Configurer et gérer votre paie automatique

QuickBooks en ligne Paie vous fait gagner du temps en créant automatiquement des chèques de paie pour vos employés salariés et rémunérés à l’heure qui travaillent un nombre d’heures fixe. La paie automatique fonctionne pour les employés payés par dépôt direct ou chèque papier.

Pour une meilleure expérience, ouvrez cet article dans la vue côte à côte de QuickBooks en ligne

Nous vous montrerons comment procéder :

• Ce dont vous aurez besoin
• Apporter une modification ponctuelle à un chèque de paie automatique à venir
• Payer un employé manuellement pour une période de paie

Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks Desktop Payroll.

Ce dont vous aurez besoin

Avant de pouvoir configurer la paie automatique, vous devez terminer la configuration initiale de la paie et exécuter votre première paie.

Vos employés doivent également répondre aux critères suivants pour être admissibles :

• Avoir un statut d’emploi actif.
• Recevoir un salaire fixe ou être un employé rémunéré à l’heure avec des heures par défaut définies.
• Être assigné à un échéancier de paie.
• Avoir des renseignements fiscaux TD1 complets dans leur profil.

La paie automatique n’est pas disponible pour les employés rémunérés à la commission seulement, les employés inactifs ou ceux rémunérés à l’heure dont les heures fluctuent à chaque période de paie.

Configurer les heures par défaut pour les employés rémunérés à l’heure

Si vous avez des employés rémunérés à l’heure qui travaillent le même nombre d’heures chaque jour de travail, définissez leurs heures par défaut pour les rendre admissibles à la paie automatique.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez votre employé.
3. Dans Paie de base, sélectionnez Commencer ou Modifier.
4. Saisissez le nombre d’heures par jour et de jours par semaine.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter ou supprimer des employés admissibles de la paie automatique

Vous devez être l’administrateur principal pour gérer les paramètres de la paie automatique.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Dans la section Paie automatique, sélectionnez l’icône de crayon .
3. Sélectionnez Sélectionner des employés pour la paie automatique et sélectionnez les employés que vous voulez inscrire à la paie automatique.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Vérifiez la page de confirmation pour le nombre total d’employés et les dates importantes liées au traitement de la paie automatique.
6. Sélectionnez Terminé.

Une fois vos employés inscrits, vous recevrez un courriel contenant les détails de votre prochain jour de paie, deux jours ouvrables avant le traitement de la paie automatique. Vous recevrez un deuxième courriel après le traitement de la paie automatique.

Apporter une modification ponctuelle à un chèque de paie automatique à venir

Vous pouvez modifier la paie ou les renseignements fiscaux d’un employé pour une prochaine paie. Les changements doivent être apportés trois jours ouvrables avant la date du chèque, avant 20 h HE.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Exécuter la paie.
   Note : S’il y a plusieurs échéanciers de paie, choisissez celui que vous voulez et sélectionnez Continuer.
3. Sélectionnez Mettre à jour la période de paie à venir.
4. Dans la colonne Actions, sélectionnez l’icône plus , puis sélectionnez Modifier le chèque de paie.
5. Modifiez les éléments de paie, puis cliquez sur Enregistrer.
6. Sélectionnez Enregistrer et prévisualiser la paie automatique, puis sélectionnez Enregistrer la paie automatique.

Payer un employé manuellement pour une période de paie

Si vous devez payer un employé en dehors de l’horaire normal, vous pouvez suspendre la paie automatique pour une seule période de paie. Elle reprendra à la prochaine paie programmée.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Exécuter la paie.
   Note : S’il y a plusieurs échéanciers de paie, choisissez celui que vous voulez et sélectionnez Continuer.
3. Sélectionnez Payer manuellement pour cette période pour les employés que vous voulez payer manuellement.
4. Saisissez la date de paie et modifiez les éléments de paie pour cette paie.
5. Sélectionnez Prévisualiser la paie, puis sélectionnez le compte dans la liste déroulante Plan comptable ▼.
6. Sélectionnez Soumettre la paie.

Les services de transfert de fonds sont fournis par Intuit Canada Payments Inc.

Résultats

Une fois la paie automatique configurée, vous recevrez un courriel contenant des détails sur le traitement de la paie à venir deux jours ouvrables avant le jour de la paie. Un deuxième courriel de confirmation est envoyé après le traitement de la paie automatique.

Liens connexes

• Démarrer avec QuickBooks en ligne Paie
• Ajouter votre nouvel employé à QuickBooks en ligne Paie
• Configurer et gérer les échéanciers de paie