Configurer et gérer la paie automatique dans QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer et programmer votre paie pour qu’elle soit exécutée automatiquement avec QuickBooks en ligne Paie.

Vous pouvez gagner du temps en exécutant la paie chaque jour de paie avec la paie automatique. Si la totalité ou même une partie de votre équipe est salariée ou rémunérée à l’heure et travaille le même nombre d’heures chaque période de paie, la paie automatique créera automatiquement vos chèques de paie. Le jour de paie devient une chose de moins à retenir dans votre horaire chargé. Et cela fonctionne si vous payez vos employés par chèque papier ou par dépôt direct. 

Nous vous montrerons comment :

• Configurer la paie automatique
• Apporter des changements pour la paie automatique à venir
• Payer votre employé manuellement
• Désactiver la paie automatique

Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks Desktop Payroll.

Configurer la paie automatique

Pour utiliser la paie automatique, vous devez avoir terminé la configuration de la paie et exécuté votre première paie.

Étape 1 : Configurer vos employés

Assurez-vous de configurer les éléments suivants pour les employés pour lesquels vous voulez utiliser la paie automatique :

• Statut d’emploi : actif
• Salaire ou taux horaire avec les heures par défaut
• Échéancier de paie
• Renseignements fiscaux (T4 et impôts provinciaux)

La paie automatique ne fonctionne pas pour les employés à commission seulement, pour les employés inactifs ni pour les entrepreneurs indépendants. Nous vous déconseillons de l’utiliser pour les employés horaires dont les heures changent à chaque période de paie.

Pour configurer les heures par défaut :

1. Allez à Paie, puis à Employés (Accéder).
2. Sélectionnez votre employé.
3. De Types de paie, sélectionnez Commencer ou Modifier.
4. Saisissez le Heures par jour et Jours par semaine.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Activer la paie automatique

Connectez-vous à QuickBooks en ligne en tant qu’administrateur principal, puis choisissez les employés que vous voulez payer avec la paie automatique.

1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Paramètres de la paie.
2. Dans le Paie automatique, cochez Modifier ✎.
3. Sélectionner Sélectionner des employés pour la paie automatique.
4. Sélectionnez les employés que vous voulez payer avec la paie automatique. Vous ne pourrez sélectionner que les employés admissibles.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
6. Vérifiez l’affichage de confirmation pour le nombre total d’employés et les dates importantes liées au traitement de la paie automatique.
7. Sélectionnez Terminé.

Une fois que vos employés sont inscrits, vous recevrez un courriel contenant les détails de votre prochain jour de paie, deux jours ouvrables avant le traitement de la paie automatique. Nous vous enverrons un nouveau courriel lorsque votre paie automatique aura été traitée. Vous pouvez ouvrir une session dans QuickBooks en ligne pour afficher ou imprimer des chèques de paie.

Gérer votre paie automatique

Apporter des changements pour la paie automatique à venir

Avant que la paie automatique traite vos chèques de paie, vous pouvez apporter des modifications aux renseignements sur la paie, aux montants des déductions ou des cotisations, ou aux renseignements fiscaux de votre employé, au besoin.

Deux jours ouvrables avant que la paie automatique traite vos chèques de paie, nous vous envoyons par courriel les détails et le calendrier de votre prochain jour de paie. Si vous avez oublié d’apporter des changements et que la paie automatique a été soumise, contactez-nous pour obtenir de l’aide.

S’il s’agit d’un changement ponctuel pour la prochaine période de paie :

1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionner Exécuter la paie.
   Note : S’il y a plusieurs échéanciers de paie, sélectionnez celui que vous voulez.
3. Sélectionner Mettre à jour la période de paie à venir.
4. Dans la colonne Actions, sélectionnez, puis Modifier le chèque de paie.
5. Modifiez les éléments de paie, puis Enregistrer.
6. Sélectionner Enregistrer et prévisualiser la paie automatique.
7. Sélectionner Enregistrer la paie automatique.

Payer votre employé manuellement

Si votre employé est actuellement inscrit à la paie automatique et que vous devez le payer en dehors de votre calendrier de paie normal, vous pouvez suspendre la paie automatique pour une période de paie. La paie automatique recommencera lors du prochain calcul de la paie.

1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionner Exécuter la paie.
   Note : S’il y a plusieurs échéanciers de paie, sélectionnez celui que vous voulez.
3. Sélectionner Payer manuellement cette période sur les employés que vous voulez payer manuellement.
4. Vous pouvez ajouter un mémo en sélectionnant + dans la colonne Mémo, saisissez vos notes et sélectionnez Enregistrer.
5. Pour réduire les heures travaillées par les employés,
   1. Dans la colonne Actions, sélectionnez, puis sélectionnez Modifier les heures travaillées.
   2. Sélectionner Modifier les heures de l’employé pour cette période de paie et saisissez les heures dans le Réduire le nombre total d’heures de case.
   3. Sélectionnez Appliquer.
6. Sélectionner Prévisualiser la paie et ensuite Soumettre la paie.

Désactiver la paie automatique

Si vous voulez cesser de payer un ou plusieurs de vos employés au moyen de la paie automatique, vous devez les désinscrire.

Assurez-vous d’être connecté à QuickBooks en ligne en tant qu’administrateur principal.

1. Sélectionner Paramètres ⚙, puis Paramètres de la paie.
2. Dans le Paie automatique ,cochez Modifier ✎.
3. Sélectionner Sélectionner des employés pour la paie automatique.
4. Sélectionnez un ou plusieurs employés inscrits.
5. Sélectionner Enregistrer les modifications.
6. Passez en revue la fenêtre de confirmation, puis sélectionnez Terminer.