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Créer et envoyer des devis dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne21Mis à jour il y a 1 semaine

Apprenez comment configurer des devis dans QuickBooks en ligne.

Créez un devis lorsque vous voulez présenter une estimation, une proposition ou une offre de service à votre client au sujet du travail que vous envisagez de faire. Le formulaire ressemble à une facture, mais est utilisé à une autre fin; il vous permet de commencer à discuter des détails avec votre client.

Lorsque le travail est terminé et que vous êtes prêt à facturer votre client, vous pouvez convertir le devis en facture pour ne pas le saisir deux fois. Voici comment créer un nouveau devis, le convertir ou le joindre à une facture existante.

Étape 1 : Créer un devis

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Devis.
  3. Sélectionnez le nom du client dans la liste déroulante Client .
  4. Si le travail a déjà commencé, sélectionnez un état dans la liste déroulante En attente ▼ . Cette étape est facultative.
  5. Inscrivez la date du devis et la date d’échéance.
  6. Saisissez les produits et services que vous prévoyez vendre.
  7. Saisissez toute autre information dont vous avez besoin.
  8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer , Enregistrer et fermer ou Enregistrer et envoyer.

Étape 2 : mettre à jour l’état d’un devis

Lorsque votre client accepte le travail ou décide de refuser votre offre de service, mettez à jour l’état du devis. De cette façon, vous vous assurez que vos comptes sont à jour et que les renseignements sont exacts :

  1. Allez au menu Ventes.
  2. Sélectionnez l’onglet Toutes les ventes.
  3. Trouvez le devis.
  4. Dans la colonne Action, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis Mettre à jour l’état.
  5. Sélectionnez Accepté ou un autre état, selon le cas. Sélectionnez ensuite OK.

Conseil : Les devis ne sont pas considérés comme des opérations dans vos documents comptables tant qu’ils n’ont pas été acceptés.

Étape 3 : Convertir un devis en facture

Convertissez le devis en facture pour facturer des montants à votre client :

  1. Allez au menu Ventes.
  2. Sélectionnez l’onglet Toutes les ventes.
  3. Trouvez le devis.
  4. Dans la colonne Action, sélectionnez Créer une facture.
  5. Sélectionnez l’option Total restant de toutes les lignes si vous voulez créer une facture sur le montant total du devis.
  6. Cliquez sur Créer une facture.
  7. Apportez les modifications nécessaires pour mettre à jour la facture.
  8. Vérifiez le champ du client et assurez-vous que la facture est envoyée à la bonne personne.
  9. Assurez-vous qu’il y a un lien menant au  devis lié sur la facture. Cela indique le devis converti. QuickBooks ne créera pas une opération distincte.
  10. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer , Enregistrer et fermer ou Enregistrer et envoyer.

Au lieu de convertir des devis, vous pouvez également les ajouter aux factures existantes :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture.
  3. Sélectionnez le nom du client dans la liste déroulante Client. La fenêtre Ajouter à la facture s’affiche.
  4. Sélectionnez Ajouter pour ajouter des devis à la facture.
  5. Sélectionnez l’option Total restant de toutes les lignes si vous voulez créer une facture sur le montant total du devis.
  6. Cliquez sur Créer une facture.
  7. Remplissez et envoyez la facture.

Conseil : Si vous avez plusieurs devis ouverts pour un client, vous pouvez les ajouter tous en même temps. Toutefois, il est possible que votre client préfère des factures distinctes.

Étape 4 : réviser les devis en cours

  1. Allez au menu Ventes.
  2. Sélectionnez l’onglet Toutes les ventes.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Filtre ▼.
  4. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Devis.

Vous pouvez également exécuter un rapport pour obtenir plus de détails :

  1. Allez au menu  Rapports.
  2. Repérez et ouvrez le rapport Devis par client.
  3. Sélectionnez la période et cliquez sur Exécuter le rapport.

Cela vous donne le nom du client, le numéro du devis, l’état et le nº de la facture, si le devis été converti.

Si un client décide qu’il ne veut plus que vous fassiez du travail, il est préférable de fermer le devis plutôt que de le supprimer. Cela permet de conserver vos comptes pour une bonne tenue des comptes.

Si vous avez créé un devis par erreur, vous pouvez simplement le supprimer :

  1. Allez au menu Ventes.
  2. Sélectionnez l’onglet Toutes les ventes.
  3. Trouvez et ouvrez votre devis.
  4. Sélectionnez Plus.
  5. Sélectionnez Supprimer.

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