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Configurer des véhicules et le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne et QuickBooks Self-Employed

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligneMis à jour le 21 avril, 2021

Apprenez quels paramètres configurer pour commencer à faire le suivi du kilométrage parcouru pour affaires.

Les kilomètres parcourus aux fins de l’entreprise peuvent s’accumuler rapidement. À la fin de l’année, vous pourriez avoir le droit de déduire les dépenses et le kilométrage associés à l’entreprise.

Utilisez l’appli mobile QuickBooks en ligne ou QuickBooks Self-Employed pour faire le suivi du kilométrage parcouru pour affaires de plusieurs véhicules. Consignez vos déplacements et l’info sur vos véhicules tout au long de l’année afin d’avoir tous les renseignements nécessaires en main au moment de produire votre déclaration. Voici comment configurer le suivi du kilométrage et ajouter des véhicules.

Si vous avez déjà effectué la configuration, suivez plutôt les étapes permettant de paramétrer le suivi automatique de votre kilométrage.

Étape 1 : Vérifier les permissions d’utilisateur du chauffeur

Pour le moment, seuls les administrateurs peuvent faire le suivi du kilométrage dans QuickBooks en ligne. Voici comment modifier les permissions d’un utilisateur pour permettre à votre chauffeur d’effectuer le suivi de son kilométrage.

Étape 2 : Activer le suivi du kilométrage

Activez la fonction de suivi automatique du kilométrage dans l’appli mobile QuickBooks en ligne ou QuickBooks Self-Employed.

  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Sélectionnez l’icône du menu,☰ puis Kilométrage.
  3. Sélectionnez Suivi automatique.
  4. Activez la fonction Suivi automatique.

Étape 3 : Configurer les autorisations d’accès à la position de votre appareil mobile

Pour que le suivi automatique fonctionne, vous devez autoriser l’application à accéder à votre position en arrière-plan sur votre appareil mobile.

Appareil iPhone ou iPad (iOS)

Suivez les étapes décrites par Apple. Autorisez l’application à accéder à votre position en sélectionnant l’option Toujours. Pour un suivi des déplacements encore plus précis, activez également la localisation sous Mouvements et forme.

Tablette ou téléphone Android

Suivez les étapes décrites par Google. Réglez les paramètres de localisation à Autoriser tout le temps et l’accès aux données d’activités physiques à Autoriser.

Étape 4 : Ajouter des véhicules à QuickBooks

Vous pouvez faire le suivi du kilométrage pour un véhicule. ajouter autant de véhicules que vous le voulez. Conseil : Ajoutez l’info de votre véhicule avant de commencer à faire le suivi de votre kilométrage.

  1. Allez au Menu Kilométrage ou Déplacements.
  2. Sélectionnez l’icône Véhicule.
  3. Sélectionnez Ajouter un véhicule.
  4. Saisissez la marque et le modèle du véhicule, le statut de propriété et tout autre renseignement pertinent.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous voulez mettre à jour les renseignements sur un véhicule, sélectionnez l’icône Véhicule, repérez le véhicule en question, puis sélectionnez Modifier. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Sélectionnez l’icône du menu,☰ puis Kilométrage.
  3. Sélectionnez Suivi automatique.
  4. Sélectionnez Gérer les véhicules.
  5. Sélectionnez Ajouter un nouveau véhicule.
  6. Saisissez la marque et le modèle véhicule ainsi que le statut de propriété.
  7. Sélectionnez Renseignements facultatifs et remplissez les champs restants.
  8. Sélectionnez Enregistrer.
  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Sélectionnez l’icône des points de suspension verticaux ⋮, puis cliquez sur Paramètres.
  3. Sélectionnez Gérer les véhicules.
  4. Sélectionnez Ajouter un nouveau véhicule.
  5. Saisissez la marque et le modèle véhicule ainsi que le statut de propriété.
  6. Sélectionnez Renseignements facultatifs et remplissez les champs restants.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 5 : Gérer vos véhicules

Si vous utilisez plusieurs véhicules, désignez celui qui est le plus souvent sur la route comme véhicule principal. QuickBooks y associera les itinéraires qui ont fait l’objet d’un suivi automatique. Conseil : Vous pouvez toujours attribuer vos itinéraires à un autre véhicule lorsque vous catégorisez des trajets.

Navigateur Web

  1. Allez à Menu Kilométrage ou Déplacements.
  2. Sélectionnez l’icône  Véhicule .
  3. Sélectionnez le véhicule à configurer.
  4. Sélectionnez la touche à bascule Désigner comme véhicule principal .
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Appareil iPhone ou iPad (iOS)

  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Sélectionnez l’icône du  menu ☰, puis  Kilométrage.
  3. Sélectionnez Suivi automatique.
  4. Sélectionnez Gérer les véhicules.
  5. Sélectionnez le véhicule.
  6. Sélectionnez la touche à bascule Désigner comme véhicule principal .
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Tablette ou téléphone Android

  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Sélectionnez l’icône des points de suspension verticaux ⋮ , puis cliquez sur  Paramètres.
  3. Sélectionnez Gérer les véhicules.
  4. Sélectionnez le véhicule.
  5. Sélectionnez la touche à bascule Désigner comme véhicule principal .
  6. Sélectionnez Enregistrer.

L’un de vos véhicules ne sert plus? Vous pouvez le désactiver afin qu’il ne soit plus affiché dans le menu relatif au kilométrage. Les trajets existants demeurent liés aux véhicules désactivés. Il est possible d’exporter des itinéraires pour des véhicules désactivés.

Remarque : Il n’est pas possible de désactiver votre véhicule principal. Vous devez désigner un autre véhicule comme véhicule principal.

Navigateur Web

  1. Allez au Menu Kilométrage ou Déplacements.
  2. Sélectionnez l’icône Véhicule .
  3. Trouvez le véhicule que vous voulez désactiver.
  4. Sélectionnez Désactiver.

Pour réactiver un véhicule, suivez ces mêmes étapes, mais sélectionnez plutôt Recommencer à l’utiliser.

Appareil Android ou iOS

  1. Ouvrez l’appli QuickBooks Mobile.
  2. Suivez les étapes indiquant comment accéder au menu Gérer les véhicules .
  3. Sélectionnez le véhicule que vous voulez désactiver.
  4. Sélectionnez Je n’utilise plus ce véhicule , puis Confirmer.

Pour réactiver un véhicule, suivez ces mêmes étapes, mais sélectionnez plutôt Recommencer à l’utiliser.

Prochaines étapes : Faire le suivi du kilométrage pour affaires

Vous avez terminé! Voici comment faire le suivi du kilométrage dans l’appli mobile de QuickBooks en ligne ou QuickBooks Self-Employed.

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