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Vérifications après la conversion pour la mise en route de QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligneMis à jour le 16 juillet, 2021

Même si nous essayons d’effectuer la conversion de données la plus complète possible, il vous reste encore quelques tâches à effectuer avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de terminer ces tâches dès que possible, avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Pour effectuer ces tâches, vous devez être l’administrateur principal de l’entreprise QuickBooks en ligne.

  • Si vous avez créé l’entreprise QuickBooks en ligne vous-même, vous êtes déjà l’administrateur principal.
  • Si vous n’êtes pas actuellement l’administrateur principal, vous devez être l’administrateur principal invités. Lorsque vous recevez un courriel vous invitant à devenir l’administrateur principal, sélectionnez le Accepter lien dans le courriel et ouvrez une session à l’aide de vos identifiants QuickBooks en ligne.

1. Vérifiez vos données en comparant les rapports

Nous vous suggérons de comparer les rapports ci-dessous dans QuickBooks en ligne et QuickBooks bureau pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement. Pour vérifier ces rapports, exécutez-les en utilisant « Toutes les dates » et choisissez « Exercice » comme pratique comptable dans QuickBooks en ligne ainsi que dans QuickBooks bureau, même si vous travaillez actuellement en comptabilité de caisse.

  • Rapport du bilan
  • Balance de vérification – Toutes les dates
  • Sommaire du solde du client – Toutes les dates
  • Sommaire du solde du fournisseur – Toutes les dates
  • Rapport sommaire de taxe de vente pour la dernière période
  • Les autres rapports que vous voulez vérifier

Écarts prévus dans les rapports :

  • Comptabilité de caisse : Avec cette pratique comptable, il est possible que les rapports diffèrent tout simplement parce que les opérations ne sont pas effectuées de la même façon dans les logiciels QuickBooks bureau et QuickBooks en ligne.
  • Recalcul de stock : Il est possible que vos rapports diffèrent si vous avez importé les données de stock parce que des recalculs PEPS ont peut-être été effectués. Pour de plus amples renseignements, voir Limites d’importation de QuickBooks bureau à QuickBooks en ligne.
  • Multidevise : Les opérations s’appliquant à trois différents types de devises ne sont pas converties dans QuickBooks en ligne pour l’instant. Pour de plus amples renseignements, voir Limites d’importation de QuickBooks bureau à QuickBooks en ligne.

2. Vérifiez les paramètres de l’entreprise

Nous pouvons transférer vos données comptables dans QuickBooks en ligne, mais ce n’est pas le cas des renseignements comme le nom, l’adresse et le courriel de l’entreprise. Vous devez saisir cette information dans votre entreprise QuickBooks en ligne.

  1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis cliquez sur Compte et paramètres.
  2. Sur le Entreprise, saisissez votre entreprise et vos coordonnées.
  3. Vous devez également mettre à jour les adresses courriel pour vous assurer que les communications touchant la facturation et le service à la clientèle sont bien gérés.
    • Saisissez l’adresse courriel dans le Courriel de l’entreprise où vous aimeriez recevoir les factures mensuelles d’Intuit pour votre abonnement à QuickBooks en ligne.
    • Si vous ne voulez pas utiliser l’adresse courriel de l’entreprise pour que vos clients vous contactent, saisissez l’adresse courriel dans le champ Courriel destiné aux clients que vous voulez que vos clients associent à votre entreprise.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

3. Vérifiez les paramètres de taxe de vente

Avant que vous et votre client ne commenciez à utiliser QuickBooks en ligne, vous devez d’abord configurer le logiciel pour indiquer le numéro d’entreprise de l’ARC et déterminer la période de déclaration. Vous pouvez sauter les étapes ci-dessous si votre entreprise n’est pas inscrite pour la taxe de vente.

  1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Taxe de vente.
  2. De la Modifier la TPS / TVH menu déroulant, cliquez sur Modifier les paramètres de TPS / TVH.
  3. Entrez votre numéro d’entreprise de l’ARC dans le Numéro d’entreprise boîte.
  4. Vérifiez si la méthode de Déclaration est correcte et modifiez la période de déclaration, s’il y a lieu.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

4. Nettoyez les données relatives à la taxe de vente

Sage 50 Comptabilité
Sage utilise deux comptes (quatre au Québec) pour faire le suivi de la taxe de vente et les étapes postérieures à la migration pour consolider la taxe de vente dans le seul compte de TPS / TVH à payer dans QuickBooks sont requises. Veuillez suivre les étapes du vidéo ci-dessous pour regrouper vos comptes de taxes.

 

Autre logiciel
Étant donné que vous n’avez pas encore soumis de données relatives à la taxe de vente à l’aide de QuickBooks en ligne, le logiciel traite tous les montants de TPS/TVH enregistrés dans les comptes comme étant payables maintenant, d’où le solde erroné de TPS/TVH.
Pour vous assurer que le solde de TPS / TVH est le bon montant et que vos futures déclarations de TPS / TVH sont exactes, vous devez indiquer à QuickBooks en ligne quand votre TPS / TVH a été produite jusqu’à.
Pour nettoyer les données de TPS/TVH :

  1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Taxe de vente, puis sélectionnez Préparer la déclaration.
  2. Sur le Préparer la déclaration de TPS / TVH, saisissez les renseignements suivants :
    • Configurez la Date de début de la période de conversion.
    • Configurez la Date de fin de la période de la dernière déclaration de TPS/TVH.
  3. Cliquez sur Marquer comme soumise, puis sur Continuer pour confirmer que les déclarations de TPS/TVH ont été soumises jusqu’à la date indiquée dans le champ À ce jour.
  4. Vous arriverez à l’écran TPS/TVH.

Saisissez une écriture de journal de contre-passation pour vous assurer que votre solde courant est exact :

  1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Opérations puis Historique du compte.
  2. De la Plan comptable, choisissez Compte d’attente pour la TPS / TVH puis Historique du compte.
  3. Trouvez l’opération de TPS / TVH que vous venez de créer, puis sélectionnez Modifier.
  4. Vous verrez l’écran Écriture de Journal. En bas, sélectionnez Inverser.
  5. Une nouvelle colonne de tâche découlant de la migration du système sera ajoutée à la liste pour indiquer qu’il s’agit d’une Description. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une note dans le Ligne d’attente pour la TPS / TVH.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau.

Le solde affiché dans QuickBooks en ligne devrait maintenant être exact, et les déclarations de TPS/TVH futures devraient donc l’être également.

5. Mettez de l’ordre dans les rapprochements bancaires

Étant donné que vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, le logiciel traite toutes les opérations bancaires comme n’étant pas rapprochées. Pour que le rapprochement s’applique seulement aux opérations futures, vous devez marquer comme étant rapprochées toutes les opérations effectuées jusqu’à la date de conversion à QuickBooks en ligne.

  1. Sélectionnez le Équipement, puis sélectionnez Rapprocher.
  2. Choisissez le compte bancaire approprié dans le menu déroulant, puis sélectionnez Rapprocher maintenant.
  3. La fenêtre Commencer le rapprochement s’ouvrira. Saisissez votre dernière date de rapprochement dans le champ Date de fin du relevé de compte et consignez le Solde compensé de votre dernier rapprochement dans le champ Solde de fermeture.
  4. Laissez le reste du formulaire vide et sélectionnez OK.
  5. Vous verrez une liste d’opérations. Cochez les cases du haut pour sélectionner toutes les opérations de la liste. Si les données sont réparties sur deux colonnes, assurez-vous que vous avez sélectionné toutes les opérations des deux colonnes. Ensuite, trouvez et décochez les opérations qui ne sont pas encore compensées. Lorsque la différence est Zéro cela signifie que vous avez terminé ces étapes avec succès.
  6. Sélectionnez Terminer maintenant.
  7. Vous devez répéter cette procédure pour tous les comptes bancaires dans QuickBooks en ligne.

6. Liez les paiements et les crédits aux factures impayées

Étant donné que le téléchargement des opérations dans QuickBooks en ligne n’a pas permis de lier les factures aux paiements correspondants, vous remarquerez peut-être des noms associés à un solde nul dans vos rapports de classement chronologique des CC et des CF. Vous pouvez facilement lier les crédits et les paiements à vos factures impayées en activant la préférence Appliquer automatiquement les crédits.

  1. Sélectionnez le Équipement dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sous l’onglet Options avancées, sélectionnez Appliquer automatiquement les crédits, puis cliquez sur Enregistrer.
  3. Si vous ne voulez pas appliquer automatiquement tous les paiements, vous pouvez créer des paiements individuels. Il faudra alors le faire nom par nom.

Commencer à utiliser QuickBooks en ligne

Une fois que vous avez effectué les étapes décrites dans le présent document, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de soutien de QuickBooks en ligne.

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