Ajouter et réviser des tâches pour votre équipe

Vous pouvez ajouter des tâches pour que votre équipe sache toujours quel travail doit être effectué et à quel moment. Certaines fonctions créent et assignent automatiquement des tâches. Vous pouvez créer des tâches personnalisées pour n’importe quoi, même des tâches connexes en dehors de l’application.

Avec la nouvelle icône Tâches dans la barre de navigation supérieure, vous pouvez accéder à vos tâches sans perdre le contexte de votre travail dans l’application. Cette fonction permet une plus grande flexibilité et facilite la gestion et l’exécution du travail sur la plateforme. Pour l’utiliser, sélectionnez l’icône et passez en revue les tâches en cours ou créez des tâches personnalisées au besoin.

Réviser les tâches en cours

Toutes les tâches s’affichent dans le menu Tâches afin que votre équipe puisse tout gérer au même endroit. Chaque fois qu’une fonction ou un flux de travaux crée une tâche, elle s’affiche ici. Si un membre de l’équipe crée une facture qui doit être approuvée, l’application ajoute une note à l’intention du réviseur dans le menu Tâches.

Note : Les flux de travaux sont disponibles pour QuickBooks en ligne Avancé seulement.

Pour passer en revue les tâches en cours : Aller à Tâches et sélectionnez Aller au gestionnaire de tâches ou Afficher toutes les tâches (Accéder). Vous verrez ce qui doit être fait et qui est responsable de chaque tâche. Vous pouvez également utiliser les filtres pour voir les tâches terminées.

• Pour les tâches d’approbation de facture (uniquement disponible dans QuickBooks en ligne Avancé une fois qu’un flux de travaux d’approbation de facture a été activé), le réviseur peut :
  • Sélectionner la facture pour obtenir plus de détails, puis suivre les étapes pour l’approuver ou la rejeter.
  • L’approuver directement à partir de la liste des tâches en sélectionnant Approuver dans la colonne Actions.
  • La rejeter directement à partir de la liste des tâches en sélectionnant Rejeter dans la liste déroulante sous la colonne Actions et en suivant les étapes pour la rejeter.
• Pour les tâches personnalisées, le responsable de la tâche n’a qu’à suivre les étapes que vous avez indiquées dans la note. Une fois qu’il a terminé la tâche, sélectionnez Marquer comme étant terminé.

Conseil : Si vous voulez voir toutes les tâches en cours, à échéance aujourd’hui, en retard, assignées à vous ou toutes les tâches, vous pouvez sélectionner les options au-dessus de la liste. Utiliser pour créer une vue personnalisée pour vos tâches en combinant toutes sortes de critères, comme la date d’échéance, les tâches connexes et les personnes auxquelles elles sont assignées.

Créer une tâche personnalisée

Créez des tâches pour n’importe quoi d’autre : des rappels pour appeler un client ou des notes pour aider votre équipe à faire le suivi d’une vente.

1. Aller à Tâches et sélectionnez Aller au gestionnaire de tâches ou Afficher toutes les tâches (Accéder).
2. Sélectionnez + Ajouter une tâche.
3. Saisissez le Nom de la tâche et la Description.
4. Dans la liste déroulante Assigner à ▼, sélectionnez le responsable de la tâche.
   Note : L’utilisateur doit disposer d’un accès administrateur.
5. Sélectionnez un État, fixez la Date d’échéance et sélectionnez une Priorité pour la tâche.
6. (Facultatif) Si vous voulez que la tâche se répète, activez Tâche récurrente. Vous pouvez configurer la tâche pour qu’elle se répète certains jours de la semaine, du mois ou de l’année. Sélectionnez l’option qui vous convient.
   Note : Cette option n’est disponible que si vous êtes abonné à QuickBooks en ligne Avancé.
7. Vous pouvez également rechercher et joindre les opérations de produit (factures à payer, factures) à la section Enregistrements et les documents à la section Document.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Liens connexes

• Utiliser les flux de travaux dans QuickBooks en ligne Avancé pour envoyer des rappels