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Configurer des véhicules et le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne pour les utiliser dans l’application mobile

by Intuit•47• Dernière mise à jour : 24 octobre 2024

Apprenez à configurer des véhicules et le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne et dans l’application mobile QuickBooks en ligne.

Utilisez l’application mobile QuickBooks en ligne pour faire le suivi du kilométrage parcouru par vos véhicules pour affaires. Consignez vos déplacements et les renseignements sur vos véhicules tout au long de l’année afin d’avoir tous les renseignements nécessaires en main au moment de produire votre déclaration.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

Si vous avez déjà tout configuré, suivez ces étapes pour faire automatiquement le suivi du kilométrage.



Ajouter un véhicule dans QuickBooks

Vous pouvez ajouter autant de véhicules que vous le voulez. Suivez les étapes correspondant à votre navigateur Web ou à votre expérience mobile.

Sur un navigateur Web

  1. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
  2. Allez à Dépenses et sélectionnez Kilométrage (Accéder).
  3. Sélectionnez le menu déroulant ▼ qui se trouve à côté de Ajouter un déplacement.
  4. Sélectionnez Gérer les véhicules, puis sélectionnez Ajouter un véhicule.
    Remarque : Si vous devez mettre à jour les renseignements d’un véhicule existant, sélectionnez le véhicule que vous voulez modifier. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.
  5. Saisissez les renseignements sur votre véhicule.
  6. Dans la section Renseignements fiscaux, sélectionnez la façon dont vous voulez consigner votre kilométrage pour l’année.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Appareil iPhone ou iPad (iOS)

  1. Allez à Menu ☰, puis touchez Kilométrage.
  2. Touchez Suivi automatique.
  3. Dans la section Gérer , touchez Véhicules.
  4. Touchez Ajouter un véhicule.
    Remarque : Si vous devez mettre à jour les renseignements d’un véhicule existant, touchez le véhicule que vous voulez mettre à jour. Apportez les modifications nécessaires, puis touchez Enregistrer.
  5. Saisissez la marque et le modèle du véhicule.
    Note : Si vous voulez le désigner comme véhicule principal, touchez le commutateur switch_QBO_US_Ext_021623.PNG. Vous pouvez saisir d’autres renseignements sur votre véhicule en touchant Information facultative.
  6. Touchez Enregistrer.

Tablette ou téléphone Android

  1. Allez à Menu ☰, puis touchez Kilométrage.
  2. Touchez + Nouveau, puis touchez Véhicule.
  3. Touchez Gérer les véhicules, puis touchez Ajouter un nouveau véhicule.
    Remarque : Si vous devez mettre à jour les renseignements d’un véhicule existant, touchez le véhicule que vous voulez mettre à jour. Apportez les modifications nécessaires, puis touchez Enregistrer.
  4. Saisissez les renseignements sur votre véhicule.
  5. Touchez Enregistrer.


Autoriser l’accès à la localisation sur votre appareil mobile

Pour que le suivi automatique fonctionne, vous devez autoriser QuickBooks à accéder à la localisation sur votre appareil mobile. Suivez les étapes correspondant à votre appareil mobile :

Appareil iPhone ou iPad (iOS)

Suivez les étapes décrites par Apple. Réglez le service de localisation de votre appareil sur Toujours pour l’application QuickBooks. Pour un suivi des déplacements encore plus précis, activez également la localisation sous Mouvements et forme.

Tablette ou téléphone Android

Suivez les étapes décrites par Google. Activez le service de localisation sur votre appareil. Ensuite, réglez-le sur Toujours autoriser. Pour un suivi des déplacements encore plus précis, activez aussi le suivi de l’activité physique en sélectionnant Autoriser.



Activer le suivi du kilométrage

Activez le suivi automatique du kilométrage dans l’appli mobile QuickBooks en ligne. Les étapes sont les mêmes pour les appareils mobiles iOS et Android.

Note :

  • Ajoutez l’information de votre véhicule avant de commencer à faire le suivi de votre kilométrage.
  • Actuellement, seuls l’administrateur principal et l’administrateur de l’entreprise peuvent faire le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne. Chaque utilisateur peut uniquement consulter son propre kilométrage. Voici comment modifier les droits d’accès de l’utilisateur afin que votre conducteur puisse effectuer le suivi de son kilométrage.
  1. Allez à Menu ☰, puis touchez Kilométrage.
  2. Touchez Suivi automatique.
  3. Touchez le commutateur switch_QBO_US_Ext_021623.PNGpour activer le suivi automatique.


Utiliser la fonction Activités en direct pour vos déplacements

Si vous avez un iPhone 14 Pro, iPhone 14 Pro Max ou un modèle d’iPhone plus récent, utilisez la fonction Activités en direct pour les Dépenses admissibles courantes :

  1. Allez à l’onglet Aujourd’hui et sélectionnez Suivi du déplacement dans le menu Actions rapides dans la partie supérieure de l’écran ou allez à Menu (☰) et sélectionnez Kilométrage.
  2. Si vous ne l’avez pas déjà fait, on vous demandera de régler le service de localisation de votre appareil sur Toujours. Sélectionnez Activer pour activer le suivi précis des déplacements. Vous pouvez désactiver cette option en tout temps.
  3. À l’écran Enregistrer un déplacement, sélectionnez Commencer pour commencer à enregistrer votre déplacement. Votre déplacement sera enregistré jusqu’à ce que vous sélectionniez Arrêter.
  4. Saisissez l’adresse de destination à l’écran Ajouter une destination ou sélectionnez l’une des adresses dans la liste de vos déplacements enregistrés précédents.
  5. Un message d’activité en direct s’affichera et vous verrez l’activité du déplacement sur l’écran de verrouillage ou l’écran d’accueil. Vous pouvez minimiser l’activité en direct du déplacement ou la masquer d’un glissement de doigt pendant qu’elle continue à faire le suivi de votre activité en arrière-plan.
  6. Une fois votre déplacement terminé, sélectionnez Vérifier le déplacement, puis choisissez la catégorie professionnelle ou personnelle pour ce déplacement. En sélectionnant Vérifier le déplacement, vous supprimez automatiquement l’activité en direct du déplacement de votre écran.

Note : Si vous perdez votre connexion, votre déplacement sera toujours enregistré dans la section non vérifiée afin que vous puissiez le réviser une fois que votre connexion sera rétablie.

image

Gérer vos véhicules

Si vous utilisez plusieurs véhicules, désignez celui qui est le plus souvent sur la route comme véhicule principal. QuickBooks y associera les déplacements qui ont fait l’objet d’un suivi automatique.

Conseil : Vous pouvez toujours attribuer un autre véhicule lorsque vous catégorisez des déplacements.

Remarque :

  • Vous ne pouvez utiliser que les véhicules actifs comme véhicule principal.
  • Si vous n’avez qu’un seul véhicule, il devient votre véhicule principal et vous ne pouvez pas le désactiver.

Sur un navigateur Web

  1. Allez à Dépenses et sélectionnez Kilométrage (Accéder).
  2. Sélectionnez le menu déroulant à côté de Ajouter un déplacement. Ensuite, sélectionnez Gérer les véhicules.
  3. Sélectionnez le véhicule que vous voulez désigner comme véhicule principal.
  4. Activer Désigner comme véhicule principal switch_QBO_US_Ext_021623.PNG switch.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Appareil iPhone ou iPad (iOS)

  1. Allez à Menu ☰, puis touchez Kilométrage.
  2. Touchez Suivi automatique.
  3. Dans la section Gérer, touchez Véhicules.
  4. Sélectionnez le véhicule que vous voulez désigner comme véhicule principal.
  5. Touchez Désigner comme véhicule principal switch_QBO_US_Ext_021623.PNG switch.
    Remarque : Les déplacements précédents déjà vérifiés avec votre ancien véhicule principal ne seront pas modifiés.
  6. Touchez Confirmer, puis Enregistrer.

    QuickBooks balisera maintenant les nouveaux déplacements que vous effectuez pour ce véhicule.

Tablette ou téléphone Android

  1. Allez à Menu ☰, puis touchez Kilométrage.
  2. Touchez + Nouveau, puis touchez Véhicule.
  3. Touchez le véhicule que vous voulez désigner comme principal.
  4. Touchez Désigner comme véhicule principal switch_QBO_US_Ext_021623.PNG switch.
    Remarque : Les déplacements précédents déjà vérifiés avec votre ancien véhicule principal ne seront pas modifiés.
  5. Touchez Confirmer, puis Enregistrer.

    QuickBooks balisera maintenant les nouveaux déplacements que vous effectuez pour ce véhicule.

Si vous n’utilisez plus votre véhicule, vous pouvez le rendre inactif afin qu’il n’apparaisse pas dans votre liste de véhicules actifs.

Note :

  • Vous ne pouvez pas marquer votre véhicule comme inactif s’il est désigné comme véhicule principal. Vous devez d’abord désigner un autre véhicule comme véhicule principal.
  • Vos déplacements existants resteront associés à votre ancien véhicule, même après avoir été désactivé.
  • Il est possible d’exporter des déplacements pour des véhicules inactifs au besoin.

Sur un navigateur Web

  1. Allez à Dépenses et sélectionnez Kilométrage (Accéder).
  2. Sélectionnez le menu déroulant à côté de Ajouter un déplacement. Ensuite, sélectionnez Gérer les véhicules.
  3. Sélectionnez le véhicule que vous voulez rendre inactif.
  4. Sélectionnez Ce véhicule n’est plus utilisé. Votre véhicule sera déplacé dans la section Inactif de votre panneau Gérer les véhicules.

    Si vous devez réactiver un véhicule, suivez les mêmes étapes. Ensuite, sélectionnez Activer. Votre véhicule figurera à nouveau dans votre liste de véhicules actifs.

Appareil mobile Android ou iOS

  1. Allez à Menu ☰, puis touchez Kilométrage.
  2. Touchez Suivi automatique.
  3. Dans la section Gérer, touchez Véhicules.
  4. Touchez le véhicule que vous voulez rendre inactif.
  5. Touchez Je n’utilise plus ce véhicule.
  6. Révisez le message, puis touchez Confirmer . Votre véhicule sera déplacé sous N’est plus utilisé de la page Véhicules.

    Si vous devez réactiver un véhicule, suivez les mêmes étapes, puis sélectionnez Recommencer à utiliser?. Votre véhicule figurera à nouveau dans votre liste de véhicules actifs.

Vous pouvez ajouter autant de véhicules que vous le voulez. Conseil : Ajoutez les renseignement sur votre véhicule avant de commencer à faire le suivi de votre kilométrage.



Suivi des kilomètres pour affaires

Maintenant que vous êtes prêt, découvrez comment faire le suivi des déplacements avec l’application mobile QuickBooks en ligne.



Ajoutez et modifiez vos lieux favoris

Vous pouvez créer et gérer une liste de vos lieux favoris. Les champs correspondant seront remplis automatiquement lorsque vous vérifierez vos déplacements.

  1. Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
  2. Allez à Dépenses et sélectionnez Kilométrage (Accéder).
  3. Dans le menu déroulant ▼Ajouter un déplacement, sélectionnez Gérer les lieux favoris.
  4. Sélectionnez Ajouter un lieu favori ou choisissez un lieu existant à modifier.
  5. Saisissez une adresse dans le champ Adresse. QuickBooks peut suggérer automatiquement le lieu pendant que vous saisissez.
  6. Saisissez un Nom pour ce lieu.
  7. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.

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