Configurer des règles bancaires pour catégoriser des opérations en ligne dans QuickBooks en ligne

Apprenez à utiliser les règles bancaires pour catégoriser automatiquement vos opérations.

Lorsque vous téléchargez des opérations bancaires, vous devez les catégoriser afin de les associer aux bons comptes. Les règles bancaires accélèrent le processus d’examen requis.

Vous pouvez créer des règles qui permettront de catégoriser automatiquement les opérations pour vous. Plus QuickBooks utilisera ces règles bancaires, meilleur il deviendra pour catégoriser les opérations. Après un certain temps, il pourra même balayer les opérations et ajouter des détails comme les bénéficiaires.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Comment créer une règle bancaire
• Comment importer des règles bancaires existantes
• Comment passer en revue les opérations reconnues
• Comment configurer la fonction d’ajout automatique
• Que faire si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations
• Que faire si vous avez migré à partir de QuickBooks Desktop

Étape 1 : Créer une règle bancaire

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
2. Sélectionnez Nouvelle règle.
3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle?.
4. Dans la liste déroulante Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrées d’argent ou Sorties d’argent.
5. Dans la liste déroulante dans ▼, sélectionnez un compte bancaire ou sélectionnez Tous les comptes bancaires.
6. Établissez les conditions de la règle. Vous pouvez définir une règle comportant jusqu’à cinq conditions. Sélectionnez Et inclure ce qui suit, puis + Ajouter une condition.
7. Dans les champs de condition, indiquez si la règle s’applique à la Description, au Champ Banque ou au Montant. Sélectionnez Contient, Ne contient pas ou Est exactement pour déterminer comment QuickBooks appliquera les règles.
8. Sélectionnez ensuite les paramètres de la règle. Sélectionnez Type d’opération, Catégorie, Qui avez-vous payé, Taxe, À qui c’étaitet Balises .
9. Sélectionnez Enregistrer.
10. (Facultatif) Pour changer l’ordre de priorité de vos règles bancaires, sélectionnez Réorganiser Cliquez sur l’ et faites glisser la règle dans l’ordre voulu. La règle ayant la priorité la plus élevée sera toujours appliquée en premier.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l’onglet Pour révision. Ces opérations sont celles que vous devez passer en revue chaque jour.

Conseil : 

• Vous pouvez rapidement ajouter une règle pour les opérations dans l’onglet Pour révision . Il suffit de choisir une opération, puis de cliquer sur le lien Créer une règle pour ouvrir la fenêtre Règle et commencer à définir les conditions de la règle.
• Vous pouvez Copier, Désactiver/Activerou Supprimer des règles bancaires dans la liste déroulante Actions▼ de la page Règles .

Importer des règles bancaires existantes

Si vous configurez des règles bancaires dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne, vous pourrez les exporter vers un autre fichier d’entreprise.

1. Ouvrez une session dans le fichier d’entreprise à partir duquel vous voulez exporter les règles bancaires.
2. Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
3. Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Exporter des règles.
4. Enregistrez le fichier exporté dans Excel.
5. Déconnectez-vous du fichier d’entreprise et connectez-vous à celui dans lequel vous voulez importer les règles.
6. Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
7. Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Importer des règles.
8. Sélectionnez Parcourir et trouvez le fichier Excel que vous avez exporté, puis sélectionnez Suivant.
9. Sélectionnez les règles et les détails à importer.
10. Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’importation.

Étape 2 : Examen des opérations reconnues

Vous pouvez afficher les opérations téléchargées reconnues par une règle bancaire. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez Reconnues dans le menu déroulant Toutes les opérations ▼. Une liste des opérations reconnues par une règle bancaire s’affiche. Vous verrez également qu’une étiquette « Règle » a été ajoutée à l’opération.

Si tout semble en ordre, sélectionnez Ajouter pour déplacer l’opération directement dans un compte au sein de QuickBooks. Vous pouvez également sélectionner l’opération et la passer en revue avant de la déplacer.

Étapes suivantes : Configurer la fonction d’ajout automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient automatiquement acceptées dans vos documents comptables à partir de la page Opérations bancaires (Accéder).

Conseil : Nous vous recommandons de commencer par des opérations simples et régulières, comme le loyer ou les dépenses de carburant. Une fois la fonction maîtrisée, vous pourrez l’utiliser pour couvrir d’autres opérations.

1. Suivez les étapes pour créer une nouvelle règle bancaire.
2. Activez Ajout automatique sous Confirmer automatiquement les opérations auxquelles cette règle s’applique dans la fenêtre Règles.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois qu’une règle d’ajout automatique aura été créée, toute opération affichée dans l’onglet Pour révision qui respecte les conditions sera automatiquement ajoutée. Les règles d’ajout automatique s’appliquent lorsque vous ouvrez une session, téléversez un fichier, ou créez ou modifiez une nouvelle règle d’ajout automatique.

Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations

Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées, c’est peut-être parce que vous utilisez une règle basée sur le texte bancaire alors que vous vouliez créer une règle basée sur la description, ou vice versa. Pour expliquer la différence :

• Le texte bancaire est exactement le même que celui que QuickBooks reçoit de la banque. Le texte bancaire est l’opération que vous verrez dans votre compte bancaire ou sur votre relevé de compte.
• La description est une version simplifiée du champ Banque, qui vise à le rendre plus facile à comprendre. Par exemple, QuickBooks pourrait simplifier le texte bancaire en donnant simplement le nom du fournisseur.

Par défaut, QuickBooks affiche la description dans votre liste d’opérations. Pour afficher le champ Banque à la place :

1. Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez Paramètres . ⚙ dans la section Opérations bancaires.
3. Sélectionnez Afficher les renseignements bancaires.

Si vous avez migré à partir de QuickBooks Desktop

Les règles bancaires fonctionnent de la même manière dans QuickBooks en ligne que dans QuickBooks Desktop. Si vos règles ont été migrées automatiquement à partir de QuickBooks Desktop, notez les différences suivantes :

• QuickBooks en ligne prend en charge jusqu’à 5 conditions par règle. Les cinq premières conditions de chaque règle de QuickBooks Desktop sont migrées.
• Les règles bancaires de QuickBooks Desktop qui contiennent les clauses Commencer par et Se termine par sont appariées avec la clause Contient une fois migrées vers QuickBooks en ligne.
• Si une règle bancaire de QuickBooks Desktop migrée contient des conditions d’entrée et de sortie d’argent , deux règles bancaires sont créées dans QuickBooks en ligne.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la manière dont les fonctions et les données sont transférées dans QuickBooks en ligne.