Configurer et gérer votre paie automatique dans QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer et programmer votre paie pour qu’elle soit exécutée automatiquement avec QuickBooks en ligne Paie.

Vous pouvez gagner du temps en exécutant la paie chaque jour de paie avec la paie automatique. Si l’ensemble ou même une partie des membres de votre équipe sont des salariés ou des employés horaires et travaillent le même nombre d’heures à chaque période de paie, la paie automatique créera automatiquement vos chèques de paie. Le jour de paie deviendra une chose de moins à retenir dans votre horaire chargé. La paie automatique fonctionne, que vous payiez vos employés par chèque papier ou par dépôt direct. 

Nous vous montrerons comment :

• Configurez la Paie automatique
• Apportez des modifications pour la prochaine paie automatique.
• Payer votre employé manuellement
• Désactiver la paie automatique

Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks Desktop Payroll.

Configurez la Paie automatique

Pour utiliser la paie automatique, vous devez avoir configuré la paie et exécuté votre première paie.

Étape 1 : Configurer vos employés

Assurez-vous de configurer les éléments suivants pour les employés pour lesquels vous voulez utiliser la paie automatique :

• Statut d’emploi : actif
• Salaire ou taux horaire avec les heures par défaut
• Échéancier de paie
• Renseignements fiscaux (T4 et taxes provinciales)

La paie automatique ne fonctionne pas pour les employés à commission seulement, pour les employés inactifs ni pour les entrepreneurs indépendants. Nous vous déconseillons de l’utiliser pour les employés horaires dont les heures changent à chaque période de paie.

Pour définir des heures par défaut :

1. Aller à Paie, puis à Employés (Accéder).
2. Sélectionnez votre employé.
3. De Types de paie, sélectionnez Commencer ou Modifier,
4. Saisissez le Heures par jour et Jours par semaine,
5. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Activer la paie automatique

Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne en tant qu’administrateur principal, puis choisissez les employés que vous voulez payer avec la paie automatique.  

1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Paramètres de la paie.
2. Dans le Paie automatique case, sélectionnez Modifier ✎,
3. Sélectionnez les employés que vous voulez payer avec la paie automatique. Vous ne pourrez sélectionner que les employés admissibles.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Vérifiez l’affichage de confirmation pour le nombre total d’employés et les dates importantes liées au traitement de la paie automatique.
6. Sélectionnez Terminé.

Une fois que vos employés sont inscrits, vous recevrez un courriel contenant les détails de votre prochain jour de paie, 2 jours ouvrables avant le processus de paie automatique. Nous vous enverrons un autre courriel après le traitement de la paie automatique. Vous pouvez ouvrir une session dans QuickBooks en ligne pour afficher ou imprimer des chèques de paie.

Gérer votre paie automatique

Apportez des modifications pour la prochaine paie automatique.

Avant que la paie automatique traite vos chèques de paie, vous pouvez modifier les renseignements sur la paie, les montants des déductions ou des contributions, ou les renseignements fiscaux de vos employés, au besoin.

Deux jours ouvrables avant que la paie automatique traite vos chèques de paie, nous vous enverrons un courriel contenant les détails et le calendrier de votre prochain jour de paie. Si vous n’avez pas effectué de modifications et que la paie automatique a été soumise, contactez-nous pour obtenir de l’aide.

S’il s’agit d’un changement ponctuel pour la prochaine période de paie :

1. Allez à Paie, puis sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionner Exécuter la paie,
3. Sélectionner Modifier la prochaine période de paie,
4. Sélectionner Actions ⋮, puis Modifier un chèque de paie,
5. Modifiez les éléments de paie, puis Enregistrer,
6. Sélectionner Enregistrer et afficher l’aperçu de paie automatique,
7. Sélectionner Enregistrer la paie automatique,

Payer votre employé manuellement

Si votre employé est actuellement inscrit à la paie automatique et que vous devez le payer en dehors de votre échéancier de paie habituel, vous pouvez suspendre la paie automatique pour une période de paie. La paie automatique recommencera lors du prochain calcul de la paie.

1. Aller à Paie, puis à Employés (Accéder).
2. Sélectionner Exécuter la paie,
3. Sélectionner Payer manuellement pour cette période pour les employés, vous souhaitez payer manuellement.
4. Saisissez la date et l’échéancier de paie, puis apportez les modifications nécessaires aux éléments de paie pour cette paie.
5. Sélectionner Prévisualiser la paie puis Soumettre la paie,

Désactiver la paie automatique

Si vous voulez cesser de payer un ou plusieurs de vos employés au moyen de la paie automatique, vous devez les désinscrire.

Assurez-vous d’être connecté à QuickBooks en ligne en tant qu’administrateur principal.

1. Sélectionner Paramètres ⚙, puis Paramètres de la paie
2. Dans le Paie automatique case, sélectionnez Modifier ✎,
3. Sélectionner Sélectionner des employés pour la paie automatique.,
4. Sélectionnez un ou plusieurs employés inscrits.
5. Sélectionner Enregistrer les modifications.
6. Vérifiez la fenêtre de confirmation et sélectionnez Terminer,