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Enregistrer des paiements de facture dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne31Mis à jour il y a 3 jours

Découvrez comment recevoir et enregistrer des paiements de facture dans QuickBooks en ligne.

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez enregistrer des opérations de vente de deux façons. Si votre client a payé le produit ou le service au moment de la vente, vous pouvez créer un reçu de vente, qui met fin à l’opération et l’enregistre dans vos documents comptables.

Mais si votre client prévoit vous payer à l’avenir, vous pouvez créer une facture et la lui envoyer. Lorsque le client effectue un paiement sur la facture, vous devez enregistrer le paiement dans QuickBooks. Cela associe l’opération de paiement à la facture originale afin que vos comptes demeurent équilibrés. Voici comment enregistrer les paiements de facture.

Enregistrer un paiement de facture

Après avoir traité un paiement d’un client, vous devez l’enregistrer dans QuickBooks afin que la facture soit marquée comme payée. Sinon, la facture restera impayée dans vos rapports. Vous pouvez enregistrer le paiement intégral ou partiel sur une facture. Voici comment faire :

Enregistrer le paiement d’une seule facture

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Du menu déroulant Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.
  5. Du menu déroulant Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel vous avez effectué le paiement. Conseil : Vous pouvez déposer l’argent directement dans un compte, comme votre compte chèques, ou sélectionner Fonds non déposés si vous devez regrouper le paiement avec d’autres.
  6. Dans la section Opérations non réglées, cochez la case de la facture pour laquelle vous enregistrez le paiement.
  7. Saisissez le Nº de référence et une note dans le champ Mémo au besoin. Cette étape est facultative.
  8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Remarque : Il existe plusieurs options pour enregistrer et partager le reçu de paiement. Si vous voulez envoyer un reçu de paiement à votre client, sélectionnez la flèche ▼, puis Enregistrer et envoyer. Il n’est pas possible de personnaliser votre reçu de paiement.

Enregistrer un paiement partiel pour une facture

Enregistrez les paiements même si vous n’avez reçu qu’une partie de ce qui est dû. QuickBooks fait le suivi du solde restant de la facture :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
  4. Du menu déroulant Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.
  5. Du menu déroulant Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel vous avez effectué le paiement. Conseil :Vous pouvez déposer l’argent directement dans un compte, comme votre compte chèques, ou sélectionner Fonds non déposés si vous devez regrouper le paiement avec d’autres.
  6. Dans le champ Montant reçu, saisissez le montant payé par votre client.
  7. Dans la section Opérations non réglées, cochez la case de la facture pour laquelle vous enregistrez le paiement.
  8. Saisissez le Nº de référence et une note dans le champ Mémo au besoin. Cette étape est facultative.
  9. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si votre client vous paie plus ou moins que prévu, vous pouvez apporter des modifications à un reçu de paiement facilement. 

  1. Allez à Tenue des livres, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
  2. Repérez et ouvrez l’opération de paiement.
  3. Modifiez le champ Montant reçu.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si vous modifiez ou supprimez une opération liée à d’autres, QuickBooks vous avertira automatiquement.

Si vous voulez supprimer complètement un paiement, trouvez et ouvrez l’opération de paiement et sélectionnez Plus au bas de la page, puis Supprimer. Une fois que vous avez supprimé une opération, il n’est pas possible de l’annuler.

Pour voir le solde restant du client :

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez Rapports (Accéder), ou allez à Rapports (Accéder).
  2. Trouvez et ouvrez le rapport Sommaire du solde du client.
  3. Sélectionnez Exécuter le rapport.
  4. Vérifiez le solde courant du client dans la colonne Total.
Note : Lorsque vous enregistrez des paiements partiels, QuickBooks applique le paiement au premier poste de la facture, puis à chaque poste suivant jusqu’à ce que le paiement soit épuisé. C’est à dessein, et l’ordre ne peut pas être modifié.

Regrouper plusieurs paiements en un seul dépôt

Si vous déposez plusieurs chèques en un seul dépôt bancaire, utilisez le compte Fonds non déposés pour enregistrer les paiements dans QuickBooks. Cela vous permet de regrouper plusieurs paiements en une seule opération de dépôt dans QuickBooks. Faites-le seulement si votre banque a enregistré un seul dépôt pour plusieurs paiements.

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