Enregistrer les dons et les dons de bienfaisance dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment enregistrer des dons de bienfaisance dans QuickBooks en ligne.

Lorsque vous effectuez un don de bienfaisance, la façon de l’enregistrer dépend du type de don. La procédure pour comptabiliser un don en espèces est différente de celle pour comptabiliser un don de produits ou de services que vous vendez normalement.

Voici comment enregistrer l’un ou l’autre des types de dons.

Enregistrer des dons en espèces

Pour faire un don en espèces, vous pouvez définir l’organisme de bienfaisance comme un fournisseur. Ainsi, lorsque vous ferez votre don, vous pourrez l’enregistrer à l’aide d’un chèque ou d’une facture à payer et d’un paiement, comme vous le feriez pour tout autre paiement à un fournisseur.

Assurez-vous que le compte de dépenses que vous sélectionnez dans la liste déroulante Catégorie ▼ de la section Détails de la catégorie est un compte de dépenses réservé aux contributions déductibles d’impôt qui n’est pas utilisé pour d’autres dépenses. Cela facilitera la tâche de votre comptable ou de votre préparateur de déclarations de revenus.

Si vous n’avez pas déjà un compte de dépenses pour les dons, vous pouvez en ajouter un lors de l’enregistrement du don. Sélectionnez + Ajouter dans la colonne déroulante Catégorie  ▼.

Enregistrer un don de produits ou de services que vous vendez

Voici comment enregistrer un don de produits et de services :

Prérequis

Avant de commencer, vérifiez si le paramètre Appliquer automatiquement les crédits est activé pour appliquer automatiquement les crédits aux factures impayées. Vous pouvez créer et appliquer des notes de crédit ou des crédits différés.

Étape 1 : Créer une facture

Pour enregistrer un don, vous devez créer une facture pour le produit ou le service afin de pouvoir enregistrer les revenus.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez votre client dans la liste déroulante Ajouter un client  ▼.
4. Sélectionnez les modalités, la date de la facture et la date d’échéance.
5. Saisissez les détails de la facture, les détails du paiement du client, les notes et ajoutez des pièces jointes au besoin.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Créer un compte pour les dons de bienfaisance

Créez un compte à utiliser pour enregistrer les dons de bienfaisance.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Nouveau compte.
3. Saisissez le nom du compte (par exemple, Dons de bienfaisance).
4. Sélectionnez Dépenses dans la liste déroulante Type de compte  ▼.
5. Sélectionnez Dons de bienfaisance dans la liste déroulante Sous-type  ▼.
   Conseil : Vous pouvez cocher la case Désigner comme compte rattaché selon vos préférences. Vous pouvez également ajouter une description de votre don de bienfaisance.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : Créer un élément de produit ou de service pour les dons de bienfaisance

Créez un produit/service pour les dons de bienfaisance.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans la liste déroulante Nouveau ▼, sélectionnez le type de produit ou de service.
3. Saisissez un nom pour le produit (par exemple,Dons de bienfaisance).
4. Cochez la case Je vends ce produit/service à mes clients.
   Note : Cette case à cocher est uniquement disponible dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé.
5. Sélectionnez le compte de dons de bienfaisance que vous avez créé dans la liste déroulante Compte de revenus ▼.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Maintenant que vous avez créé un compte et un produit/service, la prochaine étape consiste à émettre une note de crédit pour la valeur de votre don.

Étape 4 : Émettre une note de crédit

Pour émettre une note de crédit pour la valeur des produits ou des services que vous donnez.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sous Clients, sélectionnez Note de crédit.
3. Dans la liste déroulante Clients ▼, sélectionnez le client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
4. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez l’élément Dons de bienfaisance, puis saisissez le montant du don comme nombre positif.
5. Dans le champ Description, saisissez Don ou Contribution de bienfaisance.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Le montant de la note de crédit reflétera le montant de votre don. La prochaine étape consiste à vérifier qu’elle a été appliquée à la facture que vous avez créée.

Étape 5 : S’assurer que la note de crédit a été appliquée à la facture

Vérifiez que QuickBooks a appliqué la note de crédit à la facture que vous avez créée pour les articles donnés.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Dans la liste, sélectionnez le client auquel vous avez fait don du produit ou du service.
3. Sous l’onglet Liste d’opérations, confirmez que l’opération de facture que vous avez créée au début du processus affiche l’état Payé.
4. Assurez-vous que l’opération de note de créditque vous avez créée est marquée comme Fermée dans la colonne État.
5. Confirmez qu’une nouvelle opération de paiement est répertoriée et qu’un montant de 0,00 $ CA est affiché dans la colonne Total et que la mention Fermé apparaît dans la colonne État.

Le don est maintenant enregistré.