Configurer des règles bancaires pour catégoriser des opérations en ligne dans QuickBooks en ligne

Apprenez à utiliser les règles bancaires pour catégoriser automatiquement vos opérations.

Lorsque vous téléchargez des opérations de votre banque, vous devez les catégoriser afin qu’elles soient saisies dans les bons comptes. Les règles bancaires peuvent le faire automatiquement.

Plus QuickBooks en ligne utilise les règles bancaires que vous créez, meilleure est la catégorisation. Après un certain temps, l’application apprend à lire les opérations, puis ajoute automatiquement les détails.

Voici comment configurer des règles bancaires.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Comment créer une règle bancaire
• Comment importer des règles bancaires existantes
• Comment passer en revue les opérations reconnues
• Comment configurer la fonction de publication automatique
• Que faire si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations
• Que faire si vous avez migré vos données à partir de QuickBooks Desktop

Étape 1 : Créer une règle bancaire

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Règles (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Règles bancaires, puis sélectionnez Nouvelle règle.
   Note : Sélectionnez Accéder aux règles si vous ajoutez des règles pour la première fois.
3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle?.
4. Dans la liste déroulante Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrées d’argent ou Sorties d’argent.
5. Dans la liste déroulante sous l’icône ▼, sélectionnez un compte bancaire ou sélectionnez Tous les comptes bancaires.
6. Dans la liste déroulante et inclure ce qui suit ▼, sélectionnez Tout ou N’importe lequel.
7. Sélectionnez + Ajouter une condition.
   Note : Vous pouvez définir une règle comportant jusqu’à 5 conditions.
8. Dans les champs Conditions, indiquez si la règle s’applique à la description, au texte bancaire ou au montant. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Est exactement, et saisissez la valeur ou le texte pour déterminer comment QuickBooks applique les règles.
9. Sélectionnez les paramètres de la règle. Sélectionnez Type d’opération, Catégorie, Produit/service, Bénéficiaire, Taxe et Client.
   Note : Différentes options peuvent s’afficher selon les paramètres d’entreprise que vous avez activés.
10. Sélectionnez Enregistrer.
11. (Facultatif) Pour renouveler l’ordre de priorité de vos règles bancaires, sélectionnez l’icône de réorganisation et faites glisser la règle dans l’ordre de votre choix. La règle ayant la priorité la plus élevée sera toujours appliquée en premier.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l’onglet En attente. Ces opérations sont celles que vous devez passer en revue chaque jour.

Conseils : 

• Ajoutez rapidement une règle pour les opérations dans l’onglet En attente. Il suffit de sélectionner une opération, puis de sélectionner Créer une règle pour ouvrir le volet Créer une règle et commencer à établir les conditions pour la règle.
• Copier, Désactiver/Activer ou Supprimer des règles bancaires se trouve dans la colonne Actions ▼ de la liste déroulante de la page Règles.
• Conserver le mémo bancaire – Lorsque le champ de texte du mémo est vide, la case à cocher ne demeurera pas cochée par défaut.

Importer des règles bancaires existantes

Si vous configurez des règles bancaires sur un autre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne, vous pouvez les exporter vers un autre fichier d’entreprise.

1. Ouvrez une session dans le fichier d’entreprise à partir duquel vous voulez exporter les règles bancaires.
2. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Règles (Accéder).
3. Sélectionnez la ▼ liste déroulante à côté de Nouvelle règle, puis sélectionnez Exporter des règles.
4. Enregistrez le fichier exporté dans Excel.
5. Déconnectez-vous du fichier d’entreprise et connectez-vous à celui dans lequel vous voulez importer les règles.
6. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Règles (Accéder).
7. Sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Nouvelle règle, puis sélectionnez Importer des règles.
8. Sélectionnez Sélectionner le fichier à téléverser et trouvez le fichier Excel que vous avez exporté et sélectionnez Suivant.
9. Sélectionnez les règles et les détails à importer.
10. Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’importation.

Étape 2 : Examiner les opérations reconnues

Une fois qu’une règle est appliquée, un médaillon RÈGLE apparaît dans la colonne Appariement/Catégorie de l’opération.

En ce qui concerne les règles de report automatique, un médaillon AUTO s’affiche dans la colonne Opération reportée de l’opération sous l’onglet Reporté.

Pour filtrer les règles, suivez ces étapes. 

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez la liste déroulante Toutes les opérations ▼.
3. Sélectionnez Règles.
   Note : Sous l’onglet Reporté, les options Règles, Aucune règle et Report automatique (règle) sont affichées.

Prochaines étapes : Configurer le report automatique

Créez des règles ciblées pour que des opérations spécifiques soient automatiquement acceptées dans vos documents comptables à partir de la page Opérations bancaires (Accéder).

Conseil : Nous vous recommandons de commencer par des opérations simples et régulières, comme le loyer ou les frais de carburant. Ensuite, l’utiliser pour couvrir plus d’opérations.

1. Suivez les étapes pour créer une nouvelle règle bancaire.
2. Activez le Report automatique sous Pour les opérations qui répondent à ces critères... dans le volet Créer une règle.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Après avoir créé une règle de report automatique, toute opération affichée dans l’onglet En attente qui respecte les conditions est automatiquement ajoutée. Les règles de report automatique s’appliquent lorsque vous ouvrez une session, téléversez un fichier ou créez ou modifiez une nouvelle règle de report automatique.

Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations

Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées, c’est peut-être parce que vous utilisez une règle basée sur le texte bancaire alors que vous vouliez créer une règle basée sur la description, ou vice versa. Pour expliquer la différence :

• Le texte bancaire est l’information exacte que l’application reçoit de la banque. Il s’agit de l’opération que vous voyez dans votre compte bancaire ou sur votre relevé bancaire.
• La description est une version simplifiée du texte bancaire pour le rendre plus facile à comprendre. Par exemple, l’application peut simplifier le texte bancaire en donnant simplement le nom du fournisseur.

Par défaut, l’application affiche la description dans votre liste d’opérations. Pour afficher le texte bancaire à la place :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez l’icône des paramètres ⚙ dans la section Opérations bancaires.
3. Cochez la case Afficher la description complète de la banque.

Si vous avez migré de QuickBooks Desktop

Le fonctionnement des règles bancaires dans QuickBooks Desktop est similaire à QuickBooks en ligne. Si vos règles ont été automatiquement migrées de QuickBooks Desktop, remarquez les différences suivantes :

• QuickBooks en ligne prend en charge un maximum de 5 conditions par règle. Les 5 premières conditions de chaque règle deQuickBooks Desktop sont migrés.
• Les règles bancaires de QuickBooks Desktop contenant les dispositions Commence avec et Se termine avec sont appariées à la clause Contient une fois migrées vers QuickBooks en ligne.
• Si une règle bancaire de QuickBooks Desktop migrée contient les conditions Rentrée d’argent et Sortie d’argent, deux règles bancaires sont créées dans QuickBooks en ligne.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la façon dont les fonctions et les données sont transférées vers QuickBooks en ligne.