Comprendre les types de paie et les déductions pris en charge dans QuickBooks en ligne

À l’heure

Un employé horaire est payé pour chaque heure travaillée et occupe généralement un poste d’exécutant dans le secteur des services ou du détail ou travaille à temps partiel. La plupart des employés rémunérés à l’heure sont considérés comme non exonérés des lois du travail fédérales, ce qui signifie qu’ils reçoivent une rémunération pour les heures supplémentaires lorsqu’ils travaillent plus de 40 heures par semaine.

Commission

La commission est une forme de rémunération qui est généralement fondée sur le rendement des ventes ou l’exécution d’une tâche de l’employé. La commission peut être payée en sus ou à la place d’un salaire. Les employés rémunérés à l’heure qui reçoivent également une commission doivent être payés avec au moins le traitement minimal pour les travailleurs rémunérés à l’heure.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de paies de commission et donner à chacune un nom unique. Les types de paie personnalisés seront par conséquent disponibles lorsque vous configurez vos autres employés.

Heures supplémentaires

Note : Ces heures sont basées sur les lieux de travail sous réglementation fédérale. Les lois provinciales sur les heures supplémentaires peuvent varier. Par exemple, l’Ontario exige actuellement que les heures supplémentaires soient payées après 44 heures travaillées par semaine et il n’y a pas d’heures supplémentaires basées sur les heures travaillées par jour. Consultez le ministère du Travail de votre province pour en savoir plus sur les lois sur les heures supplémentaires. Consultez également ce guide (en anglais).

En général, les heures supplémentaires sont rémunérées pour toute heure travaillée par un employé en dehors de la journée de travail de 8 heures ou de la semaine de travail de 40 heures. Les employeurs doivent payer les employés à l’heure avec au moins 1,5 fois le taux de la paie normale pour chaque heure supplémentaire travaillée. Ces chiffres peuvent varier en fonction des lois du travail provinciales ou si la journée de travail régulière d’un employé dans une entreprise est de plus de 8 heures.

Par exemple, supposons qu’un employé travaille 48 heures durant une semaine de travail. Lorsque vous exécutez la paie, il suffit de saisir 40 heures dans la case de paie de l’heure normale et 8 heures dans la case des heures supplémentaires. Nous effectuons les calculs pour nous assurer que les heures supplémentaires sont calculées correctement sur le chèque de paie de l’employé.

Pour en savoir plus sur les lois relatives aux heures supplémentaires, consultez le site Web Durée du travail (Programme du travail du gouvernement du Canada).

Heures supplémentaires doubles

Ces règles sont basées sur les lieux de travail sous réglementation fédérale. Les règles provinciales concernant la double rémunération des heures supplémentaires varient d’une province à l’autre. Consultez le ministère du Travail de votre province ou territoire pour en savoir plus.

La double rémunération des heures supplémentaires est deux fois le plus haut taux de rémunération par heure de l’employé. Les employés doivent toucher une double rémunération pour les heures supplémentaires dans les cas suivants :

• Heures travaillées après 12 heures d’une journée de travail
• Toutes les heures travaillées au-delà de 8 heures de travail au septième jour consécutif de travail en une semaine de travail.

Pourboires contrôlés

Les pourboires contrôlés sont les pourboires et les gratifications qui, à un moment ou à un autre, ont été gérés par l’employeur avant d’être versés aux employés. Par exemple :

• Les frais de service automatiques, comme ceux facturés pour de grands groupes, qui sont inclus dans le total de la facture.
• La mise en commun des pourboires, une situation où l’employeur participe directement à la distribution des fonds à un groupe d’employés.
• Les pourboires payés par carte de crédit ou de débit qui sont remis de façon électronique aux employés.

Indemnité de jour férié

Les indemnités de jour férié sont des congés versés pour une fête religieuse, gouvernementale ou fériée lorsqu’une entreprise pourrait être fermée et que l’employé est autorisé à prendre congé du travail.

Primes

Une prime est une rémunération payée en plus du montant de paie spécifié comme base de salaire ou taux horaire.

Vous pourriez peut-être donner des primes à des employés ou à une équipe pour les remercier d’avoir atteint un objectif important, pour leur élever le moral, ou bien pour la motivation et la productivité. Les primes peuvent être distribuées au hasard au moment où l’entreprise est en mesure de les payer ou bien conformément à un contrat d’emploi.

Allocations

Une indemnité est un montant imposable payé à un employé et qui est distinct du traitement normal.

Remboursements

Les remboursements sont des montants non imposables payés à un employé pour rembourser des dépenses relatives au travail que l’employé a payées de sa poche.

N’incluez pas des dépenses ayant des implications fiscales, telles que les frais de déménagement. En général, ces dépenses incluent les dépenses de voyages d’affaires réguliers ou restreints.

Vu que ces paiements ne sont pas imposables, ils n’apparaissent pas dans les rapports sur les cotisations sociales ou sur d’autres rapports sur les retenues. Ils ne sont pas non plus inclus dans la base salariale utilisée pour calculer les déductions basées sur des pourcentages.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de paies de remboursements et garder le nom par défaut que nous avons fourni, ou bien donner à chacun un nom unique. Les types de paies personnalisés sont non seulement disponibles pour cet employé, mais aussi lorsque vous ajoutez ou modifiez vos autres employés.

Avantages imposables (en espèces)

Les avantages imposables (en espèces) sont les avantages inclus sur le chèque de paie. Ils se distinguent des avantages imposables non en espèces, qui ne sont pas inclus sur le chèque de paie.

Note : Tous ces avantages peuvent être offerts en espèces ou non en espèces. Veillez à utiliser ce type de rémunération pour les avantages en espèces et le type de déduction ou de cotisation Avantages imposables non en espèces pour les autres avantages.

Voici quelques exemples d’avantages imposables et non imposables :

• Véhicule de l’entreprise – Si un employé utilise un véhicule de l’entreprise à des fins non liées au travail, cela est considéré comme un avantage imposable. Vous devez consigner le kilométrage parcouru à des fins personnelles et professionnelles et calculer l’avantage en conséquence. À cette fin, l’Agence du revenu du Canada a mis en ligne un Calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles.
• Chambre et pension  – La chambre et la pension gratuites ou subventionnées offertes à un employé constituent un avantage imposable, sauf si l’employé est temporairement engagé dans des activités professionnelles sur un lieu de travail éloigné.
• Téléphone cellulaire  – L’accès à Internet ou l’utilisation d’un téléphone cellulaire à des fins personnelles n’est pas considéré comme un avantage imposable s’il ne dépasse pas ce qui est inclus dans un abonnement de base à coût fixe. Dans les autres cas, la valeur de l’utilisation personnelle doit être calculée et déclarée comme avantage imposable.
• Frais de garde d’enfants - Les frais de garde d’enfants sont un avantage imposable, sauf si des services de garde d’enfants sont fournis à tous les employés sur place pour une somme modique ou gratuite.
• Dons  – Les dons en espèces ou les chèques-cadeaux sont considérés comme des avantages imposables. Les règles diffèrent pour les récompenses et les dons en nature : reportez-vous aux règles de l’Agence du revenu du Canada sur les dons et les récompenses ainsi qu’à la politique sur les récompenses et les dons en nature.
• Laissez- passer de transport en commun - Les laissez-passer de transport en commun constituent un avantage imposable, sauf si l’employé travaille dans une entreprise liée au transport en commun (comme une entreprise de services d’autobus, de train ou de traversier).
• Stationnement  – S’il n’y a pas suffisamment de places de stationnement gratuites disponibles et que l’employeur offre un espace de stationnement, il s’agit d’un avantage imposable (fondé sur la juste valeur marchande), sauf si l’employé est handicapé ou a besoin d’utiliser régulièrement un véhicule à des fins professionnelles.
• Frais médicaux  – Si l’employeur verse chaque année un montant désigné pour les frais médicaux, il s’agit d’un avantage imposable. Cependant, les régimes privés de soins médicaux, dentaires ou de la vue payés par l’entreprise ne constituent pas des avantages imposables.
• Repas  – Les repas subventionnés dans une cafétéria sur place (où l’employé paie un coût raisonnable) ne sont pas considérés comme un avantage imposable. Les repas ou les indemnités de repas offerts à des employés qui travaillent des heures supplémentaires ne sont pas des avantages imposables, à moins que la situation se répète régulièrement (reportez-vous aux exemples d’Allocations de repas pour heures supplémentaires ou repas fournis pendant les heures supplémentaires de l’Agence du revenu du Canada).
• Clubs et installations récréatives - Si l’employeur paie ou subventionne le coût de l’adhésion ou de la participation à une installation récréative comme une salle d’entraînement, une piscine, un terrain de golf, etc., elle est considérée comme un avantage imposable. Mais si l’employeur offre sur place à tous les employés des installations gratuites ou subventionnées, il ne s’agit pas d’un avantage imposable. Pour en savoir plus, consultez les bulletins d’interprétation de l’ARC IT-470, Avantages sociaux des employés et IT-148, Biens récréatifs et cotisations à un club.

Autres gains

Les autres rémunérations sont des montants imposables payés à un employé et qui sont distincts du traitement normal, tels que les augmentations rétroactives de salaire et les indemnités de départ. Les montants sont inclus dans la base de calcul des salaires utilisée pour calculer les déductions à pourcentage.

Pour obtenir des directives générales et des conseils sur la paie et les autres rémunérations, consultez le site Webdu Programme du travail du gouvernement du Canada .

Lorsque vous définissez les déductions, les contributions de l’entreprise et les types de paie de vos employés dans QuickBooks en ligne Paie, il se peut que des règles particulières régissent l’imposition de ces éléments de paie. QuickBooks en ligne Paie offre les types les plus courants pour calculer automatiquement vos impôts et les inclure dans vos formulaires, le cas échéant.

Le tableau ci-dessous est un guide de référence rapide pour les utilisateurs de QuickBooks en ligne Paie. Il indique les éléments imposables ou non lorsque vous rémunérez vos employés au Canada.

À titre de renseignement :

• Imposable : Le salaire et les contributions sont entièrement imposables.
• Avant impôt : Les déductions sont exonérées d’impôt et réduisent le salaire imposable (en diminuant les retenues d’impôt).