dépend du type de don. La procédure pour comptabiliser un don en espèces est différente de celle pour comptabiliser un don de produits ou de services que vous vendez normalement.

Voici comment enregistrer l’un ou l’autre des types de dons.

Enregistrer des dons en espèces

Pour faire un don en espèces, vous pouvez définir les organismes de bienfaisance comme des fournisseurs. Ainsi, lorsque vous faites un don, vous pouvez l’enregistrer comme un chèque ou une facture à payer et un paiement. La procédure est la même que pour tout autre paiement à un fournisseur.

Assurez-vous que le compte de dépenses que vous sélectionnez dans la liste déroulante Catégorie ▼ de la section Détails de la catégorie est un compte de dépenses réservé aux contributions déductibles d’impôt qui n’est pas utilisé pour d’autres dépenses. Cela facilitera la tâche de votre comptable ou de votre préparateur de déclarations de revenus.

Si vous n’avez pas déjà un compte de dépenses pour les dons, vous pouvez en ajouter un lors de l’enregistrement du don. Sélectionnez + Ajouter dans la colonne déroulante Catégorie  ▼.

Enregistrer un don de produits ou de services que vous vendez

Voici comment enregistrer un don de produits et de services :

Prérequis

Avant de commencer, vérifiez si le paramètre Appliquer automatiquement les crédits est activé pour appliquer automatiquement les crédits aux factures impayées. Vous pouvez créer et appliquer des notes de crédit ou des crédits différés.

Étape 1 : Créer une facture

Pour enregistrer un don, vous devez créer une facture pour le produit ou le service afin de pouvoir enregistrer les revenus.

1. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
2. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
3. Sélectionnez Facture.
4. Sélectionnez votre client dans la liste déroulante Ajouter un client ▼.
5. Sélectionnez les modalités, la date de facturation et la date d’échéance.
6. Saisissez les détails de la facture, les détails du paiement du client et les notes, puis ajoutez des pièces jointes au besoin.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Ne sautez pas cette étape, sinon vos soldes afficheront un écart après que vous aurez effectué les autres étapes du processus.

Étape 2 : Créer un compte pour les dons de bienfaisance

Créez un compte à utiliser pour enregistrer les dons de bienfaisance.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau compte.
3. Saisissez le nom du compte (par exemple, Dons de bienfaisance).
4. Sélectionnez Dépenses dans la liste déroulante Type de compte ▼.
5. Sélectionnez Dons de bienfaisance dans la liste déroulante Sous-type ▼.
   Conseil : Vous pouvez cocher la case Convertir en compte rattaché selon vos préférences. Vous pouvez également ajouter une description de votre don de bienfaisance.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : Créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance

Créez un produit/service pour les dons de bienfaisance.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et Se faire payer, puis sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Dans la liste déroulante Nouveau produit/service ▼, sélectionnez le type de produit ou de service.
   Note : Si vous créez un produit ou service pour la première fois, sélectionnez Créer des articles, puis sélectionnez le type de produit ou de service dans la liste déroulante Type d’article ▼.
3. Saisissez un nom pour le produit (par exemple, Dons de bienfaisance).
4. Cochez la case Je vends ce service à mes clients si vous sélectionnez Service.
   Notes :
   • Si vous sélectionnez un article hors stock, cochez la case Je vends ceci à mes clients. Si vous sélectionnez un article en stock, la case ne sera pas disponible.
   • Cette case à cocher n’est disponible que dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé.
5. Sélectionnez le compte Dons de bienfaisance que vous avez créé dans la liste déroulante Compte de revenus ▼.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Maintenant que vous avez créé un compte et un article de produit/service, la prochaine étape consiste à émettre une note de crédit pour la valeur de votre don.

Étape 4 : Émettre une note de crédit

Voici comment émettre une note de crédit correspondant à la valeur des produits ou services que vous donnez :

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Note de crédit.
3. Dans la liste déroulante Clients ▼, sélectionnez le client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
4. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l’article du Dons de bienfaisance.
5. Dans le champ Description, saisissez Don ou Don de bienfaisance.
6. Saisissez le montant de votre don comme un nombre positif dans la colonne Montant.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Le montant de la note de crédit reflétera le montant de votre don. La prochaine étape consiste à vérifier qu’elle a été appliquée à la facture que vous avez créée.

Étape 5 : S’assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture

Vérifiez que QuickBooks a appliqué la note de crédit à la facture que vous avez créée pour les articles donnés.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Centre clients, puis sélectionnez Clients et clients potentiels (Accéder).
2. Dans la liste, sélectionnez le client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
3. Sous l’onglet Liste des opérations, confirmez que l’opération de facture que vous avez créée au début du processus affiche l’état Payé.
4. Assurez-vous que l’opération de note de crédit que vous avez créée est marquée comme étant appliquée dans la colonne État.
5. Confirmez qu’une nouvelle opération de paiement est répertoriée et que 0,00 $ CA est affiché dans la colonne Montant et que Fermé est indiqué dans la colonne État.

Le don est maintenant enregistré.