Ajouter et réviser des tâches pour votre équipe dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment créer et réviser des tâches dans QuickBooks en ligne Avancé.

Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez ajouter des tâches pour que votre équipe sache toujours quel travail doit être effectué et à quel moment. Certaines fonctions, comme les flux de travaux d’approbation de facture, créent et assignent automatiquement des tâches. Vous pouvez créer des tâches personnalisées pour n’importe quoi, même des tâches connexes en dehors de QuickBooks.

Avec la nouvelle icône Tâches dans la barre de navigation du haut, vous pouvez accéder à vos tâches sans perdre le contexte de votre travail dans QuickBooks en ligne. Cette fonction permet une plus grande flexibilité et facilite la gestion et l’exécution du travail sur la plateforme. Pour l’utiliser, sélectionnez l’icône et passez en revue les tâches en cours ou créez des tâches personnalisées au besoin.

Réviser les tâches en cours

Toutes les tâches s’affichent dans le menu Tâches pour que votre équipe puisse tout gérer au même endroit. Chaque fois qu’une fonction ou un flux de travaux crée une tâche, elle s’affiche ici. Si un membre de l’équipe crée une facture qui doit être approuvée, QuickBooks ajoute une note à l’intention du réviseur dans le menu Tâches.

Pour réviser des tâches en cours, allez au menu Tâches. Vous verrez ce qui doit être fait et qui est responsable de chaque tâche.

• Pour les tâches d’approbation de facture, le réviseur peut sélectionner la facture pour obtenir plus de détails. Sélectionnez ensuite Approuver ou Rejeter.
  Note : Pour rejeter la facture, sélectionnez la liste déroulante de la colonne Actions ▼, puis sélectionnez Rejeter.
• Pour les tâches personnalisées, le responsable de la tâche n’a qu’à suivre les étapes que vous avez indiquées dans la note. Une fois qu’il a terminé la tâche, sélectionnezMarquer comme étant terminée.

Conseil : Si vous voulez voir toutes les tâches en cours, à échéance aujourd’hui, en retard, à venir et terminées, vous pouvez sélectionner les options au-dessus de la liste. Utilisez les Filtres pour créer une vue personnalisée pour vos tâches en combinant toutes sortes de critères, comme la date d’échéance, les tâches connexes et les destinataires.

Créer une tâche personnalisée

Vous pouvez créer des tâches pour n’importe quoi : des rappels d’appeler un client ou des notes pour aider votre équipe à faire le suivi d’une vente.

1. Allez au menu Tâches.
2. Sélectionnez + Ajouter une tâche.
3. Saisissez le nom de la tâche et fixez la date d’échéance.
4. Dans la liste déroulante Assigner à ▼, sélectionnez le responsable de la tâche.
   Note : L’utilisateur doit disposer d’un accès administrateur.
5. (Facultatif) Si vous voulez que la tâche se répète, activez Tâches récurrentes. Vous pouvez configurer la tâche pour qu’elle se répète certains jours de la semaine, du mois ou de l’année. Sélectionnez l’option qui vous convient.
6. Dans le champ Notes, saisissez les instructions à suivre pour accomplir la tâche.
7. Sélectionner Téléverser le document pour téléverser un fichier.
   Note: Les documents téléversés ici sont visibles pour tous les utilisateurs de votre entreprise. Ou, sélectionnez Sélectionnez document pour récupérer les fichiers qui se trouvent déjà dans QuickBooks.
8. Sélectionnez Enregistrer.
   Conseil : Pour modifier/supprimer une tâche récurrente, sélectionnez Modifier la tâche récurrente ou Supprimer la tâche récurrente dans la liste déroulante de la colonne Actions ▼.

Une fois la tâche créée, QuickBooks enverra une notification par courriel au responsable de la tâche.