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Configurer des règles bancaires pour catégoriser des opérations en ligne dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne25Mis à jour il y a 5 jours

Apprenez à utiliser les règles bancaires pour catégoriser automatiquement vos opérations.

Lorsque vous téléchargez des opérations bancaires, vous devez les catégoriser afin de les associer aux bons comptes. Les règles bancaires accélèrent ce processus.

Vous pouvez créer des règles qui catégorisent automatiquement les opérations pour vous. Plus QuickBooks utilise vos règles bancaires, mieux il catégorise les opérations. Après un certain temps, il peut même balayer vos opérations et ajouter des précisions, comme le nom du bénéficiaire.

Étape 1 : Créer une règle bancaire

  1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Règles (Accéder).
  2. Sélectionnez Nouvelle règle.
  3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle?.
  4. Dans la liste déroulante Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrées d’argent ou Sorties d’argent.
  5. Dans la liste déroulante Dans ▼, sélectionnez le compte bancaire.
  6. Établissez les conditions de la règle. Vous pouvez configurer une règle comprenant jusqu’à 5 conditions. Sélectionnez Et inclure ce qui suit, puis + Ajouter une condition.
  7. Dans les champs de condition, indiquez si la règle s’applique à la Description, au Champ Banque ou au Montant. Sélectionnez Contient, Ne contient pas ou Est exactement pour déterminer comment QuickBooks appliquera les règles.
  8. Établissez les paramètres de la règle. Sélectionnez le Type d’opération, la Catégorie, la Taxe, les Balises et le Bénéficiaire du paiement.
  9. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l’onglet Pour révision. Ces opérations sont celles que vous devez passer en revue chaque jour.

Conseil : Vous pouvez ajouter rapidement une règle concernant les opérations à l’onglet Pour révision. Il suffit de choisir une opération, puis de sélectionner le lien Créer une règle pour afficher la fenêtre Règle et commencer à établir les conditions de la règle.

Si vous configurez des règles bancaires dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne, vous pourrez les exporter vers un autre fichier d’entreprise.

  1. Ouvrez une session dans le fichier d’entreprise à partir duquel vous voulez exporter les règles bancaires.
  2. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Règles (Accéder).
  3. Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Exporter des règles.
  4. Enregistrez le fichier exporté dans Excel.
  5. Déconnectez-vous du fichier d’entreprise et connectez-vous à celui dans lequel vous voulez importer les règles.
  6. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Règles (Accéder).
  7. Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Importer des règles.
  8. Sélectionnez Parcourir et repérez le fichier Excel que vous avez exporté.
  9. Sélectionnez les règles et les détails à importer.
  10. Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’importation.

Étape 2 : Examiner les opérations reconnues

Vous pouvez afficher les opérations téléchargées reconnues par une règle bancaire. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez Reconnues dans le menu déroulant Toutes les opérations ▼. Une liste des opérations reconnues par une règle bancaire s’affiche. Vous verrez également qu’une étiquette « Règle » a été ajoutée à l’opération.

Si tout semble en règle, sélectionnez Ajouter pour déplacer une opération directement dans un compte dans QuickBooks. Vous pouvez également sélectionner l’opération et la passer en revue avant de la déplacer.

Note : Si QuickBooks ne sait pas comment catégoriser une opération, il utilise le compte Revenu non catégorisé, Dépense non catégorisée ou Actifs non catégorisés pour la détenir temporairement.
Vous ne pouvez pas utiliser ces comptes pour créer des règles bancaires.

Étapes suivantes : Configurer la fonction d’ajout automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient automatiquement acceptées dans vos documents comptables à partir de la page Opérations bancaires (Accéder).

Conseil : Nous recommandons d’ajouter d’abord des opérations simples et régulières, comme un loyer ou des frais de carburant. Une fois la fonction maîtrisée, vous pourrez l’utiliser pour couvrir d’autres opérations.

  1. Suivez les étapes pour créer une nouvelle règle bancaire.
  2. Sélectionnez Confirmer automatiquement les opérations auxquelles cette règle s’applique dans la fenêtre Créer une règle.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois qu’une règle d’ajout automatique aura été créée, toute opération affichée dans l’onglet Pour révision qui respecte les conditions sera automatiquement ajoutée. Les règles d’ajout automatique s’appliquent lorsque vous ouvrez une session, téléversez un fichier, ou créez ou modifiez une nouvelle règle d’ajout automatique.

Si vos règles bancaires ne s’appliquent pas aux opérations

Si vos règles bancaires ne s’appliquent pas, c’est peut-être parce que vous utilisez une règle basée sur le champ Banque alors que vous vouliez créer une règle basée sur une description, ou vice versa. Pour expliquer la différence :

  • Le champ Banque correspond exactement à l’information que QuickBooks reçoit de la banque. Il s’agit de l’opération que vous voyez dans votre compte bancaire ou sur votre relevé bancaire.
  • La description est une version simplifiée du champ Banque, qui vise à le rendre plus facile à comprendre. Par exemple, QuickBooks peut simplifier le champ Banque pour qu’il ne mentionne que le nom d’un fournisseur.

Par défaut, QuickBooks affiche la description dans votre liste d’opérations. Pour afficher le champ Banque à la place :

  1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Opérations, puis Opérations bancaires (Accéder).
  2. Au-dessus du tableau, allez à Paramètres ⚙.
  3. Sélectionnez Afficher les détails bancaires.

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