Déplacer des listes et des soldes de QuickBooks en ligne vers Quickbooks Desktop

Découvrez comment déplacer vos clients, vos fournisseurs, vos produits et services et vos comptes de QuickBooks en ligne vers Quickbooks Desktop.

Si vous avez besoin d’aide pour passer de QuickBooks en ligne à Quickbooks Desktop, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez trouver des applications pour vous aider à transférer des données d’opérations comme des factures, des devis et des factures à payer des applis QuickBooks.

Nous vous recommandons de sauvegarder vos données avant d'effectuer toute modification.

Vous avez déjà annulé votre abonnement à QuickBooks en ligne? Ne vous inquiétez pas! Vous gardez accès à vos données pendant un an, ce qui vous laisse suffisamment de temps pour déplacer tout ce dont vous avez besoin.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Transférer vos comptes, vos clients, vos fournisseurs et vos soldes d’ouverture
  • Exporter des rapports de listes de comptes, de clients et de fournisseurs vers Excel
  • Ajouter des soldes courants de clients et de fournisseurs
  • Mappez les champs de QuickBooks et importez
• Transférer vos produits et services
  • Exporter votre rapport sur les produits et services vers Excel
  • Ajouter des articles rattachés (facultatif)
  • Activer les préférences de gestion des stocks
  • Configurer des comptes de suivi des stocks
  • Importer les stocks
  • Rajuster la valeur et la quantité des articles en stock
• Étape suivante

Note : Avant de commencer, veuillez communiquer avec votre comptable. Assurez-vous que cette modification est appropriée dans votre situation. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.

Déplacer vos comptes, vos clients, vos fournisseurs et vos soldes courants

Gardez en tête que cette action ne transférera pas les opérations associées à vos clients, fournisseurs ou comptes, seulement leurs soldes courants actuels dans QuickBooks en ligne.

Exporter des rapports de listes de comptes, de clients et de fournisseurs vers Excel

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
2. Allez à Rapports (Aller à).
3. Recherchez et ouvrez une Liste de comptes, Liste des coordonnées des clients, ou Liste des coordonnées des fournisseurs.
4. Dans le rapport, sélectionnez Personnaliser.
5. Sélectionnez Lignes/Colonnes, puis Changer les colonnes.
6. Sélectionnez les colonnes et changez-en l’ordre. Consultez le tableau ci-dessous pour savoir quelles colonnes sélectionner et dans quel ordre les afficher.

Ordre des colonnes pour chaque rapport de listes

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Exécuter le rapport.. Ensuite, suivez les étapes pour exporter le rapport et enregistrez-le dans un dossier facile d’accès.

Ajouter des soldes courants de clients et de fournisseurs

1. Allez à Ventes, puis à Clients (Aller à).
   ou allez à Dépenses, puis Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez l’icône Exporter vers Excel. Enregistrez le fichier Excel dans un dossier facile d’accès.
3. Pour obtenir les soldes courants, ouvrez le fichier Excel que vous venez d’enregistrer, puis copiez la colonne Solde courant.
4. Ouvrez le fichier Excel des clients ou des fournisseurs que vous avez enregistré à l’étape 1.
5. Vous n’avez pas besoin des quatre premières lignes. Par conséquent, prenez soin de les supprimer de la feuille de travail.
6. Ajoutez la colonne Solde courant que vous avez copiée, puis enregistrez vos modifications.

Mappez les champs de QuickBooks et importez

1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise dans Quickbooks Desktop en tant qu’administrateur.
2. Dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, puis Importer.
3. Sélectionnez Fichiers Excel. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Non.
4. Sélectionnez Importation avancée.
5. Sélectionnez Parcourir... et allez au fichier Excel de la liste des comptes, des clients ou des fournisseurs que vous devez importer.
6. Sélectionnez le Choisir un mappage ▼, puis Ajouter.
7. Ajoutez le nom du mappage, selon la liste que vous importez. Par exemple, ajoutez Liste de comptes.
8. Sélectionnez un type d’importation, puis commencez à mapper les champs QuickBooks avec les en-têtes de votre feuille de travail. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.
   Note : Pour la liste de clients, consultez cet exemple de mappage pour mapper correctement les détails de l’adresse de facturation.
9. Sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs de mappage.
10. Dans la section Gestion des erreurs, sélectionnez ce que vous voulez faire si QuickBooks trouve des erreurs :
    • Importer les lignes contenant des erreurs et laisser les champs erronés vides
    • Ne pas importer les lignes contenant des erreurs
11. Cliquez sur OK. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Importer.

QuickBooks vous permet de savoir si l’importation est réussie ou s’il y a des erreurs.

Si QuickBooks trouve une erreur, enregistrez le journal des erreurs. Puis, ouvrez-le pour savoir comment corriger les erreurs.

Si vous recevez un Enregistrement en double trouvé, QuickBooks vous laissera choisir ce que vous voulez faire avec les doublons. Vous pouvez conserver les données existantes et supprimer les données d’importation, remplacer les données existantes par les données d’importation en ignorant les champs vides ou remplacer les données existantes par les données d’importation, y compris les champs vides.

Déplacer vos produits et services

Exporter votre rapport sur les produits et services vers Excel

Exportez votre liste de produits et services vers Excel. Puis, assurez-vous que chaque type d’article possède sa propre feuille de travail dans le fichier Excel.

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
2. Allez à Paramètres , puis à Produits et services (Accéder).
3. Sélectionnez l’icône Exporter vers Excel. Enregistrez le fichier Excel dans un dossier facile d’accès.
4. Parcourez le dossier où vous avez enregistré le fichier, puis ouvrez ce dernier.
5. Allez à l’en-tête Type, puis filtrez la colonne pour afficher uniquement les éléments « Services », « Gestion des stocks » et « Hors stock ».
6. Copiez toutes les données.
7. Ajoutez une nouvelle feuille de travail. Renommez la feuille de travail d’après le type d’article afin qu’il soit facile de la transférer plus tard. Par exemple, « Articles en stock ».
8. Collez les données que vous avez copiées dans la nouvelle feuille de travail.
9. Consultez le tableau « Ordre des colonnes pour chaque type d’article » ci-dessous et respectez l’ordre proposé.
10. Suivez les mêmes étapes pour tous les types d’articles. Puis, enregistrez vos modifications.

Ordre des colonnes pour chaque type d’article

Ajoutez vos articles rattachés (facultatif)

Tous vos articles, y compris vos articles rattachés et leurs articles (ou catégories) parent, s’affichent dans la colonne Nom du produit/service. Effectuez les étapes suivantes si vous devez également déplacer vos articles rattachés dans votre fichier de bureau.

1. Ajoutez une colonne « Article rattaché de » directement après la colonne « Nom du produit/service », comme suit :
   

   Nom du produit/service

   Article rattaché de

2. Trouvez vos articles rattachés dans la colonne Nom du produit/service. Ils ressembleront à l’exemple suivant : Aménagement paysager : taille des bordures
3. Organisez vos articles rattachés d’une manière semblable à l’exemple ci-dessous. Assurez-vous que vos articles rattachés se trouvent bien sous leurs articles ou catégories parent, afin que toutes vos informations soient bien organisées.
   

   Nom du produit/service	Article rattaché de
   Aménagement paysager
   Taille des bordures	Aménagement paysager
   Jardinage	Aménagement paysager

Activer les préférences de gestion des stocks

1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise dans Quickbooks Desktop en tant qu’administrateur.
2. Assurez-vous d’être en mode mono-utilisateur. Dans le menu Fichier, sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur. Si vous voyez l’option « Passer en mode multi-utilisateur », c’est que vous êtes déjà en mode mono-utilisateur.
3. Dans le menu Modifier, sélectionnez Préférences.
4. Sélectionnez Articles et gestion des stocks, puis Préférences de l’entreprise.
5. Activez La gestion des stocks et les achats sont actifs.
6. Sélectionnez OK.

Configurer des comptes de suivi des stocks

Si vous ne l’avez pas encore fait, configurez vos comptes de gestion des stocks dans votre fichier de bureau.

1. À partir du menu Listes, sélectionnez Plan comptable.
2. Faites un clic droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionnez un type de compte. Assurez-vous de créer un compte pour chacun de ces types :
   • Compte de revenus (pour vos ventes)
   • Coût des marchandises vendues
   • Actif en stock

Importer les stocks

1. Ouvrez le fichier Excel des produits et services que vous avez préparé à l’étape 1.
2. Suivez les étapes pour ajouter plusieurs articles de liste. Vous pouvez personnaliser les colonnes à la fenêtre Ajouter/Modifier une liste. Ainsi, vous serez mieux à même de vous concentrer sur les colonnes qui vous intéressent.

Rajuster la valeur et la quantité des articles en stock

Après l’importation, ajoutez la valeur et la quantité réelles de vos articles.

Que faut-il faire ensuite?

Faites vos premiers pas dans Quickbooks Desktop.

• Connectez votre carte bancaire et votre carte de crédit à votre fichier de bureau. Par la suite, il vous sera facile de télécharger vos opérations.
• Ajoutez des chèques pour enregistrer vos activités à cet égard.
• Créer et envoyer une facture dès que vous terminez un projet.

Visitez le Communauté QuickBooks pour en savoir plus.