Créer et envoyer des devis dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment configurer des devis dans QuickBooks en ligne.

Créer un devis lorsque vous voulez donner à votre client un devis, une offre ou une proposition pour le travail que vous envisagez de faire. Le formulaire ressemble à une facture, mais au lieu de facturer votre client, vous lui donnez des renseignements sur votre proposition et sur ce qu’il peut s’attendre à payer. Lorsque le travail est terminé et que vous êtes prêt à envoyer une facture à votre client, vous pouvez convertir le devis à une facture afin que vous n’ayez pas à la saisir deux fois.

Maintenant que vous savez quelle version du devis et facture que vous avez, voici comment créer une nouvelle devis et de la convertir en facture.

• Créer un devis et le convertir en facture avec la nouvelle mise en page
  • Créer un devis
  • Mettre à jour l’état d’un devis
  • Convertir un devis en facture
  • Réviser les devis en cours
  • Supprimer un devis
• Créer un devis et le convertir en facture avec l’ancienne mise en page
  • Créer un devis
  • Mettre à jour l’état d’un devis
  • Convertir un devis en facture
  • Ajouter un devis à une facture existante
  • Réviser les devis en cours
  • Supprimer un devis

Créer un devis et le convertir en facture avec la nouvelle mise en page

Étape 1 : Créer un devis

Au fur et à mesure que vous créez un devis, vous pouvez le personnaliser pour n’afficher que ce que vous voulez que votre client puisse voir. Voici comment créer et personnaliser un nouveau devis :

1. Sélectionnez + Nouveau, puis Devis.
2. Sélectionnez Ajouter un client. Sélectionnez ensuite un client dans le menu déroulant ▼. Ou, pour ajouter un nouveau client, sélectionnez + Ajouter, saisissez les renseignements sur le client et sélectionnez Enregistrer.
3. Sélectionnez le menu déroulant ▼ dans le champ Produit ou service et ajoutez les produits ou services au devis. Ou, pour ajouter un nouveau produit ou service, sélectionnez + Ajouter, saisissez les renseignements de votre produit ou service et sélectionnez Enregistrer. 
4. Si vous avez enregistré un taux pour votre produit ou service, il s’affiche automatiquement dans la colonne Montant. Ajoutez ou rajustez la quantité ou le montant au besoin. 
5. L’état par défaut d’un nouveau devis est En attente. Si vous devez modifier l’état, sélectionnez la liste déroulante En attente ▼ et choisissez un autre état. 
6. Pour personnaliser le devis, sélectionnez ⚙ Gérer et sélectionnez le menu déroulant▼ dans la section que vous devez personnaliser. Ensuite, choisissez les renseignements à afficher sur votre formulaire en activant ou en désactivant les commutateurs dans chaque section. Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.
7. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.
8. Pour envoyer le devis à votre client par courriel, sélectionnez Réviser et envoyer. Modifiez ensuite le message électronique, au besoin, et sélectionnez Envoyer un devis.

Étape 2 : Mettre à jour l’état d’un devis

Lorsque vous envoyez un devis à votre client par courriel et qu’il accepte ou refuse le devis directement à partir du courriel, QuickBooks met automatiquement à jour l’état du devis pour vous.

Voici comment mettre à jour l’état du devis :

1. Aller à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouvez le devis.
3. Dans la colonne Action , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis Mettre à jour l’état.
4. Sélectionnez Accepté ou un autre état. Sélectionnez ensuite OK.

Conseil : Les devis sont des opérations non reportées. Vos documents comptables ne seront pas affectés tant que vous n’aurez pas converti le devis en facture.

Étape 3 : Convertir un devis en facture

1. Aller à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2.  Trouvez le devis.
3.  Dans la colonne Action , sélectionnez Convertir en facture.
4.  Apportez les modifications nécessaires à la facture.
5.  Si vous devez personnaliser des champs de facture, sélectionnez ⚙ Gérez et sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la section que vous devez personnaliser. Activez ou désactivez ensuite les commutateurs pour modifier ce qui s’affiche sur la facture. Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.
6. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la facture, ou sélectionnez Réviser et envoyer pour envoyer la facture par courriel à votre client.

Réviser les devis en cours

1. Aller à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouvez le devis. Conseil : Vous pouvez trier la façon dont les devis sont affichés en sélectionnant la date, le numéro, le client, le total ou l'état.

Vous pouvez également exécuter un rapport pour obtenir plus de détails :

1. Allez à l’onglet Rapports (Aller à)
2. Cherchez et ouvrez le rapport Devis par client.
3. Sélectionnez la période, puis sélectionnez Exécuter le rapport.

Cela vous donne le nom du client, le numéro du devis, l’état et le montant.

Supprimer un devis

Si votre client décide qu’il ne veut pas que vous fassiez le travail, il est préférable de changer l’état du devis à Refusé plutôt que de le supprimer. (Voir Étape 2 : Mettre à jour l’état d’un devis.) Vous conservez ainsi une trace du devis dans vos dossiers pour une bonne tenue des comptes.

Mais si vous avez créé un devis par erreur, vous pouvez tout simplement le supprimer :

1. Aller à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouvez le devis.
3. Dans la colonne Action , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Créer un devis et le convertir en facture avec l’ancienne mise en page

Étape 1 : Créer un devis

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Devis.
3. Sélectionnez un client dans le menu déroulant Client.
4. Si le travail a déjà commencé, sélectionnez un état dans le menu déroulant▼ En attente . Cette étape est facultative.
5. Indiquez la Date du devis et la Date d’expiration facultative.
6. Saisissez les produits ou services que vous envisagez de vendre.
7. Saisissez toute autre information dont vous avez besoin.
8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Mettre à jour l’état d’un devis

Lorsque votre client accepte le travail ou décide de pas continuer, mettez à jour l’état du devis. Vous vous assurez ainsi que vos comptes sont à jour et que les renseignements sont exacts :

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouvez le devis.
3. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant▼ et ensuite Mettre à jour l’état.
4. Sélectionnez Accepté ou un autre état. Sélectionnez ensuite OK.

Conseil : Les devis sont des opérations non reportées. Vos documents comptables ne seront pas affectés tant que vous n’aurez pas converti le devis en facture.

Étape 3 : Convertir un devis en facture

Convertissez le devis en facture afin de pouvoir facturer des montants à votre client :

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouvez le devis.
3. Dans la colonne Action , sélectionnez Convertir en facture.
4. Si la facturation proportionnelle est activée, choisissez le montant que vous voulez facturer : (Sautez cette étape si vous n’utilisez pas la facturation proportionnelle)
   • Pour créer une facture sur le montant total du devis, sélectionnez Total restant de toutes les lignes. Sélectionnez ensuite Créer une facture.
   • Ou, pour créer une facture pour une partie seulement du devis, vous pouvez sélectionner l’option permettant de saisir un pourcentage de chaque ligne ou l’option permettant de saisir un montant personnalisé. Sélectionnez ensuite Créer une facture.
5. Apportez les modifications nécessaires à la facture, puis sélectionnez Enregistrer et envoyer, ou Enregistrer et fermer.

Ajouter un devis à une facture existante

Au lieu de convertir des devis, vous pouvez les ajouter à des factures existantes :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez le client dans le menu déroulant Client. Cela ouvre la fenêtre Ajouter à la facture.
4. Dans la fenêtre Ajouter à la facture, sélectionnez Ajouterpour chaque devis que vous voulez ajouter à la facture.
5. Si la facturation proportionnelle est activée, choisissez le montant que vous voulez facturer (sautez cette étape si la facturation proportionnelle n’est pas activée) :
   1. Pour créer une facture sur le montant total du devis, sélectionnez Total de toutes les lignes de devis. Sélectionnez ensuite Copier sur une facture.
   2. Ou, pour créer une facture pour une partie seulement du devis, vous pouvez sélectionner l’option permettant de saisir un pourcentage de chaque ligne ou l’option permettant de saisir un montant personnalisé. Sélectionnez ensuite Copier sur une facture.
6. Mettez à jour ou modifiez la facture. Sélectionnez ensuite Enregistrer.

Conseil : Si vous avez plusieurs devis ouverts pour un client, vous pouvez les ajouter tous en même temps. Toutefois, il est possible que votre client préfère des factures distinctes pour chaque devis.

Réviser les devis en cours

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Sélectionnez le menu déroulant ▼ Filtre.
3. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Devis.
4. Trouvez le devis.

Vous pouvez également exécuter un rapport pour obtenir plus de détails :

1. Allez à l’onglet Rapports (Aller à)
2. Cherchez et ouvrez le rapport Devis par client.
3. Sélectionnez la période, puis sélectionnez Exécuter le rapport.

Cela vous donne le nom du client, le numéro du devis, l’état et le montant.

Supprimer un devis

Si un client décide qu’il ne veut plus faire appel à vos services, il est préférable de mettre à jour l’état du devis à Fermé plutôt que de le supprimer. (Voir Étape 2 : Mettre à jour l’état d’un devis.) Vous conservez ainsi une trace dans vos dossiers pour une bonne tenue des comptes.

Mais si vous avez créé un devis par erreur, vous pouvez tout simplement le supprimer :

1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Trouvez le devis.
3. Dans la colonne Action , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.