Configurer des règles bancaires pour catégoriser les opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

Apprenez à utiliser les règles bancaires pour catégoriser automatiquement vos opérations.

Lorsque vous téléchargez des opérations de votre banque, vous devez les catégoriser afin qu’elles soient saisies dans les bons comptes. Les règles bancaires peuvent le faire automatiquement.

Plus QuickBooks en ligne utilise les règles bancaires que vous créez, meilleure est la catégorisation. Après un certain temps, l’application apprend à lire les opérations, puis ajoute automatiquement les détails.

Voici comment configurer des règles bancaires.

Dans cet article, vous découvrirez ce qui suit :

• Comment créer une règle bancaire
• Comment importer des règles bancaires existantes
• Comment passer en revue les opérations reconnues
• Comment configurer la fonction d’ajout automatique
• Que faire si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations
• Que faire si vous avez migré à partir de QuickBooks Desktop

Étape 1 : Créer une règle bancaire

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
2. Sélectionnez Nouvelle règle.
   Note : Sélectionnez Accéder aux règles si vous ajoutez des règles pour la première fois. 
3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle?.
4. Dans la liste déroulante Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrées d’argent ou Sorties d’argent.
5. Dans la liste déroulante sous l’icône ▼, sélectionnez un compte bancaire ou sélectionnez Tous les comptes bancaires.
6. Établissez les conditions de la règle. Vous pouvez définir une règle comportant jusqu’à cinq conditions. Définissez et inclure ce qui suit, puis sélectionnez + Ajouter une condition.
7. Dans les champs de condition, indiquez si la règle s’applique à la description, au texte bancaire ou au montant. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Est exactement et saisissez la valeur ou le texte pour déterminer comment QuickBooks applique les règles.
8. Sélectionnez les paramètres de la règle. Sélectionnez Type d’opération, Catégorie, Produit/service, Bénéficiaire, Taxe et Client.
   Note : Différentes options peuvent s’afficher selon les paramètres d’entreprise que vous avez activés.  
9. Sélectionnez Enregistrer.
10. (Facultatif) Pour changer l’ordre de priorité de vos règles bancaires, cliquez sur et faites glisser la règle dans l’ordre voulu. La règle ayant la priorité la plus élevée sera toujours appliquée en premier.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations de l’onglet En attente. Ces opérations sont celles que vous devez passer en revue chaque jour.

Conseils : 

• Ajoutez rapidement une règle pour les opérations dans l’onglet En attente. Il suffit de sélectionner une opération, puis de sélectionner Créer une règle pour ouvrir la fenêtre de création d’une règle et commencer à définir les conditions de la règle.
• Copier, Désactiver/Activer ou Supprimer des règles bancaires se trouve dans la colonne Actions ▼ de la liste déroulante de la page Règles.

Importer des règles bancaires existantes

Si vous configurez des règles bancaires dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne, vous pourrez les exporter vers un autre fichier d’entreprise.

1. Ouvrez une session dans le fichier d’entreprise à partir duquel vous voulez exporter les règles bancaires.
2. Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
3. Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Exporter des règles.
4. Enregistrez le fichier exporté dans Excel.
5. Déconnectez-vous du fichier d’entreprise et connectez-vous à celui dans lequel vous voulez importer les règles.
6. Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
7. Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Importer des règles.
8. Sélectionnez Sélectionner le fichier à téléverser et trouvez le fichier Excel que vous avez exporté et sélectionnez Suivant.
9. Sélectionnez les règles et les détails à importer.
10. Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’importation.

Étape 2 : Examiner les opérations reconnues

Une fois qu’une règle est appliquée, un médaillon RÈGLE apparaît dans la colonne Appariement/Catégorie de l’opération.

Pour filtrer les règles, suivez ces étapes. 

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez la liste déroulante Toutes les opérations ▼.
3. Sélectionnez Règles.

Étapes suivantes : Configurer la fonction d’ajout automatique

Créez des règles ciblées pour que des opérations spécifiques soient automatiquement acceptées dans vos documents comptables à partir de la page Opérations bancaires (Accéder).

Conseil : Nous vous recommandons de commencer par des opérations simples et régulières, comme le loyer ou les frais de carburant. Ensuite, l’utiliser pour couvrir plus d’opérations.

1. Suivez les étapes pour créer une nouvelle règle bancaire.
2. Activez Ajout automatique sous Confirmer automatiquement les opérations auxquelles cette règle s’applique dans la fenêtre Créer une règle.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois qu’une règle d’ajout automatique aura été créée, toute opération affichée dans l’onglet En attente qui respecte les conditions sera automatiquement ajoutée. Les règles d’ajout automatique s’appliquent lorsque vous ouvrez une session, téléversez un fichier, ou créez ou modifiez une nouvelle règle d’ajout automatique.

Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations

Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées, c’est peut-être parce que vous utilisez une règle basée sur le texte bancaire alors que vous vouliez créer une règle basée sur la description, ou vice versa. Pour expliquer la différence :

• Le texte bancaire est l’information exacte que l’application reçoit de la banque. Il s’agit de l’opération que vous voyez dans votre compte bancaire ou sur votre relevé bancaire.
• La description est une version simplifiée du texte bancaire pour le rendre plus facile à comprendre. Par exemple, l’application peut simplifier le texte bancaire en donnant simplement le nom du fournisseur.

Par défaut, l’application affiche la description dans votre liste d’opérations. Pour afficher le texte bancaire à la place :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Paramètres ⚙ dans la section Opérations bancaires.
3. Cochez la case Afficher la description complète de la banque.

Si vous avez migré à partir de QuickBooks Desktop

Les règles bancaires fonctionnent de la même manière dans QuickBooks en ligne que dans QuickBooks Desktop. Si vos règles ont été migrées automatiquement à partir de QuickBooks Desktop, vous noterez les différences suivantes :

• QuickBooks en ligne prend en charge jusqu’à cinq conditions par règle. Les cinq premières conditions de chaque règle de QuickBooks Desktop sont migrées.
• Les règles bancaires de QuickBooks Desktop qui contiennent les clauses Commence par et Se termine par sont appariées avec la clause Contient une fois migrées vers QuickBooks en ligne.
• Si une règle bancaire de QuickBooks Desktop migrée contient des conditions de Rentrées d’argent et de Sorties d’argent, deux règles bancaires sont créées dans QuickBooks en ligne.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la manière dont les fonctions et les données sont transférées dans QuickBooks en ligne.